Главная > Двери > Как оформить ежегодный отпуск – пошаговый алгоритм. Документальное оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — пошаговая инструкция, образцы документов для скачивания


Как оформить ежегодный отпуск – пошаговый алгоритм. Документальное оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — пошаговая инструкция, образцы документов для скачивания




Каждый работник имеет право на отдых. Эта норма закреплена в Конституции и Трудовом кодексе. Чтобы реализовать это право, работник и работодатель должны соблюсти ряд формальностей. Рассмотрим подробнее, как производится оформление отпуска работника.

Вопросы, касающиеся предоставления отпусков, оговорены в главе 19 ТК РФ . Согласно статье 114 ТК РФ , работникам должен предоставляться отдых с сохранением места работы и среднего заработка. Его длительность составляет не менее 28 календарных дней. Для некоторых категорий лиц этот период может быть увеличен.

Как оформить отпуск

Оформление отпуска следует производить в соответствии с определенным алгоритмом.

Шаг 1

В зависимости от того, уходит гражданин на «каникулы» по графику или вне его, предпринимаются различные действия. Если сотрудник собирается отдыхать по графику, то работодатель должен не менее чем за две недели до утвержденной даты уведомить его. Такая норма закреплена в статье 123 ТК РФ . Уведомление составляется в произвольной форме, но в нем обязательно должен быть указан адресат, а также дата начала и окончания отдыха. Подчиненный должен ознакомиться с уведомлением под подпись.

Если подчиненный собирается отдыхать вне графика, то как минимум за две недели до этого он должен написать соответствующее заявление. На это имеют право, прежде всего, льготные категории работников, например, беременные сотрудницы перед декретом. Кроме того, отдохнуть вне графика могут новые работники, которые были приняты на работу после составления графика.

Шаг 2

На этом этапе издается приказ о предоставлении отпуска. Для этого можно использовать самостоятельно разработанный бланк или унифицированную форму Т-6. С готовым приказом подчиненный должен ознакомиться под подпись.

Шаг 3

Составляется записка-расчет. Для этого можно использовать форму Т-60 или бланк, разработанный на предприятии.

Шаг 4

Это этап предполагает внесение в табель сведений о том, что сотрудник находится в отпуске. Для этого используется код «ОТ» или «09».

Шаг 5

После возвращения сотрудника на работу сведения об этом необходимо внести в личную карточку по форме Т-2. В этот документ вносятся следующие данные:

  • вид отпуска;
  • период работы, за который он предоставлен;
  • длительность;
  • дата начала и окончания;
  • реквизиты приказа о предоставлении отдыха.

Дни в счет отпуска: как оформить

Если по каким-либо причинам сотруднику необходим внеплановый выходной, он имеет право попросить у работодателя предоставить его в счет оплачиваемого отдыха. Предоставлять его или нет, решает работодатель. Если добро получено, сотрудник пишет соответствующее заявление, в котором желательно указать причину выходного.

Работодателям не рекомендуется предоставлять «каникулы» авансом за год, который еще не наступил. В этом случае не следует идти навстречу даже льготникам, поскольку если сотрудник уволится, вычесть с него выплаченные отпускные будет довольно сложно, ведь сделать это можно только с его согласия.

Что еще стоит знать

Сотрудник имеет право разделять этот период на части, но как минимум одна из этих частей не должна быть меньше 14 дней. Например, работник может разделить время отдыха по схеме 14 + 5 + 9.

К аждый вид отпуска требует оформления своего пакета документов, и отпускные полагаются не всегда. В Схеме 1 предложен один из вариантов классификации отпусков. Как видите, ежегодный оплачиваемый отпуск - это не единственный вариант (более того, он включает в себя несколько подвидов отпусков). Вот об оформлении такого ежегодного оплачиваемого отпуска мы и будем говорить далее в статье.

Состав оформляемых документов будет зависеть еще от одного фактора. Если отпуск сотрудника запланирован в графике отпусков на данный год, то у нас будет один алгоритм действий. Если же человек пришел в организацию недавно, т.е. работает первый год, то основанием (и первым документом) для оформления его ежегодного оплачиваемого отпуска будет заявление с просьбой предоставить отпуск. Наглядно эти 2 ситуации показаны в Схеме 2.

Схема 2

Комплект документов для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска

Свернуть Показать

Раньше для оформления отпуска использовали унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Сейчас они потеряли свой обязательный статус. На практике этими формами продолжают пользоваться, утвердив их же (возможно, с минимальными доработками) своим приказом и заменив в «шапке» данные утвердившего документа: раньше там было постановление Госкомстата, а теперь красуется приказ вашего руководителя. Поэтому для лучшего понимания того, какой документ участвует в оформлении отпуска, в Схему 2 мы включили ссылки на номера уже «отмененных» унифицированных форм. Те документы, для которых номер формы не указан, и раньше, и сейчас составляются в произвольной форме (пока организация не регламентировала для себя этот процесс).

Итак, при оформлении очередного отпуска необходимо четко различать ситуации, когда он предоставляется по графику отпусков, а когда - по согласованию между работником и администрацией организации (за 1-й год работы в организации или в случае переноса отпуска и т.п.).

Отпуск по графику

График отпусков - это особый документ. С одной стороны, он, конечно, согласуется с профсоюзными органами, а с другой стороны, далеко не все организации могут похвастаться сильными профсоюзными комитетами. Поэтому в большинстве случаев график отпусков - это по сути распорядительный документ администрации организации. График отпусков должен утверждаться ежегодно не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. При планировании в нем отпусков сотрудников собирают их пожелания. Но в график они попадают далеко не всегда в первозданном виде, например, уйти всем дружно в отпуск в июле и августе (наиболее востребованные месяцы) все равно не получится. Ведь кто-то же должен поддерживать работоспособность организации.

