Главная > Утепление > График отпусков должен быть утвержден не позднее. Приказ об утверждении графика отпусков - образец (2019)


График отпусков должен быть утвержден не позднее. Приказ об утверждении графика отпусков - образец (2019)




Г рафик отпусков на 2014 год необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2013 г. Вы узнаете, как собрать сведения с сотрудников о желаемых отпусках на следующий год; как их систематизировать и состыковать; по какой форме составлять график отпусков (ведь унифицированная форма № Т-7 Госкомстата больше не является обязательной); в каком порядке заполняются сведения в графике и как они потом корректируются, если сотрудники фактически уходят в отпуск не в запланированные периоды.

Но самым распространенным видом отпуска, который касается всех работников, является ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждый сотрудник вашей организации должен (в идеале) уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в следующем году. Понятно, что большинство хотят отдохнуть летом. Но не могут же все разом уйти в отпуск - кому-то надо остаться и поддерживать работоспособность организации. Вот и приходится договариваться между собой: кто идет летом в этом году, а кто в следующем, в какой очередности взаимозаменяемые сотрудники будут уходить в отпуск, успевая передавать дела друг другу, и чтобы это было максимально удобно всем. Результаты таких договоренностей фиксируются в графике отпусков, который должен быть составлен на следующий год не позднее, чем за 2 недели до его начала (в 2013 году дата утверждения графика отпусков на 2014 год должна быть не позднее 17 декабря). При этом стоит учитывать, что:

  • сначала подготовленный проект графика должен пройти согласование с выборным профсоюзным органом вашей организации, если таковой имеется (см. дату, отмеченную цифрой 1 в Примере 6);
  • далее документ подписывает руководитель кадровой службы (цифра 2) и
  • только после этого он утверждается руководителем организации (цифра 3).

Хотя даты оформления этих реквизитов могут и совпадать.

Если в организации отсутствует график отпусков или он создан с нарушением действующего законодательства, то работодатель может быть привлечен к административной ответственности согласно ст. 15.27 КоАП РФ (о ее санкциях мы расскажем далее).

Кто не сможет попасть в график отпусков?

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется всем сотрудникам, работающим по трудовому договору, независимо от срока, на который он заключен (неопределенный срок или срочный). На него имеют право также сезонные работники и те сотрудники, чьи трудовые отношения оформлены по совместительству.

Лицам, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, так как трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

Допустим, в декабре 2013 года в вашей организации утвердят график отпусков на 2014 год, а в январе 2014 года или позже будут приняты на работу новые сотрудники. У них в 2014 году в вашей организации будет идти только первый год работы - отпуска именно этих работников в графике не могут быть отражены при его составлении. Поэтому алгоритм оформления документов на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска имеет 2 варианта (см. Схему 1):

  • для предоставления отпуска за 2-й и последующие годы работы у данного работодателя на основании утвержденного графика отпусков и
  • за 1-й год работы - на основании заявления работника и с одобрения руководства (в нестандартных случаях, которые не могли быть заранее запланированы в графике отпусков, например, при переносе отпуска у давно работающих сотрудников его новые даты тоже определяются по данному алгоритму).

Схема 1

Комплект документов для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска

Свернуть Показать

Ключевые аспекты

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Причем нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число его календарных дней не включаются (ст. 120 ТК РФ). Поэтому многие стараются «захватить» такие дни в свой отпуск (см. Пример 1).

Пример 1

Нерабочие и праздничные дни в период отпуска не включаются

Свернуть Показать

Допустим, работник берет отпуск продолжительностью 14 календарных дней начиная с 03.03.2014. Период отпуска выделен на календаре оранжевой заливкой.

Если бы в этот период не входил праздничный день, то выйти на работу человек должен был бы 17.03.2014 в понедельник.

Но 10 марта - нерабочий день (на него перенесен Международный женский день с 8 марта, которое в 2014 году приходится на субботу), поэтому он в число 14 календарных дней не входит и человек может выйти на работу на день позже - во вторник 18.03.2014.

Но при этом надо быть очень осторожным. Чтобы продлить свой отпуск за счет праздничных дней, в заявлении лучше укажите не только период отпуска (даты его начала и окончания), но и количество календарных дней. В рассматриваемом случае следует написать: «Прошу предоставить мне очередной отпуск с 03.03.2014 по 17.03.2014 включительно на 14 календарных дней».


В трудовом законодательстве предусмотрены категории работников, которым установлена иная продолжительность отпуска:

  • инвалиды - не менее 30 календарных дней;
  • педагогические работники - от 42 до 56 календарных дней;
  • работники в возрасте до 18 лет - 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
  • работники, заключившие трудовой договор на срок до 2 месяцев, получают оплачиваемые отпуска или компенсацию при увольнении из расчета 2 рабочих дня за 1 месяц работы (ст. 291 ТК РФ);
  • сезонным работникам - 2 рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 295 ТК РФ).

По общему правилу право на отпуск у сотрудника возникает, если он проработал в организации непрерывно не менее 6 месяцев. Причем в ТК РФ не предусмотрено представление неполного ежегодно оплачиваемого отпуска, то есть пропорционально отработанному времени. Он предоставляется в полном объеме, установленной продолжительности (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). Таким образом, если работник, отработав полгода, просит отпуск в размере 28 календарных дней, которые полагаются за целый год работы, работодатель должен его дать.

Право на следующие 28 календарных дней отпуска возникает у работника после начала 2-го рабочего года, а не с 1-го января ближайшего календарного года. Такой порядок закреплен в ст. 122 ТК РФ, потому что рабочий год начинается со дня поступления человека на работу на основании трудового договора (это наглядно показано в Примере 2). Однако отпуск за 2-й и последующие годы работы может предоставляться в любое время года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленных в графике у конкретного работодателя.

Пример 2

Определяем год работы у конкретного работодателя

Свернуть Показать

Сотрудник был принят на работу 01.08.2010, тогда годы его работы в этой организации будут выглядеть следующим образом (по общему правилу, если нет исключений, предусмотренных ст. 121 ТК РФ):

Для исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, следует руководствоваться ст. 121 ТК РФ. При этом, если какие-либо периоды времени, в соответствии с данной статьей, не включаются в стаж работы для отпуска, то окончание рабочего года отодвигается на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для отпуска.

