trang chủ > Sửa chữa và hoàn thiện > Chứng từ kế toán cơ bản tại doanh nghiệp: các loại và khái niệm cơ bản. Sao kê tài khoản không phải là chứng từ kế toán cơ bản Dưới dạng điện tử


Chứng từ kế toán cơ bản tại doanh nghiệp: các loại và khái niệm cơ bản. Sao kê tài khoản không phải là chứng từ kế toán cơ bản Dưới dạng điện tử




Mọi hoạt động ngân hàng theo quan điểm kế toán chỉ xuất hiện khi có chứng từ chính tương ứng, được lập phù hợp với yêu cầu kế toán. Không có tài liệu - không có hoạt động, đây là một tiên đề kế toán.

Vì vậy, các tài liệu chính được dùng để xử lý các giao dịch. Hãy xem xét việc phân loại các tài liệu chính. Thật thuận tiện để chia chúng thành tiền mặt, đài tưởng niệm và những thứ khác. Sự xuất hiện của các tài liệu chính có thể được tìm thấy trong các phụ lục. Hãy liệt kê chúng và xem xét mục đích chính của chúng.

Các tài liệu chính về tiền mặt nhằm mục đích xử lý các giao dịch tiền mặt. Các chứng từ tiền mặt chính là:

Thông báo gửi tiền mặt nhằm mục đích đăng ký việc nhận tiền mặt từ khách hàng là pháp nhân tới quầy thu ngân của ngân hàng.

Séc tiền mặt nhằm mục đích xử lý việc rút tiền mặt của các pháp nhân từ quầy thu ngân của ngân hàng.

Lệnh nhận tiền nhằm mục đích đăng ký việc nhận tiền mặt từ khách hàng cá nhân tới quầy thu ngân của ngân hàng. Phục vụ cho việc xử lý cả thanh toán bằng đồng rúp và ngoại tệ (lệnh nhận tiền).

Lệnh ghi nợ nhằm mục đích xử lý việc rút tiền mặt của khách hàng cá nhân từ quầy thu ngân của ngân hàng. Phục vụ cho việc xử lý cả thanh toán bằng đồng rúp và ngoại tệ (lệnh ghi nợ tiền tệ).

Tài liệu chính tưởng niệm nhằm mục đích đăng ký các giao dịch không dùng tiền mặt. Xem xét các chi tiết cụ thể về kinh tế và ngân hàng của các tài liệu tưởng niệm, số lượng và sự đa dạng lớn hơn nhiều so với tất cả những tài liệu khác. Tưởng niệm có nghĩa là không dùng tiền mặt. Các tài liệu tưởng niệm chính là:

Lệnh thanh toán là lệnh vô điều kiện để chuyển tiền từ người trả tiền đến người nhận. Được sử dụng để thanh toán bên ngoài bằng đồng rúp của Nga.

Lệnh tưởng niệm là tài liệu đơn giản nhất chính thức hóa một giao dịch không dùng tiền mặt trong ngân hàng bằng đồng rúp.

Cả hai tài liệu này thường được sử dụng dưới dạng hợp nhất, khi chúng chính thức hóa không phải một giao dịch mà nhiều giao dịch cùng một lúc, chẳng hạn như lệnh thanh toán tổng hợp hoặc lệnh tưởng niệm hợp nhất. Đây là cách sau này xử lý một số lượng lớn các giao dịch ngân hàng.

Ngoài các tài liệu này, các tài liệu sau cũng có thể được sử dụng làm tài liệu chính:

Lệnh thanh toán là một loại lệnh ghi nhớ được sử dụng cho các giao dịch với các khoản thanh toán chưa thanh toán nằm trong tủ hồ sơ của ngân hàng (trong kế toán ngoại bảng).

Thư tín dụng là một lệnh có điều kiện để thực hiện thanh toán. Khách hàng xác định các điều kiện, ngân hàng kiểm tra việc thực hiện của họ và nếu mọi thứ đều ổn thì sẽ thanh toán cho người nhận.

Yêu cầu thanh toán, lệnh thu - yêu cầu vô điều kiện để xóa tiền khỏi tài khoản của người trả tiền thay cho người nhận. Thông qua các chứng từ chính này, ngân hàng, thay mặt và bằng chi phí của khách hàng, trên cơ sở các chứng từ thanh toán, thực hiện các hành động để nhận thanh toán từ người trả tiền. Việc thanh toán nhờ thu được thực hiện trên cơ sở các yêu cầu thanh toán, việc thanh toán có thể được thực hiện theo lệnh của người trả tiền (có chấp nhận) hoặc không có lệnh của người đó (theo cách không được chấp nhận) và các lệnh nhờ thu mà việc thanh toán được thực hiện mà không có lệnh của người trả tiền (theo cách không thể chối cãi).

Yêu cầu thanh toán và lệnh thu tiền được người nhận tiền (người thu tiền) gửi đến tài khoản của người trả tiền thông qua ngân hàng phục vụ người nhận tiền (người thu tiền). Nó không thường được sử dụng trong hoạt động của các ngân hàng thương mại, chủ yếu là khi thanh toán hóa đơn tiện ích. Được sử dụng tích cực trong hệ thống Ngân hàng Tiết kiệm.

Hồ sơ vay - dùng để xử lý việc phát hành/trả nợ trong trường hợp không sử dụng các tài liệu nêu trên (lệnh tưởng niệm, lệnh thanh toán). Ví dụ: lệnh phát hành khoản vay từ ban quản lý ngân hàng có thể đóng vai trò như một tài liệu chính trực tiếp.

Tin nhắn từ hệ thống thanh toán và giao dịch - cũng được sử dụng làm tài liệu chính. Trước hết, chúng ta đang nói về các tin nhắn từ hệ thống SWIFT, hệ thống này được sử dụng chủ yếu để thực hiện các giao dịch thanh toán khác nhau bằng ngoại tệ. Ví dụ: tương tự của lệnh thanh toán bằng ngoại tệ là tin nhắn MT103 (chuyển khoản của khách hàng). Ngoài ra, cơ sở để thực hiện giao dịch là các tin nhắn từ hệ thống thanh toán thẻ (VISA, MasterCard, American Express) và hệ thống giao dịch (RTS, Reuters, Bloomberg).

Các báo cáo khác nhau được thiết kế để phản ánh các giao dịch nhóm, ví dụ, báo cáo lãi tích lũy. Chúng là những tài liệu chính và không yêu cầu tạo ra các tài liệu khác; về bản chất, chúng là một loại lệnh tưởng niệm tổng hợp.

Các tài liệu chính khác bao gồm:

Giấy chứng nhận lưu niệm về việc phát hành các vật có giá trị.

Lệnh mất cân bằng.

Đơn đề nghị củng cố máy tính tiền thông qua tài khoản đại lý.

Đơn xin tạm ứng tiền cho quầy thu ngân.

Biên lai khác nhau.