На наш взгляд, фиксируя порядок и срок принятия данного документа, законодатель подразумевал, что изменения в уже утвержденном графике возможны только по согласию между сторонами (работником и работодателем). К сожалению, на практике администрация организации далеко не всегда придерживается этого ограничения; более того, есть случаи, когда суды поддерживают право работодателя на одностороннее изменение графика отпусков уже «по ходу отпускного сезона»:

Пример 1 (из судебной практики)

Свернуть Показать

Н. обратилась в суд с иском к ОАО «ВНИИСТ» о признании приказа о предоставлении отпуска и приказа о внесении изменений в график отпусков недействительными.

Рассматривая дело, суд установил, что график отпусков был утвержден вовремя, как того требует ст. 123 ТК РФ - за 2 недели до наступления года. Позже ОАО издало приказ о переносе отпуска Н., но истица с переносом отпуска не согласилась, что отразила на приказе при ознакомлении с ним. Несмотря на это работодатель все-таки издал следующий приказ, о предоставлении Н. отпуска в удобное ему время.

Суд встал на сторону работодателя, объяснив это тем, что процедура оформления графика отпусков ответчиком была соблюдена и о времени начала отпуска Н. была извещена за 2 недели до начала отпуска.

Так сначала решил суд первой инстанции, а потом и последующие (см. определение Московского городского суда от 08.08.2011 по делу № 33-24592).

Подобный подход к графику отпусков, на наш взгляд, серьезно извращает положения ст. 123 ТК РФ об обязательности документа для обеих сторон. Фактически суд констатировал, что работодатель вправе вносить односторонние изменения, с единственным ограничением - изменения должны вноситься не позднее, чем за 2 недели до предоставления отпуска (это срок уведомления работника о предоставлении ему ежегодного отпуска). Вместе с тем такой подход суда показывает работодателю важность надлежащего оформления документов при предоставлении отпуска «по графику».

Утвержденный график отпусков - это план, по которому работники отправляются «на отдых». См. Пример 2. Обратите внимание: графа 6 с запланированным периодом отпуска заполняется сразу, а вот графа 7 заполняется только в отношении состоявшихся отпусков, ведь пока работник не отгулял свой отпуск, он еще может быть продлен или перенесен, поэтому у предстоящих отпусков графа 7 пустая.

О начале запланированного графиком отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за 2 недели. Название уведомляющего документа в данном случае не имеет особого значения. Наиболее излюбленные названия: уведомление, извещение, памятная записка, информационное письмо. Правовые последствия определяются не названием документа, а его содержанием. Минимальный состав сведений показан в первом разделе этого документа в Примере 3 (до верхней пунктирной линии); правда, мы сюда добавили еще сведения о конце отпуска и дате выхода на работу, чтобы сотруднику не приходилось высчитывать это самостоятельно (дабы уменьшить вероятность его ошибки). Данный документ можно дополнить еще двумя разделами, которые позволят выявить и сразу документировать инициативу переноса отпуска, если в этом появится необходимость накануне:

  • во 2-м разделе документа можно отразить инициативу работника и согласовать перенос отпуска с его непосредственным руководителем;
  • в 3-м разделе - инициативу руководства и согласовать ее с работником.
Объяснение правил расчета продолжительности отпуска вы найдете в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем »

С целью упрощения делопроизводства в организациях от такого извещения достаточно часто отказываются. О предстоящем отпуске работник уведомляется путем предъявления ему «отпускного» приказа, который он и визирует. Тогда издать такой приказ и ознакомить работника под подпись с ним нужно успеть все за те же 2 недели до начала его отпуска. Однако в этом варианте есть свои минусы. Наиболее ярко они видны в крупных фирмах, где приказы о предоставлении отпуска являются «комплексными», а не индивидуальными документами (форма Т-6а, а не Т-6), то есть делаются сразу на несколько человек. Если в приказе много отпускников, то сложнее все отследить и вовремя уведомить каждого. Хотя подчеркнем, что данный способ документирования уместен.

В некоторых организациях идут еще дальше - ознакамливают работников с графиком отпусков. Проверяющие относятся к такому уведомлению по-разному: если ознакомление состоялось вскоре после утверждения графика, т.е. задолго до отпуска, то работник может успеть об этом забыть, поэтому такое ознакомление сложно считать извещением о начале отпуска, предусмотренным ст. 123 ТК РФ.

Пример 3

Извещение о начале отпуска

Свернуть Показать

Следующим в череде документов является (см. Схему 2 и Пример 4). До 1 января 2013 года мы должны были использовать в работе унифицированные формы приказов (Т-6 и Т-6а), утвержденные Госкомстатом. Но после изменения законодательства о бухучете мы должны использовать формы документов, утвержденные руководителем организации. Вместе с тем, чтобы не изобретать велосипед, мы рекомендуем использовать «старые», проверенные временем формы документов, внося в них, если это необходимо вашей организации, коррективы. Например, можно увеличить количество граф по видам отпусков, отразив в форме приказа те, что наиболее часто предоставляются сотрудникам организации (в Примере 4 такие корректировки унифицированной формы выделены оранжевой заливкой).

Пример 4

Приказ о предоставлении отпуска работнику

Свернуть Показать

Если у вас большая организация, то для использования приказа о предоставлении отпуска работникам (раньше это была форма Т-6а) ее тоже нужно не забыть утвердить.

