بيت > إصلاح والديكور > التوثيق المحاسبي الأساسي في المؤسسة: الأنواع والمفاهيم الأساسية. كشف الحساب ليس مستندًا محاسبيًا أساسيًا في شكل إلكتروني


التوثيق المحاسبي الأساسي في المؤسسة: الأنواع والمفاهيم الأساسية. كشف الحساب ليس مستندًا محاسبيًا أساسيًا في شكل إلكتروني




تظهر جميع العمليات المصرفية من وجهة نظر محاسبية فقط عند ظهور المستند الأساسي المقابل، والذي تم إعداده وفقًا للمتطلبات المحاسبية. لا يوجد مستند - لا توجد عملية، هذه بديهية محاسبية.

وبالتالي، فإن المستندات الأولية مخصصة لمعالجة المعاملات. دعونا ننظر في تصنيف الوثائق الأولية. من الملائم تقسيمها إلى نقد ونصب تذكارية وغيرها. يمكن العثور على مظهر المستندات الأولية في الملاحق. دعونا ندرجها ونفكر في غرضها الرئيسي.

المستندات الأساسية النقدية مخصصة لمعالجة المعاملات النقدية. المستندات النقدية الرئيسية هي:

يهدف الإعلان عن الودائع النقدية إلى تسجيل استلام النقد من عملاء الكيانات القانونية إلى مكتب النقد بالبنك.

يهدف الشيك النقدي إلى معالجة سحب الأموال النقدية من قبل الكيانات القانونية من مكتب النقد بالبنك.

يهدف أمر الاستلام إلى تسجيل استلام النقد من العملاء الأفراد إلى مكتب النقد بالبنك. يعمل على معالجة مدفوعات الروبل والعملة الأجنبية (أمر استلام العملة).

يهدف أمر الخصم إلى معالجة سحب الأموال النقدية من قبل العملاء الأفراد من مكتب النقد بالبنك. يعمل على معالجة مدفوعات الروبل والعملة الأجنبية (أمر خصم العملة).

المستندات الأولية التذكارية مخصصة لتسجيل المعاملات غير النقدية. وبالنظر إلى الخصائص المصرفية والاقتصادية للوثائق التذكارية، فإن عددها وتنوعها أكبر بكثير من جميع الوثائق الأخرى. النصب التذكاري يعني غير نقدي. الوثائق التذكارية الرئيسية هي:

أمر الدفع هو أمر غير مشروط لتحويل الأموال من الدافع إلى المستلم. تستخدم للمدفوعات الخارجية بالروبل الروسي.

الأمر التذكاري هو أبسط وثيقة تضفي الطابع الرسمي على معاملة غير نقدية داخل البنك بالروبل.

غالبًا ما يتم استخدام هاتين الوثيقتين في أصنافهما الموحدة، عندما لا تضفيان الطابع الرسمي على معاملة واحدة، بل على العديد من المعاملات في وقت واحد، على سبيل المثال، أمر دفع موحد أو أمر تذكاري موحد. وهذه هي الطريقة التي يعالج بها الأخير عددًا كبيرًا من المعاملات المصرفية.

بالإضافة إلى هذه المستندات، يمكن أيضًا استخدام المستندات التالية كمستندات أساسية:

أمر الدفع هو نوع من الأوامر التذكارية التي يتم استخدامها للمعاملات ذات الدفعات غير المدفوعة الموجودة في خزانة ملفات البنك (في المحاسبة خارج الميزانية العمومية).

خطاب الاعتماد هو أمر مشروط لإجراء الدفع. يحدد العميل الشروط، ويتحقق البنك من استيفائها، وإذا كان كل شيء على ما يرام، يقوم بالدفع إلى المستلم.

طلب الدفع، أمر التحصيل - مطلب غير مشروط لشطب الأموال من حساب الدافع لصالح المستلم. من خلال هذه المستندات الأولية، يقوم البنك نيابة عن العميل وعلى نفقته، على أساس مستندات التسوية، بإجراءات استلام الدفعة من الدافع. تتم تسويات التحصيل على أساس طلبات الدفع، والتي يمكن أن يتم سدادها بأمر الدافع (مع القبول) أو بدون أمره (بطريقة غير مقبولة)، وأوامر التحصيل، التي يتم سدادها دون أمر الدافع (بطريقة لا جدال فيها).

