Справка о подтверждающих документах. Если нет документов, подтверждающих расходы. Что это за документ

При очередной проверке налоговики обязательно обратят на это внимание и оштрафуют фирму. Ведь отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф за это нарушение составляет 10 000 рублей. Если отсутствуют документы за период более года, то штраф составит уже 30 000 рублей. Ну а в случае, если отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Чтобы избежать ответственности, нужно доказать свою невиновность в том, что первичные документы отсутствуют. Составьте акт, в котором перечисляются отсутствующие документы и причина их отсутствия. Этот акт должен быть утвержден руководителем фирмы.

Если документы пропали по причине пожара, кражи или другой чрезвычайной ситуации, вам также понадобится справка, подтверждающая, что такая ситуация действительно имела место. Так, если случился пожар, то необходима справка из пожарной части; если случилось затопление — справка организации, которая эксплуатирует здание; если документы украли - справка из полиции.

Случается и так, что новый бухгалтер приходит в фирму и не может разобраться в документации, потому что его предшественник вел бухгалтерию спустя рукава. Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести «инвентаризацию» документации. Если же такую проверку провести не удалось и новый бухгалтер приступил к работе, то советуем связаться с предыдущим бухгалтером и потребовать от него письменных объяснений, почему те или иные первичные документы отсутствуют. Затем составьте акт об отсутствии документов. Таким образом, ответственность за отсутствие документов с нового бухгалтера будет снята.

Еще один неприятный момент, который грозит фирме в такой ситуации, - доначисление налогов и начисление пеней.

Дело в том, что расходы, не подтвержденные документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Если такие расходы все же были учтены, налоговики посчитают, что налоговая база по налогу на прибыль была занижена, и доначислят налог, а также начислят пени.

Чтобы избежать налоговых санкций, мы советуем попытаться восстановить недостающие документы. Если, например, отсутствуют документы, подтверждающие покупку товаров (работ, услуг, имущественных прав), договоритесь с поставщиками, чтобы вам выписали их копии Конечно, восстановить недостающие документы можно, только если вам известно, каких именно документов не хватает для подтверждения расходов, а также у каких именно поставщиков были закуплены товары (работы, услуги, имущественные права). Гораздо сложнее, если, например, затерялись документы, подтверждающие выдачу денег под отчет работнику фирмы, который в настоящий момент уже на фирме не работает.

Выход из такой ситуации - попытаться связаться с этим работником и договориться с ним заново оформить необходимые документы.

Итак, по общему правилу расходы принимаются к вычету только в тех случаях, когда они могут быть подтверждены документально. Однако в отношении индивидуальных предпринимателей ст. 221 НК РФ предусмотрено исключение из этого правила. Им разрешено учесть в составе профессионального вычета и неподтвержденные расходы. Но в размере 20% общей суммы доходов, полученной от предпринимательской деятельности. Это следует из абз. 4 п. 1 ст. 221 НК РФ (см. также Письмо УФНС России по г. Москве от 27.03.2009 N 20-14/2/028404).

Например, индивидуальный предприниматель П.С. Арутюнов в течение года получил доход от предпринимательской деятельности в размере 450 000 руб. Расходы, связанные с осуществлением этой деятельности, составили 185 000 руб. Документы, подтверждающие произведенные расходы, у П.С. Арутюнова отсутствуют. Вместе с тем П.С. Арутюнов вправе уменьшить свои доходы на 90 000 руб. (450 000 руб. x 20%).

Обратите внимание!

Профессиональный налоговый вычет в размере 20% доходов не вправе применить лица, занимающиеся частной практикой, например нотариусы, адвокаты (Письма Минфина России от 27.04.2007 N 03-04-05-01/129, от 06.06.2007 N 03-04-05-01/179, УФНС России по г. Москве от 05.04.2010 N 20-14/4/034950@). Это означает, что указанные лица в принципе не смогут учесть расходы, которые не подтверждены документально.

Примечание

Подробнее о том, какие документы подтверждают произведенные налогоплательщиком расходы, вы можете узнать в разд. 3.4.1.3.1 "Какие документы подтверждают расходы".

Для получения 20%-ного вычета предприниматель не обязан объяснять причину отсутствия у него подтверждающих документов или каким-то образом доказывать, что расходы все же были произведены. Такие выводы содержит Постановление Президиума ВАС РФ от 11.05.2005 N 15761/04. Аналогичного мнения придерживаются и нижестоящие суды (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 19.08.2008 N А44-7/2008, ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.12.2007 N А78-43/07-С2-20/1-Ф02-9008/07, ФАС Западно-Сибирского округа от 12.03.2007 N Ф04-1228/2007(32168-А75-34)).