Các quy tắc kế toán (số 205-P) chứa danh sách các ký hiệu tài liệu, được trình bày dưới đây. Các ký hiệu số được sử dụng trực tiếp trong chính các tài liệu chính; trường tương ứng được gọi là loại hoạt động.

Danh mục ký hiệu (mật mã) văn bản gửi tài khoản tại tổ chức tín dụng

Điều kiện Tên chứng từ phản ánh chỉ định giao dịch chứng từ (mã giao dịch) 1 Xóa nợ, ghi có theo lệnh thanh toán 2

Đã thanh toán, ghi có theo yêu cầu thanh toán 3

Séc tiền mặt được thanh toán bằng tiền mặt 4

Nhận tiền mặt theo quảng cáo góp tiền mặt 5

Thanh toán, ghi có theo yêu cầu đặt hàng 6

Đã thanh toán, ghi có theo lệnh nhờ thu 7

Đã thanh toán, nhận bằng séc 8

Mở thư tín dụng, ghi có số tiền thư tín dụng chưa sử dụng, bị hủy 9

Xóa, ghi có theo lệnh ghi nhớ (chi phí, tiền mặt) 10

Hồ sơ trả nợ, trừ các giấy tờ nêu trên 11

Giấy tờ cho vay, ghi có khoản vay vào tài khoản, trừ các tài liệu nêu trên 12

Được ghi nhận dựa trên lời khuyên lưu ý 13

Thanh toán bằng thẻ ngân hàng 16 Xóa nợ, ghi có vào lệnh thanh toán

Tất cả các tài liệu chính phải được soạn thảo theo đúng yêu cầu của hướng dẫn quy định, không được tẩy xóa hoặc sửa chữa.

Sao kê ngân hàng là một chứng từ tài chính do ngân hàng phát hành cho khách hàng, phản ánh trạng thái của tài khoản và sự chuyển động của tiền trên đó trong một khoảng thời gian nhất định.

Điều 9 của Luật Liên bang “Về Kế toán” ngày 21 tháng 11 năm 1996 số 129 quy định rằng các hoạt động do doanh nghiệp thực hiện phải được chứng minh bằng bằng chứng. Bằng chứng này là một bản sao kê của ngân hàng.

Tài liệu phải được lưu giữ tại doanh nghiệp và tổ chức tài chính trong ít nhất 5 năm và xuất trình cho đại diện cơ quan quản lý xác minh kế toán của công ty.

Sao kê ngân hàng từ tài khoản vãng lai

Báo cáo ngân hàng từ tài khoản hiện tại là tài liệu kế toán chính hiển thị rõ ràng các giao dịch ngân hàng được thực hiện và chuyển động của tiền trong tài khoản.

Thủ tục kế toán cho phép nhận báo cáo ngân hàng trên giấy hoặc điện tử. Luật Liên bang "Về chữ ký điện tử" ngày 06/04/11 số 63 quy định rằng các tập tin số hóa được ký bằng chữ ký số điện tử được công nhận là văn bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy được chứng thực.

Lưu giữ báo cáo ngân hàng

Dựa trên báo cáo ngân hàng, kế toán của công ty có thể so sánh số liệu kế toán với các giao dịch do ngân hàng thực hiện. Việc xác minh phải được thực hiện vào ngày tài liệu được ban hành. Nếu phát hiện có chênh lệch, kế toán phải thông báo cho ngân hàng. Bản trích xuất được lưu trữ trong kho lưu trữ của doanh nghiệp và được dùng làm bằng chứng về các giao dịch thanh toán trong các cuộc kiểm tra khác nhau của cơ quan quản lý. Sau khi nhận được bảng kê, kế toán thường đưa số liệu vào chương trình kế toán.

Chuẩn bị báo cáo ngân hàng

Việc lập báo cáo ngân hàng không được quy định bởi các tiêu chuẩn. Tài liệu phải có:
- Tên ngân hàng;
- điều kiện cần thiết;
- con dấu và chữ ký của nhân viên tổ chức tài chính;
- ngày phát hành bản sao kê ngân hàng;
- Số văn bản;
- số tiền ghi nợ và mục tài khoản;
- Số dư tài khoản đầu kỳ, cuối kỳ và các thông tin khác.

Kèm theo bảng sao kê ngân hàng là các tài liệu nhận được từ đối tác và làm cơ sở cho việc chuyển tiền cũng như các giấy tờ do tổ chức tín dụng phát hành.

Làm thế nào để có được một bản sao kê ngân hàng

Các tổ chức tài chính có một quy trình nhất định để phát hành báo cáo ngân hàng. Điều này thường xảy ra vào thời điểm được chỉ định vào ngày tiếp theo thời điểm được tính toán. Bản sao đầu tiên của tài liệu được cấp miễn phí cho khách hàng. Nếu cần lấy lại sao kê ngân hàng, tổ chức tín dụng có thể yêu cầu thanh toán các dịch vụ của mình. Theo yêu cầu của khách hàng, tài liệu có thể được nhận bằng điện tử. Trách nhiệm nhận sao kê thuộc về khách hàng của ngân hàng.

Lưu trữ báo cáo ngân hàng

Báo cáo ngân hàng được lập thành hai bản. Bản đầu tiên được cấp cho khách hàng và bản thứ hai được lưu trữ trong kho lưu trữ của tổ chức tài chính. Tất cả các bản sao kê mà khách hàng không nhận được sẽ được lưu trữ trong ngân hàng trong 4 tháng và sau đó sẽ bị tiêu hủy. Thông tin được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu điện tử của tổ chức tín dụng trong thời gian 5 năm. Theo yêu cầu bằng văn bản của khách hàng, dữ liệu được trích xuất từ ​​​​kho lưu trữ, in và phát hành trên giấy.

Lời khuyên từ Sravni.ru: Khi ký kết hợp đồng dịch vụ ngân hàng, khách hàng cần lưu ý thủ tục cấp sao kê ngân hàng.

Sao kê tài khoản vãng lai và lệnh thanh toán có phải là tài liệu chính không?

Trả lời

Sao kê tài khoản vãng lai và lệnh thanh toán là tài liệu chính ( Bộ luật Dân sự Liên bang Nga và quy định của Ngân hàng Nga ngày 19 tháng 6 năm 2012 số 383-P.)

Cơ sở lý luận

Cách tổ chức hạch toán các giao dịch trên tài khoản vãng lai

Các giao dịch trên tài khoản vãng lai được phản ánh trong kế toán dựa trên sao kê ngân hàng và đính kèm ().

Sao kê ngân hàng

Một báo cáo ngân hàng xác nhận sự chuyển động của tiền trong tài khoản hiện tại. Ngân hàng và tổ chức thiết lập tần suất phát hành trong thỏa thuận tài khoản ngân hàng. Theo quy định, ngân hàng sẽ phát hành sao kê cho mỗi ngày làm việc.