Пример 3

Свернуть Показать

В стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Если у сотрудника общая продолжительность отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года составила 19 календарных дней, то при расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не учитываются календарные дни начиная с 15-го дня. Такие разъяснения даны в письме Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1.

В то же время по соглашению сторон оплачиваемый отпуск сотруднику может быть представлен и до истечения 6 месяцев работы .

Кроме того, работодатель обязан предоставить его ряду категорий работников по их заявлению в любом случае (ст. 122 ТК РФ):

  • женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работникам в возрасте до 18 лет;
  • работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
  • в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Что касается женщин, собирающихся в декрет, то независимо от стажа работы по их желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Для этого женщине необходимо написать заявление и приложить документы, подтверждающие беременность, и работодатель обязан такой отпуск предоставить (письмо Роструда от 18.03.2008 № 659-6-0).

Следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

В противном случае работодателю грозят санкции в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ:

  • штраф для должностных лиц составляет от 1000 до 5000 рублей, а за повторное нарушение - дисквалификация на срок от 1 до 3 лет;
  • штраф для ИП - от 1000 до 5000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • штраф для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

По соглашению сторон отпуск может быть разделен на две части , одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. В то же время законодательно не установлено, на какое количество частей может быть разбит отпуск. Поэтому если достигнуто соглашение между работником и работодателем, то продолжительность отдельной части отпуска может быть любой (хоть два дня).

Обратите внимание на нижеследующую позицию Федеральной службы по труду и занятости РФ, изложенную в письме от 17.07.2009 № 2143-6-1 (далее - Письмо):

  • работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней), этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора;
  • таким образом, при предоставлении работнику части отпуска, например, продолжительностью 2 календарных дня (четверг и пятница), в соответствии с его заявлением выходные дни в него (в отпуск) не включаются.

Но на практике очень часто именно эта ситуация и встречается, когда работодатель, предоставляя отпуск на 5 календарных дней (с понедельника по пятницу), в обязательном порядке приплюсовывает к ним еще 2 календарных дня (субботу и воскресенье). Итого получается, что работник уходит в отпуск на 7 календарных дней (и драгоценные для человека 28 дней отпуска тают на глазах).

Если вам потребуются аргументы для защиты своих прав в отношении продолжительности отпуска, можете воспользоваться вышеуказанным Письмом в свою защиту.

Как учесть мнения работников?

График отпусков составляется для всех структурных подразделений на год. При его составлении учитываются положения законодательства РФ, особенности деятельности организации и пожелания работников. Подчеркнем, что пожелания сотрудников учитываются по мере возможности (законодатель четко оговорил, чьи просьбы и в каких случаях становятся для работодателя обязательными, например, супруге военнослужащего необходимо предоставить отпуск одновременно с ее мужем).

Чтобы легче было собрать пожелания работников, вы можете разработать для них форму заявления или опросного листа, на котором легче отображать мнения согласующих лиц и решение руководителя. Лучше составлять опросный лист:

  • 1 вариант - для отпуска каждого работника - отдельный опросник:
    • сотрудник выражает свое намерение;
    • далее его оценивает непосредственный руководитель, знающий ситуацию в отделе в целом, и, если нужно, корректирует запрошенный период отпуска. Свое мнение могут вносить на опросный лист не только непосредственный руководитель, но и управленцы более высокого уровня либо смежных подразделений;
    • мнение самого высокопоставленного руководителя (если их несколько на опроснике) является окончательным,
    • если оно отличается от первоначального запроса работника на свой отпуск, то важно, чтобы работник письменно на этом листе отразил свое ознакомление (а лучше - согласие) на изменения, проставив дату и подпись;
  • 2 вариант - на 1 листе собирается информация об отпусках всех сотрудников подразделения: по каждому оформляется своя строка в таблице.

Опросный лист вы можете сделать любым, опираясь на предложенные нами наработки. Если у вас на руках будут заполненные документы, из которых видно, кто когда хочет уйти в отпуск, это значит, что вы провели работу по учету мнения работников при подготовке графика отпусков (именно этого требует ТК РФ от работодателя).

Когда пожелания всех работников собраны в таблице одного документа либо отдельными опросными листами, руководителю легче анализировать информацию и увидеть, какие пожелания легко выполнимы, а какие - взаимоисключающие и требуют корректировки.

Результат анализа заносится в проект графика отпусков.

По какой форме составлять график отпусков?

Напоминаем, что форма № Т-7 графика отпусков была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Но в связи со вступлением в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно его ст. 9, формы первичных учетных документов коммерческой организации теперь утверждает ее руководитель, они лишь должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в этой статье.

На практике легче воспользоваться проверенной временем и всем знакомой формой № Т-7 и утвердить ее в организации (если нужно, то немного подкорректировать).

Как заполнять график?

Табличная часть графика (мы говорим о привычной форме № Т-7) может быть составлена как в алфавитном порядке , так и в порядке подчиненности . Возможно принять порядок заполнения по очередности запланированных дат отпусков . В графе «Количество календарных дней» указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, при этом суммируются основной и дополнительный отпуск.

Отпуск включает в себя не только основной и дополнительный оплачиваемый отпуск, но и не использованные работником календарные дни за предыдущие периоды. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды (которые ранее не удалось отгулять) могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем (оба алгоритма показаны в Схеме). Такие разъяснения дает Роструд в письме от 01.03.2007 № 473-6-0.

Но следует помнить, что согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он представляется .

На момент утверждения в табличной части графика отпусков должны быть заполнены графы с 1-й по 6-ю: структурное подразделение, должность (специальность, профессия) по штатному расписанию, Ф.И.О., табельный номер (в случае его присвоения), количество запланированных дней отпуска и запланированная дата его начала (см. Пример 4).

Следующие графы (7-10) заполняются по мере использования сотрудниками отпуска. Так, фактическая дата отпуска (графа 7) заполняется после его окончания.

Графы 8 и 9 (документ-основание переноса отпуска и новая дата его начала) заполняются на основании приказа о переносе отпуска в рамках того же года. Если же отпуск вовсе не предоставлялся или смещен на другой год, то такие сведения отражаются в последней 10-й графе «Примечание». Сюда могут вноситься и иные сведения, например, почему ежегодный отпуск у работника более 28 календарных дней или почему в данном году ему предоставляется менее 28 календарных дней отпуска.