Правоприменительную практику по вопросу необходимости подтверждения расходов с целью заявления профессионального вычета в размере 20% от величины полученного дохода см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Важно учитывать, что расходы, подтвержденные документально, не могут учитываться одновременно с расходами в пределах установленного норматива в размере 20% (ст. 221 НК РФ). Это означает, что в случае применения вычета по 20%-ному нормативу учесть еще какие-либо расходы, подтвержденные документами, не получится.

Заметим, что Президиум ВАС РФ в Постановлении от 16.02.2010 N 13158/09 пришел к следующему выводу: вычет в размере 20% суммы дохода можно применить в случае, когда документально подтверждена лишь часть понесенных расходов. При этом суд указал, что вычет по нормативу должен применяться, если документально подтвержденные расходы составляют менее 20% общей суммы дохода. Аналогичный вывод следует из Определения ВАС РФ от 28.12.2009 N ВАС-14304/09.

В то же время до принятия указанного Постановления Президиума ВАС РФ арбитражная практика складывалась иначе. Так, судьи отмечали, что вычет по нормативу 20% применяется, только если у предпринимателя полностью отсутствуют документы, подтверждающие расходы. Если же расходы подтверждены частично, вычет в размере 20% применить нельзя (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.10.2009 N А78-1356/08 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 10.02.2010 N ВАС-844/10), от 09.09.2009 N А33-17615/08, ФАС Уральского округа от 01.09.2009 N Ф09-6434/09-С3 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 28.12.2009 N ВАС-14304/09)).

Правоприменительную практику по вопросу предоставления профессионального вычета в размере 20% от величины полученного дохода, если документально подтверждена лишь часть произведенных расходов, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Например, дополним условия предыдущего примера и предположим, что предприниматель П.С. Арутюнов может документально подтвердить только часть своих расходов в размере 85 000 руб. По иным расходам в размере 100 000 руб. документов нет.

Нормативные документы для валютного контроля

В ст. 4 закона «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 № 173-ФЗ указаны составные части валютного законодательства, применяемого в Российской Федерации. К нему относятся:

в первую очередь сам закон № 173-ФЗ;
другие законы, например «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» от 07.08.2001 № 115-ФЗ;
постановления Правительства РФ;
международные договоры России;
нормативные акты органов госвласти.

Среди последних наибольшее распространение получили акты, издаваемые Банком России как органом валютного регулирования в Российской Федерации. Важнейшим документом, регулирующим деятельность резидентов при осуществлении валютного контроля, является инструкция Банка России «О порядке предоставления…» от 04.06.2012 № 138-И. С 01.03.2018 ее заменит инструкция Банка России от 16.08.2017 № 181-И. Инструкциями - как действующей, так и вводимой - регулируется, какие документы в каких случаях должны представляться резидентами при заключении и осуществлении внешнеторговых контрактов. Также прописываются сроки и порядок подачи таких документов. Об одной из форм представления подтверждающих документов для валютного контроля расскажем далее.

Справка о подтверждающих документах при экспорте

Справка о подтверждающих документах является одной из форм учета валютных операций, проводимых резидентами. Форма справки содержится в приложении 5 к инструкции № 138-И (соответственно приложении 6 к инструкции № 181-И) и содержит следующие атрибуты:

полное или сокращенное название обслуживающего банка;
фирменное название юрлица или его филиала, Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
дату составления справки;
номер паспорта сделки, а с 01.03.2018 - уникальный номер контракта;
порядковый номер корректировки (при необходимости);
номер, дату, числовой код подтверждающего документа (например, при передаче резидентом имущества в лизинг нужно указать код 15_3 или 15_4 при получении такового);
код используемой валюты, сумму в этой валюте;
признак, характеризующий поставку (исполнение обязательств в счет аванса / предоставление отсрочки платежа);
ожидаемый максимальный срок получения денег от нерезидента, который не может быть позднее даты завершения контракта.

Заполненная справка подписывается представителем резидента и заверяется печатью организации. С 01.03.2018 рассматриваемая справка, станет единой формой отчетности и учета по валютным операциям резидентов.

