Інструкція щодо ефективної системи роботи з поштою. Робота з електронною поштою
Електронна пошта - це система пересилання повідомлень між користувачами мережі, одна з найпопулярніших і найуніверсальніша послуга Інтернету. Електронною поштою можна надсилати не лише письмові повідомлення, а й будь-які документи, графіку, програми.
Основне призначення електронної пошти – дати користувачам можливість спілкуватися. Абоненти пересилають текстові та інші файли, подібно до того, як при звичайному поштовому листуванні люди обмінюються листами, листівками та іншою кореспонденцією. Унікальність електронної пошти як мережевого сервісу полягає в тому, що за рахунок наявних з'єднань між різними мережами пошта може доставлятися практично в будь-які та з будь-яких світових мереж, поєднуючи їх у єдиний мережевий простір. Причому швидкість доставки кореспонденції залежить не так від фізичної віддаленості поштових серверів один від одного, як від пропускну здатністьтих вузлів, якими послання доставляється адресату. Не потрібно чекати, щоб обидва абоненти опинилися на зв'язку одночасно – електронне послання можна надіслати негайно, а адресат прочитає його пізніше.
Перша поштова програма для пересилання повідомлень по розподіленій мережі була розроблена в 1971 році. Потім вона була модернізована для використання в Інтернеті, в адресах електронної пошти став використовуватись символ @ – "Цей комерційний".
У 1972 р. була написана програма, яка полегшила користувачам роботу з електронною поштою. Вона дозволила створювати та сортувати списки листів, користувач міг вибирати та читати потрібне повідомлення, зберігати послання у файлі, а також пересилати електронні листи на іншу адресу або автоматично відповідати на отримане послання. Це була перша програма-поштовий клієнт, що надала можливість навіть нефахівцям легко керуватися електронною поштою.
Для роботи електронної пошти розроблено спеціальні протоколи. Протокол обміну поштовою інформацією POP3 (Post Office Protocol) призначений для вхідних повідомлень (користувачі отримують кореспонденцію з поштових скриньок на поштовому сервері локальні файли).
За протоколом SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) користувачі надсилають кореспонденцію через Інтернет. Взаї
Модійність в рамках SMTP будується за принципом двостороннього зв'язку, який встановлюється між відправником та одержувачем поштового повідомлення. При цьому відправник ініціює з'єднання та надсилає запити на обслуговування, а одержувач на ці запити відповідає. Фактично, відправник виступає ролі клієнта, а одержувач – сервера.
В Інтернеті прийнято система адрес , яка базується на доменній адресі машини, підключеної до мережі. Електронна адреса (e-mail) складається з двох частин: ідентифікатора користувача, який записується перед знаком "комерційного ет" - @, та доменної адреси, яка записується після знака @.
Наприклад, в адресі Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів. Щоб побачити її потрібно активувати java-script. user - ім'я користувача, а rea.ru - домен.
Таким чином, електронна адреса виду<имя_пользователя>@<имя_домена>позначає "користувач з таким ім'ям в такому домені".
Існує багато серверів, які видають безкоштовні поштові адреси. Наприклад, у Рунеті можна зареєструвати поштову скриньку на mail.ru, rambler.ru, yandex.ru та інших серверах. Причому на деяких можна отримати ящики у різних доменах.
Безкоштовні поштові скриньки можна зареєструвати не лише у російськомовній частині мережі.
Дуже важливо обрати хороший, якісний сервіс. Власники сервісів регулярно змінюють обсяг послуг (частіше – у бік збільшення), тому дати рецепт на всі часи важко. Але головне, що ви повинні переглянути перед реєстрацією – це розмір поштової скриньки, можливість приєднання файлів та обмеження на їх обсяг, можливість переадресації та встановлення фільтрів.
Наприклад, ви вирішили отримати свою поштову скриньку на сервері Яndex. За допомогою браузера необхідно завантажити сайт yandex.ru. Далі, натиснувши на посилання Зареєструватись розділу Пошта приступіть до заповнення спеціального Паспорта, в якому слід вказати свій майбутній логін, прізвище та ім'я, пароль, контрольне питання та відповідь на нього. Як логін і пароль можуть бути введені будь-які латинські символи та цифри. При цьому пароль повинен містити щонайменше чотири символи, а логін не повинен бути зайнятий іншими людьми. Надалі адресою вашої поштової скриньки буде вашлогін@уаndех.ru. Тому не вигадуйте дуже довгі та хитромудрі логіни. Контрольне питання та відповідь потрібні на випадок, якщо ви забудете свої логін або пароль. За правильною відповіддю на контрольне питання система зможе вас ідентифікувати.
