Main. > Rèm cửa. > Kế hoạch chuyên gia thời gian làm việc. Phương pháp. Quan trọng đầu tiên, sau đó các nhiệm vụ khẩn cấp. Quy trình lập kế hoạch trong ngày


Kế hoạch chuyên gia thời gian làm việc. Phương pháp. Quan trọng đầu tiên, sau đó các nhiệm vụ khẩn cấp. Quy trình lập kế hoạch trong ngày




Quá nhiều thời gian được dành cho công việc vì nó có sẵn, hoặc bất kỳ công việc nào được thực hiện trong thời gian phát hành. Những nguyên tắc và các quy tắc để lập kế hoạch cho ngày làm việc là biện minh về mặt tâm lý và đã chứng minh bản thân trong các tình huống cuộc sống khác nhau.

Các chuyên gia trong quản lý được biết đến đều đặn như vậy: rất nhiều thời gian dành cho công việc vì nó có sẵn theo ý, nghĩa là, bất kỳ công việc nào được thực hiện trong thời gian phát hành trên đó.

Nguyên tắc và quy tắc để lập kế hoạch cho ngày làm việc, chúng tôi cung cấp sự chú ý của bạn, không chịu được một bản chất bắt buộc. Nhiều người trong số họ có vẻ không hăng với bạn. Tuy nhiên, họ bị biện minh về mặt tâm lý và đã chứng minh bản thân trong các tình huống cuộc sống khác nhau. Bạn không cần phải sử dụng tất cả các nguyên tắc. Cố gắng áp dụng từng người trong số họ, tìm phong cách của bạn - nó sẽ là tốt nhất cho bạn.

Vì vậy, việc tổ chức thời gian làm việc phải tuân thủ nguyên tắc cơ bản: "Công việc nên tuân thủ tôi, và không ngược lại." Các quy tắc để lập kế hoạch một ngày làm việc có thể được chia thành ba nhóm:

  • quy tắc cho đầu ngày;
  • quy tắc giữa ngày;
  • quy tắc cuối ngày.

Quy tắc của sự khởi đầu của ngày

1. Bắt đầu một ngày với một tâm trạng tích cực. Cố gắng tìm bất kỳ sự khởi đầu tích cực nào cho mỗi ngày, vì thái độ mà bạn sẽ tiến hành giải quyết các nhiệm vụ sắp tới là quan trọng để đạt được thành công. Mỗi buổi sáng, hãy tự hỏi mình ba câu hỏi:

  1. Làm thế nào ngày này có thể đưa tôi đến thành tích của các mục tiêu?
  2. Tôi nên làm gì để lấy từ anh ấy càng nhiều niềm vui?
  3. Tôi có thể làm gì hôm nay để giữ gìn lối sống của mình (để hỗ trợ sức khỏe của bạn)?

Tạo thái độ tích cực thường không mất nhiều hơn hai phút. Hãy cho mình hai phút sau khi bắt đầu "chương trình buổi sáng tiêu chuẩn".

2. Có một bữa sáng tốt và không có vội vàng - làm việc. Không ngủ, không có bữa sáng, càng sớm càng tốt để làm việc - sự khởi đầu này chỉ có thể hủy hoại ngày! Không nói rằng bạn không có thời gian cho bữa sáng giải trí, bởi vì đó là một câu hỏi về việc thiết lập các ưu tiên (để ngủ và có thời gian để có một bữa ăn sáng chặt chẽ, bạn chỉ cần đi ngủ trước).

3. Bắt đầu làm việc cùng một lúc. Đây là một yếu tố của kỷ luật tự giác thúc đẩy việc huy động lực lượng.

4. Kiểm tra lại các kế hoạch trong ngày. Tận dụng phương pháp ABV (ABC) hoặc nguyên tắc của Eisenhuer. Nó đã được thiết lập rằng việc chuẩn bị mười phút cho ngày làm việc tiết kiệm tới hai giờ làm việc. Vì vậy, thắng hai giờ này! Ngoài ra, tạo nên một kế hoạch ngày làm việc, xem xét quy tắc sau đây: Cần phải lập kế hoạch không quá 60% thời gian của bạn và 40% là quỹ dự phòng cho các vấn đề bất ngờ và khẩn cấp.

5. Mang ra trường hợp mà không có một cú swing. Nó sẽ bị bỏ rơi một cách phân loại từ một "nghi thức buổi sáng" như những lời chào có thể tái sử dụng, các cuộc thảo luận rộng rãi tin mới nhất và như vậy. Liên hệ xã hội, tất nhiên, cần, và bạn không phải là robot. Tuy nhiên, chúng có thể được chuyển đến thời gian ít bận rộn hơn, ví dụ, ăn uống và buổi chiều.

6. Đầu tiên, nhiệm vụ chính. Bắt đầu một ngày làm việc theo các nhiệm vụ của nhóm A, tất cả những thứ khác có thể chờ đợi. Không chủ yếu xem thư từ - trong đến thư kinh doanh Chúng tôi hiếm khi đi về các vấn đề có mức độ ưu tiên cao nhất và phải được thực hiện ngay lập tức.

7. Phối hợp kế hoạch ban ngày với thư ký. Thư ký, nếu bạn có nó, là quan trọng nhất đối với đối tác của bạn khi tạo ra Điều kiện tối ưu Cho các hoạt động. Bạn phải cống hiến lần đầu tiên của ngày làm việc, ngay cả khi đó là vài phút. Thư ký nên nhận thức được các vấn đề của bạn. Hãy xem xét với tất cả các điều khoản, ưu tiên và kế hoạch trong ngày. Một thư ký tốt gấp đôi hiệu quả của đầu bếp của mình, và xấu - giảm một nửa của nó.

Quy tắc lập kế hoạch giữa ngày

1. Chuẩn bị một bảng viết cho công việc. Loại bỏ tất cả không cần thiết để giải quyết các nhóm giấy từ bảng. Trên máy tính để bàn nên đồng thời không quá sáu tài liệu. Đây là lý lẽ tâm lý: Thứ nhất, thêm thời gian hấp thụ chứng khoán, và thứ hai, thứ tự trên bàn kích thích thứ tự trong suy nghĩ.

2. Đặt Dòng thời gian. Đôi khi các nhiệm vụ được chỉ định cho bạn, bởi vì bạn cũng vậy, có người cấp dưới. Vì vậy, thời gian được thiết lập để giải quyết vấn đề là rất thường được chấp nhận vô điều kiện, ngay cả khi chúng được xếp chồng lên nhau trong kế hoạch của bạn. Và bạn phải cố gắng điều chỉnh chúng với sở thích của mình và "thời gian vặn lại". Tóm lại, hỏi gấp đôi thời gian dài hơn mức cần thiết để giải quyết nhiệm vụ này; Nó thường trở nên dễ dàng hơn bạn nghĩ. Đối với việc phân công các trường hợp cấp dưới, tôi khuyên bạn nên cung cấp cho họ khoảng một phần ba so với thời gian hơn so với, theo bạn, cần phải giải quyết vấn đề. Nếu điều này là đủ, bạn sẽ tiết kiệm thời gian nếu không, bạn vẫn không thua.

3. Tránh các hành động gây ra phản ứng ngược. Nhiều nhà quản lý có xu hướng đối phó với các vấn đề mới và mới, vấn đề và ý tưởng, và do đó gây ra phản ứng thích hợp với hành động của họ và nó có thể ảnh hưởng đến lịch trình thời gian. Ví dụ, rất thường xuyên, bằng cách tham gia một lần (từ lãi thuần) trong bất kỳ cuộc họp nào, người đứng đầu nhận được bổ sung, không được quy định bởi nghĩa vụ của ông. Anh ta có thể sạc một cái gì đó, kết hợp nhóm làm việc và như vậy. Do đó, tốt nhất là tất cả các hành động (chữ cái, cuộc trò chuyện qua điện thoại, Phối hợp thời hạn, v.v.) để kiểm tra lại từ quan điểm về nhu cầu của họ và có nguy cơ đáp ứng.

4. Tuyên bố các vấn đề khẩn cấp mới nổi. Tại mỗi doanh nghiệp, mỗi đơn vị có các loại hoàn cảnh khẩn cấp hoặc tình huống bất ngờ khác nhau. Cần nhớ rằng sự mất tập trung cho cái gọi là hoàn cảnh khẩn cấp dẫn đến thời điểm nghĩa vụ của các trường hợp quan trọng theo kế hoạch. Có đáng để làm điều này - quyết định trong từng trường hợp tùy thuộc vào hoàn cảnh.

5. Tránh các hành động bốc đồng không có kế hoạch. Theo quy định, độ lệch xung từ kế hoạch có thể kéo giảm hiệu suất. Vì vậy, nếu trong quá trình làm việc bạn muốn làm một cái gì đó (ví dụ: gọi qua điện thoại), hãy nghĩ về việc liệu nó có đáng đang làm hay không.