Сроки предоставления документов в банк

Вместе со справкой в банк передаются и сами подтверждающие документы. Ими являются:

при импорте/экспорте товаров — документы, используемые в качестве декларации на поставляемые товары, отличные от таможенной декларации, т. к. последнюю подавать не нужно;
при импорте/экспорте товаров, не требующих декларирования, — перевозочные и товаросопроводительные документы, форма статучета, применяемая в рамках ЕврАзЭС, другие документы, используемые для оформления отгрузки, передачи, поставки грузов;
при выполнении работ, предоставлении услуг — акты сдачи-приемки, счета-фактуры и прочие документы, в т. ч. формы бухучета;
в случае другого исполнения контракта, также при его изменении или прекращении — прочие подтверждающие документы, используемые лицом для оформления хозяйственных операций.

Справка и указанные выше документы должны быть предоставлены в срок не позднее 15 рабочих дней по истечению месяца, в котором:

на документации, использующейся в качестве декларации на товары, уполномоченным лицом таможенного органа поставлен штамп с отметкой о дате их выпуска;
были оформлены прочие подтверждающие документы.

Для предотвращения спорных ситуаций, связанных с пропусками срока, можно поручить заполнение такой справки обслуживающему банку.

В случае если в подтверждающие документы были внесены какие-либо изменения, справку необходимо заполнить заново и представить в банк в течение 15 рабочих дней после внесения изменений.

Итак, с 01.03.2018 справка о подтверждающих документах в соответствии с инструкцией 181-И станет единой формой учета и отчетности резидентов по валютным операциям. Новая форма справки содержится в приложении 6 к инструкции 181-И.

Какие правила составления первичных документов в налоговом учете должна соблюдать компания, чтобы избежать претензий налоговиков? Что изменилось в этом отношении с 1 января 2013 года? Какие ошибки в актах оказанных услуг чаще всего находят налоговики во время проверок? Какие санкции грозят компании, если первичные документы, подтверждающие расходы, оформлены с ошибками или не оформлены вовсе?

Какие правила составления первичных документов в налоговом учете должна соблюдать компания, чтобы избежать претензий налоговиков? Что изменилось в этом отношении с 1 января 2013 года?

Все расходы компании должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Из-за того что документы, которые подтверждают затраты, оформлены с ошибками (или не оформлены вовсе), налоговики могут не принять расход при .
Обратите внимание: под документально подтвержденными расходами Налоговый кодекс понимает затраты, подтвержденные оправдательными документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Важный момент: все формы первичных документов, применяемых в организации, должен утверждать руководитель компании в составе учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). А компания больше не обязана применять унифицированные бланки. Об этом говорит статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который вступил в силу с 1 января 2013 года.

Однако новый порядок вовсе не означает, что компания обязана разработать свои бланки абсолютно для всех операций. Вы можете смело просить руководителя принять решение о том, что компания продолжит применять все унифицированные формы или некоторые из них. Скажем, те, которые, на ваш взгляд, удобны, да и просто привычны. Ведь закон этого не запрещает.
До 2013 года унифицированные формы компании применяли по умолчанию. Специального решения руководителя на этот счет не требовалось. Теперь же решение о том, что компания продолжит применять унифицированные бланки, надо зафиксировать. В учетной политике или отдельном приказе руководителя компании. Это прямо требует статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Важный нюанс : продолжайте использовать унифицированные формы документов, на основании которых компания учитывает кассовые операции и начисляет зарплату. Это приходные и расходные кассовые ордера, зарплатные ведомости и прочие. Отказываться от таких унифицированных форм нельзя. Ведь ссылки на них есть в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Документ, подтверждающий понесенные компанией затраты, оформлен на иностранном языке. Может ли бухгалтерия на основании такого документа, не переводя его на русский язык, учесть в налоговом учете соответствующие расходы?

Нет, иначе это будет классифицировано проверяющими как нарушение. Причем запрет на это содержится сразу в нескольких нормативных актах.

Во-первых, это статья 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации». Здесь сказано, что на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в организациях ведется только на русском языке. Также на русском языке оформляются тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) организаций.

Во-вторых, это пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Здесь говорится, что «документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке». При этом первичные учетные документы на иных языках должны иметь построчный перевод на русский язык. Неоднократно это подтверждали и чиновники (см., например, письмо Минфина России от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148).

Таким образом, формально у компании нет права на основании первичных документов на иностранном языке. Сделать это она может только тогда, когда такие документы будут построчно переведены на русский язык.