Якщо ви зареєстрували свою поштову адресу на одному з безкоштовних серверів, то тепер ви можете отримати доступ до своєї скриньки, ввівши свої логін та пароль у відповідні поля на сайті. Зазвичай ви відразу потрапляєте до папки Вхідні , в якій зберігаються повідомлення (рис. 17.1). Непрочитані повідомлення часто виділяються жирним шрифтом. Також передбачені папки для надісланих та віддалених повідомлень та чернеток. Ви можете створювати додаткові папки для впорядкування кореспонденції. Цифри поруч із папкою показують, скільки в ній повідомлень (всього і непрочитаних).
В папці Вхідні відображаються лише заголовки повідомлень. Ви можете побачити, від кого надійшов лист, та його заголовок-тему. Клацнувши на гіперпосиланні у графі Від кого , ви відкриєте вікно з текстом листа.
В розділі Налаштування Пошти можна вказати стандартний підпис для своїх листів та інші опції.
Для створення нового листа слід вибрати гіперпосилання Написати лист після чого обов'язково заповнити поле Кому , бажано вказати тему повідомлення Поле Копія стане вам у нагоді, якщо потрібно надіслати однакові листи різним адресатам.
Якщо ви хочете, щоб написаний лист зберігся в папці Надіслані , не забудьте увімкнути відповідну опцію до відправлення листа, оскільки за замовчуванням вона вимкнена.
До свого листа можна прикріплювати довільні файли - картинки, документи Word, Excel та ін.
Поштові клієнти це програми, за допомогою яких користувачі обмінюються інформацією, працюють з електро-
Мал. 17.1.
тронною поштою. До таких програм належать, наприклад, Microsoft Outlook або The Bat! фірми Ritlabs.
Кожен користувач поштової програми повинен мати поштову адресу. Повідомлення та файли потрапляють у вказану відправником поштову скриньку.
Спочатку повідомлення готується звичайним або вбудованим у поштову програму текстовим редактором. Потім викликається модуль надсилання пошти. Пошта досягає поштової скриньки одержувача протягом кількох хвилин.
Сучасні поштові програми забезпечують виконання таких функцій, як можливості підпису, створення адресної книги, підтримка кількох поштових скриньок для вхідних та вихідних листів, фільтрування та багато іншого.
Outlook. Спочатку необхідно налаштувати свій обліковий запис. Для цього треба вибрати команди Сервіс – Налаштування облікових записів – Створити. Потім запровадити:
- ім'я та прізвище (можна російською мовою), також можна використовувати nickname (прізвисько). Це ім'я буде присутнім у всіх повідомленнях, що від вас виходять;
- пароль;
- свою адресу електронної пошти, яку ви отримали у провайдера або на безкоштовному сервері;
- сервери вхідних та вихідних повідомлень;
- ім'я облікового запису(довільно).
Провайдер, повідомляючи адресу електронної пошти, повинен вказати і сервера для вхідних (POP) та вихідних (SMTP) повідомлень. Ці сервери можуть бути однаковими (наприклад, mail.postman.ru), але можуть і відрізнятися (наприклад, pop.yandex.ru та smtp.yandex.ru). Системи веб-пошти зазвичай повідомляють імена цих серверів у розділі Допомога.
Можна налаштувати Outlook для роботи з безкоштовною поштовою службою. Це скоротить час, витрачений на доставку листів, оскільки доставлятиметься лише кореспонденція, без елементів веб-інтерфейсу, банерів та іншого.
Якщо ви хочете, щоб повідомлення залишалися на сервері, після створення облікового запису необхідно змінити його Властивості. На вкладці Додатково увімкніть прапорець Залишати копії повідомлень на сервері. Якщо ви звикли працювати з веб-інтерфейсом, зробіть це обов'язково!
Надходять повідомлення до папки Вхідні. Коли ви створюєте своє повідомлення або пишете відповідь, лист міститься в папці Вихідні , а коли кореспонденція йде з вашої поштової скриньки, її копія за замовчуванням зберігається в панці Надіслані. Ви можете створювати листи та не будучи підключеними до мережі, у режимі offline.
Якщо у вкладці Надсилання повідомлень (Сервіс – Параметри) не буде включено опцію Відразу надсилати повідомлення , то для їхнього відправлення треба буде натискати кнопку Надіслати пошту.