Такие документы (см. Схему 2), как записка-расчет о предоставлении отпуска, личная карточка работника и лицевой счет , как правило, ведут кадровая служба и бухгалтерия, поэтому на них мы не будем долго останавливаться.

После возвращения сотрудника из отпуска даты его фактического отдыха отражаются в графе 7 графика отпусков (Пример 2), а в процессе отсутствия работника соответствующие отметки проставляются в табеле учета рабочего времени . В следующем номере мы будем подробно рассматривать ситуации отзыва из отпуска, его переноса и др., тогда-то и объясним тонкости заполнения этих двух последних документов.

Отпуск «по соглашению сторон»

Если в графике отпуск конкретного работника (например, когда он первый год работает в этой организации и данный документ был составлен до его трудоустройства в эту организацию - см. Схему 2), то необходим иной документ, однозначно фиксирующий волю как работника, так и работодателя. Таковым является заявление работника о предоставлении отпуска .

Образец заявления о предоставлении отпуска и комментарии относительно его реквизитов и текста смотрите в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем? »

Наличие на заявлении визы согласования с непосредственным руководителем работника, желающего уйти в отпуск, не является обязательным с точки зрения законодателя. Но с позиции здравого смысла это необходимо: тогда перед принятием решения руководитель организации будет видеть не только желание работника, но и оценку возможности его отсутствия руководителем среднего звена, в зону управления которого входит участок работы желающего уйти в отпуск. При этом виза непосредственного руководителя по сути одновременно означает, что он берет на себя ответственность за согласованность таких моментов, как изменение графика работы или сменности, перераспределение обязанностей.

  • и когда отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков,
  • и когда это делается на основании положительной резолюции руководителя на заявлении работника.

Пример 5

Приказ о внесении изменений в график отпусков

Свернуть Показать

Если приказ используется в том числе для уведомления работника об очередном отпуске, то он должен быть составлен так, чтобы ознакомить с ним работника можно было не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В противном случае приказ издается исходя из необходимости в предоставлении бухгалтерии организации времени, чтобы успеть произвести расчет и выдать отпускные работнику. Оплата отпуска должна быть совершена не позднее чем за 3 дня до его начала.

Состав последующих документов (см. Схему 2) для двух алгоритмов предоставления отпуска тоже един.

Отметим только одну особенность. При оформлении отпуска на основании заявления работника в большинстве организаций забывают вносить соответствующие изменения в сам график отпусков . Во многом это демонстрирует сложившуюся практику отношения к данному документу как обязательному, но не обязывающему. При этом часто упускается из виду, что отпуск одного сотрудника обычно тесно связан с отпусками других и нарушение графика в одном пункте может повлечь необходимость его изменения еще по целому ряду моментов. В результате достаточно часто возникают конфликты как между работниками и администрацией, так и у работников друг с другом. Чтобы минимизировать последствия подобных конфликтов, необходимо максимально скрупулезно документировать все изменения, возникающие при предоставлении отпусков. Образец приказа о внесении изменений в график отпусков показан ниже в Примере 5.

Обратите внимание: в Примере 5 приказ не только отражает изменение даты предоставления отпуска начальнику отдела, но и сдвигает при этом отпуск его заместителя, у которого, на наш взгляд, указывается «предполагаемая дата» его отпуска. Так всегда происходит с отпусками «смежных работников». Ведь в день издания данного приказа мы можем только предполагать, с какого числа Бугульмиеву реально будет предоставлен отпуск. Действительно, эта новая дата ему может быть неудобной, другие работники данного подразделения могут заболеть, тогда опять возникнет необходимость смещения его отпуска и т.д.

Итак, перенос отпуска может быть вызван не только желанием работника, но и производственной необходимостью, кроме того, изменения в график отпусков придется вносить и в том случае, если имели место продление или перенос очередного отпуска сотрудников либо их отзыв из очередного отпуска по производственной необходимости.

Сноски

Свернуть Показать


"Кадровый вопрос", 2012, N 7

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТПУСКОВ РАБОТНИКАМ

Все работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отпуск должен оформляться в соответствии с законодательством. Отпуск представляет собой отрезок времени, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.

Отпуска бывают нескольких видов:

1) ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется всем категориям работников, согласно ст. 115 ТК РФ его продолжительность составляет 28 календарных дней.

Трудовое законодательство выделяет некоторые категории работников, которым предоставляется отпуск более чем 28 календарных дней:

Инвалиды - не менее 30 календарных дней;

Работники пожилого возраста, проживающие в стационарных учреждениях социального обслуживания и работающие на условиях трудового договора, - 30 календарных дней;

Работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ) или занятые на сезонных работах (ст. 295 ТК РФ), - 2 рабочих дня за каждый месяц работы;

Работники в возрасте до 18 лет - 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);

Педагогические работники - от 42 до 56 календарных дней;

2) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных законодательством.

Согласно ст. 117 ТК РФ дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах, в зонах радиоактивного заражения, на других работах, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов. Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, и условия его предоставления устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. В настоящее время до сих пор действует Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 25 октября 1974 г. N 298/П-22.

Лицам, работающим в районах Крайнего Севера, предоставляются ежегодные дополнительные отпуска продолжительностью 24 календарных дня, в приравненных к ним местностях - 16 календарных дней, в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, - 8 календарных дней.

Дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней предоставляется гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр), а также гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. Финансирование данных отпусков осуществляется за счет средств федерального бюджета.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам с ненормированным рабочим днем. Продолжительность такого отпуска определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и не может быть менее 3 календарных дней.