Nếu bản sao kê được in trên máy tính thì không có tem, dấu của ngân hàng cũng như chữ ký của nhân viên ngân hàng có trách nhiệm. Nếu nhân viên ngân hàng lập bảng sao kê bằng tay hoặc trên máy đánh chữ thì văn bản đó phải có chữ ký của nhân viên ngân hàng duy trì tài khoản và dấu của ngân hàng.

Trong thời hạn mười ngày kể từ ngày nhận được sao kê, tổ chức phải thông báo bằng văn bản cho ngân hàng về số tiền sai sót hoặc từ tài khoản. Nếu việc này không được thực hiện, ngân hàng coi số dư tài khoản đã được xác nhận.

Thủ tục này được thiết lập tại mục II phần III của Quy tắc được thiết lập.

Nếu bản sao kê bị mất, ngân hàng có thể cấp một bản sao cho tổ chức. Để thực hiện việc này, hãy gửi đơn đến ngân hàng để nhận bản sao sao kê ngân hàng (Mục II Phần III của Quy tắc được thiết lập). Hình thức của một ứng dụng như vậy không được thiết lập hợp pháp. Theo quy định, ngân hàng thiết lập nó trong các quy định nội bộ của ngân hàng. Nếu mẫu đơn xin sao kê sao kê của ngân hàng chưa được thiết lập, hãy điền vào.

Các loại hồ sơ quyết toán

Để thực hiện các giao dịch trên tài khoản vãng lai, các loại chứng từ thanh toán sau đây được cung cấp:
– ;
– ;

Bài viết sẽ đề cập đến những điểm chính liên quan đến báo cáo tài khoản. Tại sao cần có tài liệu, lấy nó ở đâu và làm thế nào để lấy nó - hơn nữa.

Gởi bạn đọc! Bài viết nói về những cách điển hình để giải quyết vấn đề pháp lý nhưng mỗi trường hợp đều mang tính cá nhân. Nếu bạn muốn biết làm thế nào giải quyết chính xác vấn đề của bạn- Liên hệ tư vấn:

ĐƠN ĐĂNG KÝ VÀ CUỘC GỌI ĐƯỢC CHẤP NHẬN 24/7 và 7 ngày một tuần.

Nó nhanh và MIỄN PHÍ!

Hoạt động của một tổ chức hoặc cá nhân doanh nhân liên quan đến việc thực hiện các giao dịch tài chính.

Có thể nhận được một bản sao kê từ ngân hàng phản ánh dòng tiền. Nó trông như thế nào, làm thế nào để có được nó và cần những gì để có được nó?

Những gì bạn cần biết

Kỷ luật tiền mặt được tuân thủ trong bất kỳ tổ chức nào. Sao kê ngân hàng là một tài liệu:

  • là bản sao tương tự thông tin của tổ chức tài chính về một tài khoản cụ thể;
  • có tính chất tài chính;
  • hiển thị dòng tiền vào và ra;
  • do nhân viên ngân hàng phát hành trực tiếp cho khách hàng;
  • có thể ở dạng điện tử hoặc dạng giấy.

Các tài liệu của đối tác (tín dụng, xóa nợ) và các tài liệu do doanh nghiệp chuẩn bị phải được đính kèm với tài liệu này.

Bảng sao kê tài khoản ngân hàng luôn khác nhau - nó phụ thuộc vào công nghệ được sử dụng. Tuy nhiên, tài khoản hiện tại luôn chứa các dữ liệu sau:

  • số có 20 chữ số;
  • ngày tuyên bố cuối cùng;
  • Số tiền còn lại;
  • chi tiết các văn bản xác nhận giao dịch ngân hàng;
  • Mục đích của việc thanh toán;
  • tài khoản của các đối tác nhận tiền hoặc từ nguồn tiền đó;
  • số tiền ghi nợ và tín dụng.

Bản sao kê ngân hàng sẽ có trong vòng 3 ngày kể từ ngày nộp. Một số ngân hàng cung cấp tài liệu trong vòng vài giờ. Tuyên bố có giá trị trong một tháng.

Sao kê ghi rõ ngày, số chứng từ và loại giao dịch, mã ngân hàng và chủ tài khoản. Khi phát hành, kế toán có nghĩa vụ kiểm tra tính phù hợp của số liệu trên báo cáo với các giao dịch đã thực hiện.

Các tính năng của việc biên soạn:

Có thể xảy ra trường hợp do lỗi của khách hàng, tiền bị xóa hoặc ghi có không chính xác. Trong trường hợp này, chúng được chuyển vào tài khoản 63, gọi là “Giải quyết khiếu nại”.

Tổ chức tín dụng phải được thông báo khi có thay đổi. Tài liệu hiển thị các chỉnh sửa.

Việc kiểm tra tiến hành như sau:

  1. Các tài liệu làm căn cứ tính toán lại được lựa chọn và đính kèm.
  2. Việc kiểm tra kỹ lưỡng các mục trong bảng sao kê được thực hiện để xác định các khoản tiền được ghi có sai và tính chính xác của khoản thanh toán.
  3. Nếu phát hiện sai sót, đại diện của tổ chức tài chính sẽ được thông báo.
  4. Mã tài khoản được nhập.
  5. Đánh dấu số sê-ri trên tài liệu và hiển thị chúng trong bảng sao kê.

Việc xác minh và xử lý dữ liệu được kế toán thực hiện vào ngày chứng từ được ban hành. Những hành động này nhằm mục đích:

  • giám sát sự chuyển động của tài chính;
  • tự động hóa công tác kế toán;
  • tạo thông tin để tham khảo;
  • vượt qua bài kiểm tra;
  • lưu trữ tài liệu.

Lời khuyên:

Ngoài ra còn có các sắc thái:

  • bản trích xuất phải được chuẩn bị thành hai bản - cho khách hàng và tổ chức;
  • không có chữ ký, con dấu trên bản in;
  • Chỉ có chủ tài khoản mới có quyền thay đổi thủ tục phát hành.

Định nghĩa cơ bản

Trích xuất từ ​​tài khoản cá nhân Đây là loại chứng từ do ngân hàng phát hành. Chứa thông tin về các giao dịch tài chính được thực hiện trên một tài khoản cụ thể
sao kê tài khoản ngân hàng Một chứng từ được phát hành cho khách hàng của ngân hàng. Bảng sao kê phản ánh trạng thái tài khoản vào một ngày cụ thể. Sự khác biệt giữa số dư tài chính trong tài khoản trong thời gian đã trôi qua kể từ khi đăng ký cũng được ghi lại.
Kiểm tra tài khoản Hồ sơ được ngân hàng hoặc tổ chức khác sử dụng để lưu giữ hồ sơ về các giao dịch tiền tệ của khách hàng.
Ghi nợ và tín dụng Các phương pháp lưu giữ hồ sơ kế toán. Nợ - dòng tài chính, tín dụng - chi phí

Mục đích của tài liệu

Có nhiều mục đích có thể cần đến một bản trích xuất. Những cái chính:

Nhờ bảng sao kê ngân hàng, bạn có thể theo dõi tín dụng tài chính, giao dịch chi phí và hoa hồng ngân hàng cho một số dịch vụ nhất định.