Якщо ви не дописали листа, то можете його зберегти (Файл – Зберегти). Тоді воно буде поміщене в пайку Чернівці.
Папка Видалені за своїм призначенням нагадує Кошик. У неї складаються видалені повідомлення. Якщо не ввімкнено опцію Очищати папку Видалені перед виходом , то треба не забувати час від часу очищати її вручну.
Можна самостійно нарощувати ієрархічну структуру папок та розміщувати у них свою кореспонденцію.
Передбачена можливість автоматично підключати підпис до вихідних повідомлень. Спершу треба задати текст (або файл) для підпису. Його робиться за допомогою команд Сервіс – Параметри – вкладка Повідомлення – Підписи. Можна задати кілька підписів, наприклад, для ділових та особистих листів.
Можна додавати підпис до всіх вихідних повідомлень, увімкнувши відповідний прапорець. В іншому випадку при надсиланні листа потрібно буде вибрати команду Вставка – Підпис.
Для роботи з Адресною книгою можна скористатися кнопкою Контакти або пунктом меню Сервіс - адресна книга. Тут можна створювати нові записи (контакти), групи та папки або переглядати, редагувати, видаляти існуючі.
Посібник з роботи з електронною поштою РУП «БЕЛТОРГІНФОСЕРВІС»
Розробив: Шваяков А. А. e-mail: [email protected]
Робота з електронною поштою.............................................. .................................................. ..................................... | |
Вступ................................................. .................................................. .................................................. ............ | |
Електронна пошта................................................ .................................................. ............................................... | |
Можливості електронної пошти............................................... .................................................. ....................... | |
Як працює пошта............................................... .................................................. ............................................... | |
Адреса електронної пошти............................................... .................................................. ................................... | |
Поштові програми................................................ .................................................. .......................................... | |
Web-пошта............................................... .................................................. .................................................. ............ | |
Робота з програмою електронної пошти............................................. .................................................. ................. | |
Читання повідомлень електронної пошти.............................................. .................................................. ............... | |
Складання листа................................................ .................................................. ............................................ | |
Вкладення................................................. .................................................. .................................................. ...... | |
Надсилання вкладення з поштової програми:............................................ ................................................. | |
Архівування вкладень................................................ .................................................. ........................... | |
Надсилання вкладень з інших програм:............................................ .................................................. ...... | |
Відповідь на повідомлення електронної пошти............................................. .................................................. ........... | |
Етика ділової e-mail-листування........................................... .................................................. ........................... | |
Спам................................................. .................................................. .................................................. ....................... | |
Що таке spam (спам)?........................................... .................................................. ........................................... | |
Як уникнути спамерських розсилок?............................................. .................................................. ............ | |
Небезпеки електронної пошти............................................... .................................................. ............................... | |
Зменшення ризику при роботі з документами Microsoft Office ................................................. .......... | |
Безпека IRC та ICQ .............................................. .................................................. ............................ | |
Додаткова інформація для користувача.............................................. .................................................. ................... | |
Часті запитання та відповіді.............................................. .................................................. ......................................... | |
Налаштування поштового клієнта Mozilla Thunderbird............................................. .................................................. | |
Вимоги до комп'ютера............................................... .................................................. .................................. | |
Створення облікового запису............................................... .................................................. ................................... | |
Персональні дані................................................ .................................................. ....................................... | |
Параметри отримання пошти. .................................................. .................................................. ....................... | |
Додаткові налаштування................................................ .................................................. ................................... | |
Налаштування сервера IMAP............................................... .................................................. ................................... | |
Налаштування сервера POP3............................................... .................................................. .................................... | |
Параметри сервера надсилання пошти.............................................. .................................................. .................. | |
Налаштування загальної адресної книги.............................................. .................................................. ..................... |
Робота з електронною поштою
Вступ.
Електронна пошта, e-mail. Що це таке, як її можна використовувати, як розібратися в адресах E-mail?
Що таке пошта – ми знаємо. Це традиційні засоби зв'язку, що дозволяють обмінюватися інформацією принаймні двом абонентам.
Щоб цей обмін відбувся, необхідно написати послання і, вказавши адресу, опустити в поштову скриньку, звідки лист неминуче потрапить на поштовий вузол. Якщо вказана адреса відповідає загальноприйнятим стандартам, то через деякий час листоноша покладе його в поштову скриньку адресата. Далі абонент розкриє послання, і обмін інформацією відбувся.