6. Tạm dừng một cách kịp thời. Nghỉ giải lao trong công việc chắc chắn là cần thiết, tần suất và thời gian của chúng là cá nhân. Điều chính là để làm chúng thường xuyên.

7. Nhiệm vụ đồng nhất nhỏ nhóm hóa và thực hiện bộ truyện. Chơi với công việc thông thường và trifles, kết hợp các nhiệm vụ đồng nhất trong các khối làm việc. Sáu khối 10 phút trên gọi điện thoại, các cuộc họp ngắn chiếm cách nó không phải là nghịch lý, nhiều thời gian hơn một khối trong 60 phút. Tại sao? Bởi vì bạn sáu lần để chuẩn bị thích hợp cho các hoạt động đồng nhất. Vì vậy, những thứ đồng nhất nhóm thành các khối, nhưng không làm cho chúng quá dài (tốt hơn 30-60 phút).

8. Hoàn toàn hoàn thành. Tránh nhảy trong công việc và luôn cố gắng mang lại công việc bắt đầu đến cùng. Sự mất tập trung từ công việc chính hấp thụ thời gian, bởi vì khi trở về với nó, bạn phải lặp lại đã được thực hiện một lần.

9. Sử dụng khoảng thời gian. Đừng để các khoảng thời gian không có kế hoạch không có sẵn (ví dụ, đang chờ đợi trong ông chủ nhận, một cuộc họp vô dụng mà bạn phải có mặt). Khi chúng xuất hiện, hãy tự hỏi mình một câu hỏi: Làm thế nào tôi có thể sử dụng những phút này với lợi ích tối đa?

10. Dải giờ yên tĩnh (thời gian cho chính mình). Nó đã chứng minh sự đặt phòng hàng ngày của một bình tĩnh, hoặc đóng cửa, giờ, trong đó không ai có thể ngăn cản bạn. Đây là thời điểm nồng độ thiếu kiên nhẫn. Nhập nó vào kế hoạch, nó sẽ làm tăng đáng kể năng suất của công việc của bạn. Cắt bỏ bản thân tại thời điểm này từ thế giới bên ngoài hoặc với sự giúp đỡ của thư ký, hoặc chỉ đóng cửa, cảnh báo trước rằng bạn không có chỗ. Sử dụng một giờ đóng cho các trường hợp quan trọng, nhưng vô thời hạn dài hạn hoặc đối với những nhiệm vụ bị mất trong sự nhộn nhịp trong ngày.

11. Kiểm soát thời gian và kế hoạch. Trong các cuộc họp và với các hoạt động khác, theo nguyên tắc của Pareto, 80% các quyết định được chấp nhận trong 20% \u200b\u200bthời gian. Theo dõi thời gian của bạn và không tha cho việc kiểm tra lại các kế hoạch theo ưu tiên.

Quy tắc hoàn thành ngày khai mạc

1. Hoàn thành thương lượng. Tất cả bắt đầu các trường hợp nhỏ (xem thư tương ứng, đọc chính tả các chữ cái và ghi chú) cố gắng hoàn thành trong vòng một ngày. Sự chậm trễ trong việc thực hiện của họ có thể dẫn đến chi phí lao động bổ sung khi bạn phải loại bỏ "thử thách".

2. Kiểm soát kết quả và tự kiểm soát. Không kiểm soát và tự kiểm soát, việc tổ chức lao động là không thể tưởng tượng được. Chúng tôi sẽ nói về quyền kiểm soát chi tiết hơn trong một trong những bài viết sau. Trong khi đó, tôi sẽ hạn chế thực tế là tôi sẽ nói: So sánh các phác thảo và phân tích các độ lệch khỏi các kế hoạch là một điều kiện không thể thiếu đối với hoạt động bình thường.

3. Lên kế hoạch vào ngày hôm sau. Kế hoạch tốt nhất là ngày hôm sau vào đêm giao thừa của buổi tối. Nó đi mà không nói rằng điều này không hủy bỏ việc lấy lại bắt buộc vào buổi sáng.

___________________________________________________________

Tuân thủ những thứ này. quy tắc phức tạp Thời gian quản lý sẽ cho phép bạn sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả và nó vẫn sẽ có trong kho. Chà, nếu bạn bỏ bê thời gian của mình, thì thậm chí là phép thuật tốt sẽ không giúp bạn trở lại bị mất. Đánh giá cao thời gian!

Từ bài viết này, bạn sẽ học:

  • Vì lý do thiếu hụt thời gian làm việc xảy ra
  • Những quy tắc cần phải tuân theo khi lập kế hoạch thời gian làm việc trong ngày
  • Phương pháp nào được sử dụng khi lập kế hoạch thời gian làm việc
  • Cách kiểm tra hiệu quả của lịch làm việc của nhân viên

Lập kế hoạch thời gian làm việc bao gồm quản lý thời gian hiệu quả và công nghệ của nó. sử dụng hợp lý. Để đạt được mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào và tăng hiệu suất của các hoạt động. TRONG thế giới hiện đại Nó cũng được gọi là quản lý thời gian. Thời gian là tài nguyên không liên quan và có giá trị nhất, vì vậy cần phải sử dụng nó rất nhiều hợp lý. Cũng cần phải làm việc trên khả năng lên kế hoạch cho thời gian làm việc của bạn.

Tại sao nó quan trọng để lập kế hoạch thời gian làm việc

Có thể lập luận rằng thời gian có thể được quản lý - không hoàn toàn đúng. Thời gian không thể phụ thuộc vào một số quy trình, không chỉ ra giá trị không đổi, nó không thể được tăng tốc hoặc phanh.

Điều quan trọng là có thể sử dụng công cụ khác nhau Đối với kế hoạch thời gian làm việc, bất kể vị trí của một nhân viên của doanh nghiệp. Điều quan trọng là phải tính đến các cấp độ - từ cấp dưới đến các tù trưởng. Lập kế hoạch làm việc thực hiện trực tiếp ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động, và do đó, về lợi nhuận của doanh nghiệp.

Đối với mỗi nhân viên, quy hoạch thời gian làm việc hiệu quả ảnh hưởng đến việc hoàn thành thời hạn cho tất cả các vấn đề dự định.

Một trong những chỉ số nhất thiết phải được tính đến trong tổ chức là quỹ thời gian làm việc. Nó xác định tài nguyên thời gian làm việc được tiêu thụ và ảnh hưởng đến số lượng nhân viên, và do đó, về chi phí vật chất của tổ chức.

Khi công việc lập kế hoạch thời gian làm việc

Sự thâm hụt là sự thiếu hụt một cái gì đó. Khi lập kế hoạch thời gian làm việc, thuật ngữ này biểu thị sự thiếu hụt thời gian làm việc để thực hiện. một nhiệm vụ nhất định Một nhân viên riêng biệt hoặc theo đơn vị cấu trúc và toàn bộ tổ chức.

Do đó, điều này có thể dẫn đến sự cố thực thi đơn hàng, có thể đòi hỏi những hậu quả tiêu cực. Thông thường, lập kế hoạch giờ làm việc không phù hợp với sự mù chữ của người đứng đầu tổ chức.

Những lý do dẫn đến việc thiếu thời gian được phân loại thành ba nhóm:

  1. Phẩm chất cá nhân của người đứng đầu.
  2. Hành động của người đứng đầu.
  3. Lý do độc lập.

Phẩm chất cá nhân của người đứng đầuĐiều đó dẫn đến mất thời gian làm việc và được liên kết với quy hoạch không chính xác, được thể hiện như sau:

  1. Chỉ là, đó là những hành động không cân bằng và lo lắng, hiệu quả của việc giảm đến kết quả bằng không.
  2. Hệ thống vội vàng.
  3. Thiếu phần còn lại do sự chậm trễ trong công việc hoặc sàng lọc ngôi nhà cần thiết để khôi phục hiệu suất cao.

Với các hành động mù chữ của đầu và không có kế hoạch thời gian làm việc, các dấu hiệu vô hóa hóa sau đây xuất hiện:

  1. Thiếu động lực trong nhân sự.
  2. Phá hủy giao tiếp giữa các cá nhân trong tổ chức.
  3. Không có khả năng hợp lý hóa mức độ quan trọng của họ.
  4. Không có khả năng truyền đạt một phần của cơ quan cấp dưới.

Những lý do không phụ thuộc vào ý chí của người dẫn đầu và dẫn đến sự thiếu hụt thời gian làm việc và tất cả nhân viên của tổ chức, từ quan điểm của quy hoạch thời gian làm việc là:

  1. Danh sách dài các nhiệm vụ, hướng dẫn, trường hợp.
  2. Hành động đột xuất.

Trong hầu hết các trường hợp, các nguyên nhân đã nói ở trên không xuất hiện ngoài. Thường thì một người theo sau.