Предположим, что первичные документы на русский язык переведены. Какие требования предъявляются к такому переводу? Должен ли он быть заверен нотариально?

В письме Минфина России от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66 разъясняется, что действующее законодательство Российской Федерации не регламентирует порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский. Такой перевод может выполнить как профессиональный переводчик, так и сотрудник компании. Расходы на перевод первичных документов, являющихся деловой документацией компании, с иностранного языка можно принять в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Основание - подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В случае, если перевод осуществляется сотрудником компании, выполнение такой функции должно быть закреплено или в трудовом договоре с сотрудником, или в должностных инструкциях.

Компания заказала сторонней организации услуги производственного характера. Всегда ли в подобной ситуации нужно составлять акт, чтобы подтвердить факт оказания услуг в налоговом учете?

Да, без акта расходы подтвердить не удастся. Это прямо следует из пункта 2 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Но даже если речь идет об устной консультации или услугах по взысканию долгов с контрагентов, одного договора будет недостаточно. Несмотря на то, что положения пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ допускают использовать документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы. И в этом случае, чтобы избежать претензий со стороны инспекторов, необходимо обзавестись актом по оказанным услугам (письмо Минфина России от 30 июля 2009 г. № 03-03-06/1/503).

Исключение составляют случаи, когда исполнитель оказывает услуги связи или предоставляет имущество в аренду или лизинг. В подобных ситуациях ревизоры довольствуются договором, графиком платежей и актом приемки-передачи имущества (для аренды и лизинга), счетом, а также документом, подтверждающим оплату услуг (письма Минфина России от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750, от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559).

Какие ошибки в актах оказанных услуг чаще всего находят налоговики во время проверок?

Как свидетельствует практика аудиторских проверок, наиболее часто встречаются следующие ошибки при составлении акта оказанных услуг, из-за которых у заказчика могут возникнуть проблемы со списанием расходов в налоговом учете.

Некорректно указана дата составления документа . Стоимость услуг, оказанных сторонними организациями, заказчик списывает в расходы по состоянию на день, которым датируется акт либо на последний день отчетного (налогового) периода. Соответствующее правило установлено в пункте 2 и подпункте 3 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Надо избегать ситуаций, когда акт по услугам, оказанным в одном отчетном периоде, подписан только в следующем (например, за декабрь - в январе). Для этого лучше датировать документ последним днем месяца, независимо от того, когда были приняты работы.

Нечетко расписано содержание хозяйственной операции, затраты на которые подтверждает акт . В зависимости от того, насколько подробно исполнитель опишет выполненные действия или результат услуги, заказчику будет легче доказать связь произведенных расходов с хозяйственной деятельностью. Услуги, указанные в акте, должны соответствовать целям и задачам, поставленным в договоре. Лучше избегать общих формулировок типа «услуги» и т.п. Ведь инспекторы убеждены: если из документов не следует, какие именно услуги оказал компании исполнитель, договор считается незаключенным, а расходы необоснованными. Доказать чиновникам обратное в досудебном порядке вряд ли удастся.

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива и только подтверждает вывод о том, что детализацией услуг в акте лучше не пренебрегать. Некоторые судьи признают, что ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не требует расшифровывать в акте оказанные услуги (постановление ФАС Московского округа от 25 августа 2009 г. № КА-А40/7983-09). Но встречаются дела, решенные в пользу инспекторов - постановление ФАС Уральского округа от 17 августа 2009 г. № Ф09-5843/09-С2. Поэтому, даже если действия исполнителя подробно описаны в договоре или отчете, их нужно кратко продублировать в акте. Тем более отчет о проделанной работе исполнитель составляет, если соответствующая обязанность предусмотрена договором. Первичным документом отчет не является.

И обратите внимание : из содержания бумаг должно следовать, за какой период или в какие сроки оказана услуга (постановление ФАС Московского округа от 2 апреля 2008 г. № КА-А40/2402-08).

Не указаны измерители хозяйственной операции . Исполнители нередко проставляют в акте только итоговую стоимость услуг. Якобы услуги не имеют материального выражения, а следовательно, единиц измерения. Но инспекторов этот аргумент может не убедить, о чем свидетельствует сложившаяся арбитражная практика. Судьи неоднократно подтвердили, что в актах на оказанные услуги проставлять измерители вовсе необязательно (постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 апреля 2009 г. № А52-4324/2008). Но чтобы избежать судебных разбирательств, к мнению чиновников все же стоит прислушаться.

