Чем занимается архивариус в архиве. Должностная инструкция архивариуса - образец. Какая профессиональная подготовка необходима архивисту
На каждом предприятии существует свой документальный архив, требующий тщательной систематизации и контроля. Некоторые важные материалы (личные досье, киноленты, приказы, распоряжения) имеют достаточно большой и важно, чтобы вся ценная информация была правильно расфасована по папкам, имела описи с датами. Требуется это для того, чтобы в случае необходимости человек мог быстро отыскать запрашиваемое дело. В этом вопросе требуются ответственность, кропотливость и правильный подход. Поможет справиться с непростой работой профессиональный архивариус. Кто это? Ценный специалист, занимающийся ведением всего архива предприятия, отвечает за сохранность и безопасность каждой бумажки.
Запись - это информация, которая хранится в фиксированной форме, включая бумагу, фотографии, кино - и звукозапись и электронные файлы. Важным для записи является ее содержание, структура и контекст. Содержимое - это вся информация, содержащаяся в записи. Содержимое записи фиксировано, поэтому его можно снова просмотреть - его стабильность - вот что делает запись значимой для памяти. Структура записи - это физическая форма, в которой она содержится, и организация ее содержимого. Контекст - это все условия, которые окружают создание, хранение или использование записи - и контекст очень важен для архивистов.
Археологи неоднократно в ходе раскопок находили древние письменности, которые были собраны особым способом. Подобные находки обнаруживали в Ассирии, Греции, Древнем Египте и Риме. В летописях было четко прописано о способах ведения всех ценных материалов. Наличие таких помещений, где собрана важная документация, свидетельствует о высокой культуре социума. Архивы необходимы нам не только для сохранения памяти прошлых событий, но еще они представляют некую базу прикладного и научного характера.
Мы создаем и используем бесчисленные записи в нашей повседневной жизни, но не каждая запись считается архивной. Архивы просто не могут хранить все записи когда-либо созданных, поэтому одной из главных обязанностей архивиста является определение того, следует ли сохранить запись, потому что она имеет непреходящую ценность.
Архивные записи документируют действия своего создателя - будь то индивидуум, группа или организация - и эти записи служат прямым доказательством деятельности создателя. Поскольку содержание записей служит доказательством этих действий, они имеют непреходящую ценность. Архивные записи служат цели, отличной от той, для которой они были созданы.
В те годы, когда страной руководил великий вождь пролетариата В.И. Ленин, во всех государственных учреждениях была четкая организация документооборота. Подлежали архивированию материалы национализированных усадеб, монастырей, церквей, а также дела, в которых хранилась информация о великих народных художниках, ученых, композиторах. Уничтожение таких архивов преследовалось законом. За сохранностью всех материалов следил один человек - архивариус. Кто это, спросите вы? Незаменимое государственное лицо любого учреждения.
Термин «архивы» может относиться к самим архивным материалам, организациям, которые собирают архивные материалы, архивные профессии и здание, в котором хранятся архивные материалы. Слово «архивы» является и может использоваться взаимозаменяемо в отношении любого из этих определений.
Каковы основные обязанности архивиста? Работа архивиста включает в себя множество различных частей управления архивной коллекцией. Некоторые архивисты выполняют все обязанности, описанные ниже, но архивисты в более крупных учреждениях могут сосредоточиться только на некоторых из них.
Профессиональные обязанности
Занимается архивариус систематизацией всех внутренних и входящих материалов, которые вышли из документооборота. Также он отвечает за соответствие условиям, нормам и правилам хранения. В обязанности архивариуса входит: правильное оформление исходящих и поступающих документов, составление описаний, ведение учетных баз, маркирование списков, выдача справок и размещение информации на специальных стеллажах. Сегодня на крупных предприятиях практически вся работа осуществляется в электронном виде, но действительно важные материалы, подлежащие длительному хранению, дополнительно распечатывают на бумажных носителях и передают в архив.
Хотя архивные записи могут стоить денег, архивная оценка не касается денежной стоимости, а ценности содержания записи. Оценка субъективна, потому что часть процесса выбора выглядит, чтобы увидеть, соответствуют ли записи в рамках миссии и цели архивов.
Если архивариус решает, что сборник должен быть частью архивного учреждения, материалы приобретаются и передаются через процесс, называемый присоединением. Организация Архивисты организуют архивные материалы для обеспечения доступа исследователей. По договоренности архивисты интеллектуально организуют записи и убеждаются, что физическая организация отражает это интеллектуальное устройство. Особенно важным для архивистов в ходе этого процесса являются концепции происхождения и первоначального порядка.
Конечно, автоматизированная база значительно ускоряет и облегчает работу и поиск, но техника имеет свойство ломаться и выходить из строя, вот поэтому во избежание потери всех данных нужен архив. Участвует в комиссиях по уничтожению и списанию устаревших документов архивариус. Профессия также подразумевает слежение за противопожарной безопасностью помещения.
