Cách phân phối đơn đặt hàng trong một doanh nghiệp nhỏ. Quản lý hồ sơ nhân sự: tài liệu hành chính. Kế toán đơn hàng cho nhân sự

Trong hệ thống quản lý văn phòng hiện nay thường phân biệt 3 nhóm văn bản hành chính lớn:

mệnh lệnh cho các hoạt động cốt lõi;
mệnh lệnh cho nhân sự;
mệnh lệnh về các vấn đề hành chính và kinh tế.

Lệnh về hoạt động chính do người quản lý ban hành và nhằm đảm bảo các hoạt động chính và hoạt động của công ty. Các mệnh lệnh này được ban hành nhằm thực hiện các quyết định quản lý và được duy trì tách biệt với các mệnh lệnh của các nhóm khác.

Có thể xác định tiêu chí chính để phân loại văn bản hành chính cụ thể cho nhóm đơn đặt hàng đang được xem xét: nội dung của nó phản ánh hoạt động (sản xuất) chính của tổ chức theo quy định của tài liệu cấu thành (điều lệ, v.v.).

Lệnh về nhân sự phản ánh tất cả các khía cạnh của quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động (các vấn đề về việc làm và sa thải, đi công tác, chuyển sang vị trí khác, xử lý kỷ luật, v.v.), và các lệnh về các vấn đề hành chính và kinh tế đều liên quan đến việc giải quyết các vấn đề các vấn đề như:

tuân thủ các quy định nội bộ của tổ chức;
vận hành tòa nhà và cơ sở;
dịch vụ vận tải;
tạo và duy trì truyền thông nội bộ;
vấn đề bảo mật (xem đoạn 773-893 của Danh sách tài liệu lưu trữ quản lý tiêu chuẩn..., được phê duyệt theo lệnh của Bộ Văn hóa Liên bang Nga ngày 25 tháng 8 năm 2010 số 558, sau đây gọi tắt là Danh sách số 558) .

Vì vậy, khi biết chủ đề của tài liệu hành chính liên quan đến mệnh lệnh về nhân sự và hoạt động hành chính, kinh tế, có thể mâu thuẫn để xác định một nhóm trong mảng tất cả các mệnh lệnh được ban hành cụ thể cho các hoạt động chính của tổ chức.

Danh sách đơn hàng cho các hoạt động cốt lõi (ví dụ)

Văn bản quy định chính quy định các nguyên tắc hệ thống hóa các văn bản hành chính, cũng có hướng dẫn về thời hạn lưu trữ các đơn đặt hàng tùy thuộc vào liên kết nhóm của chúng, là Danh sách số 558 (xem khoản 1.2 của hướng dẫn sử dụng Danh sách số 558) .

Không thể chỉ liệt kê hết các loại đơn đặt hàng cho các hoạt động chính của tổ chức mà còn cả các nhóm chuyên đề chung do hoạt động sản xuất ở mỗi tổ chức đều có những đặc thù riêng.

Được hướng dẫn bởi các quy định của Danh sách số 558, làm ví dụ, chúng ta có thể xác định các nhóm mệnh lệnh theo chủ đề sau đây cho các hoạt động cốt lõi:

về việc xác định cơ cấu của tổ chức và thay đổi nó;
giới thiệu, phê duyệt và sửa đổi tài liệu địa phương (hướng dẫn, quy tắc, quy định, v.v.);
xác định bảng biên chế và những thay đổi của nó;
tổ chức chi nhánh, văn phòng đại diện mới và bãi bỏ các chi nhánh, văn phòng đại diện hiện có;
thành lập các cơ quan đại học và tư vấn, kiểm soát (kiểm toán), khoa học, chuyên gia, phương pháp luận, tư vấn;
phê duyệt kế hoạch phát triển kinh doanh;
thực hiện quyền kiểm soát các hoạt động hiện tại của doanh nghiệp;
xác định chính sách tài chính của tổ chức;
xác định chính sách khoa học và kỹ thuật của hoạt động;
thiết lập và thay đổi phương thức hoạt động của doanh nghiệp;
ban hành quy chế tổ chức thi tuyển các vị trí còn trống, tổ chức đăng ký nghĩa vụ quân sự, một bộ biện pháp phòng vệ dân sự, bảo hộ lao động...

Trái ngược với quan niệm sai lầm phổ biến, mệnh lệnh cho các hoạt động cốt lõi (không phải nhân sự) cũng bao gồm các tài liệu hành chính về việc bổ nhiệm người đứng đầu và kế toán trưởng của tổ chức (xem đoạn 1 Điều 40 của Luật Liên bang “Về công ty trách nhiệm hữu hạn” ngày 02 /08/1998 số 14-FZ).

Đánh số đơn hàng cho các hoạt động chính của doanh nghiệp

Có một phương pháp chia các tài liệu này thành các nhóm nhỏ theo chủ đề. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng thuận tiện, vì số đăng ký đơn đặt hàng cho các hoạt động cốt lõi thường được ấn định theo thứ tự nhận trong năm dương lịch. Theo quy định, chỉ mục chữ cái không được thêm vào số thứ tự của đơn hàng đó, nhưng tùy thuộc vào luồng tài liệu được thiết lập trong một tổ chức cụ thể, tùy chọn này cũng có thể thực hiện được (xem thêm bài viết “Quy tắc đánh số thứ tự trong quản lý hồ sơ nhân sự” ).

Điều đáng chú ý là việc đánh số ở trên hoàn toàn mang tính chất tư vấn. Trước đây, theo khoản 2.7.1.3 của Hướng dẫn chuẩn cho công việc văn phòng..., được phê duyệt bởi Lệnh của Bộ Văn hóa Liên bang Nga ngày 8 tháng 11 năm 2005 số 536 (bị mất), quy định về đánh số thứ tự trong thời gian làm việc. năm dương lịch là bắt buộc nhưng hiện nay chưa có cơ sở pháp lý để đánh số.

Đồng thời, các quy tắc được đề cập vẫn tiếp tục được sử dụng cho đến ngày nay do tính dễ sử dụng trong kế toán chứng từ, bao gồm cả khi duy trì nhật ký đăng ký (bạn sẽ tìm thấy thông tin chi tiết về việc duy trì nhật ký các đơn đặt hàng đó trong bài viết của chúng tôi “Quy tắc điền nhật ký các đơn đặt hàng cho các hoạt động cốt lõi”).

Các tính năng tuân thủ thời gian lưu trữ cho các đơn đặt hàng cho các hoạt động cốt lõi

Quan trọng! Tài liệu hành chính liên quan đến đơn đặt hàng cho các hoạt động cốt lõi sẽ được lưu trữ vĩnh viễn.

Hướng dẫn sử dụng Danh sách số 558 đưa ra những giải thích sau đây về việc lưu trữ các tài liệu đó.

Các tài liệu có dấu thích hợp về nhu cầu lưu trữ lâu dài (bao gồm tất cả các tài liệu liên quan đến hoạt động chính) trong trường hợp chung phải được tổ chức chuyển đến cơ quan lưu trữ tiểu bang (thành phố) thích hợp để lưu trữ vĩnh viễn tiếp theo (xem đoạn 3.3 .1 của hướng dẫn sử dụng danh sách số 558).

Tuy nhiên, có những tổ chức không đóng vai trò là nguồn thu thập tài liệu lưu trữ nhà nước (xem Phụ lục 3 của Khuyến nghị về phương pháp..., được Trung tâm Hợp tác Kinh tế thuộc Lưu trữ Liên bang phê duyệt ngày 30 tháng 10 năm 2012). Các tổ chức này phải giữ mệnh lệnh cho các hoạt động chính của mình cho đến khi tổ chức đó bị giải thể. Tiếp theo, việc kiểm tra và lựa chọn các tài liệu cần thiết được thực hiện để chuyển nó đi lưu trữ vĩnh viễn theo quy định (xem khoản 6.2 trong lệnh của Bộ Văn hóa Nga ngày 31 tháng 3 năm 2015 số 526).