Cuối cùng, có một tình huống chết, có thể được cải thiện bằng quy hoạch thời gian làm việc hiệu quả. Ngoài ra, thiết lập quyền kiểm soát việc thực hiện các hoạt động theo kế hoạch và kiểm tra thời gian làm việc dành cho việc sử dụng.

Quy tắc cơ bản để lập kế hoạch thời gian làm việc trong ngày

Quy tắc lập kế hoạch thời gian làm việc vào đầu ngày làm việc

  • Từ sáng nó là cần thiết để điều chỉnh tâm trạng tích cực. Bạn cần thử mỗi ngày để chỉ bắt đầu với những cảm xúc tích cực, bởi vì tâm trạng mà bạn sẽ bắt đầu giải quyết các nhiệm vụ sắp tới, điều quan trọng là phải đạt được kết quả.
  • Vào buổi sáng, cần phải lấp đầy lượng năng lượng và "nạp tiền chất dinh dưỡng", I.E. Ăn sáng, và sau đó đi làm.
  • Nó là tốt hơn để bắt đầu làm việc cùng một lúc. Hệ thống này của ngày này qua ngày khác, dẫn đến kỷ luật tự giác và góp phần huy động sức mạnh của bạn.
  • Vào buổi sáng, bạn nên kiểm tra kỹ kế hoạch trong ngày. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng phương pháp phân tích ABV hoặc nguyên tắc Eisenhauer.
  • Để đáp ứng các nhiệm vụ, đơn đặt hàng và các trường hợp nên được tiến hành ngay lập tức.
  • Trước hết, bạn cần giải quyết các nhiệm vụ quan trọng nhất.
  • Nếu có một trợ lý trợ lý hoặc thư ký, bạn cần phối hợp kế hoạch hiện tại trong ngày với họ.

Quy tắc lập kế hoạch làm việc vào giữa ngày làm việc

  • Của bạn nơi làm việc Phải được chuẩn bị cho công việc sản xuất. Từ máy tính để bàn, bạn nên xóa tài liệu và giấy mà bạn chưa cần thực hiện các nhiệm vụ quan trọng.
  • Cần thiết lập một khoảng thời gian cụ thể để thực hiện từng điểm của kế hoạch trong ngày.
  • Nó là cần thiết để kiềm chế các hành động thực hiện có thể gây ra phản ứng ngược.
  • Bạn cần có khả năng loại bỏ bổ sung các nhiệm vụ xuất hiện.
  • Đầu không nên bốc đồng.
  • Cần một cách có hệ thống để thực hiện tạm dừng ngắn hạn. Trong bất kỳ công việc, cần phải cung cấp breaks. Tính đều đặn và thời gian của họ phải là cá nhân. Nghỉ nhỏ cũng cần được xem xét khi lập kế hoạch thời gian làm việc.
  • Nó nên được kết hợp thành các nhóm nhỏ, tương tự theo nghĩa của nhiệm vụ và thực hiện loạt phim của họ.
  • Điều đó xảy ra rằng một phần của các nhân viên không mang đến cùng một điều, chấp nhận người khác, trước tiên bạn phải hoàn thành việc bắt đầu. Một sự chuyển đổi bừa bãi vào nhiệm vụ đến nhiệm vụ và đôi khi việc thực hiện một số trường hợp ngay lập tức sẽ không dẫn đến kết quả tích cực.
  • Tha thứ sử dụng khoảng thời gian tạm thời.
  • Trong ngày nên có một giờ nghỉ ngơi.
  • Cần phải theo dõi thời gian của các nhiệm vụ và theo dõi kế hoạch làm việc được biên dịch. Khi thay đổi nhiệm vụ ưu tiên, hãy thay đổi kế hoạch.

Quy tắc lập kế hoạch thời gian làm việc vào cuối ngày

  • Đến cuối ngày làm việc, bạn cần hoàn thành tất cả các vấn đề có kế hoạch. Việc không tuân thủ các nhiệm vụ cá nhân dẫn đến nguy cơ thất bại trong việc hoàn thành toàn bộ kế hoạch và kết quả là sự tích lũy các trường hợp, với "sự khác biệt", sẽ yêu cầu thêm chi phí thời gian làm việc.
  • Bạn phải tuân theo việc thực hiện kế hoạch, kiểm soát bản thân. Corus danh sách những gì bạn đã được phác thảo với những gì bạn đã làm. Hiểu lý do tại sao tôi lệch "từ khóa học". Đây là một điều kiện tiên quyết cho các hoạt động sản xuất.
  • Sau khi phân tích được thực hiện, cần phải lập kế hoạch cho một ngày mới từ buổi tối, vào buổi sáng - để kiểm tra lại.

Tác động của các yếu tố cá nhân trong kế hoạch thời gian làm việc

Lập kế hoạch thời gian làm việc cũng ảnh hưởng đáng kể đến cách bạn thiết lập. Bản thân bạn trong tiềm thức có thể cản trở quy hoạch công việc hiệu quả. Chính xác những gì bạn có thể can thiệp vào:

  1. Sự không chắc chắn của bạn mục tiêu cuộc sống. Không có mong muốn cho một cái gì đó khó khăn để quyết định làm thế nào và những gì bạn sẽ lấp đầy cuộc sống của bạn.
  2. Bạn thích cảm giác của một ổ đĩa liên tục. Lên kế hoạch cho một doanh nghiệp thú vị Ngoài việc làm việc để bạn có một mong muốn kết thúc ngày làm việc.
  3. Bạn sợ sự vắng mặt của bất kỳ hoạt động. Bạn có cố gắng mất mỗi phút thời gian làm việc, chỉ để không ở một mình với suy nghĩ của bạn? Tốt hơn, giải quyết vấn đề của bạn một lần và mãi mãi.
  4. Bạn không biết làm thế nào để từ chối và sẵn sàng thực hiện giải pháp của bất kỳ nhiệm vụ nào. Điều này sẽ dẫn đến những gì bạn sẽ quên về cuộc sống cá nhân của bạn.
  5. Bạn sợ thất bại. Hãy tự hỏi: "Điều gì rất tệ có thể xảy ra trong trường hợp thất bại của tôi?". Hãy ghi nhớ, thất bại giúp chúng tôi tiếp tục.
  6. Bạn sợ rằng bạn sẽ thành công mà bạn chưa sẵn sàng. Bạn có nghĩ về những gì trong trường hợp của bạn tăng trưởng nghề nghiệpBạn không thể thường xuyên ở với gia đình và bạn bè. Trò chuyện nhiều hơn với những người đã tự nhận ra, làm quen với cảm giác thành công.
  7. Bạn chưa sẵn sàng để thay đổi. Sợ thay đổi trong cuộc sống chảy ra vì sợ thất bại. Điều này có thể được khắc phục bởi một phong trào theo kế hoạch dần dần đối với mục tiêu của nó.
  8. Bạn sợ trận chung kết - đối với các cá nhân hoạt động trực tiếp quan trọng hơn kết quả của nó.

Cần phải nhớ rằng sau khi giải quyết một nhiệm vụ, bạn có cơ hội để tận dụng thú vị hơn.

Phương pháp lập kế hoạch thời gian làm việc phổ biến nhất

Nguyên tắc Pareto (tỷ lệ 80:20)

Theo nguyên tắc này, 20% các nỗ lực áp dụng dẫn đến kết quả 80%, và 80% lao động mãnh liệt còn lại chỉ đưa ra 20% kết quả. Ví dụ:

Nguyên tắc của Pareto cũng áp dụng trong công việc của người quản lý: để nhận 80% kết quả, một nhân viên dành 20% thời gian làm việc, 80% thời gian làm việc còn lại chỉ đưa ra 20% kết quả tổng thể. Điều này có nghĩa là khi lập kế hoạch giờ làm việc, cần phải nhớ rằng ngày làm việc tốt hơn là bắt đầu với giải pháp của các nhiệm vụ quan trọng và phức tạp nhất, và "trifle" cuối cùng.

Ứng dụng nhất quán của nguyên tắc Pareto trở thành hiện thực nếu bạn phân tích tất cả các nhiệm vụ theo phần đóng góp của họ trong phần kết quả cuối cùng Và để có chúng trên các loại ABC.

Việc sử dụng nguyên tắc PARETO trở nên thực sự có thể nếu tất cả các nhiệm vụ được hệ thống hóa theo tầm quan trọng của chúng để đạt được kết quả và xác định vị trí theo các loại ABC.

Kế hoạch ABC.