Происхождение - это взаимосвязь между записью и отдельными лицами или организациями, которые создали, поддерживали или использовали ее. Чтобы сохранить происхождение, архивисты пытаются обеспечить, чтобы записи хранились в соответствии с их происхождением и не смешивались с другими коллекциями. Оригинальный заказ ведет записи в том же порядке, в котором создатель их разместил. Поддержание как происхождения, так и первоначального порядка необходимо для сохранения контекста записей. Этот контекст может иметь решающее значение для исследователя, поэтому архивисты так стараются его поддерживать.
Требования и качества
Взять на могут человека с высшим (или студента) образованием, который отучился по специальности «архивное дело», «история», «педагогика». Иногда необходимые навыки получают на специальных курсах. Будущий сотрудник должен знать ПК (офисные программы), уметь работать с техникой (ксероксом, факсом, принтером), владеть письменной и устной грамотой.
Описание В процессе описания архивисты пытаются создать точное представление содержимого архивной коллекции и того, как она устроена физически. Кроме того, архивисты предоставляют информацию о создателе и контексте создания записей. Эта информация описания, как правило, объединяется в помощь для поиска, которая служит в качестве справочника исследователя для коллекции. В большинстве архивных коллекций материалы не описываются на уровне предмета.
Архивариусы сохранения также облегчают физическое сохранение архивных записей. Это часто происходит во время процесса размещения. Например, чтобы бумажные документы не ухудшались, они хранятся в не содержащих кислоты папках и помещаются в свободные от кислоты коробки. Металлические предметы, такие как скрепки и скобы, могут быть удалены, потому что они будут ржаветь, повредив бумагу. Объект, где хранятся архивные записи, обычно имеет контроль температуры и влажности.
Аккуратностью, усидчивостью, аналитическим и скрупулезностью должен обладать архивариус. Кто это придумал и чем обусловлены требования? В течение всего дня работник сталкивается с огромным объемом информации, которую нужно прочесть, зарегистрировать и определить ее срок хранения согласно перечню документооборота. В этом деле требуются внимательность, усидчивость, самоконтроль, развитое мышление, терпеливость и тонкая моторика. Далеко не все люди способны ежедневно проделывать монотонную и кропотливую работу.
Ссылка и аутрич Все описанные выше шаги - оценка, приобретение, компоновка, описание и сохранение - предназначены для использования в настоящем и будущем архивах. Для того, чтобы исследователи могли использовать архивы в полном объеме, им часто нужна справочная помощь архивистов. Справочная помощь может включать в себя то, как интерпретировать методы поиска, правильную обработку архивных материалов, а также если есть архивные коллекции, отличные от того, который исследует исследователь, который будет релевантным или полезным.
Почему архивисты делают всю эту утомительную работу? Чтобы обеспечить открытую демократию и правительство, граждане должны иметь доступ к записям, созданным правительством. В качестве доказательства деятельности правительства эти записи имеют очень специфическую непреходящую ценность и должны быть сохранены. Это архивное назначение датируется Французской революцией, которая служит ключевым событием в истории архивов.
Зарплата архивариуса
Оплата труда напрямую зависит от региона, финансового благополучия компании и объема обязанностей. На сегодняшний день средняя зарплата колеблется в пределах 20-35 тысяч рублей. Свыше 40 000 руб. получает опытный с многолетним стажем архивариус. Кто это и чем он занимается, было описано выше. Профессия достаточно востребована, вот только называется она немного по-другому - секретарь или делопроизводитель.
Еще одна причина для архивной работы - обязательство сохранять различные аспекты истории. Институциональные архивы собирают записи, которые документируют деятельность их материнской организации, например предприятий и университетов. Эти записи имеют непреходящую ценность, поскольку они обеспечивают необходимую институциональную историю для самой организации. Другие архивы собирают записи на основе конкретных тем или академических дисциплин, таких как антропология, история афроамериканцев или азиатское искусство.
Подводя итог тому, что делает архивариус и почему. В принципе, архивист обеспечивает физический и интеллектуальный контроль записей, которые имеют непреходящую ценность. Архивы не просто хранят записи - архивы предназначены для использования! Архивисты выполняют все эти обязанности, чтобы люди могли получать и использовать записи.
Архивист - хранитель или сотрудник архива, отвечающий за систематизацию и учет документов, доверенных на хранение.
От лат. archivum, греч. archaios — древний.
Архивист — хранитель или сотрудник архива, отвечающий за систематизацию и учет документов, доверенных на хранение.
Особенности работы
Архивист работает с так называемыми исполненными документами. Т.е. с документами уже пришедшими на хранение (до этого ими занимается специалист по документоведению).
В архиве могут храниться самые разнообразные документы: приказы и распоряжения дирекции, старые метрические книги, протоколы, видео- и аудиосведетесльва. Содержимое архива зависит от профиля организации, в которой действует архив.
Например, в региональных госархивах находятся документальные свидетельства о жизни наших предков. И многие люди, пытаясь составить свою родословную, обращаются в эти архивы.