Một bảng sao kê được tạo cho mỗi tài khoản, vì vậy bạn có thể đăng ký vào bất kỳ ngày nào. Đối với cá nhân, có thể cần một bản trích lục khi kết thúc một thỏa thuận.

Điều này khẳng định việc thực hiện nghĩa vụ đối với tổ chức tín dụng. Tuyên bố xác nhận rằng tài khoản đã bị đóng và không có khiếu nại nào chống lại khách hàng. Nó cũng có thể cần thiết đối với những người có nợ ngân hàng.

Một số đại sứ quán yêu cầu khi xin thị thực phải kiểm tra khả năng thanh toán của một người và đảm bảo sự ổn định tài chính.

Tiêu chuẩn hiện hành

  • không cần lưu trữ dữ liệu xác nhận giao dịch dưới dạng giấy;
  • Chưa có quy trình thống nhất về việc cung cấp báo cáo của người nộp thuế.

Theo quy định về kế toán ngân hàng đã được Ngân hàng Trung ương phê duyệt (26/3/2007), các giao dịch ngân hàng của khách hàng được thực hiện trên tài khoản cá nhân.

Thông tin được in thành nhiều bản - cho tổ chức tài chính và khách hàng. Trong trường hợp thứ hai, nó được phát hành dưới dạng giấy.

Thủ tục nhận sao kê tài khoản

Theo yêu cầu của khách hàng, ngân hàng phải phát hành sao kê trong bất kỳ khoảng thời gian nào.

Có thể nhận được một bản sao kê mở rộng, ngoài dữ liệu cơ bản, còn có thông tin về tên của công ty đối tác và cơ sở để thực hiện thanh toán.

Ngân hàng đã thiết lập các quy tắc sau đây điều chỉnh thủ tục cung cấp chứng từ:

  • bản sao kê không cần phải có xác nhận đóng dấu hoặc chữ ký của người quản lý ngân hàng. Nếu cần nộp cho cơ quan thuế thì phải đóng dấu;
  • nếu sao kê bị mất, ngân hàng sẽ cấp một bản sao (có tính phí);
  • có sẵn cho bất kỳ loại tài khoản nào.

Khách hàng của ngân hàng quan tâm đến câu hỏi lấy bản sao kê ở đâu. Có nhiều lựa chọn, dễ nhất là đến ngân hàng. Để làm điều này, bạn sẽ cần có hộ chiếu và thỏa thuận mở tài khoản.

Một lựa chọn khác là gửi thông báo qua thư hoặc qua Internet. Trong trường hợp này, việc lấy tài liệu là miễn phí.

Nếu tài khoản được gắn vào thẻ, bạn có thể nhận được sao kê qua ATM. Điểm trừ duy nhất là dữ liệu chỉ được cung cấp trong tuần trước, dịch vụ phải trả phí.

Để thực hiện, bạn cần lắp thẻ và quay mã PIN, chọn mục “lấy sao kê” trong menu.

Sử dụng dịch vụ ngân hàng Internet trả phí, bạn có thể nhận được bảng sao kê của mình ở bất cứ đâu. Bạn cần vào tài khoản cá nhân của mình, chọn mục được yêu cầu và nhập kỳ báo cáo. Tiếp theo, in thông tin ra.

Để nhận được trích xuất từ ​​tài khoản cá nhân, mọi người có thể liên hệ với các trung tâm chuyên biệt cung cấp dịch vụ của chính phủ.

Nếu địa phương nhỏ, bạn có thể đến gặp chính quyền địa phương. Công dân phải cung cấp hộ chiếu, đơn đăng ký và các tài liệu xác nhận quyền sở hữu căn hộ hoặc nhà ở.

Khi kiểm tra tài liệu, chuyên gia phải:

  • xác định người đó;
  • kiểm tra thông tin xác thực của người nộp đơn;
  • kiểm tra các tài liệu để tuân thủ các yêu cầu pháp lý;
  • xác định mục đích kháng cáo.

Sau khi đơn đăng ký được chấp nhận, nó sẽ được đăng ký và cấp một số. Bản trích lục được bàn giao dưới chữ ký của người nộp đơn. Trường hợp từ chối cấp văn bản thì phải giải thích lý do.

Gửi yêu cầu tới ngân hàng

Để nhận được bản sao kê tài khoản hiện tại, bạn phải gửi yêu cầu. Không có hình thức chính xác, nhưng có những dữ liệu phải được chỉ định. Đầu tiên, bạn phải cung cấp tên đầy đủ của ngân hàng.

Đối với cá nhân, doanh nhân cá nhân bắt buộc phải cung cấp thông tin cá nhân – họ tên, địa chỉ cư trú.

Đối với pháp nhân - tên của tổ chức và địa điểm. Dữ liệu này được chỉ định ở trên cùng bên phải, trên tờ A-4.

Nội dung chính phải nêu lý do yêu cầu, thời hạn nộp bài. Bạn cũng có thể liên kết đến một bài viết đảm bảo việc phát hành tài liệu. Sau đó ký tên và ghi ngày tháng.

Theo tính toán

Báo cáo tài khoản vãng lai phải có các mục sau:

  • số tài khoản chuyển tiền hoặc nguồn thu nhập của họ;
  • ngày lập sao kê và số dư tài khoản cuối cùng tại thời điểm đó;
  • số thứ tự của tài liệu trên cơ sở đó việc chuyển tiền diễn ra;
  • mã tài khoản;
  • số dư nợ và tín dụng.

Bằng tài khoản cá nhân tài chính

Tài khoản tài chính-cá nhân có thể được mở cho bất kỳ căn hộ hoặc ngôi nhà nào, bất kể quy mô không gian sống và loại tài sản - tư nhân hay thành phố.

Tài liệu cơ bản trong kế toán

Chào mừng các độc giả thân mến đến với blog của tôi!

Thông thường, tôi xem qua email công việc của mình hàng ngày, nhưng tuần này mọi chuyện không suôn sẻ và rất nhiều thư đã tích tụ lại. Hôm nay tôi quyết định tách nó ra và chủ đề của một bài viết mới đã tự nó xuất hiện. Chúng ta sẽ nói về tài liệu chính vì đây là cơ sở của sổ đăng ký và là một phần quan trọng trong công việc của kế toán viên.

Trong quá trình học, môn này không phải là môn quan trọng nhất, về mặt lý thuyết thì khó nắm vững nhưng khi bắt tay vào làm, tôi phải bù đắp thời gian đã mất. Chúng ta hãy xem xét trước tất cả các sắc thái để tránh những khó khăn trong tương lai. Trong chủ đề trước chúng ta đã xem xét sổ sách kế toán, tôi biết nó hơi phức tạp, nhưng sau bài viết hôm nay thì mọi chuyện sẽ trở nên dễ dàng hơn một chút.