Trong trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp với việc chuyển giao chức năng cho tổ chức mới thành lập hoặc tổ chức khác thì toàn bộ tài liệu lưu trữ phải được chuyển giao cho tổ chức này theo thứ tự kế thừa và đưa vào kho lưu trữ của doanh nghiệp. Các tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn (bao gồm cả tài liệu hành chính về các hoạt động chính) và về nhân sự của các tổ chức bị thanh lý phải được chuyển trong điều kiện thích hợp để lưu trữ đến cơ quan lưu trữ của tiểu bang (thành phố) thích hợp (khoản 2.7 của lệnh số 526).

Cách điền chính xác đơn hàng cho hoạt động chính (mẫu)

Việc thực hiện lệnh cho hoạt động chính được thực hiện theo các quy tắc tương tự như các tài liệu hành chính khác.

Cấu trúc của tài liệu có thể như sau:

ngày xuất bản;
số đăng ký;
nơi (địa phương) biên soạn, xuất bản văn bản;
tên văn bản (ví dụ: “Lệnh phân công trách nhiệm kế toán…”);
nội dung chính của đơn đặt hàng;
danh sách các ứng dụng (nếu có);
chữ ký của người quản lý;
thị thực.

Lệnh phải được in trên tiêu đề thư của tổ chức hoặc phải ghi rõ trong văn bản lệnh đó liên quan đến tổ chức nào được ban hành.

Khi lập mẫu đơn đặt hàng, để xác định danh sách các chi tiết cần thiết và sơ đồ sắp xếp chúng phù hợp trên mẫu, bạn có thể sử dụng Nghị định về Tiêu chuẩn Nhà nước của Liên bang Nga ngày 03/03/2003 số 65. Các yêu cầu của nghị quyết này được khuyến khích.

Nếu cần sử dụng các biểu mẫu thống nhất, bạn cũng nên sử dụng Tài liệu quản lý phân loại toàn Nga, được phê duyệt bởi Nghị định về Tiêu chuẩn Nhà nước của Liên bang Nga ngày 30 tháng 12 năm 1993 số 299.

Trách nhiệm khi không tuân thủ các quy định về lưu trữ đơn hàng

Nói chung, nếu vi phạm các quy định về lưu trữ tài liệu lưu trữ, người liên quan có thể phải chịu trách nhiệm hành chính dưới hình thức cảnh cáo hoặc phạt tiền:

dành cho công dân - từ 100 đến 300 rúp;
dành cho quan chức - từ 300 đến 500 rúp. (xem Điều 13.20 của Bộ luật Liên bang Nga về vi phạm hành chính ngày 30 tháng 12 năm 2001 số 195-FZ).

Nghệ thuật riêng biệt Điều 13.25 của Bộ luật vi phạm hành chính của Liên bang Nga quy định trách nhiệm hành chính đối với các vi phạm tương tự đối với các công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn dưới hình thức phạt tiền:

đối với một quan chức - từ 2.500 đến 5.000 rúp;
cho một tổ chức - từ 200.000 đến 300.000 rúp.

Một quan chức có thể bị xử lý kỷ luật nếu vi phạm thủ tục lưu trữ tài liệu. Đồng thời, bản mô tả công việc hoặc hợp đồng lao động của nhân viên phải nêu rõ tài liệu cụ thể mà người đó chịu trách nhiệm bảo quản và lưu trữ.

Vì vậy, ví dụ, tòa án không coi việc xử lý kỷ luật một nhân viên vì mất lệnh đối với các hoạt động chính của tổ chức là hợp pháp, vì mô tả công việc của cô ấy chỉ ra một nhóm tài liệu hành chính khác - lệnh về nhân sự (xem phần quyết định của Tòa án tối cao Cộng hòa Komi ngày 12/09/2013 trong vụ án số 33-6244/2013).

Vì vậy, các đơn đặt hàng về các hoạt động chính của tổ chức có thể được lưu trữ vĩnh viễn. Nếu vi phạm yêu cầu này, cả quan chức và tổ chức đều có thể phải chịu trách nhiệm hành chính.

Một câu trả lời rõ ràng cho câu hỏi đây là những loại đơn đặt hàng nào - đơn đặt hàng cho hoạt động chính, không thể đưa ra, vì luật pháp không thiết lập một danh sách cụ thể về chúng. Người chịu trách nhiệm phải thực hiện việc phân biệt đó một cách độc lập, có tính đến nội dung của các mệnh lệnh được ban hành và đặc thù hoạt động của một doanh nghiệp cụ thể.

Lệnh là văn bản hành chính do người đứng đầu công ty ban hành trong khuôn khổ quyền hạn của mình và bắt buộc cấp dưới phải thi hành. Ở các công ty cổ phần, người có thẩm quyền cấp là Tổng giám đốc, ở các cơ sở y tế là bác sĩ trưởng, ở các doanh nghiệp là giám đốc, v.v. Chỉ những văn bản hành chính được thực hiện chính xác có đầy đủ các thông tin cần thiết và được chứng nhận theo đúng quy định mới được cấp phép. hiệu lực pháp luật.

Những thay đổi quan trọng nhất trong mùa xuân này!

Công tác nhân sự có những thay đổi quan trọng cần lưu ý trong năm 2019. Kiểm tra định dạng trò chơi xem bạn đã tính đến tất cả các đổi mới hay chưa. Giải quyết mọi vấn đề và nhận được món quà hữu ích từ ban biên tập tạp chí “Kinh doanh nhân sự”.
Đọc trong bài viết: Tại sao giám đốc nhân sự cần kiểm tra kế toán, có cần nộp báo cáo mới vào tháng 1 hay không và mã nào cần phê duyệt cho bảng chấm công năm 2019
Các biên tập viên của tạp chí “Kinh doanh nhân sự” đã phát hiện ra thói quen nào của nhân viên nhân sự tốn rất nhiều thời gian nhưng hầu như vô ích. Và một số trong số chúng thậm chí có thể gây hoang mang cho thanh tra GIT.
Các thanh tra viên của GIT và Roskomnadzor đã cho chúng tôi biết những tài liệu nào hiện nay trong mọi trường hợp không được yêu cầu đối với những người mới đến khi nộp đơn xin việc. Chắc chắn bạn có một số giấy tờ từ danh sách này. Chúng tôi đã biên soạn một danh sách đầy đủ và chọn một giải pháp thay thế an toàn cho từng tài liệu bị cấm.
Nếu bạn trả lương nghỉ phép muộn một ngày, công ty sẽ bị phạt 50.000 rúp. Giảm thời gian thông báo sa thải ít nhất một ngày - tòa án sẽ phục hồi nhân viên tại nơi làm việc. Chúng tôi đã nghiên cứu thực hành tư pháp và chuẩn bị các khuyến nghị an toàn cho bạn.

Lệnh là loại tài liệu hành chính phổ biến nhất. Chúng được xuất bản thường xuyên ngay cả trong một công ty tương đối nhỏ, với số lượng nhân viên chỉ giới hạn ở vài chục nhân viên; với sự giúp đỡ của họ, ban quản lý sẽ giải quyết các vấn đề hiện tại hoặc có ý nghĩa chiến lược - sản xuất, hành chính, kinh tế hoặc nhân sự.

Ngay cả khi đơn đặt hàng không có mẫu quy định, hãy ghi rõ trong đó tất cả các chi tiết cần thiết. Có thể khó tìm được tiêu đề phù hợp, lời mở đầu phù hợp và các yếu tố khác của tài liệu. Các biên tập viên của tạp chí thực tế “Nhân sự” đã tổng hợp những lời khuyên hữu ích cho bạn.