У исполнителей должны быть прейскуранты, в которых стоимость услуг зависит от каких-то физических показателей. Например, стоимость часовой или разовой консультации определенного специалиста. И если в акте будет указана цена и объем услуг, а не только их стоимость, легче подтвердить, что цена соответствует рыночному уровню, то есть доказать экономическую обоснованность. В акте нужно указать ставку и сумму НДС (если исполнитель является плательщиком этого налога), размер аванса, засчитанного при получении услуги, и сумму, подлежащую оплате.

Не указаны должности и личные подписи ответственных лиц . Чтобы проверяющие не усомнились, что акт подписали уполномоченные сотрудники компании, и на этом основании не сняли расходы, указать должности нужно в обязательном порядке. Кроме того, сотрудники, подписывающие акт, должны расшифровать свои личные подписи.

Ниже мы привели образец акта об оказании услуг, составленный без ошибок.

Общество с ограниченной ответственностью "Контора"
ИНН 7715123456, КПП 771501001
Адрес: г.Москва, ул.Электродная, д.7

г.Москва
31.08.2013 г.

Общество с ограниченной ответственностью "Контора", именуемое в дальнейшем исполнитель, в лице директора Русиновой Т.Г., действующей на основании устава, с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью "Дента+", именуемое в дальнейшем "Заказчик", в лице генерального директора Петросяна Г.А., действующего на основании устава, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем. В соответствии с договором от 23 января 2013 г. № 28/001 Исполнитель оказал Заказчику следующие услуги:

Наименование услуги	Количество одноименных услуг	Сумма, руб.	НДС, руб.	Сумма с НДС, руб.
Разовая устная консультация Шведовой О.В., исполняющей обязанности главного бухгалтера, по вопросам налогообложения операций с ценными бумагами, реализованными ООО «Контора»
Составление инструкции по отражению доходов и расходов переходного периода в связи с переходом с 01.01.13 ООО «Контора» на упрощенную систему налогообложения (приложение № 1 к акту об оказании услуг
Итого

Всего оказано услуг на сумму: Четыре тысячи семьсот двадцать рублей, в том числе НДС 18% - Семьсот двадцать рублей.

Подписи сторон:

Исполнитель:

Директор ООО «Контора» Т.Г.Русинова

Заказчик:

Генеральный директор ООО «Дента+» Г.А.Петросян

Как правильно уничтожить первичные документы налогового учета, срок хранения которых истек, чтобы избежать претензий проверяющих?

Последовательность действий должна быть такой. Сначала руководитель компании своим приказом должен утвердить состав экспертной комиссии, которая будет решать, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию, как правило, включают наиболее квалифицированных специалистов, которые способны оценить важность тех или иных документов.

Затем комиссия составляет акт, где фиксирует перечень документов, которые необходимо уничтожить.

Акт утверждает руководитель компании. Затем все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том или папку собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом: разорвать, отправить в шредер, сжечь. Бумаги можно также сдать как макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт физического уничтожения отобранных документов.

Обратите внимание : если первичные документы были сданы на хранение в архив, уничтожить их можно лишь по согласованию с архивом. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего.

Как действовать, если документы, подтверждающие затраты компании, были утрачены в результате чрезвычайной ситуации?

От ситуации, когда первичные документы утрачены по не зависящим от компании причинам, не застрахована ни одна бухгалтерия. Так, бумаги могут сгореть при пожаре или их могут украсть. Однако отсутствие документов, даже если они пропали по объективным причинам, может грозить компании серьезными неприятностями - когда чиновники хотят взыскать штрафы за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым компания не представила запрашиваемые бумаги. Поэтому руководство компании допускает серьезную ошибку, если не предпринимает никаких мер, чтобы документально подтвердить факт чрезвычайной ситуации, в результате которой были утрачены бумаги, подтверждающие затраты.

Однако, если действовать правильно, штрафов можно избежать. Во-первых, нужно обязательно собрать оправдательные документы, которые подтвердят, что в утрате первички не было вины компании и ее должностных лиц.

Ниже приведена таблица, где мы перечислили оправдательные документы, которые помогут избежать наказания в случае утраты бухгалтерских бумаг.