Để tự tin điều hướng mặt phẳng tài liệu chính, chúng tôi sẽ xem xét:

  • Khái niệm và mục đích của tài liệu chính của doanh nghiệp.
  • Cho phép các chi tiết bắt buộc và thay đổi đối với các tài liệu chính.
  • Nhóm, loại, mức độ chi tiết và khả năng chỉnh sửa tài liệu.
  • Hiệu lực và thời gian lưu trữ của tài liệu chính.

Mục tiêu chính là học cách phân biệt tài liệu chính với phần còn lại của các giấy tờ quan trọng không kém, ghi nhớ các chi tiết và loại của chúng. Tôi hứa nó sẽ rất thú vị, hãy bắt đầu nào!

Cách làm việc chính xác với chứng từ kế toán chính

Đối với những người mới bắt đầu, những kế toán viên và doanh nhân thiếu kinh nghiệm, tôi muốn giải thích các nguyên tắc làm việc với chứng từ kế toán cơ bản.

Các tài liệu bạn sẽ làm việc được chia thành hai nhóm:

  • Nhận được từ ai đó;
  • Đến từ bạn.

Làm thế nào để làm việc với các tài liệu đến?

1. Xác định: tài liệu này có phải là tài liệu kế toán không?

Một tài liệu được chấp nhận cho kế toán phải chứa thông tin cần thiết để phản ánh trong kế toán, tức là chứa thông tin về mọi sự kiện kinh doanh đã hoàn thành.

Ví dụ: biên lai tiền mặt “nói” về việc thanh toán cho ai đó (chi phí tiền), hóa đơn - về việc di chuyển hàng hóa và nguyên vật liệu (chi phí biên lai), v.v. Tuy nhiên, ví dụ: đơn đăng ký của nhân viên có yêu cầu tạm ứng mà không có thị thực của người quản lý không thể được chấp nhận làm việc.

Mọi ghi chú, bản nháp, mẩu báo, v.v. đều không phải là chứng từ kế toán. Cũng như các tài liệu được soạn thảo vi phạm các quy tắc được thiết lập cho chúng.

2. Xác định xem tài liệu này có áp dụng cho tổ chức của bạn hay không?

Nói một cách đơn giản, tài liệu này phải phù hợp với doanh nghiệp này, tức là nó phải chứa thông tin chi tiết về tổ chức của bạn hoặc chúng phải được cấp cho nhân viên của bạn.

Có thể vì nhiều lý do khác nhau, họ mang đến cho bạn những tài liệu không liên quan đến tổ chức này. Đây có thể chỉ là một sai lầm. Hoặc có thể nhân viên đó cố ý tìm cách xóa bỏ những khoản phải chịu.

Cũng có thể các chứng từ mua hàng hóa, vật tư (công trình, dịch vụ) được cố tình cấp cho một doanh nghiệp nhất định để có thêm số tiền khấu trừ thuế.

Nếu có sự khác biệt rõ ràng giữa loại hoạt động của bạn và bản chất của tài liệu, thì tốt hơn là không nên tính đến tài liệu này.

Một điểm nữa - có lẽ đối tác không có lý do gì để cấp tài liệu này cho bạn, tức là bạn không có mối quan hệ hợp đồng với họ.

Ví dụ: công ty cung cấp năng lượng đã gửi hóa đơn cho bạn mà không hiểu rằng lượng điện bạn tiêu thụ được một tổ chức khác thanh toán, chẳng hạn như chủ nhà.

3. Kiểm tra chi tiết.

Đối tác chịu trách nhiệm về tính chính xác của các chi tiết của mình. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng các chương trình máy tính và do đó, theo quy luật, không mắc sai sót trong các chi tiết, mặc dù điều này vẫn xảy ra. Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra kỹ thông tin chi tiết của mình - chúng thường có thể có lỗi.

Riêng biệt, cần nói riêng về các tài liệu viết tay - ngoài việc có sai sót, còn có trường hợp tài liệu đó là giả, tức là, chẳng hạn, được viết thay mặt cho một doanh nghiệp không tồn tại.

Việc doanh nghiệp đó có tồn tại hay không có thể được kiểm tra kỹ thông qua sổ đăng ký người nộp thuế trên trang web của Ủy ban Thuế Cộng hòa Kazakhstan.

Chữ ký trong tài liệu phải là chữ ký xác thực, tức là đúng với những người mà họ thuộc về và những người này phải có quyền ký vào các tài liệu đó. Chữ ký fax không được phép trên các tài liệu.

Có thể có nhiều con dấu trong một tổ chức. Kiểm tra xem tài liệu này có tem hay không. Ví dụ: hóa đơn không được có tem ghi "Nhân sự".

Nó cũng có thể xảy ra khi một tài liệu được cấp nhầm cho một tổ chức có tên tương tự. Trong mọi trường hợp như vậy, bạn phải liên hệ với tổ chức này và yêu cầu làm lại tài liệu.

4. Sự kiện được phản ánh trong tài liệu có thực sự phạm tội không?

Có lẽ nhà cung cấp đã không cung cấp cho bạn những hàng hóa và vật liệu này hoặc không cung cấp cho bạn những dịch vụ này. Hoặc có lẽ đối tác đã phát hành hóa đơn với số lượng, giá cả lớn hơn và theo đó là số lượng được yêu cầu.

Ví dụ: hàng hóa ghi trong hóa đơn không được giao đến kho của bạn. Các chuyên gia của bạn phải chấp nhận (xác nhận) tài liệu này. Trong ví dụ này, người quản lý kho phải xác nhận điều này bằng chữ ký của mình khi nhận hàng.

Và giá cả, khối lượng, điều kiện mua hàng phải được so sánh với các điều khoản trong hợp đồng. Điều này phải được xác nhận bởi một nhà kinh tế - nhà tiếp thị hoặc nhà cung cấp.

5. Xác định tài liệu thuộc về thời kỳ nào.

Thời kỳ có thể là:

  • Tháng này,
  • quý hiện tại,
  • Năm nay,
  • tháng trước
  • quý trước
  • năm ngoái.

Điều này xác định liệu tài liệu này có cần được chấp nhận cho kế toán hay không. Có, chẳng hạn, điều đó cũng xảy ra, ví dụ: họ mang Hóa đơn cho kỳ trước - bạn có toàn quyền quyết định xem có chấp nhận hóa đơn đó để hạch toán hay không.

Nói chung, tất nhiên, bạn có nghĩa vụ phải chấp nhận tài liệu kế toán, nhưng nếu bạn chấp nhận nó, điều này sẽ gây ra nhu cầu điều chỉnh các báo cáo, bao gồm cả báo cáo thuế.