يتم تقديم طلبات الدفع وأوامر التحصيل من قبل متلقي الأموال (المحصل) إلى حساب الدافع من خلال البنك الذي يخدم متلقي الأموال (المحصل). لا يتم استخدامه غالبًا في ممارسة البنوك التجارية، خاصة عند دفع فواتير الخدمات. تستخدم بنشاط في نظام بنك الادخار.

وثائق القرض - مخصصة لمعالجة إصدار/سداد القروض في الحالات التي لا يتم فيها استخدام المستندات الموضحة أعلاه (أمر تذكاري، أمر دفع). على سبيل المثال، يمكن أن يكون الأمر الصادر من إدارة البنك لإصدار قرض بمثابة مستند أساسي مباشر.

الرسائل الواردة من أنظمة الدفع والتداول - تُستخدم أيضًا كمستندات أساسية. نحن نتحدث في المقام الأول عن الرسائل الواردة من نظام SWIFT، والذي يستخدم بشكل أساسي لإجراء معاملات التسوية المختلفة بالعملة الأجنبية. على سبيل المثال، التناظرية لأمر الدفع بالعملة الأجنبية هي الرسالة MT103 (تحويل العميل). أساس تنفيذ المعاملات أيضًا هو الرسائل الواردة من أنظمة الدفع بالبطاقات (VISA وMasterCard وAmerican Express) وأنظمة التداول (RTS و Reuters و Bloomberg).

تم تصميم كشوف مختلفة لتعكس المعاملات الجماعية، على سبيل المثال، بيان الفائدة المستحقة. وهي وثائق أولية ولا تتطلب إنشاء وثائق أخرى؛ فهي في جوهرها نوع من الأوامر التذكارية الموحدة.

تشمل المستندات الأولية الأخرى ما يلي:

مذكرة تذكارية لإصدار الأشياء الثمينة.

أمر خارج الرصيد.

طلب تعزيز السجل النقدي من خلال حساب مراسل.

طلب الحصول على دفعة مقدمة للتسجيل النقدي.

إيصالات مختلفة.

تحتوي القواعد المحاسبية (رقم 205-ع) على قائمة رموز المستندات وهي مبينة أدناه. يتم استخدام الرموز الرقمية مباشرة في المستندات الأولية نفسها، ويسمى الحقل المقابل بنوع العملية.

قائمة الرموز (الشفرات) للمستندات المنشورة في الحسابات في مؤسسات الائتمان

الاسم الشرطي للمستندات التي تعكس تسميات معاملات المستندات (رموز المعاملات) 1 مشطوبًا ومقيدًا بأمر الدفع 2

3.مدفوعة، مقيدة حسب طلب الدفع

4-شيك نقدي مدفوع نقدا

تم استلام مبالغ نقدية بموجب إعلان عن مساهمة نقدية 5

مدفوع، يُضاف عند الطلب 6

مدفوع، مقيدا بأمر التحصيل 7

تم الدفع، تم استلامه بواسطة شيك رقم 8

فتح الاعتماد المستندي، وقيد المبالغ غير المستخدمة، والاعتماد الملغى 9

شطباً وتقييداً بموجب أمر تذكاري (مصاريف، إيصالات نقدية) رقم 10

مستندات سداد القرض باستثناء تلك المذكورة أعلاه 11

وثائق إصدار القرض، إضافة القرض إلى الحساب، باستثناء ما ذكر أعلاه 12

تم الاعتماد على أساس الملاحظة رقم 13

التسويات باستخدام البطاقات المصرفية 16 مشطوبة ومقيدة في أمر الدفع

يجب إعداد جميع المستندات الأولية بدقة وفقًا لمتطلبات التعليمات التنظيمية، دون محو أو تصحيحات.

كشف الحساب البنكي هو مستند مالي يصدره البنك للعميل، يعكس حالة الحساب وحركة الأموال عليه لفترة زمنية معينة.