Какие документы помогут избежать штрафа в случае утраты первички

Причина утраты первичных документов	Оправдательные документы, которые надо собрать, чтобы избежать ответственности
	Справка органа противопожарной службы
Затопление	Справка ДЕЗ или управляющей компании, обслуживающей вашу организацию
Стихийное бедствие	Справка территориального управления Министерства по чрезвычайным ситуациям, публикация в средстве массовой информации (например, газете)
	Справка местного органа внутренних дел МВД России, приговор суда по уголовному делу
Документы утрачены по вине налогового органа	Протокол о выемке документов, опись документов
Документы утрачены по вине третьих лиц (например, переданы аудиторам на проверку)	Перечень документов, акт передачи документов

Кроме того, при утрате бухгалтерских бумаг можно обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105. Там прописано, как действовать компании в такой ситуации.

Так, согласно пункту 6.8 этого Положения, в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом соответствующую комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов: главного энергетика, главного инженера, начальника службы безопасности и т. п. Комиссия в некоторых случаях должна привлечь представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, а также независимых экспертов - аудиторов и оценщиков.

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель компании. В акте необходимо подробнейшим образом описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, в акте необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т. п.), и получить от них письменные объяснения. Нелишним будет приложить к акту опись пострадавших документов.

Алгоритм действий при утрате документов определили и налоговики (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. № 26-12/43411). В нем сказано, что помимо создания комиссии необходимо провести инвентаризацию. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, придется восстанавливать. Например, копии выписок и платежных поручений можно запросить в банках; договоров, актов, накладных - у контрагентов.

Разумеется, восстанавливать в первую очередь нужно те документы, которые подтверждают понесенные компанией расходы. Как известно, отсутствие таких бумаг чревато для организации неблагоприятными последствиями в виде доначисленных к уплате сумм налога на прибыль и штрафов по статье 122 Налогового кодекса РФ.

Но даже если документы пропали после того, как компания отчиталась в инспекции и уплатила налог, эти документы могут оказаться необходимыми, например, при выездной налоговой проверке. И, если документов не будет, налоговики доначислят налоги в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса РФ (расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках).

Какие санкции грозят компании, если первичные документы, подтверждающие расходы, оформлены с ошибками или не оформлены вовсе?

За отсутствие подтверждающих документов предусмотрена налоговая ответственность. Речь идет о статье 120 «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения» Налогового кодекса РФ.

В ситуации, когда необходимые документы отсутствуют (оформлены с серьезными ошибками, не оформлены, утеряны и тому подобное), налоговики потребуют от компании заплатить штраф. Его размер составляет 10 000 руб. Так сказано в пункте 1 статьи 120 Налогового кодекса РФ. Если же отсутствующие документы относятся к нескольким налоговым периодам, сумма штрафа возрастет до 30 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ). А если утрата документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. Об этом говорится в пункте 3 статьи 120 Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание на несколько важных моментов. В пункте 3 статьи 120 Налогового кодекса РФ речь идет об отсутствии документов, а не документа. То есть если у компании нет всего одного первичного документа, то по статье 120 Налогового кодекса РФ ее оштрафовать нельзя.

Для штрафа по статье 120 Налогового кодекса РФ нет оснований, если компания не может представить документы из-за того, что в офисе произошел пожар, документы украли, они уничтожены в результате стихийных бедствий и тому подобное (то есть в тех случаях, когда вины организации в утрате документов нет). К такому выводу приходят многие арбитражные суды.

И еще один нюанс : если документ, подтверждающий произведенные компанией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными ошибками, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения. В результате с компании взыщут сумму заниженного налога, а также штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20 процентов от неуплаченной суммы.

Однако обратите внимание : предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса РФ налоговая инспекция не вправе. Об этом сказано в определении Конституционного суда РФ от 18 января 2001 г. № 6-О.

Какие санкции грозят должностным лицам компании, если первичные документы, подтверждающие расходы, оформлены с ошибками или не оформлены вовсе?

За отсутствие подтверждающих документов может быть наказана не только компания, но и ее должностные лица - директор и главный бухгалтер.

Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная ответственность по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Должностных лиц провинившейся компании могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 руб. Причем оштрафовать руководителя или главного бухгалтера может только мировой судья.

Обратите внимание : должностных лиц компании за нарушение сроков хранения документов могут наказать и по инициативе сотрудников архивной службы (если соответствующие нарушения будут выявлены при проверке). Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. Штраф в данном случае налагается по статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сентябрь 2013 г.