Как уведомлять работников о предстоящем отпуске?

Работодатель обязан предупредить работника под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Для этого можно завести журнал, в котором отражается факт уведомления.

В некоторых организациях сразу ознакамливают всех сотрудников с графиком отпусков после его утверждения, но к такому варианту проверяющие органы относятся скептически - ведь если отпуск у человека в ноябре 2014 года, а уведомляют его путем ознакомления под подпись с графиком в конце 2013 года, то он вполне может об этом забыть. Кстати, обязанность знакомить работников с самим графиком отпусков организации или отдела на законодательном уровне не установлена. Такое решение может быть принято внутри организации путем внесения дополнительной графы в график отпусков, где сотрудники поставят подпись об ознакомлении под своими данными об отпуске - и тут важно:

  • рядом с подписью об ознакомлении ставить дату ознакомления;
  • ознакамливать сотрудников с графиком не сразу после его утверждения, а каждого отдельно недели за 2-3 до даты начала его отпуска.

Тем самым они будут своевременно уведомлены о времени начала своего отпуска.

Третий способ уведомления - направлять работнику не позднее двух недель до его отпуска отдельный документ. Этот вариант по сравнению с предыдущими имеет ряд преимуществ:

  • работник получает информацию о себе и не видит «лишнего»;
  • если обстоятельства у человека изменились и он хотел бы перенести свой отпуск, то в данном документе он сможет это отразить;
  • более того, можно разработать форму извещения так, чтобы уведомлять об отпуске и непосредственного руководителя будущего «отпускника», который тоже сможет оценить перспективы скорой потери бойца и успеть внести свои коррективы;
  • кто бы ни был инициатором переноса отпуска, другая сторона должна иметь возможность обозначить письменно свою позицию.

Ведь утвержденный график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. Поэтому возможность отступления от него в большинстве случаев допустима лишь с согласия обеих сторон (если особый порядок не прописан законодателем для данного случая, ведь работник, например, может быть необходим организации для устранения последствий аварии на производстве, которые грозят жизни и здоровью других членов коллектива).

Когда выгоднее идти в отпуск в 2014 году?

Чтобы удлинить свой отпуск, вы можете подбирать его даты так, чтобы они примыкали к выходным и нерабочим праздничным дням либо «захватывали» праздники (как в Примере 1). Поэтому многие стараются «присоединить» к отпуску такие длительные праздники, как майские или новогодние.

Но тут нужно понять, что для вас важнее. В месяца, щедрые на праздничные дни, размер отпускных будет меньше, чем в другие. Рассмотрим это наглядно:

Пример 5

Соотношение стоимости рабочего дня и отпускного в разных месяцах 2014 г.

Свернуть Показать

Допустим, оклад работника - 40 000 руб. и он работает полностью расчетный период. Тогда легко рассчитать стоимость его рабочего дня, а также среднедневного заработка для оплаты отпускных. Воспользуемся данными нижеследующей таблицы. Например, в январе:

  • стоимость рабочего дня: 40 000,00 руб. / 17 рабочих дней месяца = 2 352,94 руб.;
  • стоимость отпускного дня: 40 000,00 руб. × 12 мес. / 12 мес. × 29,4 = 1 360,54 руб.

По разнице этих двух показателей (см. последнюю графу) видно, в каком месяце, идя в отпуск, работник больше теряет.


Чем меньше отклонение между стоимостью рабочего дня и стоимостью отпускного дня, тем меньше работник теряет, уходя в отпуск в этом месяце.

Составление графика отпусков – процедура для сотрудников хорошо знакомая и приятная. Поэтому обычно к этому процессу относятся просто как к привычному способу планирования времени отдыха на следующий год.

На самом деле процедура составления такого графика строго регламентирована и подлежит строгому контролю со стороны органов охраны труда. Если это не сделано строго в установленные сроки и в требуемом формате, работодатель рискует быть оштрафованным. Размеры штрафа – 30 000 — 50 000 рублей. Помимо этого, возможно и приостановление деятельности до 90 дней.

При отсутствии графика, штрафы предусмотрены не только для организации в целом, но и для должностных лиц, ответственных за составление. Директор и руководитель отдела кадров могут быть оштрафованы на 1 000 – 5 000 рублей.

Процедура и нюансы оформления

Для того, чтобы правильно составить график, как правило, применяется следующая последовательность действий . Сначала собираются сведения относительно пожеланий сотрудников о сроках отпусков.

Сотрудник отдела кадров составляет предварительный план, корректирует его в соответствии со служебной необходимостью, учитывает требования законодательства по этому вопросу. После этого проводится необходимое согласование у начальников подразделений, готовый график подписывает руководитель отдела кадров и направляется на согласование директору предприятия.

Согласно трудовому законодательству, обязательный ежегодный должен быть продолжительностью не меньше 28 календарных дней. В зависимости от внутренних положений организации, специфики отрасли и условий работы, это время может быть увеличено.

Дополнительные права сотрудников в плане отпуска можно поделить на две категории:

  1. продолжительность отпуска;
  2. возможности выбора его сроков.

Это сотрудники:

  • У которых в закреплен ненормированный рабочие день. В этом случае отпуск должен быть увеличен минимум на 3 дня.
  • Работники вредных и/или опасных производств. Им должно быть увеличено время отдыха в соответствии с нормами труда.
  • Работающие в условиях крайнего севера;
  • Подростки до 18 лет. Им предоставляется отпуск в 31 календарный день.

Работники, имеющие право на дополнительное время отпуска в связи с условиями труда, имеют право взять часть его в виде оплаты.

Но это возможно только для той части дополнительного отдыха, которая превышает семь дней, установленные законодательством как обязательный минимум для этого вида отпуска.

  • Внешние совместители;
  • Подростки до 18 лет;
  • Беременные женщины, уходящие в ;
  • Мужьям женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, по их заявлению может быть предоставлен отпуск на то же время.

При этом максимальная продолжительность оплачиваемого отпуска законодательством не установлена, поэтому может быть произвольно увеличена на усмотрение работодателя или в соответствии со служебной необходимостью.