تنص المادة 9 من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" الصادر في 21 نوفمبر 1996 رقم 129 على أن العمليات التي تقوم بها المؤسسة يجب أن تكون مدعومة بالأدلة. هذا الدليل هو كشف حساب بنكي.

يجب الاحتفاظ بالوثيقة في المؤسسة والمؤسسة المالية لمدة 5 سنوات على الأقل وتقديمها إلى ممثلي السلطات التنظيمية التي تتحقق من محاسبة الشركة.

كشف حساب بنكي من الحساب الجاري

كشف الحساب البنكي من الحساب الجاري هو مستند محاسبي أساسي يعرض بشكل واضح المعاملات المصرفية التي تم إجراؤها وحركة الأموال في الحساب.

يسمح الإجراء المحاسبي باستلام البيانات المصرفية ورقيًا أو إلكترونيًا. يحدد القانون الاتحادي "بشأن التوقيع الإلكتروني" بتاريخ 04/06/11 رقم 63 أن الملفات الرقمية الموقعة بتوقيع رقمي إلكتروني يتم الاعتراف بها كمستندات إلكترونية مساوية في القيمة القانونية للمستند الورقي المعتمد.

الحفاظ على البيانات المصرفية

بناءً على البيانات المصرفية، يستطيع محاسب الشركة مقارنة البيانات المحاسبية مع المعاملات التي يقوم بها البنك. يجب أن يتم التحقق في يوم إصدار الوثيقة. وفي حالة اكتشاف أي اختلافات، يجب على المحاسب إخطار البنك. يتم تخزين المستخرج في أرشيف المؤسسة ويكون بمثابة دليل على معاملات التسوية خلال عمليات التفتيش المختلفة التي تجريها السلطات التنظيمية. بعد استلام البيان، يقوم المحاسب عادة بنشر البيانات في برنامج المحاسبة.

إعداد كشوفات الحساب البنكية

لا يتم تنظيم إعداد البيانات المصرفية وفقًا للمعايير. يجب أن تحتوي الوثيقة على:
- اسم البنك؛
- المتطلبات؛
- ختم وتوقيع موظف المؤسسة المالية؛
- تاريخ إصدار كشف الحساب البنكي؛
- رقم المستند؛
- مبالغ المدين وإدخالات الحساب؛
- رصيد الحساب في بداية ونهاية الفترة ومعلومات أخرى.

مرفق بكشف الحساب البنكي المستندات المستلمة من الأطراف المقابلة والتي كانت بمثابة الأساس لحركة الأموال، بالإضافة إلى الأوراق الصادرة عن المؤسسة الائتمانية.

كيفية الحصول على كشف حساب بنكي

لدى المؤسسات المالية إجراءات معينة لإصدار البيانات المصرفية. يحدث هذا عادةً في الوقت المحدد في اليوم التالي لليوم المحسوب. يتم إصدار النسخة الأولى من المستند للعملاء مجانًا. إذا كان من الضروري الحصول على كشف حساب مصرفي مرة أخرى، فقد تطلب المؤسسة الائتمانية الدفع مقابل خدماتها. بناء على طلب العميل، يمكن استلام الوثيقة إلكترونيا. تقع مسؤولية استلام البيانات على عاتق عميل البنك.

تخزين البيانات المصرفية

يتم إعداد كشف الحساب البنكي من نسختين. يتم إصدار الأول للعميل، ويتم تخزين الثاني في أرشيفات المؤسسة المالية. يتم تخزين جميع الكشوفات التي لم يتلقاها العملاء في البنك لمدة 4 أشهر ثم يتم إتلافها. يتم تخزين المعلومات في قواعد البيانات الإلكترونية لمؤسسات الائتمان لمدة 5 سنوات. بناءً على طلب كتابي من العميل، يتم استخراج البيانات من الأرشيف وطباعتها وإصدارها على الورق.

نصيحة من Sravni.ru:عند إبرام عقد الخدمات المصرفية، يجب على العميل الانتباه إلى إجراءات إصدار البيانات المصرفية.