Для некоторых категорий работников дополнительные отпуска предусмотрены федеральными законами, которые регулируют их профессиональную деятельность. Обычно эти законы устанавливают такие отпуска за многолетний стаж работы. Максимальный же дополнительный отпуск для таких работников - 15 календарных дней. Его предоставляют, когда их стаж превысит 20 лет.

Также право на дополнительный отпуск за выслугу лет имеют судьи, педагоги, таможенники, работники легкой промышленности и лесного хозяйства;

3) ежегодный дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка предоставляется лицам, обучающимся в аспирантуре по заочной форме обучения (продолжительностью 30 календарных дней);

4) отпуск без сохранения заработной платы;

5) отпуск по беременности и родам;

6) отпуск по уходу за ребенком;

7) отпуска работникам, усыновившим ребенка;

8) отпуска работникам, совмещающим работу с обучением;

9) отпуск с сохранением средней заработной платы для завершения диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук или доктора наук (продолжительностью соответственно 3 или 6 месяцев).

Очередность предоставления основного ежегодного оплачиваемого отпуска определяется графиком отпусков (форма N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). График отпусков составляется на предстоящий календарный год, утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее 14 дней до наступления календарного года.

При составлении графика отпусков должны учитываться:

Трудовое законодательство;

Специфика деятельности организации;

Пожелания работников.

График отпусков состоит из двух частей: реквизитной и табличной.

Реквизитная часть содержит наименование организации, код по ОКПО, номер документа, дату составления, календарный год, на который составляется график отпусков.

График отпусков может составляться либо только на основании заявления работника на отпуск, либо по рассмотрению руководства, но с учетом пожеланий работников. В любом случае не стоит забывать о том, что, если работник не воспользуется своим правом на отпуск в удобное время или он не подаст заявление и ему не будет вообще предоставлен отпуск, это повлечет нарушение его конституционного права. На руководителя ложится ответственность за соблюдение порядка составления графика отпусков и контроль за своевременностью использования ежегодных отпусков работниками.

В том случае, если работник принят на работу после утверждения графика отпусков, возможно предоставление отпуска на основании изданного приказа либо на основании приложения, утвержденного к графику. Утверждение дополнений и изменений, вносимых в график отпусков, как правило, производится в том же порядке, что и утверждение самого графика - в том числе с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Табличная часть графика отпусков может составляться как в алфавитном порядке, так и в порядке подчиненности. Возможен вариант составления графика по очередности запланированных дат отпуска. В графе "Количество календарных дней" указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику, при этом суммируется основной и дополнительный отпуск. По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. При расположении фамилий работников в порядке очередности запланированных дат начала отпуска разделение отпуска на части и предоставление этих частей в разные месяцы влечет за собой повторение фамилии работника в графике несколько раз - по числу предоставляемых частей отпуска.

Впервые после трудоустройства воспользоваться правом на отпуск работник может по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в организации, при этом по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Трудовым законодательством предусмотрена категория лиц, которым должен предоставляться отпуск по заявлению независимо от стажа работы. К ним относят:

Женщин - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком;

Работников в возрасте до 18 лет;

Мужа - в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;

Граждан, награжденных знаком "Почетный донор России";

Ветеранов боевых действий;

Супругов военнослужащих;

Граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;

Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы;

Полных кавалеров ордена Трудовой Славы;

Граждан, подвергшихся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получивших суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр).

Работодатель должен сообщить работнику о начале его отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

При оформлении отпуска сотрудника могут использоваться следующие виды приказов:

1) приказ о предоставлении отпуска работнику (формы N Т-6 и N Т-6а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Данный приказ имеет место в случае предоставления сотруднику очередного отпуска.

В данном приказе необходимо отразить информацию о стаже работника, который рассчитывается в соответствии с нормами ст. 121 ТК РФ. Подсчет стажа осуществляется на основании личной карточки работника. Стоит отметить, что стаж работы начинает исчисляться с момента начала работы у данного работодателя, в том числе учитывается время нахождения в отпуске, невыхода на работу в соответствии с законодательством (время болезни, командировки), праздничные и нерабочие дни, время вынужденного прогула при незаконном увольнении и т. д. Не подлежат включению в стаж периоды отсутствия работника на работе без уважительных причин, время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

Как известно, замена отпуска денежной компенсацией является правом работодателя, но при этом производится исключительно на основании письменного заявления работника. В этом случае возникает необходимость в издании приказа о выплате работнику компенсации за часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней;

2) приказ об отзыве работника из отпуска.

Отзыв работника из отпуска может осуществляться только на основании согласия работника в письменном виде. Приказ об отзыве сотрудника из отпуска издается со ссылкой на письменное согласие работника. Если сотрудник откажется выходить на работу во время отпуска, этот факт не может быть рассмотрен как нарушение трудовой дисциплины. Не могут вызываться из отпуска несовершеннолетние работники, беременные женщины, а также работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

В случае согласия работника на вызов из отпуска часть неиспользованного отпуска может быть использована в любое время в текущем календарном году или быть присоединена к следующему отпуску. Заработная плата должна быть пересчитана. Денежные суммы, приходящиеся на неиспользованные дни отпуска, направляются на выплату текущей заработной платы за время работы после выхода из отпуска, а при предоставлении этих дней в другое время средний заработок для их оплаты подсчитывается заново;

3) приказ о переносе отпуска.

Отпуск переносится в том случае, когда его предоставление работнику может неблагоприятно сказаться на деятельности организации. Перенос осуществляется с согласия сотрудника на следующий рабочий год. Но стоит помнить, что отпуск должен быть использован до окончания следующего календарного года. Запрещается перенос отпуска или его непредоставление работникам до 18 лет, работникам, занятым на работах с вредными условиями, а также непредоставление отпуска в течение двух лет.