Mục tiêu chính của kế hoạch thời gian làm việc ABC là thực hiện một sự sắp xếp nhất quán các nhiệm vụ ưu tiên. Quy hoạch ABC có thể được thực hiện trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động. Nếu bạn phân tích nhiều thứ quan trọng hơn và ít quan trọng hơn là tỷ lệ phần trăm, chúng ta sẽ thấy tỷ lệ này sẽ xấp xỉ giống nhau. Lập kế hoạch thời gian làm việc đang bắt đầu với thực tế là tất cả các nhiệm vụ phân phối trong ba loại phù hợp với tầm quan trọng của họ. Đối với điều này, các chữ cái a, b và c được sử dụng. Phương pháp lập kế hoạch thời gian làm việc này đã trở nên phổ biến trong số các nhà quản lý do thực tế là nó mang lại kết quả hữu hình.

Cơ sở của Kỹ thuật lập kế hoạch ABC là các nguyên tắc sau:

  • Các loại và bao gồm các nhiệm vụ quan trọng nhất chiếm 15% tổng số nhiệm vụ của người quản lý. Nhưng đây là những nhiệm vụ thực sự đáng kể chiếm 65% sự đóng góp khi thực hiện kế hoạch.
  • Thể loại trong việc áp dụng các nhiệm vụ đáng kể đơn giản, chúng sẽ trung bình 20% toàn bộ Nhiệm vụ và có tầm quan trọng 20% \u200b\u200btrong công việc của người quản lý.
  • Các loại có các nhiệm vụ ít quan trọng nhất, chúng sẽ là 65% tổng số nhiệm vụ và chỉ có 15% tầm quan trọng của toàn bộ kết quả.

Đối với kỹ thuật này, trước tiên bạn phải giải quyết các nhiệm vụ quan trọng nhất, sau đó di chuyển đến ít quan trọng hơn và cuối cùng khiến các nhiệm vụ nhỏ không có nhiều ảnh hưởng đến kết quả của công việc. Điều này phải được xem xét khi lập kế hoạch thời gian làm việc.

Phương pháp Eisenhauer.

Để sắp xếp đúng mức độ ưu tiên khi lập kế hoạch thời gian làm việc, bạn có thể sử dụng phương thức Eisenhower.

Hỏi câu hỏi của bạn:

  • Tôi đã từng phân tán với thời gian làm việc của mình, giải quyết một nhiệm vụ khẩn cấp thay vì một nhiệm vụ khác là khẩn cấp?
  • Nó sẽ không làm việc mà nhiều nhiệm vụ quan trọng nhất vẫn chưa được giải quyết hoàn toàn vì thói quen này?

Theo nguyên tắc được đề xuất bởi Tướng Mỹ D. Eisenhower, lợi thế của việc giải quyết các nhiệm vụ nên được xem xét dựa trên tầm quan trọng và thời gian quy định của họ.

Tất cả những điều cần được thực hiện có thể được phân phối thành bốn nhóm:

  1. Tất cả các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng nhất cần được thực hiện ưu tiên đầu tiên.
  2. Khẩn cấp nhưng không quá quan trọng. Thực tế là, vì chúng là khẩn cấp, chúng tôi muốn giải quyết chúng nhanh như thể chúng rất quan trọng, tạo ra năng lượng tối đa của chúng tôi. Nhưng nếu nó không quá quan trọng, thì tốt hơn là hoãn chúng hoặc giải quyết chúng cho người khác.
  3. Đáng kể, nhưng không quá khẩn cấp. Do thực tế rằng nhóm này Các vấn đề không phải là một sự khẩn cấp, họ được chuyển đến sau đó. Nhưng tại một thời điểm, họ cũng trở nên rất quan trọng, nhưng không có thời gian để thực hiện của họ không còn nữa. Đã đến lúc chuyển chúng đến một sự hoàn thành kỹ lưỡng với người khác. Khi bạn đưa ra một nhiệm vụ quan trọng, nó thúc đẩy và phát triển nhân viên.
  4. Nhiệm vụ không đứng đắn và không quan trọng. Nhiệm vụ từ nhóm này thường chiếm nhiều không gian trên máy tính để bàn. Nhiều người, mà không hiểu bản chất của lập kế hoạch thời gian làm việc, thực hiện các nhiệm vụ này, mặc dù thực tế là có rất nhiều thời gian dành cho họ. Nếu họ cần phải được thực hiện nhất thiết, hãy cố gắng dành ít nhất thời gian của họ cho họ.

Hãy nhớ những thất bại lớn nhất của bạn trong cuộc sống. Những cuộc cãi vã, những hiểu lầm đã thay đổi tất cả cuộc sống của bạn ở phía tiêu cực. Các kỳ thi sấy khô, phỏng vấn xin việc, v.v ... Những lý do cho những thất bại như vậy đều giống nhau, theo quy định, họ là hậu quả của hành động đào tạo và phát ban kém, dưới đây chúng ta sẽ xem xét mọi người có thời gian và lên kế hoạch một ngày / tuần.

Điều sẽ xảy ra nếu một vận động viên trong một tháng trước khi Olympic sẽ ngừng đào tạo - kỹ năng và sức mạnh cơ bắp sẽ bị suy yếu nhiều và nó sẽ mất một trong những nơi cuối cùng. Làm thế nào trong thể thao, trong bất kỳ doanh nghiệp nào cần chuẩn bị tốtMà cơ hội thành công rơi xuống.

Yếu tố chính trong việc chuẩn bị là lập kế hoạch, tồn tại Quy tắc 6 P: Lập kế hoạch thực hiện đúng cách ngăn chặn sự sụt giảm năng suất.

Dưới đây tôi sẽ cung cấp 7 cách làm thế nào để làm mọi thứ với kế hoạch phù hợp Ngày, tuần.

1 Phương pháp: Bắt đầu danh sách nhiệm vụ của bạn trong ngày

Tại sao bạn cần một danh sách các nhiệm vụ?

Để bắt đầu, chúng tôi sẽ phân tích bộ não của chúng ta hoạt động như thế nào. Người ta thấy rằng chúng ta có thể giữ trong đầu dưới sự kiểm soát không quá 7 + -2 trường hợp hoặc suy nghĩ quan trọng. Để đảm bảo rằng bạn đảm bảo có bao nhiêu vòng tròn được hiển thị trong hình:

Quả sung. một Quả sung. 2. Quả sung. 3.
Quả sung. bốn. Quả sung. số năm

Nhiều khả năng, để xác định số lượng đối tượng trong hình 1, 3 và 4, một chế độ xem là đủ.

Và trong bản vẽ 2 và 5 trong nháy mắt, nó không đủ, cần phải xem xét riêng. Các đối tượng ít hơn, chúng dễ dàng kiểm soát chúng hơn. Giới hạn não xảy ra khi số lượng trở thành nhiều hơn 7+ -2.

Đó cũng là trường hợp với những suy nghĩ, đồng thời trong đầu chúng ta, chúng ta có thể lưu trữ không quá 7 + -2 nhiệm vụ, phần còn lại bị lãng quên.

Hãy tưởng tượng tình huống từ cuộc sống

Bạn thức dậy vào buổi sáng và đi làm, bạn nhớ rằng:

Bạn cần mua một món quà sinh nhật Đóng Man.;
- Trả tiền cho internet cho đến khi họ bị vô hiệu hóa.

Khi bạn đến làm việc:

Tìm hiểu rằng bạn cần chuẩn bị một báo cáo ngày hôm nay;
- Đến, đồng nghiệp yêu cầu ném ra khỏi mẫu hợp đồng;
- Sau khi lên kế hoạch sáng, ông chủ yêu cầu 3 trường hợp.

Đầu đã đầy, nhưng thời gian không dừng lại, bạn có thể gọi cho khách hàng, một người thân thiết, một đồng nghiệp, một tình huống bất ngờ có thể xảy ra, v.v. Điều gì xảy ra trong trường hợp này? Chúng tôi quên một cái gì đó chúng tôi quên. Nếu chúng ta quên mua sản phẩm trong cửa hàng, thì không có gì khủng khiếp, tất nhiên, sẽ không xảy ra, nhưng bạn có thể quên quan trọng hơn: không đến một cuộc họp quan trọng, uống thuốc, v.v.

Ngoài ra, chúng ta càng có nhiều thứ trong đầu, khả năng phân tích của chúng ta càng tệ, vì năng lượng được dành cho việc ghi nhớ thông tin.

Ưu điểm của một cuốn sổ tay

Một máy tính xách tay - xóa tất cả các vấn đề được mô tả ở trên và có những ưu điểm sau so với công việc bộ nhớ:

1) Viết luôn luôn nhanh hơn nhớ. Ví dụ, viết xuống điện thoại di động 10-100 lần nhanh hơn nhớ. Cũng với các vấn đề.