Два види зв'язку – поштовий та телефонний – стали для нас традиційними, і ми вже добре знаємо їхні переваги та недоліки. А що таке електронна пошта? Електронна пошта – обмін поштовими повідомленнями з будь-яким абонентом мережі Internet. Існує можливість надсилання як текстових, так і двійкових файлів – програм та будь-яких інших даних.
Електронна пошта багато в чому схожа на звичайну пошту. З її допомогою лист - текст, з стандартним заголовком (конвертом) - доставляється за вказаною адресою, яка визначає місцезнаходження машини та ім'я адресата, і поміщається у файл, званий поштовою скринькою адресата, для того, щоб адресат міг його дістати і прочитати у зручний час . При цьому між різними поштовими програмами існує угода про те, як писати адресу, щоб усі її розуміли.
● електронна пошта виявилася багато в чому зручнішою за звичайну, "паперову". Не кажучи вже про те, що Вам не доводиться вставатичерез комп'ютер і йти до поштової скриньки, щоб отримати або надіслати листа;
● електронною поштою повідомлення у більшості випадків доставляється набагато швидше, ніж звичайною;
● коштує це дешевше;
● для надсилання листа кільком адресатам не потрібно друкувати його в багатьох примірниках, достатньо одного разу ввести текст на комп'ютер;
● оскільки текст вже знаходиться у машині;
● зручніше зберігати велика кількістьлистів у файлі на диску, ніж у ящику столу; у файлі легше шукати;
● і, нарешті, заощаджується папір.
Надійність електронної пошти залежить від того, які використовуються поштові програми, наскільки віддалені один від одного відправник і адресат листа, і особливо від того, в одній вони мережі, або в різних мережах. У сьогоднішніх умовах, мабуть, краще покладатися на електронну пошту, ніж просту. Якщо лист все-таки загубився, Ви зможете дізнатися про це досить швидко і надіслати нове. Хоча електронна пошта може розглядатися як окремий випадок передачі файлів, вона має ряд особливостей, не звичних для стандартних процедур пересилання файлів. По-перше, відправник та одержувач майже завжди люди, а не машини. Це означає, що система електронної пошти і двох різних, але тісно взаємозалежних частин: одна забезпечує взаємодію Космосу з людиною (наприклад, складання, редагування, прочитання повідомлень), інша – передачу повідомлень (наприклад, розсилка за списками, забезпечення передачі).
Інша різниця між електронною поштою та засобами передачі файлів загального призначенняполягає в тому, що поштові послання є чітко структурованим документом. У багатьох системах кожне послання супроводжується великою кількістюдодаткові поля. Вони включають ім'я та адресу відправника, ім'я та адресу одержувача, дату та час відправлення листа, перелік людей, яким спрямована копія листа, рівень значущості, ступінь секретності та багато іншого.
Електронна пошта
Для того щоб мати можливість обмінюватися листами електронною поштою, користувач повинен стати клієнтом однієї з комп'ютерних мереж. Так само, як і в телефонних мережах, клієнти комп'ютерних мереж називаються абонентами.
Для кожного абонента на одній із мережевих поштових служб виділяється електронна поштова скринька. Доступ до поштової скриньки здійснюється за адресою та паролем, який повідомляється абоненту. Пароль відомий лише абоненту та поштовій службі. Ставши абонентом поштової служби та отримавши адресу своєї поштової скриньки, користувач може повідомити його друзям, знайомим. Кожен абонент електронної пошти може через свій комп'ютер надіслати лист будь-якому іншому абоненту, вказавши в посланні його поштову адресу.
Усі листи, що надходять на деяку поштову адресу, записуються у відповідну поштову скриньку поштової служби. Мережевий комп'ютер, що містить поштові скриньки абонентів, має назву - «поштовий сервер» або поштова служба. Поштова служба може складатися з багатьох серверів.
Можливості електронної пошти
● прийом та надсилання електронних текстових повідомлень;
● обмін повідомленнями із прикріпленими файлами;
● можливість використання елементів естетичного оформлення повідомлень;
● можливість прийому та надсилання повідомлень з кількома адресами та списками одержувачів;
● протидія небажаним поштовим розсилкам;
● організація зберігання та автоматичного впорядкування одержуваної кореспонденції;
● засоби групової роботи та координації дій, календарне планування;
● адресна книга та можливість пошуку в Інтернет потрібних адрес електронної пошти.