Заполнение формы Т-7

Для составления графика предусмотрено использование формы Т-7 . Законодательство не обязывает работодателя к ее использованию в неизменном виде, допустимо ее редактирование с соблюдением наличия всех необходимых полей.

Бланк графика отпусков по форме Т-7

Можно добавлять дополнительные колонки, которые требуются для удобства ведения графика, либо не использовать ненужные, например, поле для табельных номеров сотрудников, если такой практики на предприятии нет, и сотрудникам не присвоено табельных номеров.

Перед составлением графика необходимо заполнить шапку. В нее вносятся данные организации, ее наименование, должность и фамилия руководителя.

Далее следуют данные о самом документе. Это номер, дата составления и на какой год составлен график. По требованиям законодательства, график отпусков должен быть составлен и утвержден за 2 недели до начала того года, на который он составляется, поэтому следует учитывать, что датой составления не может быть указана дата, нарушающая эти сроки.

Поскольку график отпусков является сводным документом, составляемым в единственном экземпляре, то номер документа у него, как правило, 1, хотя это зависит от правил ведения делопроизводства, принятых на предприятии.

Часто для внесения корректировок в первоначальный вариант прибегают к составлению нового графика с измененными данными и, соответственно, присваивают ему следующий порядковый номер. Это не правильно, так как наличие двух и более действующих графиков отпусков на один календарный год запрещено .

На что следует обратить внимание для правильного составления графика отпусков рассмотрено в следующем видеоуроке:

  1. Структурное подразделение – указывается название отдела согласно штатному расписанию.
  2. Должность – пишется полностью, сокращения не используются.
  3. Фамилия, имя, отчество – также указывается полностью.
  4. Табельный номер – эта графа заполняется только если подобная практика используется в организации, и сотрудникам при трудоустройстве присваиваются табельные номера.
  5. Количество календарных дней – указывается общее число календарных дней оплачиваемого отпуска, которые полагаются сотруднику. Если отпуск будет разбит на несколько частей, для каждой его части должна использоваться отдельная строка, в которой указывается число дней именно этой части отпуска. В одну строку записывается только непрерывный отпуск.
  6. Запланированная дата – в нашем примере указаны даты начала и окончания отпуска. Это сделано только для удобства и наглядности, на самом деле можно указать только дату начала отпуска и из количества дней в соседней колонке уже будет очевидна дата окончания, поэтому ее можно и не писать.
  7. Фактическая дата – заполняется в течение года, в момент фактического ухода сотрудника в отпуск.
  8. Основание переноса отпуска – если в график вносятся изменения, необходим документ, на основании которого это допустимо сделать (это может быть заявление работника или приказ работодателя).
  9. Дата предполагаемого отпуска – заполняется в течение года, если есть необходимость внесения изменений.
  10. Примечание – используется для каких-либо пояснительных отметок, необходимых в графике.

Например, из нашего образца мы видим, что у главного бухгалтера Антонины Петровны по графику запланировано количество дней отпуска, отличное от стандартных 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Поскольку этот факт требует пояснения, то в примечаниях мы видим, что по трудовому договору для Антонины Петровны предусмотрен ненормированный рабочий день (что дает право на минимум 3 дополнительных дня к отпуску), а также имеется неиспользованный отпуск за прошлый год в количестве семи дней.

Нюансы составления

Если привычная практика организации требует ознакомления сотрудника под роспись, то допустимо добавить к приведенному варианту дополнительные колонки. Например: «Подпись», «Расшифровка», «Дата ознакомления» и так далее.

Если внутри предприятия существует профсоюзная организация, то до утверждения график должен быть обязательно согласован с профсоюзом. Отметка о согласовании с ним может отсутствовать на готовом графике отпусков только в том случае, если такого объединения работников в организации нет.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя согласовывать или иным образом предоставлять для ознакомления сотрудникам график отпусков в окончательном виде. Многие организации осуществляют ознакомление под роспись просто для того, чтобы получить подтверждение от сотрудников о том, что они согласны с предлагаемым вариантом и поставлены в известность о дате начала отпуска. На самом деле это не обязательно. Трудовой Кодекс требует от работодателя только сообщить сотруднику о начале отпуска за две недели до его начала и начислить отпускные не позднее, чем за три дня. Все остальное на усмотрение руководства организации.

Часто бывает, что в связи с производственной необходимостью в течение календарного года работнику нет возможности предоставить отпуск. Либо он был предоставлен, но потребовалось его прервать, и вызвать сотрудника на работу. В этом случае время неиспользованного отпуска должно быть предоставлено позднее по заявлению сотрудника.

Особо следует отметить, что недопустимо отсутствие отдыха у кого-либо из сотрудников в течении двух календарных лет. За это время обязательно нужно дать возможность сходить в отпуск хотя бы один раз и на срок не менее двух недель.

Оставшееся неиспользованным время отпуска за предыдущий год нужно включить в график на следующий год. В этом случае к числу дней за текущий год прибавляются те дни, которые остались от предыдущего и указываются в графике общей суммой. В поле для примечаний делается отметка о том, что имеется неиспользованный отпуск и указывается количество календарных дней, добавленных по этой причине.

Правила составления в программном обеспечении 1С ЗУП 2.5 изложены в следующем видеоматериале:

Внесение изменений в график

Форма составления графика допускает внесение в него изменений, для этого предусмотрены отдельные колонки, чтобы указать фактическую дату ухода сотрудника в отпуск и причину ее переноса.

Инициатором может выступать как работодатель, так и сотрудник.

Законодательство оставляет за руководством организации право корректировать время ухода сотрудников в отпуска, если первоначальный график нарушает эффективность работы. В таком случае изменения вносятся посредством приказа руководителя об изменении даты начала отпуска или даже о вызове сотрудника из уже начавшегося отпуска.

Если же изменения в графике требуются кому-то из сотрудников, то это оформляется посредством заявления на имя руководителя.

На основании этих документов вносятся корректировки в график, указывается дата фактического ухода сотрудника в отпуск и документ, послуживший основанием для его переноса.