2) Tiết kiệm năng lượng. Để không quên điều quan trọng, chúng ta thường nhớ năng lượng được dành cho nó. Notebook loại bỏ vấn đề này.

3) độ tin cậy. Những gì được viết bằng bút - không cắt giảm và rìu. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể bị lãng quên chống lại nền tảng của sự mệt mỏi, cảm xúc hoặc các trường hợp khác. Nhưng nếu bạn viết các nhiệm vụ, sau đó quên đi khó khăn hơn nhiều.

Bạn có thể liệt kê các nhiệm vụ trên bảng thông thường, Notepad, nhưng tốt hơn nếu nó là một cuốn sổ tay, vì nó có một lịch. Danh sách các nhiệm vụ trong ngày có thể trên máy tính hoặc phương tiện truyền thông giấy. Điều quan trọng nhất là nó là T. Đây là cơ sở để lập kế hoạch, như một nền tảng tại nhà. Nếu ngôi nhà không có nền tảng, thì mức tối đa có thể được xây dựng là một thiết kế nhỏ một tầng mà không sưởi ấm từ nhựa hoặc ván ép. Cũng trong kế hoạch mà không có danh sách các nhiệm vụ trong một ngày hoặc máy tính xách tay, tất nhiên, bạn có thể làm, nhưng bạn sẽ rất hạn chế về cơ hội.

Điều quan trọng nhất trong danh sách các nhiệm vụ hoặc trong máy tính xách tay là danh sách các trường hợp bạn cần làm trong ngày. Phần thứ 2 của tầm quan trọng là một lịch, có thể thấy các nhiệm vụ bạn cần thực hiện trong ngày này hoặc ngày đó. Do đó, máy tính xách tay thích hợp hơn với danh sách thông thường, vì có một lịch.

2 cách: làm việc với một danh sách các nhiệm vụ mỗi ngày

Điều quan trọng nhất khi làm việc với người tổ chức thời gian hoặc máy tính xách tay là hoạt động theo chương trình sáng tác trước đó. Để làm điều này, hãy xem một cuốn sổ thường xuyên để tìm hiểu xem bạn đã làm những gì họ đã lên kế hoạch cho ngày hôm nay. Bạn có thể xem danh sách sau khi hoàn thành việc kinh doanh hiện tại. Điều rất quan trọng là đặt những điều quan trọng đối với người tổ chức của bạn, mà bạn cần làm ngày hôm nay.

3 cách: Viết xuống đầu tiên, sau đó làm

Nếu nhận được một nhiệm vụ mới và nó được incommensted, trước tiên hãy viết nó xuống trong sổ ghi chép và bắt đầu, chỉ khi nói đến nó. Bất kỳ nhiệm vụ mới nào có vẻ rất quan trọng và chúng tôi bắt đầu nhận tất cả mọi thứ liên tiếp: kiểm tra thư, thực hiện cuộc gọi điện thoại, v.v. Nhưng ngay sau khi bạn bắt đầu ghi lại tất cả những thứ đến trong sổ ghi chép, bạn sẽ thấy rằng bên cạnh mục này có nhiệm vụ quan trọng hơn.

Tất cả các chuyển động của bên phải của cơ thể được kiểm soát bởi bán cầu não trái chịu trách nhiệm cho logic. Khi chúng tôi được ghi lại nhiệm vụ mới tay phải, Tôi kích hoạt bán cầu não trái của bộ não chịu trách nhiệm về logic. Việc kích hoạt logic khi viết bằng tay phải sẽ giúp chúng ta có những giải pháp trung thành hơn.

Bằng cách viết ra tất cả những thứ trong một cuốn sổ, trước khi tiến hành công việc, bạn có thể thực hiện những điều quan trọng nhất vào ban ngày và bạn có thể chịu được các nhiệm vụ thứ cấp liên tục đánh lạc hướng bạn.

4 cách. Quan trọng đầu tiên, sau đó là các nhiệm vụ khẩn cấp

Tất cả các trường hợp theo kế hoạch nên được thực hiện theo thứ tự quan trọng của chúng, và sau đó theo thời gian thực hiện. Bắt đầu với sự quan trọng và dần dần di chuyển đến ít đáng kể. Ghi vào kế hoạch của bạn ngày hôm nay theo thứ tự quan trọng của họ, sau đó sắp xếp sự khẩn cấp và bắt đầu làm việc với ưu tiên nhất.

Ví dụ, bạn đã gọi một người bạn để trò chuyện. Gọi điện thoại, khẩn cấp, vì điện thoại đang gọi ngay bây giờ, nhưng có thể không quan trọng. Nếu bạn có nhiều nhiệm vụ quan trọng hơn, hãy để chúng tôi chuẩn bị một báo cáo về công việc, tốt hơn là trước tiên trước tiên làm cho nhiều nhiệm vụ quan trọng hơn, đặc biệt là báo cáo, và sau đó, nếu có thời gian, hãy gọi lại và nói chuyện với một người bạn. Nhưng không phải ngược lại, nếu không, vì cuộc gọi không đáng kể, bạn không thể có thời gian để tạo ra một điều quan trọng hơn.

Tầm quan trọng của sự cấp bách ưu tiên. Đối với những thứ khẩn cấp nên được thực hiện, chỉ khi bạn kiểm soát tình huống và tự tin rằng bạn có thời gian để ngày càng trở nên quan trọng.

5 Phương pháp: Tổ chức điện tử

Có một số lượng lớn máy tính xách tay điện tử. Nhật ký điện tử có những lợi thế không thể phủ nhận về giấy:

A. Tiết kiệm thời gian. Trên nhật ký điện tử, bạn không cần phải viết lại các tác vụ từ ngày cuối cùng sang hiện tại và bạn cũng có thể làm việc với nó trên cả máy tính và trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn, đồng bộ hóa dữ liệu trên tất cả các thiết bị.

B. Khối lượng và tốc độ: Trong nhật ký điện tử, bạn có thể nhanh chóng sao chép một lượng lớn thông tin để làm việc thêm. Ví dụ: bạn muốn nướng một chiếc bánh chuối vào buổi tối và bạn cần viết trước các thành phần cần thiết trước khi đi đến cửa hàng. Nếu bạn có một nhà tổ chức điện tử, thì bạn có thể nhanh chóng sao chép toàn bộ công thức từ internet vào một cuốn nhật ký, theo nghĩa đen để đếm giây. Đồng thời, chỉ ghi lại các thành phần từ tay trên tờ rơi, bạn sẽ cần nhiều thời gian hơn toàn bộ công thức trong ở định dạng điện tử. Và trong cửa hàng sẽ đủ để bật nhật ký trong điện thoại để nhanh chóng hiểu nên mua gì.

B. Tiện lợi. Một máy tính xách tay thông thường là bất tiện để tận hưởng trong việc vận chuyển, lưu trữ, vào kỳ nghỉ, ở những nơi này rất khó để ghi lại và xem ghi chú vì nhật ký giấy lớn và bạn cần 2 tay để mở nó. Nhưng máy tính xách tay điện tử trên điện thoại sẽ luôn ở bên bạn, mọi lúc mọi nơi: Giao thông vận tải, Mua sắm, Đường phố. Bạn có thể nhanh chóng thực hiện các mục trên máy tính của mình, sau đó thực hiện đồng bộ hóa để các ghi chú này xuất hiện trong điện thoại của bạn để đếm giây.

6 cách: Lên kế hoạch vào ngày hôm sau từ buổi tối

Lập một kế hoạch hành động vào ngày hôm sau trước, thời điểm tốt nhất - Đây là kết thúc của ngày làm việc trước khi bạn về nhà. Hành động đơn giản này sẽ giúp bạn có đủ giấc ngủ, vì thường thì nguyên nhân của chứng mất ngủ là chúng ta đang trải qua tất cả những điều quan trọng bạn cần làm vào ngày mai để không quên họ vào buổi sáng. Và đó là những suy nghĩ này can thiệp vào chúng ta để thư giãn và bình tĩnh ngủ thiếp đi, nhưng nếu bạn ghi lại tất cả các kế hoạch của bạn, thì hãy đảm bảo không chỉ một giấc mơ bình tĩnh mà còn cả buổi tối.

Ngoài ra, khi bạn thực hiện một kế hoạch trước, tiềm thức của bạn sẽ liên tục làm việc theo kế hoạch tốt nhất. Giải quyết các nhiệm vụ phức tạp có thể đến với bạn cho bữa sáng, trên đường đi làm hoặc thậm chí trong đêm. Đó là vào buổi sáng mà những ý tưởng mới đến thường xuyên nhất và bạn sẽ sử dụng thời gian này với lợi ích tối đa, chỉ cần viết một danh sách những thứ vào ngày hôm sau.