Як працює пошта
Кожен лист, щоб він міг потрапити до адресата, має бути забезпечений адресою електронної пошти. Розглянемо конкретний приклад. Нехай деякий власник електронної скриньки з адресою [email protected]на поштовому сервері abc.ru пише листа власнику поштової скриньки з адресою [email protected]на сервері def.com.
Для того щоб підготувати лист, він запускає поштову програму, створює текст повідомлення та у графі "Кому" вказує адресу одержувача [email protected]. Якщо відправник не має постійного підключення до Інтернету, то після натискання кнопки "Надіслати" він встановлює сеанс зв'язку з інтернетом і починає отримувати пошту, що накопичилася, і відправляти підготовлені листи. Порядок надсилання пошти залежить від поточних параметрів поштової програми. Зазвичай листи складаються в певну папку та надсилаються іншою командою після встановлення зв'язку з інтернетом.
Адреса електронної пошти.
Поштова електронна адреса може мати різні формати. Найбільш поширена система формування адреси DNS (Domain Name System), що використовується в мережі Internet.
З точки зору логіки, для того, щоб адреса була інформативною, необхідно, щоб у ній були присутні:
● ідентифікатор абонента (за аналогією - рядок КОМУ: на поштовому конверті);
● поштові координати, що визначають його місцезнаходження (за аналогією - будинок, вулиця, місто,
країна на поштовому конверті).
Поштова електронна адреса має усі ці складові. Щоб відокремити ідентифікатор абонента від його поштових координат, використовується значок @ .
Поштова електронна адреса у форматі Internet може мати вигляд: [email protected]
У прикладі melnic - ідентифікатор абонента, що складається, як правило, з прізвища і (або) початкових літер його прізвища, імені, по батькові.
Те, що стоїть праворуч від знака @ називається ім'ям домену і однозначно описує місцезнаходження абонента.
Термін "Домен" визначає якусь групу комп'ютерів, що мають загальне найменування- Ім'я домена mintorg.gov.by.
Складові імені домену розділяються точками. Послідовність читання імені домену праворуч наліво. Найправіша частина домену, як правило, означає код країни адресата - це домен верхнього рівня. Код країни затверджено міжнародним стандартом ISO. У нашому випадку by – код Республіки Білорусь. Частина іменігов – визначає приналежність до державним установам(Government). Частина іменіmintorg - визначає ім'я організації.
Цей малюнок ілюструє поняття адреси електронної пошти. Якийсь користувач може мати адресу на сервері в США, наприклад [email protected], і на сервері в Москві - [email protected]
Електронна адреса пов'язана не з географічним розташуваннямлокального комп'ютера, одержувача пошти, а з сервером, на якому зареєстровано його поштову скриньку.
І з кожної шухляди такий користувач може отримувати листи на свій домашній комп'ютер, копіюючи дані і з сервера в Нью-Йорку, і з сервера в Москві, встановивши переадресацію з одного e-mail на інший. При цьому він може надсилати пошту самому собі.
Поштові програми
Для роботи з поштою потрібна програма – поштовий клієнт. Основні функції поштових клієнтів - це прийом повідомлень, забезпечення їх перегляду, сортування повідомлень, автоматизація створення повідомлень у відповідь і підтримка адресної книги.
Для роботи з поштою є багато різноманітних програм. Якщо Ви використовуєте Windows, зазвичай у Вашій системі вже є програма електронної пошти Outlook Express.
Але на жаль Outlook Express містить занадто багато вразливостей, наражає вашу систему на небезпеку зараження шкідливими програмамита має обмежені можливості.
Як поштова програма рекомендується використовувати Mozilla Thunderbird. Це одна з найкращих програмелектронної пошти. Вона швидко розвивається, має багато додаткових модулівдля розширення функцій, поширюється вільно та безкоштовно.
Програми електронної пошти дуже схожі і освоївши одну з них Ви не матимете проблем надалі.
Mozilla Thunderbird |
Ви бачите на малюнку дві різні програми, але, погодьтеся, відмінності не надто помітні.
Web-пошта
Web-пошта – це пошта з Web-інтерфейсом. Для доступу до такої пошти достатньо мати доступ до Інтернету. Можна навіть не мати на своєму комп'ютері поштових програм. Достатньо і звичайного браузера. Я використовую програму браузер Mozilla Firefox, Ви можете використовувати її, або, якщо захочете, будь-яку іншу програму, наприклад Opera або Internet Explorer.
Веб-пошта надає всі типові функції електронної пошти. На Web-сторінці користувачеві пропонується ввести ім'я та пароль, після чого він бачить свої листи та працює з ними, майже як у себе на комп'ютері.