Отпуск может переноситься также на основании докладной записки руководителя структурного подразделения.

В соответствии со ст. 124 ТК РФ отпуск может быть перенесен по желанию работника в связи с временной нетрудоспособностью работника или выполнением государственных обязанностей во время очередного отпуска. В этом случае ему необходимо представить заявление, при этом руководитель должен рассмотреть обоснованность переноса. В случае отсутствия у работника достаточных оснований на перенос отпуска руководитель может отказать в удовлетворении заявления.

Как таковая форма приказа о переносе отпуска не предусмотрена, но он должен содержать информацию о причине переноса отпуска, а также основание издания. После издания приказа вносятся исправления в график отпусков;

4) приказ о продлении отпуска.

Согласно ст. 124 ТК РФ продление ежегодного оплачиваемого отпуска возможно в следующих ситуациях:

Временная нетрудоспособность работника;

Исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

Другие случаи, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Как известно, решение о продлении отпуска принимается, когда перечисленные выше обстоятельства наступают во время ежегодного оплачиваемого отпуска. Если обстоятельства наступают до начала ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск признается несостоявшимся и принимается решение о его переносе.

На бланке приказа организации содержатся сведения о причине продления отпуска, количестве дней, на которые продлевается отпуск, а также ссылка на основание издания приказа.

В случае наступления временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается на число календарных дней болезни работника автоматически (без издания приказа). Желательно предусмотреть в локальном нормативном акте организации обязанность работника предупреждать непосредственного руководителя о невыходе из отпуска до запланированной даты окончания отпуска.

А. Пфеффер

Эксперт журнала

Подписано в печать

Чтобы правильно оформить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника, понадобится три документа:

Вы вправе по собственному выбору использовать унифицированные формы документов или же самостоятельно разработанные. Во втором случае важно, чтобы в таких документах были предусмотрены все необходимые реквизиты . Какую бы форму вы ни использовали - типовую или самостоятельно разработанную, руководитель должен ее утвердить в приказе.

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008 и подтвержден письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Если же решите использовать типовые формы, вот их перечень:

  • форма № Т-7 - график отпусков;
  • форма № Т-6 - приказ о предоставлении отпуска одному сотруднику;
  • форма № Т-6а - приказ о предоставлении отпуска нескольким сотрудникам;
  • форма № Т-60 - записка-расчет на отпускные.

Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Помимо перечисленных документов, могут понадобиться и другие. Например, извещение или уведомление об отпуске для сотрудника, его заявление, а при определенных обстоятельствах нужна и справка от врача о состоянии здоровья будущего отпускника. Подробнее обо всем этом читайте в следующих разделах рекомендации.

График отпусков

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2016 год должен быть датирован не позже 17 декабря 2015 года.

Cоставляя график, учтите специфику деятельности и пожелания сотрудников. Если они состоят в профсоюзе, то при составлении графика нужно учесть позицию и этого объединения.

Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

Совет: ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под подпись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.

Вы можете:

  • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Бывает, что сотрудник не уходит в отпуск по графику. Давайте разберемся, что в таком случае грозит работодателю.

Есть перечень случаев, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен (ст. 124 ТК РФ). Например, так нужно делать, если сотрудник болеет.

Или уход в отпуск негативно скажется на деятельности организации. Тогда с согласия сотрудника отпуск можно перенести.

Наконец, сам сотрудник может попросить о переносе отпуска, написав соответствующее заявление.

В остальных случаях, если препятствий для ухода в отпуск нет и сотрудник сам не попросил о переносе, надо предоставлять отпуск по графику. В противном случае права сотрудника будут нарушены. А это чревато административным штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Уведомление об отпуске

За две недели до начала отпуска по графику необходимо уведомить об этом сотрудника. Причем сделать это нужно под подпись. Такое указание есть в части 3 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

Формы и способы такого извещения определите самостоятельно. Это могут быть отдельные документы - извещения, уведомления, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и т. п. Можно также дополнить график отпусков по форме № Т-7 графами 11 и 12. В одной сотрудник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой проставит число, когда его об этом уведомили. Такие же рекомендации приведены в письме Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1.

Например, можно оформить уведомление в произвольном виде или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске и ознакомить с ним сотрудника. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.

Заявление на отпуск

Когда сотрудник берет очередной отпуск по графику , в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в нем не указана точная дата начала отпуска, то он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

Совет: лучше просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.

Ведь в график довольно часто вносят изменения. А когда есть на руках заявления от сотрудников, отделу кадров и бухгалтерии легче будет контролировать отпуска, своевременно рассчитывать и платить отпускные.

Ситуация: можно ли не принимать у сотрудников заявления на отпуск, если его начало выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии?

Загруженность бухгалтерии не может быть основанием для отказа в приеме заявлений на отпуск от сотрудников. Поэтому заявление нужно принять в любом случае.

Ведь работодатель обязан предоставить сотрудникам отпуск. Кроме того, сам факт, что заявление принято, не означает, что отпуск будет обязательно предоставлен.

Конечно, обычно очередность оплачиваемых отпусков определяют ежегодно согласно утвержденному графику. Именно в этом документе и должны быть определены конкретные даты начала отпуска каждого сотрудника.

Однако новый сотрудник, который не был учтен при составлении графика отпусков, или любой другой, который хочет перенести дату отпуска, может подать заявление. И отказать ему в этом праве нельзя. Более того, сотрудник может отправить свое заявление по почте на юридический адрес работодателя, и тогда оно автоматически будет считаться принятым независимо от того, было оно фактически получено или нет. И отпуск придется предоставить.