Các loại đơn đặt hàng

Bất kỳ mệnh lệnh nào được ban hành trong một tổ chức, từ quan điểm chức năng được thực hiện, đều có thể được phân loại thành một trong hai loại chính - theo nhân sự và theo hoạt động chính. được xuất bản để ghi lại các quy trình nhân sự - tuyển dụng, thuyên chuyển và sa thải, khen thưởng nhân viên và áp dụng các biện pháp kỷ luật đối với họ, các chuyến công tác và các thủ tục khác mà nếu không có thì quan hệ lao động không thể tồn tại.

Lệnh về các hoạt động cốt lõi có thể được ban hành theo sáng kiến của người quản lý (đó là lý do tại sao các tài liệu đó được gọi là tài liệu sáng kiến) và nhằm mục đích thực hiện các mệnh lệnh nhận được từ các cơ quan quản lý cấp trên. Chúng cho phép quản lý vận hành các quy trình sản xuất quan trọng, với sự trợ giúp của chúng, phê duyệt lịch nghỉ phép hoặc bảng nhân sự, thay đổi phương thức hoạt động của doanh nghiệp, sửa đổi các quy định của địa phương, thành lập các ủy ban và nhóm làm việc khác nhau, chứng nhận và đào tạo của nhân viên.

Các mệnh lệnh dành cho nhân sự thường bắt đầu ngay lập tức bằng phần hành chính (mặc dù trong một số trường hợp, chúng cũng có thể chứa một tuyên bố) và được soạn thảo ở dạng tự do và sử dụng các biểu mẫu Goskomstat được tiêu chuẩn hóa hoặc các dạng tương tự do người sử dụng lao động phát triển - tất cả phụ thuộc vào loại, mục đích chức năng và các tính năng khác của tài liệu. Ví dụ, để chính thức hóa việc tuyển dụng hoặc cử nhân viên đi công tác, có những biểu mẫu thống nhất được Ủy ban Thống kê Nhà nước phê duyệt, nhưng các mệnh lệnh về xây dựng tiền thưởng, nghĩa vụ hoặc tham gia làm thêm giờ được soạn thảo dưới mọi hình thức.

Thứ tự mẫu tiêu chuẩn cho hoạt động chính bao gồm hai phần - phần giới thiệu hoặc nêu rõ và hành chính. Có thể thấy từ những cái tên, phần đầu tiên nêu mục đích của quyết định quản lý và phần thứ hai đưa ra mệnh lệnh trực tiếp của người quản lý. Vì vậy, phần hành chính thường bắt đầu bằng từ “Tôi đặt hàng”.

Các hình thức thống nhất trong quản lý hồ sơ nhân sự

Các biểu mẫu “Goskomstat” thống nhất được sử dụng rộng rãi trong quản lý hồ sơ nhân sự. Cho đến gần đây, không có sự thay thế nào cho các hình thức thống nhất thông thường, nhưng sau khi Luật Liên bang số 402-FZ ngày 6 tháng 12 năm 2011 có hiệu lực. (“Về Kế toán”), mỗi người sử dụng lao động đều nhận được quyền hợp pháp để phát triển các biểu mẫu của riêng mình dựa trên các tiêu chuẩn hiện có. Tuy nhiên, nhiều công ty quyết định không phát minh lại bánh xe và tiếp tục sử dụng các biểu mẫu làm sẵn để hoàn thành các thủ tục nhân sự cơ bản, bao gồm:

và (về tuyển dụng);
và (về việc chuyển sang công việc khác);
và (khi cho phép nghỉ phép);
và (khi chấm dứt hợp đồng lao động);
và (về việc gửi đi công tác).

Nếu chúng ta đang nói về một nhân viên, hãy điền vào mẫu T-1, T-5, T-6, T-8 hoặc T-9, nhưng nếu tài liệu được soạn thảo cho nhiều nhân viên (ví dụ: khi một nhóm chuyên gia được gửi đi công tác cùng thời điểm) sử dụng mẫu có dấu “a”.

Làm thế nào để điền và phê duyệt một đơn đặt hàng?

Toàn bộ quá trình làm việc với tài liệu hành chính đều tuân theo một sơ đồ tiêu chuẩn:

chuẩn bị dự thảo (bản “dự thảo” sơ bộ của tài liệu được biên soạn, thảo luận, trình duyệt và chỉnh sửa nếu cần thiết);
phê duyệt phiên bản cuối cùng;
đăng ký và nhân rộng;
chuyển bản sao cho cán bộ hoặc đơn vị cơ cấu có liên quan;
đặt một bản sao kiểm soát vào tập tin, sau đó chuyển nó đi lưu trữ.

Công việc chuẩn bị được coi là một trong những giai đoạn quan trọng nhất trong chuỗi thủ tục tuần tự này. Thông thường, trách nhiệm soạn thảo bản dự thảo của văn bản thuộc về thư ký, thư ký, nhân viên bộ phận nhân sự (nếu chúng ta đang nói về việc chính thức hóa một quyết định về nhân sự), v.v. Tài liệu đã hoàn thành, đã được kiểm tra các sai sót và sai sót, sẽ được bàn giao trình người quản lý phê duyệt và sau đó đăng ký.

Một số loại văn bản hành chính được thông qua không chỉ bởi tổng giám đốc mà còn bởi các quan chức khác. Các lệnh liên quan đến việc cử nhân viên đến hoặc các cuộc gọi từ kỳ nghỉ có thể được gửi để ký cho kế toán trưởng và những lệnh liên quan đến việc sa thải hoặc áp dụng hình thức xử phạt kỷ luật - cho luật sư của công ty. Việc này phải được thực hiện trước khi tài liệu được gửi đến giám đốc để ký. Tổng thời gian phê duyệt không được vượt quá năm ngày làm việc, trừ khi nhà thầu chỉ định một khoảng thời gian khác.

Cấu trúc của văn bản có thể đơn giản (khi liên quan đến một vấn đề hoặc một người) hoặc phức tạp, chứa đựng nhiều quan điểm hành chính khác nhau.

Các mệnh lệnh phải được soạn thảo phù hợp với các quy định của pháp luật lao động của Liên bang Nga:

khi sa thải người lao động, lý do quyết định của người sử dụng lao động phải được nêu rõ theo điều, khoản, điểm cụ thể của Bộ luật Lao động;
việc khuyến khích hoặc áp dụng kỷ luật phải ngắn gọn nhưng có căn cứ rõ ràng, nêu rõ lý do và hình thức tác động cụ thể được áp dụng (thưởng, khiển trách, tặng quà có giá trị...);
khi cho phép nghỉ phép, bạn phải cho biết loại, thời lượng cũng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc chính xác;
lý do và loại hình của nó (tạm thời hoặc lâu dài), tên đầy đủ của vị trí mới của nhân viên và đơn vị cơ cấu mà anh ta được chuyển đến, thông tin về những thay đổi về tiền lương được phản ánh;
khi điền đơn, bạn cần nêu rõ các điều kiện làm việc cơ bản (thời hạn, tính khả dụng và thời gian thử nghiệm, mức thù lao);
Khi gửi đi công tác, mục đích, thời gian, điểm đến, ngày bắt đầu và ngày kết thúc đều được ghi lại.

Việc thực thi tài liệu không được mâu thuẫn với các yêu cầu của GOST R6.30-2003 ("Hệ thống tài liệu thống nhất. Hệ thống tài liệu tổ chức và hành chính thống nhất. Yêu cầu thực thi tài liệu"). Đảm bảo rằng mọi đơn hàng được phát hành trong tổ chức đều chứa các chi tiết cần thiết:

tên của tổ chức, cơ quan;
tên loại tài liệu;
ngày và nơi xuất bản;
tiêu đề cho văn bản;
số đăng ký;
chữ ký của người quản lý;
phê duyệt thị thực.