Основними плюсами Web-пошти є доступність з будь-якого комп'ютера, що має вихід в Інтернет, універсальність адреси, яка не залежить від місця роботи.
Можуть бути деякі функціональні обмеження та незручності, проте може бути навпаки.
Наприклад, програма Web-пошти «Horde», яку ми використовуємо, має у своєму складі не лише засоби поштового обміну, а й контроль налаштувань антиспаму, засоби ведення чорних та білих списків, органайзер, груповий календар, контроль виконання завдань та інші засоби організації групової роботи.
Часто поштові служби будують із можливістю доступу через Web-пошту.
Mail.ru, Hotbox.ru, Yahoo.com, Hotmail.com, Tut.by, mail.yandex.ru – це приклади найпопулярніших служб Webпошти.
Доброго дня, мій читачу!
З появою Інтернету в кожному будинку ми поступово почали забувати про листи, листівки та запрошення, які раніше розсилали поштою та отримували з рук кур'єрів чи листоноші.
Власне, електронна пошта – це аналог звичайної поштової служби. Але нам не варто чекати кілька днів, а то й тижнів, поки лист дійде. Все відбувається миттєво.
Якщо ви не знаєте, як користуватись електронною поштою та взагалі, як створити власну поштовику, тоді я вам розповім.
Що таке поштовик?
Поштова скринька, або, як заведено говорити в народі, поштовик, mail або «мило» – це сховище всіх вихідних та вхідних повідомлень. Щоб ним користуватися, спочатку потрібно зареєструвати свій обліковий запис.
Робиться це дуже просто. Введіть у пошукову систему «електронна пошта» і перед вами з'явиться список усіх найпопулярніших поштових сервісів.
Структура ж реєстрації подібна один до одного:
- вводимо бажаний логін
- вигадуємо пароль.
- заповнюємо всі зазначені поля реєстраційними даними (ПІБ, дата народження, номер телефону, адреса тощо)
- введення коду з картинки (так система перевіряє, чи не робот ви).
Що ж до паролів, це окрема тема. Необхідно вміти створювати складні паролі та зберігати їх у надійному місці. Щоб із цим розібратися, рекомендую прочитати дві статті:
Найпопулярніша поштовик у рунеті – це пошта від Яндекс. Даний поштовий сервіс відрізняється своєю простотою та легкою навігацією. Для новачків це те, що потрібно!
Всесвітня корпорація Google так само не обійшла стороною поштові сервіси. Їх має величезну популярність у всьому світі. Це дозволяє користувачам відправляти повідомлення в будь-яку точку планети, будь то Америка, Африка чи Азія. Але, незважаючи на свою універсальність, багато користувачів скаржаться на хитромудрість управління поштовиком від Google.
Крім цих двох величезних сервісів є тисячі інших серверів електронної пошти, які знаходять своїх шанувальників у мережі Інтернет.
Якщо ви хочете запитати: «який краще?», то це питання вам навряд чи хтось зможе дати відповідь. Яндекс.Пошта, Gmail, Rambler, Freemail, E-mail і т.д., всі вони мають як свої плюси, так і мінуси, достатньо лише звикнути до інтерфейсу.
Корпорація MicroSoft також має свій поштовий сервер - OutLook. Він популярний тим, що в операційній системі Windows встановлений клієнт, який полегшить роботу з електронними листами. Реєструйтеся на сайті, а потім вводьте дані в програму і все готове, тепер на комп'ютері можна переглядати повідомлення, не використовуючи . Та й навігація у клієнта набагато зручніша, ніж у браузерній версії поштовиків.
Що ще потрібно знати про електронну пошту?
По перше, це не просто сервіс для надсилання листів. Ви можете надсилати фотографії, відеоматеріали і різні з документами, програмами і т.д.
По-друге, майже на кожному сервері електронної пошти є , які дозволяють зберігати великі обсяги інформації та мати до них доступ у будь-який момент через Інтернет. У "хмарі" ваші файли не постраждають, якщо ваш комп'ютер вийде з ладу або зламається жорсткий диск. Це дуже корисна опція для більшості офісних працівників, які працюють з цінними паперами, та для бухгалтерів.
По-третєТреба знати, що існують, як прозвали їх у народі, «конфліктні» поштовики. Цей термін означає неможливість надсилання повідомлення з скриньки одного сервісу на інший. Найчастіше це сервери конкуруючих сервісів.