Nhân tiện, nếu bạn có thắc mắc rằng bạn muốn có được câu trả lời, trước khi ngủ thiếp đi và nhắm mắt lại, hãy tự hỏi họ, tốt nhất là tiếng hét và ngay lập tức ngủ. Và vào buổi sáng, hãy sẵn sàng để ngay lập tức viết ra tất cả những suy nghĩ có thể xuất hiện tại thời điểm bạn thức dậy hoặc sau đó.

7 Phương pháp: Lập kế hoạch một nhiệm vụ phức tạp về đỉnh điểm của hoạt động của bạn

Lập một kế hoạch cho một ngày để công việc đòi hỏi mức tiêu thụ năng lượng lớn chiếm mức cao nhất của hoạt động của bạn khi bạn có nhiều sức mạnh và bạn có hiệu quả nhất có thể. Theo quy định, đỉnh cao của hoạt động bắt đầu vào buổi sáng, kể từ đó, sau khi ngủ, bạn có rất nhiều sức mạnh và đầu mới, nhưng nó xảy ra là đỉnh cao của hoạt động có thể dành cho ngày và thậm chí là giờ tối.

Tiêu thụ năng lượng nhất là những trường hợp không có tài năng. Như một quy luật, là những các lớp không muốn làm nhất. Những trường hợp này trong quản lý thời gian được gọi là ếch, bởi vì những nhiệm vụ này là khó chịu khi bắt đầu thực hiện. Trong quản lý thời gian, có một quy tắc - bắt đầu một ngày với ếch, I.E. với một trường hợp khó chịu. Quy tắc này sẽ cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn, vì nó thường là vào buổi sáng, và các lực lượng này cực kỳ quan trọng để thực hiện công việc khó chịu nhất.

Tôi sẽ đưa ra một ví dụ từ cuộc sống, tôi có một kho công nghệ của tâm trí, vì vậy các ngành khoa học chính xác như: vật lý và toán học đi mà không gặp khó khăn, nhưng với các mặt hàng nhân đạo nặng hơn, vì vậy khi tôi học ở trường, nó thường chuẩn bị cho Phần mềm kiểm soát ngôn ngữ tiếng Anh vào buổi sáng. Tôi thức dậy trong 1-2 giờ trước khi học và dạy tiếng Anh. Đó là vào buổi sáng, tôi có nhiều năng lượng nhất, vì vậy tại thời điểm đó, tôi sẽ dễ dàng hơn nhiệm vụ phức tạpmà tôi đã có ít tài năng nhất. Kết quả của sự chuẩn bị vượt quá tất cả những kỳ vọng của tôi, tôi đã trở nên tuyệt vời hoặc tốt về chủ đề mà tôi không thích.

Lên kế hoạch cho các nhiệm vụ khó chịu nhất về đỉnh điểm của hoạt động, chẳng hạn, sáng hôm sau và bạn sẽ thấy bạn sẽ có nhiều thời gian hơn và hiệu quả cá nhân của bạn sẽ tăng lên như thế nào.

P.S. Nếu bạn gặp khó khăn hoặc câu hỏi về bài viết, cũng như về các chủ đề: Tâm lý học (thói quen xấu, kinh nghiệm, v.v.), bán hàng, kinh doanh, quản lý thời gian, v.v. Vui lòng hỏi họ, tôi sẽ cố gắng giúp đỡ. Vẫn còn lời khuyên về Skype.

P.P.S. Bạn cũng có thể vượt qua đào tạo trực tuyến "Làm thế nào để có thêm 1 giờ nữa." Viết bình luận, bổ sung của bạn;)

Đăng ký qua email
Thêm vào

Tôi chắc chắn rằng mỗi bạn nhận thấy rất nhiều lần cho bản thân mình: Có vẻ như cả ngày pash như chết tiệt, vô cùng bận rộn với một cái gì đó, nhưng vào cuối ngày, nghĩ về những gì bạn đã làm để làm hôm nay, bạn hiểu với tuyệt vời Bất ngờ - không có kết quả quan trọng.

Làm thế nào để ngày của người Nga trung bình thường diễn ra? Tôi thức dậy, tôi đã cố gắng (nếu bạn đã có một cái gì đó để ăn). Tôi đã đi làm với những suy nghĩ: Hôm nay là một ngày quan trọng. Hôm nay mọi thứ cần có thời gian! Tôi đã đến, có tại máy tính để bàn và xem Namonito: Vì vậy, tại sao sẽ tốt hơn để bắt đầu ...?. Sẽ là cần thiết để kiểm tra thư ..., tốt, tiếp xúc trên đường đi một lúc ... 2 giờ trôi qua. Tôi nhớ rằng nó là cần thiết để làm việc. Chỉ cần bắt đầu làm việc, làm thế nào đột nhiên những người đàn ông gọi hút thuốc, đi với họ, không chú ý nửa giờ trôi qua cuộc trò chuyện. Và sau đó ăn trưa đã sớm, để căng thẳng, bởi vì sau bữa tối rất nhiều thời gian, mọi người đều có thời gian. Sau bữa trưa, anh đột nhiên phái đầu đến một cuộc họp với các đối tác. Bạn đến trước buổi tối đến văn phòng, bạn nhận ra rằng cả tính năng không có thời gian, trì hoãn việc làm việc để hoàn thành mọi thứ. Đột nhiên bạn nhớ rằng hôm nay là một sinh nhật với một số người thân, hãy gọi cho anh ta, chúc mừng, và bạn nói rằng bạn sẽ không đến, bởi vì nhiều việc. Bạn đi làm về, không có tâm trạng, mệt mỏi như một con chó, lấy một cặp chai ong để sửa chữa tâm trạng. Với trẻ em không có mong muốn chơi, với vợ tôi (chồng) cũng không phải là nhiều nhất khoảnh khắc tuyệt nhất để dành thời gian. Bao gồm telly và sớm xuống ghế, thậm chí không cần thêm bia của mình. Và cứ thế theo ngày ...

Hy vọng bạn dành cả ngày với nhiều lợi ích hơn. Tuy nhiên, rất nhiều người sống mỗi ngày. Đương nhiên, những gì tôi đã dẫn đến một ví dụ là một phần ít ỏi của những gì xảy ra với mọi người thực sự. Có một bó và khác phản ứng phụ. Và tất cả do thực tế là người sống ngày nay và dành nó như hoàn cảnh là người làm việc. Do đó năng suất trong kế hoạch làm việc, trong gia đình gần bằng không. May mắn thay, có một lối thoát. Tăng năng suất của nó sẽ giúp quy hoạch hàng ngày trong ngày của bạn.

Quy hoạch hàng ngày thời gian của bạn là một phần không thể thiếu của bất kỳ người đàn ông thành công. Rốt cuộc, khi một người luôn biết những gì anh ta muốn và phải làm gì vào một thời điểm nhất định, anh ta có thời gian để làm nhiều hơn một người dành cả ngày của mình "làm thế nào để thành công."

Tôi sẽ cung cấp mười quy tắc cơ bản, gắn bó mà bạn có thể tạo nên quy tắc của ngày làm việc Tối đa hiệu quả. Tất nhiên, đây không phải là thuốc chữa bách bệnh, và mọi người đều có thể chỉnh sửa nhật ký của họ theo lực lượng, khối lượng công việc, tốc độ của nhiệm vụ, chế độ ngủ, giải trí, v.v.

Lập kế hoạch thời gian của bạn. 10 quy tắc.

1. Cố gắng tuân thủ nguyên tắc 70/30.
Nó là không thực tế để lập kế hoạch hoàn toàn tất cả thời gian của nó, bởi vì Trong trường hợp này, hành động của bạn sẽ hoàn toàn sẽ phân tán với lịch trình của bạn. Có, và hoàn thành "Bỏ tù" trong thời gian của mình trong một cuốn nhật ký sẽ dẫn đến thực tế là bạn sẽ ở trong khuôn khổ quá chặt và liên tục cảm thấy một số loại robot, người có cả cuộc đời được tái tạo.

Giải pháp tối ưu là lập kế hoạch 70% thời gian riêng. Đồng ý, một số sự kiện rất khó dự đoán, và hầu như mỗi ngày đều có một "hiệu ứng bất ngờ" nhất định, do đó bạn luôn cần phải để lại một phần thời gian rảnh. Hoặc là một tùy chọn, tạo một biên độ nhất định trong mỗi khoảng cách tạm thời.