платёжные поручения;
накладная;
кассовый ордер;
справка.

АКТ СВЕРКИ РАСЧЁТОВ. СПОРНОЕ МНЕНИЕ Иногда в объявлениях о проведении торгов фигурирует упоминание о наличии такого документа, как акт сверки расчётов. Данный документ подписывается сторонами как Касательно акта сверки существуют различные мнения. По мнению одних данный акт не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции. У других мнение противоположное. Например, Определение Верховного суда РФ от 17.09.2014 г.

Чем подтверждается дебиторская задолженность?

Важно

Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Среди наиболее распространённых в хозяйственной деятельности можно назвать следующие первичные документы:

платёжные поручения;
акт выполненных работ (оказанных услуг);
накладная;
кассовый ордер;
справка.

3. Акт сверки расчетов Сам по себе акт сверки расчётов не является первичным учётным документом и, соответственно не является бесспорным доказательством, подтверждающим размер задолженности одной стороны перед другой.

Но, если помимо акта к материалам о взыскании задолженности будут приложены и другие документы (договор, платёжные поручения, акты выполненных работ и т.п.), то в совокупности этот набор документов вполне может стать верным доказательством наличия задолженности.

Документы подтверждающие дебиторскую задолженность

Для подтверждения того, что на момент списания задолженность не погашена, нужно иметь акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода, а по результатам инвентаризации руководитель издает приказ о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежного долга. Данный порядок установлен п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н и Письма УФНС России по г.
Москве от 13.12.2006 N 20-12/109630, от 27.06.08 №20-12/060959 подтверждает такой порядок. Инвентаризация расчетов проводится с поставщиками и покупателями, с бюджетом и внебюджетным фондами, работниками и другими дебиторами и кредиторами и проверяет обоснованность сумм, числящихся в бухгалтерском учете.

Как списать неподтвержденную дебиторскую задолженность?

В связи с этим по результатам списания во внереализационные расходы безнадежных долгов на дату издания приказа о списании дебиторской задолженности не имеет место занижение налога на прибыль …… На основании изложенного арбитражный апелляционный суд считает правомерным вывод суда первой инстанции о том, что включение заявителем убытков от списания дебиторской задолженности в качестве убытков от списания безнадежных долгов в состав внереализационных расходов при исчислении налога на прибыль за 2002 г., а не при исчислении налога на прибыль за предыдущие налоговые периоды, не может признаваться нарушением законодательства о налогах и сборах, произведенное списание экономически обоснованно и документально подтверждено».

Списание дебиторской задолженности

Инфо

Дебиторская задолженность нередко становится предметом судебных разбирательств. Длительное неисполнение контрагентами своих обязанностей может привести к взысканию дебиторской задолженности через суд. Среди основных проблем, возникающих при взыскании дебиторской задолженности через суд - документальное подтверждение наличия дебиторской задолженности.

Договор Оригинал или заверенные в установленном порядке копии договоров или иных правоустанавливающих документов. Но даже договор не может считаться документом, достаточным для подтверждения долга, поскольку он не является первичным документом, свидетельствующим о совершении хозяйственной операции, а значит, и о факте наличия задолженности. Таким образом, к договору должна прилагаться соответствующая «первичка».

2. Первичная документация Достаточность первичных документов определяется их соответствию требованиям ст.

Какими документами в суде подтвердить дебиторскую задолженность

Москве в Письме от 19.12.07 №20-12/121646 разъясняя ситуацию об учете расходов, когда первичные документы отсутствуют, делает вывод: «организация не может учесть в составе внереализационных расходов при формировании налоговой базы для исчисления налога на прибыль суммы убытков по документально не подтвержденным безнадежным долгам с истекшим сроком исковой давности». ФАС Западно-Сибирского округа от 28.08.2007 в Постановление №Ф04-5734/2007(37452-А03-15) по делу №А03-16023/2006-21 «указал, что отнести списанную дебиторскую задолженность на внереализационные расходы нельзя, поскольку только лишь платежные документы, при отсутствии соответствующих договоров, не являются основанием для признания такого долга расходом».