هل كشوفات الحساب الجاري وأوامر الدفع هي المستندات الأساسية؟

إجابة

تعتبر كشوفات الحساب الجاري وأوامر الدفع مستندات أولية ( القانون المدني للاتحاد الروسي و لوائح بنك روسيا بتاريخ 19 يونيو 2012 رقم 383-ص.)

الأساس المنطقي

كيفية تنظيم محاسبة المعاملات على الحساب الجاري

تنعكس المعاملات على الحساب الجاري في المحاسبة بناءً على البيانات المصرفية والمرفقة بها ().

كشف حساب بنكى

كشف حساب بنكي يؤكد حركة الأموال في الحساب الجاري. يحدد البنك والمؤسسة وتيرة إصدارها في اتفاقية الحساب المصرفي. كقاعدة عامة، يصدر البنك بيانات لكل يوم عمل.

إذا تمت طباعة البيان على جهاز كمبيوتر، فإنه لا يحتوي على طوابع وأختام البنك، وكذلك توقيعات موظفي البنك المسؤولين. إذا قام موظفو البنك بتجميع البيان يدويًا أو على آلة كاتبة، فيجب أن تحتوي هذه الوثيقة على توقيع موظف البنك الذي يحتفظ بالحساب، بالإضافة إلى ختم البنك.

ويجب على المنظمة خلال عشرة أيام من تاريخ استلام كشف الحساب إخطار البنك كتابياً عن المبالغ بالخطأ أو من الحساب. إذا لم يتم ذلك، يعتبر البنك أن رصيد الحساب مؤكد.

تم تحديد هذا الإجراء في القسم الثاني من الجزء الثالث من القواعد الموضوعة.

في حالة فقدان البيان، يجوز للبنك إصدار نسخة مكررة للمنظمة. للقيام بذلك، قم بتقديم طلب إلى البنك للحصول على نسخة طبق الأصل من كشف الحساب البنكي (القسم الثاني من الجزء الثالث من القواعد الموضوعة). لم يتم تحديد شكل مثل هذا الطلب قانونًا. وكقاعدة عامة، يحدد البنك ذلك في قواعده المصرفية الداخلية. إذا لم يتم إنشاء نموذج طلب استلام كشف حساب مكرر من قبل البنك، قم بملئه.

أنواع وثائق التسوية

لتنفيذ المعاملات على الحساب الجاري، يتم توفير الأنواع التالية من وثائق التسوية:
– ;
– ;

ستغطي المقالة النقاط الرئيسية المتعلقة بكشوف الحساب. لماذا هناك حاجة إلى المستند وأين يمكن الحصول عليه وكيفية الحصول عليه - أبعد من ذلك.

القراء الأعزاء! تتحدث المقالة عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية، ولكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- الاتصال بالاستشاري:

يتم قبول الطلبات والمكالمات على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع و7 أيام في الأسبوع.

إنه سريع و مجانا!

تتضمن أنشطة منظمة أو رجل أعمال فردي تنفيذ المعاملات المالية.

من الممكن الحصول على كشف حساب من البنك يعكس تدفق الأموال. كيف يبدو وكيف يمكن الحصول عليه وما هو المطلوب له؟

ما تحتاج إلى معرفته

يتم ملاحظة الانضباط النقدي في أي منظمة. كشف الحساب البنكي هو مستند:

  • هي نسخة مماثلة من معلومات المؤسسة المالية حول حساب معين؛
  • ذات طبيعة مالية؛
  • يعرض تدفق الأموال وتدفقها إلى الخارج؛
  • صادرة عن موظفي البنك شخصياً للعميل؛
  • قد تكون في شكل إلكتروني أو ورقي.

يجب إرفاق مستندات الأطراف المقابلة (الائتمانات وعمليات الشطب) والمستندات التي أعدتها المؤسسة بهذه الوثيقة.