Tuy nhiên, nếu báo cáo kỳ trước của năm hiện tại (quý trước, tháng trước) không khó sửa thì báo cáo năm trước cũng có thể rất khó sửa. Sự lựa chọn là của bạn;

Có lẽ bạn đã có (có) tài liệu này. Sau đó, nó là một bản sao (bản sao) hoặc tài liệu này đã bị bạn lấy mất vì mục đích gì đó và hiện đã được trả lại. Hãy cẩn thận không đăng cùng một tài liệu hai lần. Điều này sẽ tạo ra doanh thu gấp đôi, tức là nó sẽ tăng một số lượng nhất định một cách vô lý.

6. Xác định tài liệu thuộc phần kế toán nào.

Các phần kế toán:

  1. Máy tính tiền,
  2. Ngân hàng,
  3. Nguyên vật liệu,
  4. Các mặt hàng,
  5. Tài sản cố định,
  6. Người chịu trách nhiệm
  7. Các nhà cung cấp,
  8. Người mua, v.v.

Cách làm việc với tài liệu đến

Có quy định chứng từ theo từng bộ phận kế toán. Bạn có thể đọc điều này trong bất kỳ sách giáo khoa kế toán nào. Ví dụ: Bản sao kê ngân hàng là một tài liệu trong phần “Ngân hàng”; sổ đăng ký nơi bạn sẽ nộp tài liệu này cũng được gọi.

Nó đơn giản. Nhưng với các chứng từ liên quan đến việc nhận hàng, vật tư thì tình hình phức tạp hơn.

Xác định lượng hàng tồn kho nhận được đối với công ty của bạn: nguyên vật liệu, sản phẩm, tài sản cố định, tài sản vô hình hoặc dịch vụ/công việc (và điều này có thể xảy ra)?

Vật liệu- đây là những gì được sử dụng trong công việc và đồng thời được tiêu thụ, tức là kết thúc. Ví dụ: đây là giấy, xăng, xi măng, v.v. Vật liệu thay đổi hình dạng: đó là xi măng - nó trở thành sản phẩm bê tông.

Một sản phẩm, không giống như vật liệu, không được sử dụng trong công việc, nó được mua để bán tiếp, tức là để bán. Đây là sự khác biệt duy nhất của nó. Nhưng trên thực tế, sản phẩm có thể là giấy, xăng, xi măng, tùy thuộc vào mặt hàng chúng ta kinh doanh.
Danh mục hàng hóa trong chương trình 1C có tên là “Danh mục”.

Vấn đề chính- đây là một loại công cụ được sử dụng trong công việc, không giống như vật liệu, không thay đổi hình dạng vật lý của nó. Tức là nó không kết thúc và không bị tiêu hao.

Ví dụ, đây là một cái bàn, một chiếc máy tính, một chiếc ô tô, v.v. Và sau vài năm sử dụng, chúng sẽ vẫn là một chiếc bàn, một chiếc máy tính và một chiếc ô tô. Chỉ trong quá trình hoạt động, hiện tượng khấu hao (hao mòn) HĐH mới xảy ra.

Trong chương trình 1C, hệ điều hành được gọi là tài sản cố định.

Nó cũng xảy ra khi một tài liệu được cấp cho một dịch vụ (công việc) nhất định, như thể họ đang bán một sản phẩm cho bạn. Ví dụ: một trạm dịch vụ đã thay dầu cho động cơ ô tô của bạn và hóa đơn, thay vì "thay dầu", lại ghi "dầu động cơ như vậy, như vậy, với số lượng như vậy, ở mức giá như vậy".

Hãy tự hỏi mình một câu hỏi: chúng ta đã thực sự nhận được sản phẩm này trên tay chưa? KHÔNG. Sau đó, đây là một dịch vụ (công việc) và tài liệu này phải được nhận tương ứng.

7. Bạn sẽ nộp tài liệu này vào sổ đăng ký (tạp chí) nào?

Hãy xác định điều này ngay lập tức và tốt nhất là ngay sau khi xử lý, hãy nộp tài liệu vào đúng vị trí của nó. Đúng là tài liệu vẫn chưa thể bị “xóa” - nó vẫn yêu cầu sửa đổi hoặc làm rõ một số trường hợp. Nên có một folder riêng cho những giấy tờ như vậy hoặc một khay riêng.

Một trong những khuyết điểm tồi tệ nhất của một kế toán viên là sự lười biếng. Một tài liệu được gác lại “để sau” có thể gây ra rất nhiều rắc rối.

Vì vậy, tốt hơn hết bạn nên xử lý tài liệu càng sớm càng tốt khi nhận được. Những hồ sơ bị hoãn vì lý do khách quan phải được hoàn thiện ngay khi có cơ hội.

8. Xác định: liệu có sự kiện nào trong tương lai liên quan đến tài liệu này không?

Một số tài liệu có thể có hậu quả trong tương lai. Ví dụ: Thông báo của Ủy ban Thuế có thể gây ra hậu quả khó chịu trong tương lai: khóa tài khoản, v.v. Do đó, những văn bản đó cần được xử lý ngay, hoãn lại mọi vấn đề khác.

Cũng có những tài liệu có thể gây ra hậu quả khó chịu sau khi bạn xác nhận tính chính xác của chúng. Ví dụ: báo cáo đối chiếu cho biết các khoản phải trả của bạn - đây có thể là cơ sở để khởi kiện công ty của bạn.

Vì vậy, nếu bạn không chắc chắn, tốt hơn hết hãy để những tài liệu đó theo quyết định của người quản lý. Các tài liệu khác có thể yêu cầu lấy các tài liệu khác.

Ví dụ: hóa đơn nhận hàng không có hóa đơn. Có thể xác định rằng đối tác của bạn sau này sẽ cấp cho bạn hóa đơn chung cho một khoảng thời gian hoặc khối lượng hàng hóa nhất định.

Trong trường hợp này, các hóa đơn này phải được thu và ngay sau khi hết kỳ hoặc nhận đủ khối lượng đã thỏa thuận phải nhắc nhở nhà cung cấp về hóa đơn.

Ở đây cần đề cập đến điều sau: kế toán phải kiểm soát việc nhận kịp thời các tài liệu cần thiết.

Các tài liệu mà bạn biết là sẽ nhận được, phải được yêu cầu từ đối tác hoặc nhân viên chịu trách nhiệm nếu chúng không được nhận trong khung thời gian đã thiết lập.

Nguồn: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Các chứng từ cơ bản trong kế toán

Căn cứ để ghi sổ kế toán là tài liệu nguồn.