2. Lập kế hoạch vào ngày hôm sau tối nay.
Lên kế hoạch vào ngày hôm sau vào cuối ngày hôm nay khen thưởng, nhưng không quên bất cứ điều gì, bạn phải viết ra tất cả các vấn đề của bạn. Điều hòa hợp với mức độ quan trọng bằng cách chia máy tính xách tay thành hai cột. Trong lần đầu tiên, hãy viết ra những gì được yêu cầu phải được thực hiện ngay lập tức. Trong lần thứ hai - ít quan trọng và trong trường hợp bất khả kháng có thể được chuyển sang một ngày khác.

Nhiệm vụ và trường hợp bạn đối phó với một số cuộc đình công khác. Nó sẽ phục vụ cho bạn một kích thích bổ sung và thêm các lực lượng mới để giải quyết các nhiệm vụ còn lại. Các nhiệm vụ ít hơn bạn vẫn còn, sự tự tin hơn mà chúng ta sẽ xử lý chúng, bạn sẽ nhận được.

Vào cuối mỗi ngày ở phía dưới, bạn có thể thêm một loại chữ khắc: "Hoan hô! Tôi đã làm nó, "" Tôi hoàn thành tốt! Nhưng đây chỉ là khởi đầu! "," Tôi đã làm mọi thứ! Tôi lạnh! Nhưng nhiều điều nữa phía trước! ". Dòng chữ này cũng sẽ kích thích bạn để đạt được các nhiệm vụ và đồng thời không thư giãn.

3. Cố gắng thực hiện hầu hết các dự kiến \u200b\u200bvào bữa trưa.
Khi bạn biết về giữa ngày mà điều quan trọng nhất được thực hiện ngày hôm nay và đã ở phía sau, nó sẽ dễ dàng thực hiện các vấn đề còn lại. Tận dụng thời gian nghỉ trưa để giải quyết các vấn đề cá nhân của bạn (cuộc gọi người thân, trả lời các cuộc gọi nhỡ, thảo luận về các vấn đề với ngân hàng về khoản vay, thanh toán hóa đơn, v.v.). Đối với buổi tối, hãy để lại tối thiểu (đàm phán với nhà phát triển, đi bộ trong tiệm, mua sản phẩm, đào tạo trong phòng tập thể dục).

4. Tại mỗi giờ làm việc, làm một phút nghỉ ngơi.
Quy tắc bắt buộc cho tất cả. Bạn càng trở nên thường xuyên, bạn càng năng suất sẽ càng hoạt động của bạn. Mọi người chọn sơ đồ thuận tiện nhất cho chính mình, nhưng hai chương trình hoạt động đặc biệt tốt: 50 phút làm việc / 10 phút nghỉ ngơi hoặc là 45 phút làm việc / 15 phút nghỉ ngơi.

Trong phần còn lại, không cần thiết phải hút tre và nhổ vào trần nhà, nằm trên ghế sofa. Rốt cuộc, lần này có thể được thực hiện với lợi ích. Làm cho một khởi động: Spice, Wave, chờ đợi trên đầu của bạn (nếu nơi này cho phép), hãy sạc cổ và mắt. Cung cấp một nơi làm việc theo thứ tự, làm sạch trong nhà hoặc văn phòng, đọc sách, đi bộ trong không khí trong lành, thực hiện các cuộc gọi được lên kế hoạch, giúp đỡ trong một cái gì đó đồng nghiệp (gia đình, nếu công việc của ngôi nhà), v.v.

5. Cố gắng tạo ra kế hoạch thực tế.
Đừng làm phiền mình với số lượng công việc này mà bạn không thể đối phó. Đừng rơi vào cực đoan của quy hoạch quá mức (chẳng hạn như bất kỳ ngọn núi nào trên vai) và chỉ có một khối lượng nhiệm vụ như vậy mà bạn thực sự có thể đối phó.

Xin đừng nhầm lẫn lập kế hoạch với các mục tiêu. Mục tiêu của bạn có thể là superhong, họ, về nguyên tắc, nên được. Nhưng để đạt được những mục tiêu này trong sớm nhất có thểphải thực tế kế hoạch có thẩm quyền Nhiệm vụ đặt. Nó hoàn toàn không có nghĩa là bạn phải làm việc mỗi ngày trước khi mất mạch để đạt được mục tiêu càng sớm càng tốt. Tốt hơn là làm một việc trong các phần nhỏ ổn định mỗi ngày, hơn là làm điều tương tự từ đầu đến cuối ngày chaotically và quét. Sau đó, bạn sẽ không kiệt sức, và việc đạt được mục tiêu sẽ có hệ thống.

Ngoài ra, vào cuối mỗi ngày thêm một biểu đồ "Kế hoạch được hoàn thành tại ____%" Và nhập tỷ lệ phần trăm của các nhiệm vụ đã hoàn thành của bạn ngày hôm nay. Điều này sẽ phục vụ cho bạn sự kích thích bổ sung và cũng sẽ khiến nó có thể so sánh kết quả và thêm các điều chỉnh phù hợp khi lên kế hoạch cho thời gian của bạn.

Hãy thử mỗi ngày ít nhất là không nhiều, nhưng vượt quá kế hoạch. Những, cái đó. Cố gắng bổ sung để đóng các nhiệm vụ không được chỉ định trong kế hoạch. Đương nhiên, giải pháp của họ chỉ nên được thực hiện sau khi tất cả các nhiệm vụ theo kế hoạch sẽ được thực thi. Đồng ý, thật dễ chịu khi quan sát năng suất siêu của bạn, nhìn vào số 105%, 110%, 115% vào cuối mỗi ngày làm việc.

6. Các nhiệm vụ chính làm các bộ phận nhỏ.
Chiến thuật này cũng được gọi là chiến thuật "cắt bỏ". Einstein lưu ý rằng hầu hết mọi người thích cắt cây củi, vì đồng thời hành động ngay sau đó. Mỗi mục tiêu và dự án của bạn cho các phần nhỏ và thực hiện chúng trong một thời gian khá dài, mỗi ngày cân nhắc công việc này trong khoảng hai giờ. Khi đạt được mục tiêu trung gian đầu tiên, một số kết quả nhất định sẽ được xác định, điều này sẽ kích thích việc thực hiện các nhiệm vụ còn lại.

Ví dụ, tôi sẽ thực hiện việc tạo một số sản phẩm: Bạn có thể ngu ngốc thực hiện một dòng để "tạo khóa học video" mỗi ngày trong một cuốn nhật ký và làm việc trong khóa học này. Nhưng trong trường hợp này có một số điểm nhỏ:

  • bạn không có cơ hội dự đoán trước thời hạn cho khóa học
  • mỗi ngày bạn không biết chính xác những gì bạn tiếp tục làm việc trong khóa học
  • bạn không có cảm giác hài lòng từ công việc được thực hiện, cho đến khi bạn hoàn thành việc làm việc hoàn toàn khóa học của mình

Nếu việc tạo ra các khóa học được chia thành nhiều phần nhỏ và đóng chúng dần, thì tất cả các nhược điểm được liệt kê có thể dễ dàng tránh được.

Những nhiệm vụ mà bạn có, để đặt nó một cách nhẹ nhàng, bất mãn hoặc trong đó bạn không đủ năng lực, hãy thoải mái đại biểu các chuyên gia kháctrong đó làm cho một nhiệm vụ vấn đề KAIF như vậy. Bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công việc được lên kế hoạch sẽ được thực hiện chuyên nghiệp hơn.

7. Giữ im lặng trong một thời gian.
Nó thường xảy ra rằng tivi ở phòng bên cạnh, đài phát thanh hoạt động theo ngày, giọng nói của ai đó đi qua bạn, tòa nhà đang được xây dựng trên đường phố tiếp theo cuối cùng rất khó chịu đến nỗi chỉ đơn giản là không thể tập trung bình thường vào việc hoàn thành trường hợp quan trọng. Thay vì sự cho phép của các tác vụ cụ thể trong đầu, quần đang quay trong 574 rúp, nơi hôm nay đã mua nhân viên của bạn hoặc Super-Mega Bieber tấn công cuối cùng, đang chơi trên đài phát thanh.

Để thực hiện các nhiệm vụ cực kỳ quan trọng, cần phải có khả năng làm việc bình tĩnh, mà không có sự can thiệp từ bên ngoài. Đó là trong trường hợp này mà bạn có thể, tập trung càng nhiều càng tốt, đạt được hiệu suất cao nhất Lao động và hiệu suất.

8. Xóa các đối tượng thành đặt ngay khi bạn hoàn thành sử dụng chúng.
Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian trong tương lai, và cũng sẽ giúp tránh lộn xộn. Không phải là một món quà họ nói: "Nếu bạn muốn tìm hiểu về đối tác trong tương lai của mình, hãy nhìn vào máy tính để bàn của mình. Thật là một đơn đặt hàng trên bàn của mình là một trật tự và trong các vấn đề của mình. "

Tôi khuyên bạn nên vứt bỏ tất cả những thứ cũ và không cần thiết của bạn, loại bỏ rác thêm để chỉ cần thiết để làm việc nhất trên bàn.