Другой вопрос, когда отпуск может неблагоприятно сказаться на ходе работы. В таком исключительном случае сотрудника могут не отпустить в отпуск в том периоде, когда он хочет. Однако это допускается только по согласованию с самим сотрудником. Кроме того, перенести отпуск работодатель может на срок, не превышающий 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он положен.

Все это следует из положений статей 122, 123 и 124 Трудового кодекса РФ и статьи 165.1 Гражданского кодекса РФ.

Внимание: работодатель не вправе отказывать в отпуске сотруднику в течение более двух лет подряд. За это предусмотрено административное наказание.

В частности, предусмотрены административные штрафы:

  • для должностных лиц организации (руководителя) - от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
  • для предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
  • для организации - от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Перенос отпуска

Утвержденная заранее в графике отпусков дата отпуска может быть перенесена. Законодательство регламентирует порядок оформления переноса отпуска в двух случаях.

По инициативе сотрудника :

  • если работодатель нарушил срок уведомления о начале отпуска или выплаты отпускных;
  • при болезни сотрудника;
  • в других случаях, когда это предусмотрено в трудовом законодательстве или локальных нормативных актах.

В данном случае основанием для переноса может быть заявление сотрудника, составленное в произвольной форме. На заявлении должна быть разрешительная запись, а также подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.

По инициативе работодателя - в связи с производственной необходимостью. Основанием для переноса отпуска будет распоряжение руководителя. Сотрудника нужно не только ознакомить с таким решением, но и получить его согласие на перенос.

Такой порядок следует из совокупности положений статей 123 и 124 Трудового кодекса РФ.

При переносе отпусков не обязательно оформлять дополнительный приказ на утверждение их графика в новой редакции. Если используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, то соответствующие записи сделайте в графах 8 и 9.

Продление отпуска

Случаи продления ежегодного основного отпуска сотрудника перечислены в части 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ. В частности, отпуск продлевается из-за болезни сотрудника.

О том, что возникли основания для продления отпуска, сотрудник обязан незамедлительно уведомить работодателя любым доступным ему способом (например, по телефону). Если такое уведомление есть, то срок отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней (например, дней болезни). Это значит, что оформлять специальный приказ на продление отпуска работодателю не требуется. Такой порядок следует из положений пункта 18 Правил, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169.

Продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 (№ Т-13) или по самостоятельно разработанной форме. Например, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как «Б» или «19», а дни продления отпуска - «ОТ» или «9». Кроме того, соответствующие изменения о фактическом времени отпуска нужно зафиксировать в разделе VIII личной карточки сотрудника по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной форме.

А если человек вышел на работу сразу после окончания даты отпуска в приказе и хочет перенести неотгулянные дни на другое время? Например, он во время отпуска неделю болел и вышел на работу по графику. Тогда сотрудник пишет заявление о переносе, а в табеле и личной карточке продление отпуска не отмечайте.

Приказ на отпуск

Право сотрудника на отпуск подтверждает приказ о его предоставлении.

Приказ об отпуске составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример составления приказа по унифицированной форме.

Если отдельные уведомления о начале отпуска у вас не предусмотрены, то приказ оформите не позднее чем за две недели до его начала и ознакомьте с ним сотрудника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Ситуация: сколько приказов по форме № Т-6 нужно оформить при уходе сотрудника в отпуск, если он работает в одной и той же организации основным сотрудником и внутренним совместителем?

Составьте два приказа по форме № Т-6 отдельно по каждому основанию - совместительство, основное место работы.

Это связано с тем, что типовая форма № Т-6 не позволяет составить один приказ при уходе в отпуск внутреннего совместителя. В частности, в этой форме обязательно нужно заполнить следующие реквизиты:

  • должность отпускника;
  • период, за который сотруднику предоставляют отпуск.

А при внутреннем совместительстве эти реквизиты могут быть разными.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск. Сотрудник не использовал отпуск за год и берет его в следующем году?

В форме № Т-6 укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск.

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно перенести на следующий год только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды можно предоставлять либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по взаимной договоренности сотрудника и администрации организации. Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности.

Все это следует из положений статей 122, 123 и 124 Трудового кодекса РФ. Аналогичные выводы следуют из писем Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1 и от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

Пример оформления отпуска, если сотрудник не использовал отпуск за год и берет его в следующем году

Экономист организации А.С. Кондратьев принят на работу 11 октября 2014 года.

За период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года (первый рабочий год) Кондратьев по производственной необходимости в отпуске не был. Отпуск за этот период он перенес на следующий год. В 2016 году Кондратьев имеет право на отпуск в размере:

  • 28 календарных дней за период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года;
  • 28 календарных дней за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года.

Кондратьев был в отпуске:

  • с 3 по 30 апреля 2016 года - 28 календарных дней;
  • с 1 по 14 июля 2016 года - 14 календарных дней;
  • с 5 по 18 ноября 2016 года - 14 календарных дней.

При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал периоды, за которые сотруднику предоставлен отпуск:

  • с 3 по 30 апреля 2016 года - 28 календарных дней - за период с 11 октября 2014 года по 10 октября 2015 года;
  • с 1 по 14 июля 2016 года - 14 календарных дней - за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года;
  • с 5 по 18 ноября 2016 года - 14 календарных дней - за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? В течение года у сотрудника были периоды, исключаемые из стажа, дающего право на основной отпуск.

В форме № Т-6 укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск. При этом дата окончания рабочего года передвинется на то число календарных дней, которые были исключены из стажа при определении права на отпуск.