يختلف كشف الحساب البنكي دائمًا - فهو يعتمد على التكنولوجيا المستخدمة. ومع ذلك، يحتوي الحساب الجاري دائمًا على البيانات التالية:

  • رقم يتكون من 20 رقما؛
  • تاريخ البيان الأخير.
  • بقية المال؛
  • تفاصيل الوثائق التي تؤكد المعاملات المصرفية؛
  • الغرض من الدفع
  • حسابات الأطراف المقابلة التي يتم استلام الأموال منها أو التي تأتي منها؛
  • مقدار الخصم والائتمان.

سيكون كشف الحساب البنكي جاهزًا خلال 3 أيام من تاريخ تقديمه. تقدم بعض البنوك الوثيقة في غضون عدة ساعات. البيان صالح لمدة شهر واحد.

يشير الكشف إلى التاريخ ورقم المستند ونوع المعاملة ورموز البنك وصاحب الحساب. عند الإصدار، يلتزم المحاسب بالتحقق من مطابقة البيانات الواردة في كشف الحساب مع المعاملات التي تتم.

مميزات التجميع:

يحدث أنه بسبب خطأ العميل، يتم شطب الأموال أو إضافتها بشكل غير صحيح. وفي هذه الحالة يتم تحويلها إلى الحساب رقم 63 المسمى "تسويات المطالبات".

يجب إخطار المؤسسة الائتمانية لإجراء التغييرات. يعرض المستند التصحيحات.

تتم عملية الفحص على النحو التالي:

  1. يتم تحديد وإرفاق المستندات التي تعمل كأساس لإعادة الحساب.
  2. يتم إجراء فحص شامل للإدخالات في البيان لتحديد الأموال المقيدة بالخطأ وصحة الدفع.
  3. في حالة اكتشاف أخطاء، يتم إخطار ممثل المؤسسة المالية.
  4. يتم إدخال رموز الحساب.
  5. إبراز الرقم التسلسلي على المستندات وإظهاره في كشف الحساب.

يتم التحقق من البيانات ومعالجتها بواسطة محاسب في يوم إصدار الوثيقة. وتهدف هذه الإجراءات إلى:

  • مراقبة حركة الأموال؛
  • أتمتة العمل المحاسبي.
  • توليد المعلومات للمراجع؛
  • اجتياز الاختبار
  • تخزين الوثائق.

نصيحة:

هناك أيضًا فروق دقيقة:

  • يجب إعداد المستخرج في نسختين - للعميل والمؤسسة؛
  • عدم وجود توقيعات أو طوابع على البيانات المطبوعة؛
  • يحق لصاحب الحساب فقط تغيير إجراءات الإصدار.

التعاريف الأساسية

مقتطف من الحساب الشخصي هذا هو نوع الوثيقة الصادرة عن البنك. يحتوي على معلومات حول المعاملات المالية التي تتم على حساب معين
كشف حساب بنكي وثيقة صادرة لعملاء البنك. يعكس الكشف حالة الحساب في يوم محدد. كما يتم تسجيل الفرق بين الأرصدة المالية في الحساب للمدة التي انقضت منذ تسجيله.
حساب جار سجل يستخدمه بنك أو مؤسسة أخرى للاحتفاظ بسجلات المعاملات النقدية للعملاء.
دائن ومدين التقنيات المنهجية للحفاظ على السجلات المحاسبية. الخصم - التدفق المالي، الائتمان - النفقات

الغرض من الوثيقة

هناك العديد من الأغراض التي قد تكون هناك حاجة لمستخرج. أهمها:

بفضل كشف الحساب البنكي، يمكنك تتبع اعتماد الموارد المالية ومعاملات النفقات والعمولات المصرفية لخدمات معينة.

يتم إنشاء كشف حساب لكل حساب، بحيث يمكنك التقدم بطلب للحصول عليه في أي يوم. بالنسبة للأفراد، قد تكون هناك حاجة لمستخرج عند إغلاق الاتفاقية.

وهذا يؤكد الوفاء بالالتزامات تجاه مؤسسة الائتمان. ويؤكد البيان أن الحساب مغلق ولا يوجد أي مطالبات ضد العميل. وقد يكون ضروريًا أيضًا لأولئك الذين لديهم متأخرات لدى البنك.

تشترط بعض السفارات عند التقدم للحصول على تأشيرة التحقق من ملاءة الشخص وضمان الاستقرار المالي.