Giữ mọi thứ ở những nơi được xác định tốt. Ví dụ: tất cả các tài liệu gập thành một thư mục hoặc hộp riêng biệt, biên lai và séc cũng được giữ mỏng ở một nơi cụ thể, tay cầm và bút chì ở nơi thuận tiện nhất để sử dụng. May mắn thay, bạn có thể dễ dàng mua các bộ đặc biệt, hộp, trường hợp để giải quyết vấn đề này.

Làm điều đó và cảm thấy một hiệu ứng đáng kinh ngạc!

9. Thoát khỏi những thứ không cần thiết với bạn.
Tất cả các dự trữ của những thứ cũ còn lại trong trường hợp "Nếu nó hữu ích," sẽ không mang lại cho bạn bất cứ thứ gì khác ngoài bụi và rối loạn thêm. Ngoài ra, người ta tin rằng những thứ được gửi bởi chúng tôi "trong hố" trên lửng, trong vali, dưới ghế sofa, trong phòng lưu trữ, trên bộ bếp, mang một năng lượng tiêu cực.

Điều này, như bạn hiểu, quan tâm không chỉ là máy tính để bàn, mà còn cả không gian làm việc và nhà ở. Do đó, không thương tiếc thoát khỏi những thứ này rất cần thiết mà bạn cảm thấy tiếc khi ném ra. Thu thập tất cả những điều tốt đẹp trong xe tải, lấy bãi rác và đốt cháy. Nếu bạn thực sự cảm thấy tiếc, sau đó đặt mọi thứ bên cạnh lối vào, người nghèo sẽ nhanh chóng khác nhau. Quần áo và giày có thể được thoát nước đến nhà trẻ em và nhà dưỡng lão. Bạn sẽ chỉ biết ơn.

10. Nhập hoạt động và hình ảnh khỏe mạnh Đời sống.
Nếu bạn không thân thiện với thể thao, thể dục dụng cụ, phương pháp trị nước, dinh dưỡng hợp lý V.v., tôi khuyên bất cứ điều gì từ điều này để làm cho thói quen của bạn trong ngày. Tôi đảm bảo một trăm phần trăm rằng kết quả sẽ khá hài lòng. Điều chính là bạn không xây dựng và làm theo lịch trình thể thao của bạn. Bạn thậm chí sẽ không nhận thấy sức khỏe và tình trạng vật lý chung của bạn sẽ nhanh chóng như thế nào. Bạn cũng có thể dễ dàng thoát khỏi thói quen có hạiNếu bạn đặt mục tiêu và thay vì thói quen xấu, hãy tạo thói quen tốt.

Cần nhớ rằng con trai tốt nhất. - Đây là một giấc mơ cho đến nửa đêm, bởi vì Trong giai đoạn này, cơ thể bạn nằm và đạt được sức mạnh theo cách tốt nhất có thể. Nói cách khác, đi ngủ hôm nay chứ không phải ngày mai.

Mua, thực hiện thể thao, cảm thấy đúng. Cơ thể bạn sẽ cảm ơn bạn với hạnh phúc tốt, cấp cao Năng lượng tích cực và sẵn sàng cho các hoạt động sản xuất.

Cuối cùng, tôi sẽ đưa ra một ví dụ về lịch trình của tôi để làm cho bạn so sánh với một cái gì đó. Tôi không thể nói rằng đây là phổ quát hoàn hảo lịch trình Đối với tất cả mọi người, nhưng cá nhân, anh ta hoàn toàn phù hợp với tôi. So với đầu tiên lịch trình, điều chỉnh của tôi đã được thực hiện trong đó nhiều lần khoảnh khắc này Có vẻ như thế này ...

Kế hoạch hoàn hảo trong ngày của bạn từ quan điểm của tôi

06:00-07:00 Nâng, sạc, đổ, buổi sáng chạy, Thủ tục buổi sáng, vòi hoa sen
07:00-07:30 Bữa ăn sáng
07:30-08:30 Nghỉ ngơi, kiểm tra thư, những thứ khác
08:30-09:00 Đi văn phòng
09:00-12:00 Quy trình làm việc (đã nhập các nhiệm vụ quan trọng nhất cho hôm nay)
12:00-12:30 Bữa tối
12:30-13:00 Nghỉ ngơi, những thứ khác
13:00-14:00 Đọc văn học
14:00-18:00 Quy trình làm việc (nhiệm vụ nhỏ cho ngày hôm nay được nhập)
18:00-18:30 Bữa tối
18:30-19:00 Quy hoạch Overtouble, Lập kế hoạch ngày hôm sau
19:00-19:30 Lái xe về nhà
19:30-22:00 Kinh doanh trong nước, đào tạo, giải trí, Đi bộ, giải trí, gặp gỡ bạn bè
22:00-22:30 Tóm tắt, điều chỉnh cuối cùng của lịch trình vào ngày hôm sau, chuẩn bị cho giấc ngủ
22:30-06:00 Ngủ

Giải thích nhỏ cho kế hoạch:

  • Các quy tắc Được thiết kế cho các ngày trong tuần (ngày làm việc) và vào cuối tuần không áp dụng. Vào cuối tuần nên là kế hoạch của bạn, nhưng sắc nét trong kỳ nghỉ (mọi thứ còn tồn tại, gần như nói, chỉ quá trình làm việc đang thay đổi để nghỉ ngơi), như một phương sách cuối cùng, một số khoảnh khắc làm việc được chuyển vào một ngày nghỉ (nếu có gì đó không có thời gian hoặc một cái gì đó quan trọng về người chết).
  • Mỗi khoảng thời gian được thực hiện với một số dự trữ. Sai lệch so với thói quen trong 30 phút là bình thường.
  • Mỗi buổi sáng mỗi người có thể bắt đầu với thời gian khác nhau. Tôi vừa chuyển sang thời gian sớm hơn để quản lý nhiều hơn và nó đã đưa ra kết quả tích cực.
  • Thời gian khởi hành từ nhà đến nơi làm việc và trở lại cho tất cả mọi người có thể khác nhau. Tôi đã chọn thời gian tối ưu - khi ùn tắc giao thông đã được giải quyết trong thành phố.
  • Đọc văn học hàng ngày xem xét quy tắc bắt buộc cho tất cả. Nếu bạn không dành thời gian để đọc tại nơi làm việc - hãy đọc vào bữa tối, trên xe buýt, sau giờ làm việc, trước khi đi ngủ.
  • Nó xảy ra rằng liên quan đến các trường hợp bổ sung, nó phải đi ngủ muộn hơn nhiều. Trong mọi trường hợp, hãy cố gắng thức dậy theo lịch trình của bạn, nếu không, thói quen hàng ngày của bạn sẽ liên tục dịch chuyển, và điều này không tốt.
  • Vào cuối tuần, bạn có thể thức dậy sau và sau đó đi ngủ, nhưng đồng thời cũng dính vào lịch trình, thức dậy và liếm cùng một lúc (ví dụ: trong một hoặc hai giờ sau so với các ngày trong tuần).

Lên kế hoạch cho thời gian của bạn, bạn có thể sử dụng một tổ chức, notepad, một tờ giấy thông thường, máy tính xách tay, khác nhau chương trình đặc biệt và các ứng dụng. Cá nhân, tôi sử dụng một lịch rất thuận tiện từ Google. Ngoài ra, nó có một số chức năng hữu ích, nó được đồng bộ hóa với thiêt bị di độngVì vậy, luôn luôn trong tầm tay, bất cứ nơi nào bạn đang có. Nói chung, trong lĩnh vực đồng bộ hóa các ứng dụng của Google, hãy đi bộ các bước rất lớn. Nó giúp bạn dễ dàng làm việc khi trong một tài khoản trong một tài khoản, tất cả các loại trợ lý, cũng được đồng bộ hóa giữa chính họ. Tôi không còn trình bày công việc tại máy tính và điện thoại mà không có Google Chrome, Lịch, YouTube, Disk, Translator, Google+, Maps, Anchalics, Picasa và nhiều dịch vụ hữu ích khác. Và tôi cũng khuyên bạn nên sử dụng Wunderlist siêu lịch trình

Đó là tất cả về những gì tôi muốn nói với bạn ngày hôm nay. Nếu bạn không giữ nhật ký của riêng mình và không đặt mục tiêu của mình - ngay lập tức bắt đầu thực hiện và tiếp tục làm điều đó liên tục! Tôi hy vọng 10 quy tắc vàng trên sẽ giúp bạn lập kế hoạch thời gian của mình và bạn sẽ bắt đầu quản lý nhiều hơn nữa.