Пример определения периода, за который предоставляется отпуск, для заполнения формы № Т-6. У сотрудника в течение рабочего года были периоды, исключаемые из стажа, дающего право на основной отпуск

Бухгалтер В.Н. Зайцева поступила на работу в организацию 10 января 2015 года. Соответственно, ее первый рабочий год продолжался с 10 января 2015 года по 9 января 2016 года включительно. Отпуск за этот год сотрудница использовала полностью.

Со 2 по 23 февраля 2016 года (22 календарных дня) сотруднице на основании ее заявления был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

Из 22 календарных дней отпуска за свой счет только 14 дней в рабочем году включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Оставшийся период продолжительностью 8 календарных дней (22 дн. - 14 дн.) из стажа работы, дающего право на отпуск, исключается.

В октябре 2016 года сотруднице предоставили основной ежегодный оплачиваемый отпуск.

При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал рабочий год, за который сотруднице предоставлен отпуск, - с 10 января 2016 года по 17 января 2017 года. То есть окончание рабочего года пришлось не на 9 января 2017 года, а передвинулось на восемь календарных дней.

Пример определения периода, за который положен отпуск, для заполнения формы № Т-6. Сотрудница находилась два раза в декретном отпуске

Бухгалтер В.Н. Зайцева работает в организации с 18 июня 2007 года. За три первых рабочих года (по 17 июня 2010 года) она использовала все ежегодные отпуска.

Зайцева два раза была в декретном отпуске:

Вид отпуска

Период

Календарные дни отпуска

Отпуск по уходу за первым ребенком

Отпуск по беременности и родам

Отпуск по уходу за вторым ребенком

15 июня 2015 года Зайцева уходит в очередной отпуск на 18 календарных дней. Бухгалтер определил период, за который положен отпуск: с 18 июня 2010 года по 17 июня 2011 года. Время, когда Зайцева была в отпуске по беременности и родам, бухгалтер включил.

За этот период 10 календарных дней отпуска Зайцева не использовала.

Очередной рабочий год Зайцевой начинается 18 июня 2011 года. Если бы не отпуск по уходу за ребенком, он бы закончился 17 июня 2012 года. Но отпуск по уходу за ребенком не входит в отпускной стаж. Поэтому период, за который нужно предоставить отпуск, увеличивается на 396 календарных дней и длится до 18 июля 2013 года.

Следующий период, за который положен отпуск, начинается 19 июля 2013 года. Если бы не отпуск по уходу за вторым ребенком, он бы закончился 18 июля 2014 года. Но эту дату нужно сдвинуть на 640 календарных дней. Поэтому очередной рабочий год закончится 18 апреля 2016 года.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? Сотруднику предоставлен основной отпуск авансом.

Укажите тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск.

Ведь какого-то особого порядка для предоставления отпуска авансом не предусмотрено.

Право на основной оплачиваемый отпуск возникает у сотрудника ежегодно. Поэтому в форме № Т-6 указывайте тот рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск. Этот год не всегда равен календарному. Например, рабочим годом может быть период с 12 марта 2014 года (дата приема на работу) по 11 марта 2015 года (дата окончания первого года работы).

Это следует из статьи 122 Трудового кодекса РФ и подтверждается в письме Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1.

Пример определения периода, за который предоставляется отпуск, для заполнения формы № Т-6

Экономист организации А.С. Кондратьев принят на работу 12 октября 2015 года. С 16 ноября 2015 года ему предоставили ежегодный основной отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Отпуск предоставлен авансом (до того, как сотрудник отработал в организации шесть месяцев).

При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал период, за который сотруднику предоставлен отпуск, - с 12 октября 2015 года по 11 октября 2016 года. То, что отпуск предоставлен авансом, на определение периода, за который предоставляется отпуск, никак не повлияет.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? Сотрудница взяла отпуск сразу после выхода из отпуска по уходу за ребенком.

Рабочий год сотрудницы увеличьте на количество дней отпуска по уходу за ребенком.

Это связано с тем, что оплачиваемый отпуск нужно предоставлять сотруднику ежегодно. А время отпуска по уходу за ребенком в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается. Поэтому в форме № Т-6 в таком случае нужно указать период, который состоит из расчетного года (за который сотрудник отпуск еще не брал) и отпуска по уходу за ребенком.

Это предусмотрено статьями 121 и 122 Трудового кодекса РФ.

Пример расчета рабочего периода. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставлен после отпуска по уходу за ребенком

Кассир А.В. Дежнева принята на работу 20 декабря 2011 года. То есть первоначально ее рабочий год равен периоду с 20 декабря 2011 года по 19 декабря 2012 года. Однако до окончания указанного периода сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребенком, который продлился 2 года 9 месяцев и 21 день.

Для расчета нового рабочего периода Дежневой необходимо к первоначальной дате окончания рабочего года прибавить продолжительность отпуска по уходу за ребенком:

19 декабря 2012 года + 2 года 9 месяцев и 21 день = 10 октября 2015 года.

Таким образом, удлиненный рабочий год сотрудницы равен периоду с 20 декабря 2011 года по 10 октября 2015 года. Значит, следующий ее рабочий год в общем случае будет с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года, если в этом периоде не будет иных дней, которые не входят в стаж, дающий право на отпуск.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск? Сотрудник принят по срочному трудовому договору на срок менее года.

В форме № Т-6 укажите рабочий год.

По общему правилу ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику за каждый его рабочий год (ст. 122, ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Из этого правила есть исключение - временные (до двух месяцев) и сезонные сотрудники (ст. 291, 295 ТК РФ). Тот факт, что сотрудник принят по срочному трудовому договору, никак не влияет на период, за который предоставляется отпуск. Кроме того, работодатель может продолжить трудовые отношения с сотрудником (ч. 1 ст. 79, ч. 4 ст. 58 ТК РФ).