Отдельно нужно обратить внимание на те случаи, когда сдвигается дата выхода сотрудника из отпуска. Причиной может послужить больничный, оформленный после ухода в отпуск или нерабочие праздничные дни, приходящиеся на время отпуска. В этом случае время отпуска сотрудника увеличивается, но изменения в график вносить не нужно, так как фактическая дата ухода не меняется, меняется только дата возвращения.

Время отпуска может быть разделено по желанию работника на несколько частей, но так, чтобы минимум одна из них не была менее двух недель.

Дополнительно нужно обратить внимание на то, что если в течении года отпускной стаж сотрудника более чем на 14 дней прерывался на административный отпуск без сохранения зарплаты или по неуважительным причинам, то это время вычитается из отпускного стажа.

Срок хранения для графика отпусков составляет один год с момента его окончания, то есть, он хранится в течении года, следующего за тем годом, на который он составлен.

Основным документом, регулирующим отношения в области трудового права в нашей стране, является Трудовой Кодекс РФ.

Для того чтобы рационально спланировать время ухода и продолжительность пребывания каждого сотрудника компании в отпуске и существует график планируемых отпусков, который нужен в обязательном порядке при проверке трудовой инспекцией или прокуратурой. Поэтому нельзя недооценивать его роль и пренебрегать составлением этого важного документа.

Готовимся к отпуску заранее

Одна из основополагающих статей трудового закона гласит о том, что планирование отпусков заранее должно осуществляться в каждой фирме. Отсутствие графика отпусков может повлечь за собой штрафные санкции и административную ответственность.

При составлении локального документа учитываются предпочтения работников, в обязательном порядке спрашивается мнение каждого члена коллектива, когда именно он хочет уйти в отпуск. На основе высказанных предпочтений работников, но не в ущерб производственному процессу, составляется документ, на основании которого производится планирование отпусков.

Буква закона

Как гласит Трудовой Кодекс РФ каждый человек, проработавший в организации не менее шести месяцев, имеет право на отдых, продолжительностью, которая гарантирована ему законом. Либо настолько долго, как прописано в договоре – коллективном или трудовом.

Для того чтобы наиболее рационально спланировать время ежегодного отдыха каждого члена трудового коллектива и существует график планируемых отпусков. Это локальный документ, который устанавливает очередность и продолжительность отпусков для работников фирмы. Составление его обязательно в любой организации. Он разрабатывается за две недели до наступления следующего года.

График отпусков – унифицированный документ, составляющийся по форме Т-7. Форма утверждена Постановление Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года.

2013 года этот документ составлялся только по форме Т-7, при этом нельзя было удалять графы из документа. С 2013 года предприятие может самостоятельно разработать форму документа, но при этом она должна содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичной бухгалтерской документации. Однако большинство предприятий по-прежнему используют унифицированную форму, в связи с удобством ее применения.

В графике отпусков обязательны подписи следующих лиц:

  • начальника кадровой службы;
  • начальников отделов фирмы.

Форма Т-7 проходит процедуру утверждения директором организации каждый год.

Продолжительность: норма и сверх нормы

За каждый отработанный год, сотруднику предоставляется отпуск в размере 28 календарных дней, исключение составляют лишь работники, работающие в особых условиях труда. К таким работникам относятся лица, занятые на вредных или тяжелых производствах, люди, работающие в условиях Крайнего Севера. Продолжительность отпуска для этих категорий граждан несколько больше.

Дополнительные дни отпуска предоставляются и в иных случаях, например:

  1. У работника трудовым договором установлен ненормированный рабочий день. Им добавляется 3 дополнительных дня к основному отпуску.
  2. Подросткам до совершеннолетия предоставляется ежегодный отпуск в 31 календарный день.

Специфика предприятия

Как правильно составить график отпусков в соответствии со спецификой деятельности предприятия? Занимаясь этим делом, нужно учитывать производственные и финансовые возможности предприятия. Например, нельзя отправить в отпуск одновременно всю бухгалтерскую службу или отдел сбыта. Это нарушит нормальное функционирование организации. То же самое касается и рабочих, участвующих непосредственно в производственном процессе.

График планируемых отпусков должен быть составлен так, чтобы предприятие продолжало работать в нормальном режиме и выпускать продукцию.

В организациях, занятых сезонной деятельностью, например, сельскохозяйственных, можно отправить большее количество работников в отпуск зимой, когда мало работы, и, наоборот, в период летней страды это делать не рекомендуется. Лето — время отпусков сотрудников учебных заведений.

Правила составления графика отпусков

Локальные акты предприятия

Во многих организация принимаются локальные нормативные акты, которые определяют двусторонние отношения между сторонами заключенного трудового договора. Они предусматривают раскрытие таких существенных аспектов, как установление политики предприятия в отношении оплаты труда, премий, поощрений, предусмотренных в организации и иные вопросы.

График планируемых отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам по мнению Федеральной службы по труду и занятости. Это четко прописано в письме Роструда № 4414-6 .

Однако существенным отличием его от аналогичных документов является то, что форма унифицирована Приказом Госкомстата России, как и штатное расписание. Он содержит определенные реквизиты, без которых является недействительным.

Основополагающие трудовые документы и иные нормативные акты конкретной организации также могут регулировать процесс создания графика планируемых отпусков, также порядок составления этого унифицированного документа может прописываться в коллективном договоре (если он есть).

Опрос сотрудников

Первый немаловажный этап создания графика планируемых отпусков – опрос сотрудников всех подразделений организации. В ходе опроса сотрудник кадровой службы выявляет предпочтительное время и количество дней отпуска для каждого члена компании.
В крупных организациях с наличием большого количества структурных подразделений опрос целесообразно проводить отдельному уполномоченному сотруднику внутри каждого подразделения. Таким человеком зачастую выступают начальники цехов или сотрудники отдела кадров.

На основе опроса составляется предварительный план отпусков работников каждого подразделения.

Затем составленные планы отпусков передают в кадровую службу, где сотрудник отдела кадров корректирует их по своему усмотрению, а точнее, сопоставляя все данные и учитывая производственный процесс. Затем документ снова проходит процедуру согласования с работниками и руководителями отделов.

В конечном итоге составляется документ в целом по организации, который в свою очередь может быть раздроблен по конкретным отделам или службам. График составляется и в целом по организации, без дробления, если количество работников фирмы невелико.