Коли ви приймаєте до себе в компанію нового працівника, дуже важливо ознайомити нового співробітника з робочими обов'язками, а також підходами, які допоможуть виконувати співробітнику його обов'язки. максимальною ефективністю, а також важливо, щоб він знав . У цій статті спробуємо розібратися з тим, у чому полягають правила роботи з електронною поштою, як можна налагодити ефектну роботу пошти.
Електронна пошта є одним із найпоширеніших пожирачів для робочого часу. В результаті проведеного аудиту щодо робочого часу досить часто виявляється, що працівники витрачають багато часу на розбір своєї пошти. Безліч непрочитаних листів призводить до порушення термінів виконання необхідних завдань.
Робота з електронною поштою може бути покращена завдяки поділу на кілька блоків:
1. Перший блок полягає у завданні та використанні функцій поштової скриньки.
Тут мається на увазі те, що персонал повинен повністю вивчити всі можливості електронної пошти. Щоб робота з електронною поштою виконувалася максимально ефективно, потрібно знати такі нюанси:
Як розподілити всю інформацію з папок?
Для початку потрібно створити папки, куди відразу потраплятимуть листи від керівника;
- Листи від підрядника;
- листи із пропозиції, різними прайс-листами;
- низку інших папок.
Як можна використовувати маркування електронних листів?У різних поштових сервісах є різноманітні способи диференціації пошти. Так, в одних поштових сервісах використовуються прапорці, зірочки, за допомогою яких відзначаються важливі листи, в інших сервісах ці листи мають різні колірні категорії.
Як швидко відбувається обробка електронної поштиі як можна швидко знайти необхідно повідомлення? Оператори – це символи та слова запиту, за допомогою яких можна швидко знайти повідомлення за різними категоріями: за ярликом, відправником, темою, листами з прикріпленим фалом.
2. Другий блок включає правильний розподіл часущо виділяється на роботу з електронною поштою. У даному випадкурозглянемо головні звички Лео Бакаута, спрямовані на те, щоб робота з електронною поштою була максимально ефективною.
Намагайтеся рідше заглядати у свою пошту.Не потрібно тримати вікно пошти відкритим протягом дня.
Розкидати все по папках.Обробка електронної пошти повинна починатися з відкриття пошти, після чого необхідно швидко ухвалити рішення, що видалити, що архівувати, прочитати, кому відразу потрібно відповісти. У будь-якому випадку, в папці вхідних листів не повинно залишитися нічого.
Відразу ж додасть до календаря.Якщо лист, який вам надійшов, містить дату, яку вам потрібно не забути, його необхідно відразу занести в календар.
Написання коротких листів.Як правило, відповідь на лист має становити 1-3 пропозиції. Короткий лист говорить про те, що людині не потрібно буде пробиратися через чисельну кількість написаної вами інформації, щоб уловити основну інформацію.
Правила роботи з електронною поштоювключають також те, що у вхідних слід зберігати лише непрочитані листи.
Відкласти інформацію для прочитання.Досить часто на пошту надходять листи, які містять посилання на статті. Необхідно відразу ж надсилати їх до закладок. Таким чином, ви зможете прочитати їх пізніше.
Нещадно фільтрувати.Ефективність роботи з електронною поштою передбачає, що коли вам надходять листи, які ви не хотіли б бачити, потрібно негайно з ними розправлятися. Не лінуйтеся відписуватись від розсилок, або встановіть фільтр на певного відправника.
Після обробки листів закрийте пошту.Коли ви розібрали свої повідомлення, необхідно закрити пошту до того моменту, поки там не буде достатньо листів.
Вивчивши правила роботи з електронною поштою, Ви зможете максимально ефективно розподілити свій час, позбавившись звички перевіряти пошту кожні десять хвилин.
Люди в сучасному світівсе більше часу проводять в Інтернеті - шукають та знаходять роботу, читають новини, спілкуються у соціальних мережах, Дізнаються погоду, купують, продають, заробляють гроші, економлять, знайомляться, дивляться фільми, слухають музику, а часто просто байдикують. Сьогодні складно знайти людину, яка не знає, що таке пошукова система, режим онлайн, аська, блоги, як користуватися електронною поштою. Але такі все ж таки є, і для них призначений цей текст.
У звичному розумінні пошта – це обмін листами та посилками. Поки що сила людської думки не дійшла до того рівня, щоб через електронну пошту відправляти посилки, але, можливо, і це здійсниться в недалекому майбутньому. Незважаючи на це, електронна пошта має безліч переваг.