Các chứng từ sơ cấp được chấp nhận cho kế toán nếu chúng được biên soạn theo mẫu có trong album các mẫu chứng từ kế toán sơ cấp thống nhất, phù hợp với Quy định về kế toán và báo cáo tài chính của Liên bang Nga, được phê duyệt theo Lệnh của Bộ Tài chính. Nga ngày 29 tháng 7 năm 1998 số 34 n (được sửa đổi ngày 26/03/2007 số 26n)

Nếu cần thiết, các dòng và cột bổ sung có thể được đưa vào biểu mẫu chuẩn nhưng phải giữ nguyên tất cả các chi tiết được cung cấp trong biểu mẫu đã được phê duyệt. Những thay đổi được thực hiện phải được chính thức hóa bằng một lệnh (hướng dẫn) thích hợp.

Chỉ các mẫu chứng từ ghi chép giao dịch bằng tiền mặt không được thay đổi theo Quy trình sử dụng các mẫu chứng từ kế toán cơ bản thống nhất được Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga phê chuẩn ngày 24 tháng 3 năm 1999 số 20.

Các biểu mẫu được Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga phê duyệt cung cấp các vùng mã hóa thông tin được điền theo các phân loại toàn Nga.

Các mã không có liên kết đến các bộ phân loại toàn tiếng Nga (ví dụ: các cột có tên "Loại hoạt động") nhằm mục đích tóm tắt và hệ thống hóa thông tin khi xử lý dữ liệu bằng công nghệ máy tính và được nhập theo hệ thống mã hóa được áp dụng trong tổ chức .

Ngoài ra, các biểu mẫu do một doanh nghiệp nhỏ phát triển độc lập có chứa các chi tiết bắt buộc có liên quan theo quy định của Luật Liên bang “Về Kế toán” đều được chấp nhận cho kế toán.

Bạn chỉ có thể phát triển độc lập những tài liệu không có trong album ở dạng thống nhất.

Chi tiết chứng từ kế toán cơ bản

Các chi tiết bắt buộc phải có của chứng từ kế toán sơ cấp bao gồm:

  • Tiêu đề của tài liệu;
  • ngày chuẩn bị của nó;
  • tên của tổ chức mà tài liệu được soạn thảo thay mặt;
  • nội dung của một giao dịch kinh doanh về mặt vật chất và tiền tệ;
  • tên các chức danh của những người chịu trách nhiệm thực hiện giao dịch kinh doanh và tính đúng đắn của việc thực hiện giao dịch đó;
  • chữ ký cá nhân của những người này.

Việc thực hiện kịp thời và chất lượng cao các tài liệu kế toán cơ bản, việc chuyển chúng đến bộ phận kế toán trong khung thời gian đã thiết lập để phản ánh trong kế toán, cũng như độ tin cậy của dữ liệu chứa trong đó được đảm bảo bởi những người biên soạn và ký các tài liệu này.

Danh sách những người có thẩm quyền ký chứng từ kế toán sơ cấp được người đứng đầu tổ chức phê duyệt trên cơ sở thống nhất với kế toán trưởng.

Các văn bản chứng từ giao dịch kinh doanh bằng vốn do người đứng đầu tổ chức và kế toán trưởng ký, thay cho người đứng đầu và kế toán trưởng, các cán bộ khác có thể ký các văn bản chính nhưng danh sách của họ phải được người đứng đầu tổ chức phê duyệt và thống nhất với kế toán trưởng.

Tài liệu chính là bằng chứng bằng văn bản về việc hoàn thành một giao dịch kinh doanh (thanh toán hàng hóa, phát hành tiền mặt vào tài khoản, v.v.) và phải được lập tại thời điểm giao dịch và nếu không thể thực hiện được thì ngay sau khi hoàn thành. .

Các loại tài liệu

Tất cả các tài liệu chính có thể được chia thành các nhóm sau:

  1. tổ chức và hành chính;
  2. bào chữa;
  3. tài liêu kế toán.

Văn bản tổ chức, hành chính là các mệnh lệnh, chỉ thị, hướng dẫn, giấy ủy quyền, v.v.. Những tài liệu này cho phép thực hiện một số giao dịch kinh doanh nhất định.

Các tài liệu hỗ trợ bao gồm hóa đơn, yêu cầu, phiếu nhận, giấy chứng nhận nghiệm thu, v.v. Những tài liệu này phản ánh thực tế của một giao dịch kinh doanh và thông tin chứa trong chúng được nhập vào sổ đăng ký kế toán.

Một số tài liệu vừa cho phép vừa giải tội. Chúng bao gồm, ví dụ, một lệnh chuyển tiền mặt, một bảng lương, v.v.

Lịch trình luồng tài liệu trong tổ chức

Để duy trì kế toán chính một cách thích hợp, một lịch trình lưu chuyển tài liệu được xây dựng và phê duyệt, xác định thứ tự và thời gian di chuyển các tài liệu chính trong doanh nghiệp và bộ phận kế toán tiếp nhận chúng.

Các chứng từ chính mà bộ phận kế toán (kế toán) nhận được phải kiểm tra:

  • theo hình thức (tính đầy đủ và chính xác của tài liệu, điền các chi tiết);
  • số học (đếm số tiền);
  • theo nội dung (kết nối các chỉ số riêng lẻ, không có mâu thuẫn nội tại).

Sổ kế toán

Sau khi chấp nhận, thông tin từ tài liệu chính sẽ được chuyển đến sổ đăng ký kế toán và một dấu hiệu được tạo ra trên chính tài liệu đó để loại trừ khả năng sử dụng kép của nó (ví dụ: ngày ghi vào sổ đăng ký kế toán được chỉ định).

Sổ kế toán- Đây là những tờ giấy được điều chỉnh đặc biệt để ghi lại và phân nhóm thông tin xác thực. Chúng được lưu giữ trong những cuốn sách đặc biệt (tạp chí), trên các tờ và thẻ riêng biệt, dưới dạng sơ đồ máy thu được bằng công nghệ máy tính, cũng như trên băng từ, đĩa, đĩa mềm và các phương tiện máy tính khác.

Các giao dịch kinh doanh phải được phản ánh vào sổ kế toán theo trình tự thời gian và được phân nhóm theo các tài khoản kế toán phù hợp.

Về hình thức, sổ đăng ký kế toán là:

  1. sổ sách (máy tính tiền, chính);
  2. các thẻ (kế toán tài sản cố định, kế toán vật tư);
  3. tạp chí (tờ rời hoặc có dòng kẻ).

Theo loại hồ sơ được lập, sổ đăng ký được chia thành:

  1. theo thời gian (nhật ký đăng ký);
  2. có hệ thống (sổ cái chung của các tài khoản);
  3. kết hợp (lệnh nhật ký).

Theo mức độ chi tiết của thông tin trong sổ kế toán, đó là:

  1. tổng hợp (sổ cái tổng hợp các tài khoản);
  2. phân tích (thẻ);
  3. kết hợp (nhật ký đặt hàng).

Việc ghi chép trong các tài liệu chính phải được thực hiện bằng các biện pháp đảm bảo sự an toàn của các mục này trong khoảng thời gian được ấn định để lưu trữ trong kho lưu trữ.