Поэтому в приказе на отпуск следует указать рабочий год независимо от срока трудового договора с сотрудником. Например, если сотрудник принят на 10 месяцев с 3 февраля 2015 года по 2 декабря 2015 года, то в форме № Т-6 следует указать период с 3 февраля 2015 года по 2 февраля 2016 года.

Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, если отпуск предоставляется сразу за несколько лет?

Если за предыдущие годы у сотрудника остались неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска или сотрудник вообще не использовал отпуск несколько лет и в текущем году решил ими воспользоваться, то приказ о предоставлении отпуска нужно заполнить в общем порядке. При этом в форме № Т-6 следует указать:

  • период соответствующей продолжительности, если отпуск предоставляется за несколько лет, следующих подряд (например, с 3 сентября 2014 года по 2 сентября 2016 года);
  • отдельно (через запятую) указать несколько периодов, если они идут непоследовательно (например, с 3 сентября 2013 года по 2 сентября 2014 года, с 3 сентября 2015 года по 2 сентября 2016 года).

В то же время в разделе А «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» приказа укажите общее число дней отпуска независимо от того, за сколько лет и за какие периоды эти дни предоставляются.

Пример оформления предоставления отпуска сотруднику за несколько лет сразу

Секретарь Е.В. Иванова работает в организации с 3 сентября 2013 года. Она не полностью использовала отпуск за предыдущий 2015 год. В текущем 2016 году она использует накопившиеся дни отпуска за 2015 год - 5 календарных дней и за 2016 год - 28 календарных дней. Общая продолжительность отпуска составляет 33 (5 + 28) календарных дня.

Заполняя форму № Т-6, бухгалтер указал следующие периоды работы:

  • с 3 сентября 2014 года по 2 сентября 2015 года - 5 календарных дней;
  • с 3 сентября 2015 года по 2 сентября 2016 года - 28 календарных дней.

Записка-расчет

Выплатить отпускные сотруднику нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Расчет отпускных, как и любой другой факт хозяйственной жизни, надо оформить первичным документом. Поэтому сумму отпускных отразите в записке-расчете (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Записку-расчет составляют на основании приказа о предоставлении отпуска. Подписывают документ специалист кадровой службы и бухгалтер, который делал расчет.

Записку-расчет о предоставлении отпуска можно составить:

По унифицированной форме № Т-60;

По форме, самостоятельно разработанной организацией.

Пример оформления лицевой стороны записки-расчета

Сотрудник организации А.С. Кондратьев уходит в очередной отпуск. Лицевую сторону записки-расчета заполнил и подписал сотрудник кадровой службы.

Кроме того, сотрудник кадровой службы должен внести сведения об отпуске в личную карточку сотрудника, а также в лицевой счет.

Отпуск перед декретом

Ситуация: какие документы сотрудница должна представить, если перед декретным отпуском ей предоставляется основной отпуск авансом?

Заявление и справку или заключение от врача.

Работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск беременной женщине по ее просьбе. При этом стаж работы значения не имеет (ст. 122, 260 ТК РФ).

Для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска авансом сотрудница должна подать заявление, приложив к нему документ, подтверждающий беременность. Например, справку от врача. Такое указание есть в письме Роструда от 18 марта 2008 г. № 659-6-0.

Отпуск с послед ующим увольнением

По желанию сотрудника ему могут предоставить отпуск с последующим увольнением. Это не разрешено, только когда увольняют сотрудника за виновные действия.

Для того чтобы уйти в отпуск и потом уволиться, сотрудник должен написать заявление с просьбой уволить его и предоставить ему отпуск. Это следует из положений части 2 статьи 127 Трудового кодекса РФ.

Далее работодатель решает, давать отпуск с последующим увольнением или нет. Это его право, а не обязанность. Если в итоге сотруднику откажут, тогда придется выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск в общем порядке (ст. 127 ТК РФ, письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1025-6).

Если же будет принято решение предоставить отпуск с последующим увольнением, то на основании заявления сотрудника издайте соответствующий приказ.

Приказ можно составить по единой форме, разработанной самостоятельно. Или же можно воспользоваться унифицированными формами. Но тогда понадобится составлять два приказа: один на увольнение и другой на отпуск.

Дело в том, что унифицированной формы единого приказа о предоставлении отпуска с последующим увольнением в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 нет. Но есть типовые бланки для предоставления отпуска сотруднику и для его увольнения. Поэтому в таком случае используйте формы № Т-6 (Т-6а) и № Т-8 (Т-8а).

Предоставив сотруднику отпуск с последующим увольнением, датой увольнения считайте последний день такого отдыха (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

Однако рассчитаться с сотрудником нужно до его ухода в отпуск. Ведь после отдыха сотрудник и работодатель уже не будут связаны обязательствами по трудовому договору. Аналогичным образом поступите с трудовой книжкой и другими документами, которые надо выдать сотруднику при увольнении. То есть передайте их ему перед уходом в отпуск - в последний день работы.

Такие разъяснения даны в письме Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1. Кроме того, правомерность этой позиции подтверждает определение Конституционного суда РФ от 25 января 2007 г. № 131-О-О.

Кстати, сотрудник, который оформил заявление на отпуск с последующим увольнением по собственной инициативе, вправе отозвать свое заявление. Правда, сделать это он может до начала отпуска и при условии, что на его место еще не пригласили в порядке перевода другого сотрудника (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).