Смотрите также видео о методике составления графика отпусков

Удобство по закону

Приступая к составлению графика планируемых отпусков, сотрудник отдела кадров должен помнить о том, что отдельные члены трудового коллектива имеют право сами выбрать время и продолжительность своего отпуска. Это оговорено в законодательстве. При этом работник, претендующий на предоставление отпуска в безоговорочном порядке в удобное для него время, должен предоставить документы, подтверждающее его право на использование привилегии.

К сотрудникам, имеющим право самим выбрать себе время и продолжительность оплачиваемого отдыха, относят:

  • внешних совместителей (они могут взять отпуск на дополнительной работе в то же время, как и на основной);
  • беременных женщин, уходящих в отпуск накануне отпуска по беременности и родам, или сразу после его завершения;
  • подростков, работающих по трудовому договору, но возраст которых не достиг 18 лет;

Существуют иные категории лиц, исчерпывающий перечень которых указан в ТК РФ. Некоторые группы людей также имеют льготные условия в отношении выбора времени и определения продолжительности отпуска.

К ним относят:

  • граждан, подвергшихся радиационному облучению;
  • инвалидов войны и участников боевых действий;
  • героев СССР, России, почетных доноров и иные категории лиц, поименованные в федеральном законодательстве.

Если остались неиспользованные дни за прошлый год

В отдельных случаях возникают ситуации, когда работник имеет неиспользованные дни отпуска за предшествующие годы.

В соответствии с ТК РФ, запрещается непредставление отпуска в течение более 24 месяцев подряд.

В случае, когда работник имеет дни отпуска за предыдущие годы, он сначала отгуливает отпуск текущего года, и лишь затем в произвольном порядке ему предоставляется время отдыха за предыдущие периоды.

Неизрасходованные дни отпуска также можно отобразить в графике отпусков, либо предоставить их в удобное для работника время по соглашению с работодателем. В случае. Если неотгулянные дни отпуска не отображены в графике отпусков, работник не теряет на них право, он может взять эти дни в любое время по согласованию с руководством фирмы.

На практике большинство работников предпочитают брать неиспользованные дни отпуска не сразу, а несколько раз в течение года.

Внесение корректировок на протяжении года

В течение года в утвержденный график могут вноситься корректировки после двустороннего согласования их между работником и работодателем.

Ежегодное время отдыха может быть перенесено на иное время в тех, случаях, когда:

  • сотруднику не была произведена своевременная выплата отпускных;
  • если сотрудник был оповещен о наступлении отпуска с нарушением сроков;
  • если отпуск сотрудника может плохо повлиять на хозяйственную деятельность организации.

Основание для внесения изменения в унифицированный документ — приказ работодателя.

В бланке формы Т-7 существуют специальные графы, в которых вносятся сведения при изменении графика отпусков. В графы 7-9 вносятся записи в том случае, если осуществляется перенесение отпуска, а графа 10 «Примечание» заполняется, если производится прерывание отпуска по причине вызова на работу с перенесением отпуска на следующий год, либо если отпуск сотрудника нарушает целостность производственного процесса предприятия.

Существует два варианта корректировки графика отпусков:

  1. Утверждение нового документа в течение года, что может повлечь определенные последствия при проверке организации трудовой инспекции.
  2. Создание формы дополнения к графику отпусков.

Предпочтительнее использовать второй вариант, так как это не вызовет проблем с проверяющими органами, как в первом случае, когда на один год может присутствовать несколько форм Т-7.

Типичные ошибки при составлении графика

Одно из самых распространенных нарушений на микропредприятиях – отсутствие графика отпусков, то есть отпуск предоставляется по инициативе работника. Это грубое нарушение трудового законодательства, так как график отпусков положено составлять даже в том случае, если в компании работает 1 человек.

В некоторых фирмах этот кадровый документ составляется «для галочки», без учета пожелания сотрудников. В конечном итоге фактическое время отпуска не совпадает со временем, заявленным в графике.Еще одна ошибка: отсутствие подписей уполномоченных лиц на документе.

В график отпусков по ошибке может попасть не только основной отпуск, но и иные виды отпусков. Например, отпуск по уходу за ребенком, которым там не место. Это является типичной ошибкой при составлении документа. Учебный отпуск также не должен отображаться в графике.

В случае если отпуск предоставляется по частям, то продолжительность одного периода отпуска не должна быть менее двух недель.

Иногда сотрудники отдела кадров дробят отпуск на меньшие части и отображают такую информацию в графике. Это является ошибкой.

Работник может получить два отпуска в одном году только в том случае, если он устроился на работу в году, предшествующему году предоставления отпуска. При этом соответствующая информация должна быть отображена в графике отпусков.

Составляя документ, следует помнить о том, что нельзя одновременно отправить в отпуск руководителя структурного подразделения и его заместителя. Ведь тогда возникает вопрос о том, кто же будет исполнять обязанности по руководству подразделением в период отсутствия двух должностных лиц.

Нередко работодатели не предоставляют отпуск в удобное для некоторых категорий работников время. Беременные женщины, инвалиды, участники боевых действий имеют право на выбор времени отпуска. Работодатель в некоторых случаях игнорирует их привилегию, что является нарушением прав и действующего законодательства.

Отпуск не может быть разделен на несколько частей по инициативе руководства фирмы без письменного согласия работника.

Если работник согласен на деление отпуска, он должен подписаться в конце соответствующего документа с записью о том, что он ознакомлен с документом и не имеет возражений в связи с делением отпуска.

В некоторых ситуациях сотрудник кадрового отдела может забыть включить работника в график отпусков. В этом случае отпуск работнику предоставляется после написания личного заявления на отпуск.

График отпусков – обязательный документ, который надлежит составлять каждому юридическому лицу, в случае его отсутствия возможно наступление административной ответственности при проверке соблюдения законодательства трудовой инспекцией.

Нельзя переоценить важность этого документа для конкретной фирмы. Ведь правильно составленный график отпусков – залог бесперебойной работы предприятия. Поэтому, составляя этот документ, в обязательном порядке нужно учитывать взаимозаменяемость сотрудников. Именно поэтому составление этого документа можно поручить лишь компетентному сотруднику отдела кадров, который со всей ответственностью подойдет к возложенному на него заданию.