1. В електронному листі можна надіслати не лише повідомлення у вигляді тексту, а й прикріпити до листа файли: таблиці, фотографії, малюнки, відео, презентації тощо. Листи можна видаляти, пересилати іншим людям, зберігати, фільтрувати.
2. Електронна пошта дозволяє доставити кореспонденцію (інформацію) миттєво, заощаджуючи масу часу та сил.
3. Не потрібно ходити до поштового відділення, оскільки користуватися електронною поштою можна, не виходячи з дому, за наявності Інтернету та комп'ютера.
4. Економічність - немає потреби платити за кожен лист, незалежно від обсягу інформації в ньому. Достатньо, щоб послуга надання Інтернету була вчасно сплачена провайдеру.
5. Оперативність - перевірити пошту та відповісти на лист можна навіть з мобільного телефоназ доступом до Інтернету.
Отже, дамо відповідь на запитання: "Як користуватися електронною поштою"?
Для початку потрібно зайти на сайт певної пошукової або поштової системи, наприклад, "Яндекс", "Гугл", "Рамблер", "Мейл.ру" та ін.
Спробуймо на прикладі завести пошту на "Гугле". У верхній частині сайту слід знайти та натиснути "Пошта", з'явиться нове вікно для входу в пошту та у свій акаунт. Оскільки поки що у вас пошти в "Гугле" немає, натискаєте червону кнопку в правому верхньому кутку - "Створити обліковий запис". Далі заповнюються особисті дані – ім'я, прізвище, ім'я користувача, пароль, стать, дата народження, мобільний телефон, адреса запасної пошти. створюєте самі, воно має бути унікальним (якщо вже є користувач з таким логіном, система попередить вас і попросить ввести інше ім'я), складатися з латинських літер, довжина імені від 6 до 30 знаків. Майте на увазі, що якщо ви збираєтеся вести ділове листуваннячерез електронну пошту, слід вигадувати і вибирати більш стримані логіни.
Далі потрібно ввести пароль для пошти. Він повинен бути досить надійним, бажано, щоб містив великі та символи та цифри, довжина - не менше 8 знаків. Вводимо пароль ще раз, щоб підтвердити його.
Дату народження на цьому сайті необхідно вказати, щоб мати доступ до матеріалів відповідно до вашого віку. Справа в тому, що обліковий запис Google дозволяє мати доступ до таких служб як Gmail (пошта), YouTube (відео-портал) та Google+ (соціальна мережа). Можна настроїти обліковий запис так, щоб ваш вік ніхто не бачив.
Підлога, а також номер мобільного телефону заповнюється на розсуд користувача.
Щоб зареєструвати пошту, залишилося лише довести, що ви реально існуюча людина (а не робот), та ввести на клавіатурі вказані латинські літери. Якщо знаки складно читаються, можете натиснути на знак "Аудіо", система вам диктуватиме їх. Якщо ж немає бажання займатися цим, вкажіть номер мобільного телефону. На ваш телефон у вигляді SMS прийде код підтвердження, його потрібно буде ввести в полі "Підтвердіть обліковий запис".
Отже, у вас є своя електронна поштова скринька, ви можете надсилати та отримувати листи. Як писати листа? Знаходимо кнопку "Написати листа", у вікні, що з'явилося в полі "Кому" пишемо адресу одержувача. Якщо хочете, щоб копію листа отримав ще хтось, у полі "Копія" вказуєте ще одну електронну адресу. Поле "Тема" можна залишити порожнім, але якщо ви вкажете предмет та суть листа, одержувачу буде зручніше. У листі можете писати текст, форматувати його, кнопкою "Прикріпити" або значком "Скріпка" прикріпити файли, вставляти посилання, фото, малюнки, зберегти чернетку листа. Перед тим, як натиснути кнопку "надіслати", можна перевірити орфографію. Якщо ви хочете точно знати, чи отримав і прочитав його адресат, поставте галочку в пункті "Повідомити про прочитання".
Читати отримані листи простіше - просто потрібно натиснути на новий лист (воно зазвичай виділено жирним шрифтом). Якщо ви не бажаєте більше отримувати листи від будь-якого автора, можете позначити один із них як спам. Далі всі листи з цієї адреси автоматично надсилаються до папки "Спам". Отже, тепер ви маєте уявлення про те, як користуватися електронною поштою, можете переписуватися з діловими партнерами та друзями, реєструватися в соціальних мережах, здійснювати покупки через Інтернет та багато іншого.