Nếu phần hành chính có một nhiệm vụ cụ thể, bạn phải cho biết tên và chức vụ của người chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ đó, cũng như thời hạn do ban quản lý giao. Quy trình hoàn thành nhiệm vụ thường trực được xác định không phải theo thời hạn cụ thể mà theo tần suất thực hiện các hoạt động được chỉ định: ví dụ: bạn có thể yêu cầu nhân viên cung cấp bản tóm tắt hàng tuần hoặc báo cáo hàng tháng về việc hoàn thành công việc. Số lượng người biểu diễn có thể là bất kỳ. Chi tiết về trình tự (sơ đồ, đồ thị, hướng dẫn, bảng biểu) thường được vẽ dưới dạng phụ lục. Lệnh có hiệu lực kể từ ngày công bố (trừ các văn bản có hướng dẫn khác).

Thủ tục đăng ký

Mỗi văn bản hành chính nhất thiết phải được gán một chỉ số đăng ký theo danh pháp đã được người sử dụng lao động phê duyệt trong năm dương lịch. Trong hầu hết các trường hợp, chỉ mục đó là một số xê-ri có ký hiệu chữ cái ngắn (ví dụ: “112-L”, trong đó phần đầu tiên là số sê-ri và phần thứ hai cho biết rằng tài liệu thuộc nhóm đơn đặt hàng dành cho nhân sự ). Trong quá trình đăng ký, chi tiết của từng tài liệu sẽ được chuyển sang một biểu mẫu đặc biệt - thẻ, sách, tạp chí, cơ sở dữ liệu điện tử.

Câu hỏi từ thực tiễn

Cách ra quyết định xử phạt kỷ luật

Câu trả lời được chuẩn bị chung với các biên tập viên

Ivan Shklovets trả lời:
Phó Giám đốc Sở Lao động và Việc làm Liên bang

Khi tất cả bằng chứng về tội lỗi của nhân viên đã được thu thập: , , ra quyết định xử lý kỷ luật.

Nếu hình phạt là khiển trách hoặc khiển trách thì ra lệnh bằng .

Và nếu, như một hình phạt, tổ chức quyết định sa thải nhân viên thì ra lệnh chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định thống nhất. , tán thành hoặc bằng cách . Trong trường hợp này, không cần thiết phải ra quyết định bổ sung để áp dụng hình thức kỷ luật sa thải. Đồng thời, việc ban hành 2 mệnh lệnh không bị coi là vi phạm pháp luật lao động. Những lời giải thích tương tự cũng được đưa ra bởi các chuyên gia của Rostrud trong .

Đặt câu hỏi của bạn cho các chuyên gia

Thông tin được nhập vào nhật ký theo trình tự thời gian, từ lần nhập cuối cùng có thể xác định ngay tổng số tài liệu thuộc một loại nhất định được nhà tuyển dụng đăng ký. Một ưu điểm nữa của hình thức đăng ký này là không thể xóa thông tin về đơn đặt hàng đã đăng ký hoặc nhập đơn hàng đó “hồi tố”. Từ quan điểm này, ngay cả những hệ thống điện tử hiện đại nhất để đăng ký và lưu trữ dữ liệu tự động cũng được coi là kém an toàn hơn vì chúng cho phép xóa thông tin về tài liệu mà không để lại dấu vết.

Nếu khối lượng tài liệu nhân sự không ngừng tăng lên thì cần phải hệ thống hóa dữ liệu đăng ký một cách chi tiết hơn. Đối với những trường hợp như vậy, nên giữ thêm một số nhật ký - ví dụ: nhật ký riêng để ghi lệnh nghỉ phép, chấm dứt hợp đồng lao động, v.v. Trên trang bìa của mỗi nhật ký, bạn phải ghi rõ ngày lưu giữ và tên. Của tổ chức. Tạp chí được giữ cho đến khi đầy và khi không còn cột trống nào trong đó, ngày kết thúc sẽ được ghi trên trang bìa và một bản sao mới sẽ được bắt đầu. Nếu thông tin chi tiết của công ty (ví dụ: hình thức pháp lý của công ty) đã thay đổi trong thời gian đăng ký, thì không cần thiết phải bắt đầu một tạp chí mới: chỉ cần cập nhật dữ liệu trên trang bìa là đủ.

Nhật ký đặt hàng. Trang tiêu đề

Nhật ký đặt hàng.

Hệ thống hóa và lưu trữ đơn hàng cho nhân sự

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự được thực hiện theo “Danh sách các tài liệu lưu trữ quản lý tiêu chuẩn được tạo ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và các tổ chức, trong đó ghi rõ thời gian lưu trữ” (được phê duyệt theo quyết định của Bộ Văn hóa Nga). Liên đoàn năm 2010).

Theo yêu cầu của nhà lập pháp, các mệnh lệnh chính thức hóa quan hệ lao động và phản ánh những sự kiện quan trọng trong tiểu sử lao động của người lao động phải được lưu trữ trong 75 năm. Nhưng có một nhóm tài liệu hành chính khác nhằm mục đích quản lý hoạt động thực hiện chức năng lao động của nhân viên và được lưu trữ trong khoảng thời gian ngắn hơn nhiều (5 năm). Do đó, trước khi gửi tài liệu đến kho lưu trữ, chúng phải được chia thành hai nhóm - theo .

Nhóm lưu trữ dài hạn bao gồm các đơn hàng:

về tuyển dụng;
về việc chuyển sang công việc khác;
về khuyến khích, quà tặng và tiền thưởng;
về việc chấm dứt hợp đồng lao động;
về việc cho phép cha mẹ nghỉ phép;
về việc thiết lập các khoản thanh toán bổ sung và phụ cấp cho tiền lương chính thức (theo thời gian làm việc, làm việc bán thời gian, điều kiện làm việc đặc biệt hoặc tính chất công việc), cũng như bất kỳ thay đổi nào khác về mức lương là một trong những điều kiện thiết yếu của hợp đồng lao động;
về việc cho phép nghỉ không lương;
về việc cử người đi công tác nước ngoài hoặc đi công tác dài ngày (trên một tháng) trong nước.

Trong tương lai, bản gốc có thể cần thiết để đáp ứng các yêu cầu xã hội và pháp lý của công dân về kinh nghiệm làm việc, giải thưởng nhận được, tiền lương và các khía cạnh quan trọng khác của hoạt động công việc. Vì vậy, cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều khoản và điều kiện lưu trữ của họ. Nhóm thứ hai bao gồm các đơn đặt hàng:

Các tài liệu loại này được biên soạn thành các tệp có thời hạn lưu giữ là 5 năm, sau đó chúng sẽ bị tiêu hủy và một đạo luật tương ứng sẽ được soạn thảo. Hãy nhớ rằng đối với các tổ chức liên quan đến một số lĩnh vực hoạt động nhất định, danh sách tài liệu của các bộ phận cho biết thời gian lưu trữ đã được phê duyệt. Các ứng dụng được lưu trữ cùng với các đơn đặt hàng, trái ngược với các tài liệu hỗ trợ (chính thức và bản ghi nhớ, báo cáo, bản sao tài liệu cá nhân của nhân viên công ty), được lưu trữ riêng.