المعايير الحالية

  • ليست هناك حاجة لتخزين البيانات التي تؤكد المعاملات في شكل ورقي؛
  • لا يوجد إجراء موحد لتقديم البيانات من قبل دافعي الضرائب.

وفقا لقواعد إجراء المحاسبة من قبل البنوك، والتي وافق عليها البنك المركزي (26 مارس 2007)، تتم المعاملات المصرفية للعملاء على حساب شخصي.

تتم طباعة المعلومات في عدة نسخ - للمؤسسة المالية والعميل. وفي الحالة الثانية يتم إصداره في شكل ورقي.

إجراءات استلام كشف الحساب

بناء على طلب العميل، يجب على البنك إصدار كشف حساب لأي فترة زمنية.

من الممكن الحصول على بيان موسع يحتوي، بالإضافة إلى البيانات الأساسية، على معلومات حول اسم الشركة المقابلة وأساس إجراء الدفع.

وضع البنك القواعد التالية التي تحكم إجراءات تقديم المستند:

  • ولا يحتاج البيان إلى التصديق بختم أو توقيع مدير البنك. إذا كان من الضروري تقديمه إلى السلطات الضريبية، فيلزم الختم؛
  • في حالة فقدان كشف الحساب، يصدر البنك نسخة مكررة (مقابل رسوم)؛
  • متاح لأي نوع من الحسابات.

يهتم عملاء البنك بمسألة مكان الحصول على كشف الحساب. هناك العديد من الخيارات، وأسهلها هو زيارة البنك. للقيام بذلك، سوف تحتاج إلى جواز سفر واتفاقية فتح الحساب.

خيار آخر هو إرسال الإخطارات عن طريق البريد أو عبر الإنترنت. وفي هذه الحالة يكون الحصول على الوثيقة مجانيا.

إذا كان الحساب مرتبطا بالبطاقة، يمكنك الحصول على كشف حساب من خلال ماكينة الصراف الآلي. السلبية الوحيدة هي أن البيانات متوفرة فقط للأسبوع الماضي، ويتم دفع الخدمة.

للقيام بذلك، أدخل البطاقة وطلب رمز PIN، حدد عنصر "الحصول على بيان" في القائمة.

باستخدام الخدمة المصرفية عبر الإنترنت المدفوعة، يمكنك الحصول على كشف حسابك في أي مكان. يجب عليك الذهاب إلى حسابك الشخصي وتحديد العنصر المطلوب وإدخال فترة الإبلاغ. بعد ذلك، قم بطباعة المعلومات.

للحصول على مستخرج من حساب شخصي، يمكن للأشخاص الاتصال بالمراكز المتخصصة التي تقدم الخدمات الحكومية.

إذا كانت المنطقة صغيرة، يمكنك زيارة الإدارة المحلية. يجب على المواطن تقديم جواز السفر والطلب والمستندات التي تؤكد الحق في شقة أو منزل.

عند التحقق من الوثائق، يجب على المتخصص:

  • تحديد هوية الشخص؛
  • التحقق من أوراق اعتماد مقدم الطلب؛
  • التحقق من الوثائق للتأكد من امتثالها للمتطلبات القانونية؛
  • تحديد الغرض من الاستئناف.

بمجرد قبول الطلب، يتم تسجيله وإصدار رقم له. يتم تسليم المستخرج تحت توقيع مقدم الطلب. في حالة رفض إصدار وثيقة يجب توضيح السبب.

إرسال طلب إلى البنك

للحصول على كشف حساب جاري، عليك تقديم طلب. لا يوجد شكل محدد، ولكن هناك بيانات يجب الإشارة إليها. أولاً، يجب عليك تقديم الاسم الكامل للبنك.

بالنسبة للأفراد وأصحاب المشاريع الفردية، من الضروري تقديم المعلومات الشخصية – الاسم الكامل وعنوان السكن.

للكيانات القانونية - اسم المنظمة والموقع. تتم الإشارة إلى هذه البيانات في أعلى اليمين، على ورقة A-4.