Các tài liệu kế toán sơ cấp và tổng hợp có thể được biên soạn trên giấy và trên máy tính. Trong trường hợp thứ hai, tổ chức có nghĩa vụ phải xuất trình, bằng chi phí của mình, bản sao của các tài liệu đó trên giấy cho những người tham gia giao dịch kinh doanh khác, cũng như theo yêu cầu của các cơ quan thực hiện kiểm soát theo pháp luật của Liên bang Nga. , tòa án và văn phòng công tố.

Để nộp vào kho lưu trữ, các tài liệu được chọn theo thứ tự thời gian, hoàn thành, đóng bìa và lưu trữ trong các thư mục. Việc nộp tài liệu vào kho lưu trữ được kèm theo giấy chứng nhận.

Khi lưu trữ sổ sách kế toán, chúng phải được bảo vệ khỏi những sửa chữa trái phép. Việc sửa chữa sai sót trong sổ kế toán phải được chứng minh và xác nhận bằng chữ ký của người sửa chữa và ghi rõ ngày sửa chữa.

Người có quyền truy cập vào thông tin trong sổ kế toán và báo cáo kế toán nội bộ phải giữ bí mật kinh doanh. Đối với việc tiết lộ thông tin này, họ chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật Liên bang Nga.

Sửa chữa các sai sót trong chứng từ chính và sổ kế toán. Phù hợp với nghệ thuật. Điều 9 của Luật Liên bang “Về kế toán” không được phép sửa chữa tiền mặt và chứng từ ngân hàng.

Việc sửa chữa chỉ có thể được thực hiện đối với các tài liệu kế toán cơ bản khác khi có thỏa thuận với những người tham gia giao dịch kinh doanh và phải được xác nhận bằng chữ ký của chính những người đã ký vào tài liệu, cho biết ngày sửa chữa.

Chi tiết của tài liệu chính cần chỉnh sửa được gạch bỏ bằng một dòng rõ ràng nhưng mảnh để có thể nhìn thấy ý nghĩa ban đầu (nội dung) của chi tiết đã sửa. Bên cạnh đó có một dòng chữ viết tay “Hãy tin người đã sửa” và việc sửa chữa được xác nhận bằng chữ ký của người đã sửa chữa, ghi rõ họ và tên viết tắt.

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán chính

Phù hợp với nghệ thuật. 17 của Luật Liên bang “Về Kế toán”, các tổ chức phải lưu trữ tài liệu kế toán cơ bản, sổ kế toán và báo cáo tài chính trong các kỳ được thiết lập theo quy định về tổ chức công tác lưu trữ nhà nước, nhưng ít nhất năm năm.

Phục hồi các tài liệu chính

Pháp luật kế toán không có các quy tắc được thiết lập rõ ràng quy định thủ tục khôi phục các tài liệu chính trong trường hợp chúng bị mất.

Một số quy định chỉ xác định thời hạn lưu trữ đối với chứng từ kế toán cơ bản. Pháp luật không quy định tổ chức phải làm gì trong trường hợp mất tài liệu vì những lý do ngoài tầm kiểm soát của tổ chức. Trong Thư của Cục Quản lý Thuế Nga gửi Matxcơva ngày 13 tháng 9 năm 2002 số 26-12/43411, người đứng đầu tổ chức được khuyến nghị trong trường hợp tài liệu chính bị mất hoặc bị hủy hoại:

  • theo lệnh, chỉ định một ủy ban điều tra nguyên nhân mất hoặc tiêu hủy các tài liệu chính, tham gia, trong đó, nếu cần thiết, mời đại diện cơ quan điều tra, an ninh và cơ quan giám sát phòng cháy chữa cháy của nhà nước;
  • có biện pháp khôi phục những tài liệu gốc thuộc diện phải khôi phục, lưu trữ trong thời hạn do pháp luật quy định. Ví dụ: bản sao báo cáo lưu chuyển tiền tệ trên tài khoản ngân hàng có thể được lấy từ ngân hàng nơi tổ chức mở tài khoản; hợp đồng, hành vi, hóa đơn có thể được yêu cầu từ đối tác, v.v.

Nhưng không phải lúc nào cũng có thể lấy được bản sao của tất cả các tài liệu bị mất, chẳng hạn như nếu có nhiều đối tác, do không có nhà cung cấp (người mua) tại các địa chỉ đã biết trước đó hoặc do thiếu các liên hệ như vậy. Như vậy, vì lý do khách quan, tổ chức sẽ không thể khôi phục lại toàn bộ tài liệu gốc bị mất.

Câu hỏi thực tế: phải làm gì trong trường hợp này? Có nên thông báo cho cơ quan thuế không?

Theo một số chuyên gia, không cần thiết phải thông báo cho cơ quan thanh tra thuế, đặc biệt vì điều này sẽ không giúp tránh được trách nhiệm pháp lý có thể xảy ra và việc thiếu các tài liệu chính có thể bị phạt theo quy định của Điều 2. 120 Mã số thuế của Liên bang Nga.

Trong trường hợp này, người nộp thuế có thể lựa chọn ba phương án:

  1. Nếu có thể, hãy khôi phục lại các tài liệu bị mất (ít nhất là một phần).
  2. Thực hiện các mục điều chỉnh cho các chi phí không có giấy tờ và phản ánh các chỉnh sửa trong tờ khai thuế thu nhập cập nhật cho năm báo cáo vì các chi phí không có giấy tờ không được ghi nhận là chi phí trong kế toán thuế.
  3. Cho phép đại diện cơ quan thuế, trong trường hợp thanh tra thuế, xác định số tiền phải nộp vào ngân sách bằng cách tính toán dựa trên dữ liệu có sẵn của người nộp thuế, cũng như trên cơ sở dữ liệu về những người nộp thuế tương tự khác (khoản 7 , khoản 1, điều 31 Bộ luật thuế của Liên bang Nga).

Thu giữ tài liệu chính

Chúng chỉ có thể bị tịch thu bởi các cơ quan điều tra, điều tra sơ bộ và văn phòng công tố, tòa án, cơ quan thuế và các cơ quan nội vụ trên cơ sở quyết định của họ theo quy định của pháp luật Liên bang Nga.

Thư của Bộ Tài chính RSFSR ngày 26 tháng 7 năm 1991 số 16/176 đã phê chuẩn Hướng dẫn về thủ tục thu giữ của một quan chức thanh tra thuế nhà nước các tài liệu chỉ ra việc che giấu (nói thiếu) lợi nhuận (thu nhập) hoặc che giấu các đối tượng khác khỏi việc nộp thuế đối với doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức và công dân.

Kế toán trưởng hoặc quan chức khác của tổ chức có quyền, với sự cho phép và với sự có mặt của đại diện cơ quan tiến hành thu giữ tài liệu, sao chép các tài liệu nêu rõ lý do và ngày thu giữ.