Những sai lầm thường mắc phải khi đặt hàng

Bất chấp sự tồn tại của các tiêu chuẩn khá rõ ràng về việc chuẩn bị các tài liệu hành chính, các nhân viên vẫn thường mắc phải những sai lầm khó chịu - về thủ tục hoặc pháp lý. Các lỗi về thủ tục xảy ra do sự sai lệch cố ý hoặc vô tình so với mô hình công việc được chấp nhận chung và thường dẫn đến việc không tuân thủ các yêu cầu do nhà lập pháp đặt ra và các tiêu chuẩn địa phương của chính tổ chức về nội dung và hình thức của mệnh lệnh.

Thông thường, có những thông tin được cung cấp không chính xác (dữ liệu hộ chiếu, tên các bộ phận và vị trí cơ cấu, thông tin chi tiết về công ty), các mục bắt buộc do nhà phát triển biểu mẫu cung cấp không được điền (“Ngày biên soạn”, “Mã số nhân sự”, “Nơi biên soạn”, “Số hồ sơ”, v.v.) Việc từ chối sử dụng mẫu do người sử dụng lao động quy định hoặc sử dụng từ ngữ thiếu logic, mơ hồ cũng bị coi là sai lầm. Văn bản phải cực kỳ rõ ràng và súc tích. Việc sử dụng các cụm từ đặc trưng của phong cách kể chuyện hoặc có thể hiểu theo hai cách là không thể chấp nhận được.

Việc xác nhận của một quan chức không có thẩm quyền phù hợp hoặc dẫn chiếu đến một tài liệu hỗ trợ được thực hiện không đúng cách ít phổ biến hơn, nhưng vẫn mắc phải những sai sót trong hoạt động nhân sự. Ví dụ, trong các trường hợp chung, lệnh tuyển dụng nhân viên được ban hành có tham chiếu đến hợp đồng lao động. Nếu một thỏa thuận bị tuyên bố vô hiệu vì một lý do nào đó, văn bản hành chính được ban hành trên cơ sở thỏa thuận đó sẽ bị coi là không hợp lệ và quyết định quản lý trong đó được coi là không thể thi hành được. Bất kỳ mệnh lệnh nào khác khi soạn thảo mà người sử dụng lao động đề cập đến các thỏa thuận, hành vi và các văn bản khác được soạn thảo vi phạm các quy định pháp luật hiện hành đều mất hiệu lực pháp luật.

Lệnh chấm dứt hợp đồng lao động có đặc điểm là có sự khác biệt giữa các lý do sa thải được nêu trong đó với cách diễn đạt trong Bộ luật Lao động của Liên bang Nga và không có tham chiếu đến các điều, đoạn và tiểu đoạn cụ thể. Khi cho nhân viên nghỉ phép, người sử dụng lao động thường quên cho biết loại (lý do) hoặc thời gian nghỉ phép.

Tình hình thực tế

Cách ra lệnh nhân sự trong tình huống khó khăn

Câu trả lời được chuẩn bị chung với các biên tập viên của tạp chí " »

Veronica SHATROV trả lời,
chuyên gia luật lao động, Giám đốc và Tổng biên tập Nhân sự Hệ thống

Người nhân viên bị đột quỵ và bị liệt. Người thân mang theo giấy tờ xác nhận tình trạng khuyết tật của họ. Chúng tôi chấm dứt quan hệ lao động do hoàn toàn không có khả năng làm việc. Ai có quyền ký thay nhân viên nếu không thể ký?

Alexander Vinogradov, trưởng phòng nhân sự (Murmansk)

Để trống các trường chữ ký của nhân viên trong đơn hàng và thẻ cá nhân. Cho biết “không thể làm quen với chữ ký vì lý do y tế” và nhập thông tin chi tiết của tài liệu khuyết tật. Xác nhận phần giải thích có chữ ký của bạn cùng với bảng điểm và ghi ngày ( )…

Câu trả lời đầy đủ có sẵn sau khi miễn phí

Hủy và sửa đơn hàng

Phải làm gì nếu tình hình sản xuất thay đổi và đột nhiên cần hủy bỏ hoặc thay đổi quyết định nhân sự đã có hiệu lực? Trong trường hợp này, một lệnh mới sẽ phải được ban hành, hủy lệnh trước đó hoặc thay đổi điểm riêng lẻ của lệnh đó. Nó phải chỉ ra:

số, ngày, tên văn bản hủy bỏ, sửa đổi;
căn cứ để hủy bỏ (thay đổi) quyết định với một tuyên bố ngắn gọn về các tình huống làm lý do cho việc sửa đổi quyết định;
thủ tục để người biểu diễn thực hiện các hành động liên quan đến hoàn cảnh mới;
Họ, tên, chức vụ của người được ủy quyền kiểm soát việc thực hiện lệnh.

Tiêu đề có thể như sau: “Về việc tuyên bố lệnh về nhân sự (hoạt động chính) không hợp lệ.” Ngay sau khi chỉ thị mới có hiệu lực, hiệu lực của tài liệu trước đó (hoặc các đoạn riêng lẻ của nó, nếu chúng ta đang nói về những thay đổi một phần) sẽ chấm dứt.

Tự kiểm tra

1. Các loại lệnh hiện hành không quy định:

Một. bởi nhân sự;
b. về hoạt động kinh tế và hành chính;
c. theo hoạt động chính.

2. Văn bản nào được lập dưới dạng tự do khi chưa có mẫu thống nhất được phê duyệt:

Một. để tham gia làm thêm giờ;
b. Trình tự nghiệm thu làm việc;
c. để cử nhân viên đi công tác.

3. Nội dung nhất thiết phải được ấn định cho từng văn bản hành chính:

Một. chỉ số đăng ký theo danh pháp được người sử dụng lao động phê duyệt trong năm dương lịch;
b. số thứ tự trong sổ thống nhất mệnh lệnh trong tổ chức;
c. chỉ số đăng ký theo sổ đăng ký chỉ số được pháp luật phê duyệt.

4. Những mệnh lệnh nào phải được giữ trong 75 năm:

Một. về việc cho phép nghỉ học;
b. về việc áp dụng hình thức kỷ luật;
c. về việc cho phép cha mẹ nghỉ phép.

5. Lệnh nào phải được nhân viên chú ý, ghi rõ ngày làm quen:

Một. về việc gửi ngày nghỉ có lương cơ bản hàng năm;
b. về việc cho phép cha mẹ nghỉ phép;
c. về việc áp dụng hình thức kỷ luật.

Lệnh nhân sự, không ngoa, là tài liệu quan trọng nhất trong quản lý hồ sơ nhân sự. Chính những hành động này củng cố và thực hiện các quyết định của người sử dụng lao động liên quan đến từng nhân viên.

Dựa trên các đơn đặt hàng, các mục được thực hiện trong sổ làm việc, chúng xác nhận các khoảng thời gian hoạt động nhất định và các điều kiện mà nhân viên đã làm việc. Bộ luật Lao động của Liên bang Nga nhiều lần coi mệnh lệnh là một trong những văn bản chính thức hóa sự xuất hiện, phát triển và chấm dứt quan hệ lao động.

Phần chính của mệnh lệnh nhân sự, giống như bất kỳ tài liệu nhân sự nào khác, là nội dung của nó, tức là thông tin quản lý mà tài liệu được soạn thảo trên một phương tiện hữu hình. Mỗi lệnh nhân sự đều có nội dung riêng liên quan đến chức năng quản lý nhân sự này hay chức năng khác. Nhưng trước khi xem xét các loại cụ thể của tài liệu này, cần phải trả lời các câu hỏi sau:

Những mệnh lệnh nào (nội dung) liên quan đến mệnh lệnh về nhân sự?
Làm thế nào chúng ta có thể chọn ra chính xác các đơn đặt hàng dành cho nhân sự phải đăng ký và lưu trữ trong dịch vụ nhân sự trong tổng số đơn đặt hàng được tạo ra trong tổ chức?
Có sự phân chia mệnh lệnh rõ ràng, mang tính quy chuẩn thành các nhóm này hay người sử dụng lao động có quyền độc lập xác định ai sẽ là người lập, thực hiện, đăng ký và lưu trữ một mệnh lệnh cụ thể: dịch vụ nhân sự, dịch vụ hỗ trợ tài liệu quản lý (ban thư ký, văn phòng, v.v.)? hay kế toán?