يجب أن يحتوي النص الرئيسي على سبب الطلب والمواعيد النهائية للتقديم. يمكنك أيضًا الارتباط بمقالة تضمن إصدار الوثيقة. ثم قم بالتوقيع عليه وتأريخه.

حسب المحسوبة

يجب أن يحتوي كشف الحساب الجاري على العناصر التالية:

  • رقم الحساب لتحويل الأموال أو مصدر دخلها؛
  • تاريخ آخر كشف حساب ورصيد الحساب في ذلك الوقت؛
  • الرقم التسلسلي للوثيقة التي يتم على أساسها حركة الأموال؛
  • رمز الحساب؛
  • الرصيد المدين والدائن.

عن طريق الحساب الشخصي المالي

يمكن فتح حساب مالي شخصي لأي شقة أو منزل، بغض النظر عن حجم مساحة المعيشة ونوع العقار - خاص أو بلدي.

الوثائق الأولية في المحاسبة

مرحباً بكم أيها القراء الأعزاء في مدونتي!

عادةً، أتصفح البريد الإلكتروني الخاص بالعمل كل يوم، لكن هذا الأسبوع لم ينجح الأمر، وتراكمت الكثير من الرسائل. اليوم قررت تفكيكها وجاء موضوع المقال الجديد من تلقاء نفسه. سنتحدث عن التوثيق الأولي، لأنه أساس السجلات وجزء مهم من عمل المحاسب.

أثناء دراستي، لم يكن هذا الموضوع هو الأهم، وكان من الصعب إتقانه نظريًا، لكن عندما بدأت العمل، كان علي تعويض الوقت الضائع. دعونا نلقي نظرة على جميع الفروق الدقيقة مقدمًا لتجنب الصعوبات في المستقبل. في الموضوع السابق تناولنا السجلات المحاسبية، أعلم أن الأمر معقد بعض الشيء، لكن بعد مقال اليوم سيصبح الأمر أسهل قليلاً.

للتنقل بثقة في مستوى الوثائق الأولية، سنأخذ في الاعتبار ما يلي:

  • مفهوم والغرض من التوثيق الأساسي للمؤسسة.
  • يُسمح بالتفاصيل الإلزامية والتغييرات في المستندات الأساسية.
  • المجموعات والأنواع ودرجات التفاصيل والتعديلات المحتملة للمستندات.
  • صلاحية وفترات تخزين الوثائق الأولية.

الهدف الرئيسي هو تعلم كيفية تمييز الوثيقة الأولية عن بقية الأوراق التي لا تقل أهمية، وتذكر تفاصيلها وأنواعها. أعدك أنه سيكون مثيرا للاهتمام، فلنبدأ!

كيفية العمل بشكل صحيح مع الوثائق المحاسبية الأساسية

للمبتدئين والمحاسبين ورجال الأعمال عديمي الخبرة، أود أن أشرح مبادئ العمل مع الوثائق المحاسبية الأولية.

تنقسم المستندات التي ستعمل بها إلى مجموعتين:

  • وردت من شخص ما؛
  • قادم منك.

كيفية العمل مع الوثائق الواردة؟

1. حدد: هل هذا المستند مستند محاسبي؟

يجب أن تحتوي الوثيقة المقبولة للمحاسبة على معلومات أساسية للتفكير في المحاسبة، أي تحتوي على معلومات حول أي حدث تجاري مكتمل.

على سبيل المثال، "يتحدث" إيصال نقدي عن الدفع لشخص ما (مصروفات مالية)، وفاتورة - عن حركة البضائع والمواد (مصروفات الاستلام)، وما إلى ذلك. ولكن، على سبيل المثال، طلب موظف مع طلب الإصدار لا يمكن قبول سلفة بدون تأشيرة مدير للعمل.

أي ملاحظات أو مسودات أو قصاصات صحف أو ما إلى ذلك ليست مستندات محاسبية. وكذلك المستندات المحررة بالمخالفة للقواعد المقررة لهم.