1. Кому и для чего нужно составлять график отпусков.

2. Как подготовить график отпусков, и какие сведения в нем отразить.

3. Что делать, если фактические отпуска не совпадают с запланированными в графике.

О том, что ежегодный оплачиваемый отпуск – неоспоримое право работника, предусмотренное Трудовым кодексом, знают все. А вот о том, что предоставление такого отпуска – обязанность работодателя, причем не зависящая от желания самого работника, нередко забывают. Действительно, сплошь и рядом встречается ситуация, когда сотрудники по каким-либо причинам не горят желанием отгуливать свои законные отпуска, а работодатели не придают этому особого значения. Однако Трудовой кодекс на этот счет суров: «запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд» (ч. 4 чт. 124 ТК РФ). Как же работодателю «заставить» своих работников использовать положенные им отпуска, чтобы выполнить требования трудового законодательства? Ответ прост: поскольку ответственность за своевременное предоставление отпусков сотрудникам лежит на работодателе, он же должен позаботиться об информировании работников о количестве положенных им дней отпуска, а также о том, чтобы эти дни были использованы. Для этих целей идеально подходит график отпусков. Для чего еще нужен график отпусков и как его составить, – читайте далее в статье.

Для чего нужен график отпусков

В соответствии с ТК РФ, основное назначение графика отпусков – установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам. При этом график отпусков, утвержденный работодателем, является обязательным к исполнению как для самого работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

! Обратите внимание: Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, независимо от численности работников. Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением , за совершение которого предусмотрены следующие меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — штраф от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Следует отметить, что работодатели-ИП вправе обходиться без графика отпусков, определяя порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по соглашению с работниками (ст. 305 ТК РФ, Письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Однако и предпринимателям не лишним будет составить график отпусков, поскольку они также несут ответственность за то, чтобы их работники использовали отпуска своевременно и в предусмотренном законодательством объеме.

Итак, для чего же необходимо составлять график отпусков – обозначим основные направления применения этого документа:

  • чтобы работодатель не «забыл» предоставить положенные ежегодные отпуска сотрудникам, а сотрудники не «забыли» их использовать;
  • чтобы установить оптимальную очередность отпусков, с учетом взаимозаменяемости отдельных сотрудников, особенностей производственного процесса (сезонность) и т.д;
  • чтобы использовать информацию, содержащуюся в графике, о количестве запланированных на следующий год днях отпуска сотрудников для формирования и ;
  • а также для других целей, определяемых самим работодателем.

Порядок составления графика отпусков

График отпусков составляется на календарный год, при этом утвердить его необходимо не позднее, чем за две недели до начала очередного года (ст. 123 ТК РФ). Например, график на 2016 год необходимо утвердить до 17.12.2015. Однако прежде, чем утвердить график отпусков, его необходимо составить. Рассмотрим, какие этапы включает в себя процесс подготовки графика отпусков.

1. Утверждение формы графика отпусков
2. Утверждение процедуры составления и согласования графика отпусков

В зависимости от численности работников, количества структурных подразделений и других факторов процесс подготовки и согласования графика отпусков всей организации может быть весьма длительным. Поэтому порядок его подготовки необходимо закрепить в одном из следующих документов:

  • в локальном нормативном акте (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре);
  • в отдельном приказе.

В документе, регулирующем порядок подготовки графика отпусков, целесообразно отразить, в частности, следующие сведения:

  • лицо, ответственное за подготовку графика отпусков;
  • круг лиц, ответственных за предоставление сведений о планируемых датах отпусков сотрудников (например, руководители подразделений);
  • сроки предоставления сведений о планируемых отпусках, сроки согласования дат отпусков, срок представления графика на подпись руководителю.
3. Включение отпусков в график

В график должны включаться следующие отпуска, положенные сотрудникам:

  • ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Однако следует иметь в виду, что некоторым категориям работников положен удлиненный отпуск (работники до 18 лет, инвалиды, педагогические работники, госслужащие);
  • ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Такой отпуск должен предоставляться, например, работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и в других случаях, предусмотренных законодательством (ст. 116 ТК РФ).
  • отпуск, не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.

Таким образом, в графике отпусков необходимо запланировать по каждому сотруднику общее количество причитающихся ему дней ежегодного отпуска (основного и дополнительного), включая остаток неиспользованного на конец года отпуска.

! Обратите внимание: График отпусков составляется в отношении всех работников: как занятых по основному месту работу, так и совместителей. Лица, трудящиеся по гражданско-правовому договору, в график не включаются, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен. В графике отпусков не отображаются административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

4. Расчет дней отпуска, подлежащих включению в график

Для того чтобы определить, какое количество дней отпуска следует запланировать в графике на следующий год по каждому сотруднику, необходимо:

  • Определить дату окончания «рабочего года» сотрудника, то есть дату, когда истекает очередной год со дня поступления на работу. Например, если сотрудник принят 24 июня 2014, то такой датой будет 23 июня каждого следующего года.
  • Включить в график отпуска сотрудника таким образом, чтобы по состоянию на дату окончания «рабочего года» у него не осталось неиспользованных отпусков (этого требует ст. 122 ТК РФ). При этом предоставлять отпуска «авансом», то есть за неотработанное время, трудовым законодательством не возбраняется. Главное – чтобы за каждый отработанный год работник использовал не меньше дней отпуска, чем ему положено.

Пример.

Менеджер Савина О.Ю. принята на работу 24 июня 2014 года. В графике отпусков на 2015 год должен быть запланирован ее отпуск за рабочий год с 24.06.2014 по 23.06.2015 в количестве неиспользованный дней отпуска на 31.12.2014. Этот отпуск должен быть использован по графику до 23.06.2014. Отпуск за следующий рабочий год с 24.06.2015 по 23.06.2016 может быть включен как в график отпусков на 2015 год, так и в график на 2016 год (либо и в тот и в другой по частям).