Các loại lệnh cho nhân sự

Lưu ý rằng các chuyên gia nhân sự không phải lúc nào cũng tự hỏi mình những câu hỏi này, coi việc phân chia mệnh lệnh là một công việc vô giá trị và lãng phí thời gian. Và trên thực tế, việc phân loại này có thực sự quan trọng đến mức tạo thêm rắc rối cho bản thân và tiến hành công việc văn phòng riêng biệt cho hoạt động chính và cho nhân sự? Những nhu cầu thực tế nào quyết định những yêu cầu này?

Việc tách đơn hàng là cần thiết vì nhiều lý do.

Lý do 1. Tổ chức lưu trữ đơn hàng tiếp theo cho nhân sự.

Lý do đầu tiên và có lẽ là chính là nhu cầu xây dựng một hệ thống chính xác để lưu trữ thông tin nhân sự được phản ánh trong lệnh nhân sự. Không phải ngẫu nhiên mà hầu hết các loại lệnh này đều được lưu trữ trong 75 năm: chúng có thể cần thiết khi nộp đơn xin lương hưu hoặc trong các tình huống khác yêu cầu bằng chứng tài liệu về các sự kiện và sự kiện liên quan đến hoạt động làm việc của công dân.

Bạn cũng có thể nghe ý kiến sau: họ nói, vì các đơn đặt hàng cho các hoạt động cốt lõi được lưu trữ vĩnh viễn, nghĩa là chúng không bị hủy sau 75 năm, giống như các đơn hàng nhân sự, điều đó có nghĩa là điều kiện bảo quản trong trường hợp này thậm chí còn tốt hơn - tất cả các đơn đặt hàng trong công ty có thể được kết hợp và lưu trữ mãi mãi... Nhưng, trước hết, nó không có ý nghĩa gì cả. Và thứ hai, cần phải tính đến các quy tắc tìm kiếm tài liệu trong kho lưu trữ: người lưu trữ sẽ không tìm kiếm lệnh tuyển dụng trong một tệp có lệnh cho hoạt động chính. Đầu tiên, trong danh pháp các công việc của tổ chức, và sau đó là trong bản kiểm kê các công việc, những mệnh lệnh này phải được chỉ ra trong các bộ phận cơ cấu khác nhau và tất nhiên là trong các trường hợp khác nhau. Nếu không, lệnh nhân sự có thể không được tìm thấy chút nào, mặc dù nó đã được đưa vào kho lưu trữ và nằm ở đó an toàn.

Lý do 2. Phân công trách nhiệm công việc về giấy tờ.

Ngoài ra, chúng ta không được quên việc phân bổ trách nhiệm công việc lưu trữ hồ sơ. Đây có lẽ là một trong những vấn đề nhức nhối nhất mà các công ty phải giải quyết. Không thể chấp nhận được việc kết hợp các chức năng của một thư ký và một nhân viên nhân sự, giao cho các chuyên gia này những loại công việc bất thường đối với họ một cách bất hợp pháp. Chúng tôi thường xuyên phải trả lời các câu hỏi và khiếu nại của nhân viên nhân sự về việc thực hiện nhiệm vụ của người khác, chẳng hạn: “Tại sao tôi phải ra lệnh hỗ trợ tài chính cho nhân viên, đây không phải là tiền thưởng kỷ niệm!” Các thư ký tỏ ra phẫn nộ khi đôi khi họ được giao nhiệm vụ ra lệnh cử công nhân đi công tác chứ không chỉ dán tem giấy chứng nhận. Bản thảo của một số lệnh nhân sự (ví dụ như khấu trừ tiền lương) thường do các chuyên gia kế toán chuẩn bị và sau khi người đứng đầu tổ chức ký các lệnh này, chúng sẽ được đăng ký và lưu trữ trong bộ phận nhân sự chứ không phải trong bộ phận kế toán. hoặc thư ký.

Ghi chú!

Mỗi chuyên gia trong công ty thực hiện chức năng công việc của mình và chịu trách nhiệm về lĩnh vực công việc của mình. Không được phép giao những chức năng bất thường cho nhân viên.

Những tài liệu nào thiết lập sự khác biệt giữa mệnh lệnh cho các hoạt động chính và nhân sự?

Mặc dù chủ đề này có liên quan nhưng vấn đề phân biệt lệnh theo hoạt động chính và nhân sự không được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật và vẫn còn gây tranh cãi, gây khó khăn cho người thực hiện và dẫn đến sai sót trong việc lập hồ sơ lệnh và khó khăn khi tìm kiếm lệnh. trong kho lưu trữ. Tất nhiên, đóng góp quan trọng trong việc giải quyết vấn đề này là của Bộ Văn hóa Nga, khi ban hành lệnh số 558 ngày 25 tháng 8 năm 2010 “Về việc phê duyệt Danh sách tài liệu lưu trữ quản lý tiêu chuẩn được tạo ra trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và các tổ chức, nêu rõ thời gian bảo quản.” Tại khoản “b” của Nghệ thuật. Mục 19 của Danh sách nói trên chỉ ra các loại mệnh lệnh dành cho nhân sự. Nhưng danh sách này không đầy đủ vì không phải tất cả các mệnh lệnh nhân sự đều được nêu tên ở đây.

Khó khăn trong việc phân chia đơn hàng gắn liền với nhiều tình huống cụ thể phát sinh khi làm việc với nhân sự.

Kế toán đơn hàng cho nhân sự

Câu hỏi thực tế về chủ đề mệnh lệnh cho nhân sự

Tôi làm thanh tra nhân sự trong một công ty nhỏ, nơi tất cả các đơn đặt hàng được lưu giữ trong hai cặp hồ sơ - với thời hạn lưu trữ là 5 và 75 năm. Gần đây tôi đã chuyển đến một tổ chức lớn, nơi cần phải sắp xếp mọi thứ trong hồ sơ nhân sự. Đến cuối năm nay dự kiến sẽ thay đổi danh pháp các vụ việc, bây giờ chúng ta cần nghĩ cách phân chia các vụ việc một cách chính xác theo mệnh lệnh nhân sự. Những tiêu chí nào, ngoài thời hạn sử dụng, cần phải tuân theo?

Tiêu chí này phải là nội dung của mệnh lệnh, cụ thể là lý do tạo ra nó. Chúng ta có thể nêu bật những lĩnh vực sau trong công việc của bộ phận dịch vụ nhân sự và kế toán, trong đó, theo yêu cầu của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, cần phải ban hành mệnh lệnh cho nhân sự:

Lập hồ sơ luân chuyển nhân sự: tuyển dụng, luân chuyển, điều động, sa thải.
Những thay đổi về điều khoản của hợp đồng lao động (ngoại trừ những thay đổi về chức năng lao động của người lao động): thay đổi về tiền lương, thay đổi giờ làm việc, v.v.
Giao thêm công việc cho người lao động: kết hợp ngành nghề (chức vụ), mở rộng địa bàn phục vụ, tăng khối lượng công việc, thực hiện nhiệm vụ của người lao động tạm thời vắng mặt mà không phải nghỉ việc theo hợp đồng lao động.
Tham gia vào công việc ngoài giờ làm việc đã quy định: làm việc vào cuối tuần và ngày nghỉ không làm việc, làm thêm giờ, cũng như trong các điều kiện khác với bình thường, chẳng hạn như vào ban đêm.
Cho người lao động nghỉ việc trong các trường hợp pháp luật quy định: giới thiệu bắt buộc khám sức khỏe định kỳ (chứng nhận) hoặc đào tạo, kiểm tra kiến thức, kỹ năng trong lĩnh vực bảo hộ lao động; được giải phóng khỏi công việc trong khi thực hiện nghĩa vụ nhà nước hoặc công cộng.
Đình chỉ công việc của người lao động trong các trường hợp pháp luật có quy định.
Cho phép nghỉ phép: được trả lương hàng năm (cơ bản và bổ sung), không lương, đi học, thai sản, chăm sóc trẻ em.
Gửi trong một chuyến công tác.
Khuyến khích và khen thưởng khi thành công trong công việc.
Đưa ra trách nhiệm kỷ luật hoặc tài chính.
Thay đổi thông tin tiểu sử.
Thù lao, khuyến khích tài chính, các khoản khấu trừ từ tiền lương.
Chứng nhận của người lao động.
Đào tạo, giáo dục chuyên môn bổ sung, v.v.