Порядок списания старой задолженности, по которой не осталось документов

Претензии налоговиков к списанным в расходы долгам с истекшим сроком давности обусловливаются так: если бы организация предъявила иск в суд, то долг не стал бы безнадежным, поэтому расходы появились именно из-за бездействия компании. Значит, они экономически неоправданны, и их нельзя учитывать в расходах (п. 1 ст. 252 НК РФ). По мнению налоговиков, документальным подтверждением действий по взысканию (истребованию) долга могут служить либо письма организации, направленные в адрес должника с требованием о погашении суммы задолженности, либо материалы, связанные с обращением кредитора в суд.

Отметим, что требования налоговых органов не основаны на нормах налогового законодательства.
Данное правило основывается на нормах пункта 11, 14.3 ПБУ 10/99, согласно которому суммы дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, а также других нереальных долгов являются прочими расходами организации. Например. В 2006 году была поставка товара на сумму 472000 руб., включая НДС. Покупатель не оплатил товар. Организация согласно учетной политике не создает резерва сомнительных долгов.
Согласно распоряжению директора была произведена инвентаризация, на основании которой списывается задолженность 2006 года, по которой истек срок исковой давности. Содержание операций Дебет Кредит Сумма, руб. Первичный документ Бухгалтерские записи в декабре 2006 г. Признана выручка от продажи товаров/оказания услуг 62 90-1 472 000 Товарная накладная/ акт оказанных услуг Отражена сумма НДС, предъявленная покупателю 90-3 76-5 72 000 Счет-фактура Бухгалтерские записи в декабре 2009 г.

Нет подтверждающих документов дебиторской задолженности

Внимание

В случае ликвидации должника, основанием для признания долга безнадежным будет запись об исключении его из Единого государственного реестра. УФНС по г. Москве в Письме от 19.05.05 №20-12/36141 разъясняет, что учесть расходы организацией в составе внереализационных расходов при формировании налоговой базы для исчисления налога на прибыль надо за тот отчетный (налоговый) период, в котором сделана соответствующая запись о ликвидации должника в Государственном реестре. Такая позиция налоговых органов небесспорна, но в некоторых судах она находит поддержку арбитров.

Так Арбитражный суд г. Москвы в решении от 02.03.06 по делу № А40-138/06-14-1 согласился с инспекцией, что своевременное выявление и списание задолженности зависит целиком от налогоплательщика и его руководителя.

Для того чтобы списать дебиторскую задолженность, налогоплательщик должен документально обосновать факт наличия непогашенного долга: правовое основание, размер долга и дату его возникновения. Так как право уменьшить налоговую базу возникает по окончании установленного отрезка времени, то важным моментом является правильное определение начальной даты этого отрезка. Поэтому для признания долга безнадежным в связи с истечением срока исковой давности необходимо располагать документами, которые позволяют установить дату возникновения дебиторской задолженности.

В большинстве случаев такими документами являются: — договор с покупателем или иным дебитором; — накладная на отгрузку товаров, акт приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг; — а также иные документы, в частности платежные документы на перечисление аванса поставщику, не выполнившему свои обязательства, акт сверки задолженности.
Подтверждающие документы по всем хозяйственным операциям, в том числе и по дебиторской задолженности, организация обязана хранить в течение не менее пяти лет, как того требует п. 1 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете №129-ФЗ от 21.11.1996 года. Срок, установленный налоговым законодательством по хранению документов, необходимых для исчисления и уплаты налога, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Отметим, хранение первичных документов является обязанностью, а не правом организации.
Поэтому у организации, не сохранившей первичных учетных документов по дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, ставятся под сомнения основания ее списания в уменьшение налогооблагаемой прибыли в составе внереализационных расходов (пп.2 п.2 ст.265) и возможность ее списания на финансовый результат организации.
КГ14-1683 содержит позицию, указывающую, что акты сверки подтверждают наличие задолженности должника перед кредитором. Истина как всегда где-то рядом, а указанные мнения верны. Но, как отдельные мнения, просто вырваны из контекста, без учёта сопутствующих обстоятельств. «

Голый» акт, с минимумом информации наверняка не будет рассматриваться судом в качестве доказательства. Именно так поступил Арбитражный суд Рязанской области вынося 04.06.2014 г. определение по делу № А54-5035/13, законность которого была подтверждена Двадцатым арбитражным апелляционным судом. В данном деле, кстати, одно юридическое лицо купило дебиторскую задолженность у первоначального кредитора.

Суд указал, что сам по себе акт сверки расчётов не является первичным учётным документом и, соответственно не является бесспорным доказательством, подтверждающим размер задолженности одной стороны перед другой.

Категории

Выбор редакции