! Обратите внимание: При разделении ежегодного отпуска (отпуска, положенного за один рабочий год) сотрудника на части необходимо (ст. 125 ТК РФ):

  • согласие работника (например, в форме заявления);
  • чтобы хотя бы одна из частей этого отпуска была не менее 14 календарных дней.
5. Учет пожеланий работников

Очередность отпусков в графике определяет и утверждает работодатель (ст. 123 ТК РФ). При этом он может (но не обязан) учесть пожелания работников. То есть работодатель вправе по своему усмотрению распределить отпуска сотрудников с учетом потребностей производственного процесса или характера деятельности (сезонности). Например, если зимний период — «не сезон» для выпускаемой продукции (работ, услуг), то работодатель может запланировать отпуска сотрудников именно на этот период. Однако для того, чтобы исключить конфликты и разногласия с работниками, все подобные особенности предоставления отпусков лучше предусмотреть в локальном нормативном акте (положении о внутреннем трудовом распорядке или коллективном договоре).

В большинстве же случаев работодатели идут навстречу своим сотрудникам и по возможности учитывают их пожелания к датам предстоящего отпуска. Сделать это можно разными способами, например:

  • собрав с работников заявления о включении отпуска в график;
  • составив опросный лист о планируемых отпусках на следующий год.

! Обратите внимание: некоторым работникам ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в любое удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К таким работникам относятся, например:

  • несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
  • работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
  • работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков сведения о планируемом отпуске в первую очередь запрашиваются у таких работников, поскольку их пожелания должны быть учтены в обязательном порядке. Однако даже если отпуск работника, относящегося к перечисленным категориям, был запланирован в графике, в течение года он может передумать и написать заявление о предоставлении отпуска с другой даты. Работодатель в этом случае будет обязан пойти навстречу работнику и перенести его отпуск.

6. Уведомление работников об отпуске

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.

! Обратите внимание: О дате начала отпуска, указанной в графике отпусков, работодатель обязан известить каждого работника под роспись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). С этой целью в форму графика отпусков можно включить соответствующую графу («О дате начала отпуска уведомлен») (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1). Возможны и другие варианты уведомления сотрудников, например, ознакомительные листы, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1). Работодатель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.

7. Внесение изменений в график отпусков

Составляя график отпусков нужно понимать, что это плановый документ, составляемый на довольно продолжительный период – год. Поэтому без корректировок, скорее всего, не обойтись. Изменения в график отпусков могут быть внесены в следующих случаях:

  • при переносе отпуска с согласия работника, например, в случае временной нетрудоспособности во время отпуска, в случае задержки выплаты отпускных и т.д. (ст. 124 ТК РФ);
  • при переносе части отпуска в связи с отзывом сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику в любое удобное для него время;
  • при переносе отпуска по желанию работника. Если работник не относится к «льготным» категориям (см. п. 5), работодатель может, но не обязан изменить запланированные даты отпуска.

В перечисленных случаях для внесения изменений в график отпусков работнику необходимо написать заявление о переносе отпуска. На основании заявления издается приказ руководителя о переносе отпуска. При этом в графике отпусков изменения отражаются :

  • в графе 8 указывается основание для перенесения отпуска – реквизиты соответствующего приказа руководителя;
  • в графе 9 указывается новый период отпуска в соответствии с приказом;
  • в графе 10 «Примечание» можно указать причину переноса отпуска (например, отзыв сотрудника из отпуска)
  • в графе 7 проставляется дата или период отпуска, фактически использованного сотрудником.

Рассмотренный порядок внесения изменений в график отпусков применим в случае переноса запланированного отпуска тех сотрудников, которые изначально были включены в график (то есть работали на дату составления графика). Если же работник принят после утверждения графика отпусков на очередной год, то сведения об отпуске такого сотрудника могут оформляться одним из способов:

  • Приложением к утвержденному графику отпусков. Приложение составляется по той же форме, что и сам график, и включает только сведения об отпуске нового сотрудника (сотрудников). Как и график отпусков, приложение утверждает руководитель.
  • Без внесения изменений (дополнений) в принятый график отпусков. Для этого новый работник пишет заявление в произвольной форме, в котором указывает желаемую дату начала отпуска и количество дней, а работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

Выбранный вариант отражения сведений об отпусках новых сотрудников (принятых после утверждения графика отпусков) желательно отразить в локальном нормативном акте работодателя.

И в заключение, выделим основные моменты, касающиеся составления графика отпусков :

  1. Наличие графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, за его отсутствие предусмотрена административная ответственность;
  2. Форму графика отпусков работодатель утверждает самостоятельно (возможно использование унифицированной формы № Т-7);
  3. Очередность отпусков в графике определяет работодатель, в обязательном порядке учитываются пожелания лишь некоторых работников;
  4. Работодатель обязан уведомлять работников о дате начала отпуска в соответствии с графиком.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ
  2. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
  3. Письма Роструда
  • от 30.07.2014 N 1693-6-1;
  • от 22.03.2012 N 428-6-1;
  • от 20.12.2011 № 3683-6-1

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

♦ Рубрика: , .

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным как для работодателя, так и для работника. Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Подготовлен он должен быть к декабрю, так как утвердить его следует не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Например, график отпусков на 2018 год должен был быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года (17 декабря — воскресенье). Утверждается график приказом руководителя организации.

Если в организации есть профсоюз, то график должен быть утвержден с учетом его мнения.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендую пройти обучение на онлайн-курсе Контур.Школы « ». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

Что учитывать при составлении графика отпусков

Совет первый. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе.

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7 , утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под роспись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то, что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения. Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись. В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок, например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 указанной формы укажите, на основании какого документа отпуск работника переносится. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось , внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже, если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае, отзыв возможен только с согласия работника.

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее, при составлении, такая возможность не была учтена. Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска и приказ о предоставлении этой части, будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.

Помните, что при делении отпуска на части, одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика, время. В этом случае основанием будет являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальныйх-нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков, либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика.

Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, работодатель не соблюдает график, и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течении двух лет подряд - это прямое нарушение трудового законодательства. В данном случае работодателя можно оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

За отсутствие данного документа работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ . В этом случае штраф составляет:

  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
  • для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Зачем нужен график отпусков

Наличие графика отпусков помогает в следующих случаях:

  1. Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок. Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные следует выплатить не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
  2. У работодателя есть возможность найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности.
  3. Работодатель может четко отследить количество использованных работниками отпусков, может видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.
  4. В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о .

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».