Tùy thuộc vào số lượng đơn hàng được tạo trong một tình huống nhất định, tất cả chúng có thể được tạo thành các trường hợp riêng biệt.

Bất kỳ công ty nào, dù là công ty nhỏ, đều phát hành và lưu trữ một số lượng lớn các lệnh và hướng dẫn khác nhau. Nếu bạn đăng ký tất cả và gộp chung vào một file thì sớm muộn gì cũng sẽ dẫn đến nhầm lẫn. Và đại diện có thẩm quyền của cơ quan kiểm tra khó có thể phê duyệt tài liệu đó.

Thông tin tóm tắt:

Để phân chia chính xác các mệnh lệnh phát hành trong một tổ chức, bạn cần được hướng dẫn bởi các tài liệu sau:

được Rosarkhiv chấp thuận;
hướng dẫn công việc văn phòng (do cơ quan chủ quản xây dựng).

Dựa trên những tài liệu này, mỗi tổ chức nên xây dựng một danh mục các trường hợp. Dựa vào đó, việc phân chia mệnh lệnh, hướng dẫn và các tài liệu khác diễn ra.

Tùy thuộc vào quy mô nhân viên của tổ chức và cơ cấu của nó, danh pháp phát triển của các trường hợp có thể được chia thành các bộ phận chỉ mã chữ cái hoặc có thể chung chung.

Trong mọi trường hợp, tất cả các mệnh lệnh trong một tổ chức điều hành đều được chia thành các mệnh lệnh về hoạt động kinh tế cốt lõi và mệnh lệnh về nhân sự.

Các mệnh lệnh về hoạt động chính và công việc thường do thư ký lưu giữ (trừ khi có quy định khác bằng lệnh riêng). Ông cũng chịu trách nhiệm đăng ký, lưu trữ và lưu trữ các đơn đặt hàng này.

Tài liệu cũng khác nhau về thời gian lưu trữ. Các đơn đặt hàng về các hoạt động chính của doanh nghiệp (về cơ cấu tổ chức, phê duyệt bảng nhân sự, thực hiện các thay đổi, v.v.) đều có đường lưu trữ - vĩnh viễn. Cuối năm dương lịch bàn giao vào kho lưu trữ của doanh nghiệp.

Các đơn đặt hàng về các vấn đề kinh tế và hoạt động có thời hạn sử dụng là 5 năm. Họ đánh số liên tục mà không có chữ cái. Nếu khối lượng đơn hàng phát hành tại doanh nghiệp lớn thì trong năm được chia thành nhiều khối. Sau khi hết thời gian lưu trữ, dữ liệu từ .

Lệnh cho nhân sự được ban hành và lưu trữ tại bộ phận quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Chúng cũng khác nhau về thời hạn sử dụng.

Chú ý: Lệnh tuyển dụng, sa thải và điều chuyển nhân viên trong doanh nghiệp có thời hạn 75 năm. Lệnh đổi họ, đi công tác dài ngày, tạm thời chuyển công nhân dài hạn… cũng được nộp tại đây, các giấy tờ này được đăng ký vào sổ, đánh số liên tục và có chữ cái (thường là “l-s”, “k” ). Cuối năm, các đơn hàng này được hệ thống hóa theo thứ tự bảng chữ cái, đánh số trang và kiểm kê nội bộ, sau đó tập hợp thành hồ sơ và cùng với sổ đăng ký bàn giao vào kho lưu trữ.

Đơn đặt hàng cho các kỳ nghỉ (thường xuyên, không lương, v.v.), các chuyến công tác ngắn hạn và chuyển công tác được lưu trữ trong một tệp riêng, chúng được lưu trữ trong 5 năm. Một chữ cái được thêm vào để đánh số thứ tự (ví dụ: “o” hoặc mã bộ phận).

Lệnh thu có cùng thời gian lưu giữ. Tuy nhiên, nên bảo quản chúng riêng biệt, vì... tài liệu được đính kèm với chúng: ghi chú giải thích, giao thức, thông báo, v.v.).

Khi hết thời gian lưu trữ, các đơn hàng này sẽ bị hủy.

Trong các tổ chức nhỏ, theo quy luật, các mệnh lệnh được phân bổ cho các hoạt động cốt lõi và cho nhân sự, đôi khi quên mất một nhóm khác - các mệnh lệnh về các vấn đề hành chính và kinh tế. Trong các tổ chức lớn, ngay cả ba loại này cũng sẽ không đủ. Ngoài ra, thường có các bộ phận khác nhau chuẩn bị các nhóm đơn đặt hàng khác nhau và đôi khi các chuyên gia cá nhân muốn chứng minh rằng đơn đặt hàng về một vấn đề mới phát sinh không phải là vấn đề khiến anh ta đau đầu mà là lĩnh vực của một đồng nghiệp từ bộ phận khác. Để hòa giải mọi người, chúng ta cần lập lại trật tự.

Tại sao tất cả điều này là cần thiết?

Thực tiễn cho thấy các tổ chức lớn, bất kể lĩnh vực hoạt động, hình thức tổ chức, pháp lý đều ban hành một số lượng khá lớn các văn bản hành chính, chủ yếu là mệnh lệnh. Đồng thời, khi tiến hành kiểm tra giá trị của loại tài liệu này, sẽ nảy sinh những khó khăn nhất định do đặc thù hoạt động của một tổ chức lớn. Thực tế là một tổ chức nhỏ có thể tự giới hạn việc ban hành hai loại lệnh: về hoạt động chính và về nhân sự (được bổ sung bằng việc ban hành lệnh), việc thực hiện trong trường hợp này được giao cho một người. Quy mô hoạt động của tổ chức càng lớn, số lượng nhân viên càng lớn và cơ cấu quản lý càng phức tạp thì thuật toán ban hành các hành vi hành chính nêu trên càng kém phù hợp đối với tổ chức.

Tôi nên làm gì? Câu trả lời cho câu hỏi này đã được tìm thấy cách đây khá lâu: các mệnh lệnh được chia thành các loại riêng biệt và việc thực hiện chúng được giao cho từng nhân viên hoặc các bộ phận khác nhau. Kết quả là, một tình huống tiêu chuẩn cho công việc văn phòng gia đình hiện đại phát sinh khi một số đơn hàng được xử lý (tương ứng, đăng ký và lưu trữ trước khi chuyển đến kho lưu trữ) bởi dịch vụ công tác văn phòng và một số đơn hàng được dịch vụ nhân sự xử lý.

Đồng thời, đôi khi nhân viên của bộ phận văn thư và nhân sự gặp khó khăn trong việc quyết định xem liệu loại mệnh lệnh nào để chính thức hóa các quyết định nhất định - mệnh lệnh về hoạt động chính hoặc mệnh lệnh về nhân sự.