Задача архивиста - не только хранение и систематизация. Он, как библиотекарь, получает запросы на хранящиеся документы, находит их выдаёт для пользования. Готовит выписки из архивных документов, снимает копии.
Технология поиска документа зависит от поставленной задачи. В крупных архивах с разветвлённой структурой поиск нужной информации или документа — это работа коллектива. Заказчик может и не знать заранее, какие именно документы он хочет найти. Перед началом поиска архивариус-консультант старается четко сформулировать цели и задачи работы, максимально точно обрисовать планируемые результаты, нарисовать картинку предполагаемого «на выходе» продукта. Только после этих проделанных шагов можно организовывать команду специалистов для реализации проекта.
Архивы Смитсоновского института ежегодно получают десятки запросов от студентов и недавних выпускников о профессии архива и о том, как стать архивистом. Поскольку это такая популярная тема, мы решили сделать наши ответы на наиболее распространенные вопросы, доступные широкой аудитории. Хотя приведенные ниже ответы предназначены для решения архивной профессии в целом, они в конечном итоге отражают мой собственный опыт и мои непосредственные коллеги.
Архивисты выполняют множество задач. В небольших архивах несколько человек могут делать все, в то время как в больших архивах архивисты могут специализироваться на конкретных аспектах работы. Традиционно архивист работает с донорами или персоналом своего родительского учреждения для приобретения новых коллекций; организует и собирает коллекции; описывает коллекции и записывает находки; и помогает исследователям в использовании коллекций. Некоторые архивисты специализируются на приобретении, управлении, описании и сохранении фотографических или аудиовизуальных материалов или электронных записей.
Рабочее место
Государственные архивы, фонды хранения видео- и аудио-документов, крупные организации и предприятия с большим документооборотом.
Важные качества
Склонность к работе с документацией, к работе с большим количеством информации, хорошая память, системное мышление, пунктуальность, аккуратность.
Знания, навыки
Архивариус должен владеть такими дисциплинами, как архивоведение, делопроизводство.
Знать соответствующие нормативные правовые акты, положения, инструкции.
Другие аспекты работы могут включать в себя оцифровку, публичную пропаганду, письмо и обучение. Что вам больше всего нравится в вашей работе? Мне нравится изучать самые разные темы в рамках моих коллекций. Мне также нравится ходить за кулисами и исследовать наши музеи и исследовательские центры изнутри.
Какие качества работодатели ищут в архивист? Многие работодатели будут искать кандидатов, которые могут работать как самостоятельно, так и в команде; демонстрировать сильные исследования и навыки письма; проявлять внимание к деталям; являются решателями творческих задач; и показать естественное любопытство. Многие позиции потребуют работы с базами данных, оцифровкой, электронными записями, веб-сайтами или социальными сетями, поэтому существенный опыт работы с основными навыками работы с компьютером будет иметь важное значение.
Где учиться на Архивиста (Архивариуса)
Учебный Центр «АРХИВ» проводит курсы Архивариусов . По окончании обучения слушатели курсов проходят аттестацию, которая проводится в форме экзамена, зачета или собеседования (зависит от специальности). В случае успешного прохождения аттестации, выпускники получают Свидетельство государственного образца с присвоением квалификации.
Некоторые работодатели могут также искать знания по определенной теме, связанной с их сбором, например, в местной истории или в авиации. Стаж, добровольцы или другие практические навыки часто будут решающим фактором при принятии решения о том, какой претендент нанимать.
В какой степени вам нужен архивариус? Многие, но не все, работодатели потребуют «Магистра библиотечной науки» или эквивалент. Магистр библиотечной науки был общей степенью для новых архивистов, но по мере развития традиционных программ школьной школы многие университеты переименовали эту степень или создали отдельную степень для архивов, записей и управления информацией. Очень ограниченное число университетов даже создали специальность для архивных исследований. Работодатели обычно признают, что эти степени имеют тенденцию быть похожими.
Среднее специальное образование
- Специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
Высшее образование
- Историко-архивный институт Российского государственного гуманитарного университет а
Факультет архивоведения
Специальность «Историко-архивоведение». Квалификация «Историк-архивист».
При принятии решения о учебе в аспирантуре изучите типы курсов, включенных в учебную программу, а не только название предлагаемой степени. Другие общие дипломы выпускников, проводимые архивистами, включают публичную историю и музейные исследования. На некоторых должностях может потребоваться только степень бакалавра, но степень кандидата наук, скорее всего, будет «предпочтительной».
Какие другие предметы полезны в вашей работе? Полезны исследовательские и письменные навыки, полученные в истории, английском и других классах гуманитарных наук. Второй язык также может быть полезен в настройке, где в коллекциях находятся неанглийские документы. Архивные коллекции могут заниматься любой темой, поэтому нет возможности рассказать, какие предметы могут быть полезны позже. Некоторые работодатели могут потребовать, чтобы архивисты имели опыт работы по конкретному предмету, а другие сначала изучали профессиональные навыки и предполагали, что предмет может быть изучен на работе.