Điều đáng nói thêm là việc phân chia đơn đặt hàng thành hai loại - theo hoạt động chính và theo nhân sự - không thể làm hài lòng các tổ chức lớn có nhiều vấn đề cần giải quyết. Do đó, số lượng các loại mệnh lệnh tăng lên (các mệnh lệnh xuất hiện về các vấn đề hành chính và kinh tế, cử nhân viên đi công tác, v.v.) và việc chuẩn bị các mệnh lệnh về một số vấn đề nhất định có thể được giao cho từng nhân viên hoặc bộ phận, hoặc trên trên cơ sở một lần hoặc trên cơ sở liên tục, điều này tất nhiên sẽ làm tăng thêm sự phức tạp.

Các tiêu chuẩn hiện hành của tiểu bang có các hướng dẫn chung về việc thực hiện lệnh và không cho phép giải quyết những vấn đề này. “Quy tắc làm việc văn phòng trong các cơ quan hành pháp liên bang” được phê duyệt gần đây cũng không làm rõ thêm. Lối thoát duy nhất vẫn là nghiên cứu chi tiết về việc phân loại đơn đặt hàng theo đạo luật địa phương do chính tổ chức ban hành.

Trước hết, cần xác định số lượng loại lệnh có thể ban hành. Có lẽ nên chia các đơn đặt hàng cho các hoạt động chính và nhân sự thành các nhóm nhỏ hơn để tạo điều kiện cho công việc tham khảo thêm và đảm bảo khả năng chuyên môn hóa các hoạt động của nhân viên chuẩn bị cho chúng. Các nhóm được chọn phải được ghi vào bảng biểu mẫu văn bản thống nhất. Tuy nhiên, ngay cả việc sử dụng phiếu báo cáo dạng thống nhất cũng không cho phép chúng ta tổ chức đầy đủ công việc phân công mệnh lệnh cho một loại cụ thể, do đó cần quy định vấn đề phân loại mệnh lệnh trong các hướng dẫn công việc văn phòng, hoặc đưa ra một bộ phân loại riêng. Trong trường hợp sau, bộ phân loại có thể được phê duyệt theo thứ tự và được sử dụng làm phụ lục cho danh pháp các trường hợp. Tùy chọn này thuận tiện nếu các hướng dẫn quản lý văn phòng hiện tại nhìn chung đáp ứng các yêu cầu hiện đại và không cần phải sửa đổi ngay lập tức.

Nội dung của bộ phân loại sẽ mang tính cá nhân cho mỗi tổ chức. Khi biên soạn nó, bạn có thể được hướng dẫn bởi các quy định của Hệ thống tài liệu tổ chức và hành chính thống nhất. Đồng thời, có tính đến thực tế là mặc dù USORD nằm trong số USRD hiện có nhưng nó thực sự không được sử dụng trong các hoạt động của các tổ chức, kể từ giai đoạn đầu tiên của USORD, được Cục Lưu trữ Chính của Liên Xô phê duyệt vào năm 1979 , hiện nay phần lớn đã lỗi thời và giai đoạn thứ hai của USORD, được Rosarkhiv phê duyệt năm 1993, đã không được đưa vào thực tế. Phần OKUD dành riêng cho tài liệu về tổ chức và hành chính đã không được duy trì kể từ năm 1993, do đó OKUD không bao gồm nhiều dạng tài liệu được quy định bởi các đạo luật pháp lý và quy định khác của Liên bang Nga. Hữu ích hơn nhiều sẽ là “Danh sách các tài liệu lưu trữ quản lý tiêu chuẩn được tạo ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và các tổ chức, cho biết thời gian lưu trữ”, bởi vì chỉ trên cơ sở đó mới có thể phân loại đơn hàng theo thời gian lưu trữ (sau đây gọi là Danh mục).

Dưới đây là một ví dụ về phân loại thứ tự. Trong ví dụ này, các đơn hàng được chia thành ba nhóm (theo Điều 19 của Danh sách):

đối với hoạt động chính - thời hạn sử dụng không đổi;
về mặt nhân sự - hầu hết được bảo quản trong 75 năm, nhưng một số loại có thể được bảo quản trong 5 năm;
về các vấn đề hành chính và kinh tế - 5 năm.

Việc phân nhóm được thực hiện theo hàm lượng và thời hạn sử dụng theo Điều 19 của Danh mục mới.

Tiếp theo, chúng ta chia mỗi nhóm thành các nhóm con riêng biệt, vì việc thực hiện các nhóm (loại) đơn đặt hàng khác nhau có thể được giao cho các bộ phận khác nhau hoặc cho các nhân viên dịch vụ nhân sự khác nhau. Sự phân chia này sẽ làm cho công việc tham khảo trở nên dễ dàng hơn trong tương lai. Ví dụ: bạn có thể đánh dấu các yêu cầu khuyến khích và hỗ trợ tài chính, bởi vì chúng liên quan đến việc phân bổ và chi tiêu các nguồn tài chính bổ sung và cần có sự kiểm soát quản lý đặc biệt đối với lĩnh vực công việc này. Và cuối cùng, thật hợp lý khi phân biệt các mệnh lệnh về kỳ nghỉ, nhiệm vụ, hình phạt cũng như cử nhân viên đi công tác thành các loại riêng biệt, bởi vì chúng có thời hạn sử dụng là 5 năm.

Mỗi loại lệnh được ấn định chỉ mục quản lý hồ sơ riêng, mỗi loại được lưu trữ và lưu trữ riêng biệt theo thời gian lưu trữ đã thiết lập.

Chúng tôi đề xuất sử dụng cách lập chỉ mục dựa trên hai chữ cái có thể gợi lên những liên tưởng nhất định, giúp nhân viên dễ dàng ghi nhớ và tiếp thu cách phân nhóm được đề xuất hơn:

OD — VỀ chủ yếu D hoạt động,
BUỔI CHIỀU — L riêng tư VỚI rời đi
nghị sĩ — M tâm nhĩ P giúp đỡ / M vật liệu P sự khích lệ
ĐƯỢC RỒI — VỀ`ĐẾN- mọi thứ đều ổn, đi nghỉ,
km — ĐẾNồ M andering (thường xuyên),
KS- Chuyến công tác tới VỚI bao giờ (hoặc ĐẾN chuyến công tác VỚI nghiêm trọng),
Ồ — MỘT hành chính X vấn đề kinh tế, v.v.

Bộ phân loại có thể được trình bày dưới dạng bảng.

Bạn có thể thêm một cột vào đó để cho biết người quản lý nào chủ yếu ký một lệnh thuộc một loại nhất định (nếu việc phân bổ quyền lực như vậy được quy định theo lệnh liên quan). Trong trường hợp này, tất nhiên, người quản lý, người đầu tiên trong tổ chức, có thể ký bất kỳ mệnh lệnh nào.

Cột thứ năm chứa các tiêu đề tiêu chuẩn có thể được sử dụng khi đặt hàng. Điều này sẽ giảm số lượng lỗi xảy ra khi đặt hàng và sẽ tạo điều kiện thuận lợi đáng kể cho việc nhập thông tin vào hệ thống truy xuất thông tin (xét cho cùng, hầu hết chúng đều cho phép bạn tạo một thư mục gồm các tiêu đề tiêu chuẩn, từ đó người dùng có thể chọn tiêu đề họ cần) . Trình phân loại như vậy sẽ cho phép bạn tránh được các vấn đề khi tiến hành kiểm tra giá trị của tài liệu.

Chú thích cuối trang

Thu gọn hiển thị

Thể loại

Lựa chọn của người biên tập