2. حدد: هل تنطبق هذه الوثيقة على مؤسستك أم لا؟

يجب أن تكون الوثيقة، ببساطة، ذات صلة بهذه المؤسسة، أي يجب أن تحتوي على تفاصيل مؤسستك، أو يجب إصدارها لموظفك.

يحدث أنه لأسباب مختلفة يقدمون لك مستندات لا تتعلق بهذه المنظمة. قد يكون هذا مجرد خطأ. أو ربما يسعى الموظف عمدًا إلى شطب المبالغ الخاضعة للمساءلة.

من الممكن أيضًا أن يتم إصدار مستندات شراء السلع والمواد (الأشغال والخدمات) عمدًا إلى مؤسسة معينة من أجل الحصول على مبالغ إضافية للتخفيضات الضريبية.

إذا كان التناقض بين نوع نشاطك وجوهر المستند ملفت للنظر، فمن الأفضل عدم أخذ هذا المستند بعين الاعتبار.

نقطة أخرى - ربما ليس لدى الطرف المقابل أي سبب لإصدار هذه الوثيقة لك، أي ليس لديك علاقة تعاقدية معه.

على سبيل المثال، أرسلت لك شركة إمداد الطاقة فاتورة دون أن تفهم أن الكهرباء التي تستهلكها تدفع ثمنها من قبل مؤسسة أخرى، على سبيل المثال، المالك.

3. تحقق من التفاصيل.

ويكون الطرف المقابل مسؤولاً عن صحة تفاصيله. في الوقت الحاضر، تستخدم العديد من المؤسسات برامج الكمبيوتر، وبالتالي، كقاعدة عامة، لا ترتكب أخطاء في تفاصيلها، على الرغم من حدوث ذلك. ولكن من المفيد التحقق مرة أخرى من التفاصيل الخاصة بك - فقد تحتوي في كثير من الأحيان على أخطاء.

بشكل منفصل، ينبغي أن يقال عن المستندات المكتوبة بخط اليد - بالإضافة إلى وجود أخطاء فيها، يحدث أيضا أن المستند مزيف، أي، على سبيل المثال، مكتوب نيابة عن مؤسسة غير موجودة.

يمكن التحقق من وجود مثل هذه المؤسسة أم لا من خلال سجل دافعي الضرائب على الموقع الإلكتروني للجنة الضرائب في جمهورية كازاخستان.

يجب أن تكون التوقيعات الموجودة في المستند حقيقية، أي الأشخاص الذين ينتمون إليهم بالضبط، ويجب أن يكون لهؤلاء الأشخاص الحق في التوقيع على هذه المستندات. لا يُسمح بالتوقيع بالفاكس على المستندات.

قد يكون هناك عدة أختام في منظمة واحدة. تحقق مما إذا كان الختم موجودًا على هذه الوثيقة. على سبيل المثال، يجب ألا تحتوي الفاتورة على ختم مكتوب عليه "الموارد البشرية".

ويحدث أيضًا أن يتم إصدار مستند عن طريق الخطأ إلى منظمة تحمل اسمًا مشابهًا. في جميع هذه الحالات، يجب عليك الاتصال بهذه المنظمة والمطالبة بإعادة صياغة المستند.

4. هل تم بالفعل تنفيذ الحدث الوارد في الوثيقة؟

ربما لم يزودك المورد بهذه السلع والمواد أو لم يقدم لك هذه الخدمات. أو ربما أصدر الطرف المقابل فاتورة بحجم أكبر وسعر أكبر، وبالتالي المبلغ المطلوب.

على سبيل المثال، لم يتم تسليم البضائع المحددة في الفاتورة إلى المستودع الخاص بك. يجب على المتخصصين لديك قبول (تأكيد) هذه الوثيقة. في هذا المثال، يجب على مدير المستودع تأكيد ذلك بتوقيعه عند استلام البضاعة.

ويجب مقارنة السعر والحجم وشروط الشراء مع شروط العقد. إما أن يتم تأكيد ذلك من قبل خبير اقتصادي - مسوق أو مورد.

5. تحديد الفترة التي تنتمي إليها الوثيقة.

يمكن أن تكون الفترات:

  • الشهر الحالي،
  • الربع الحالي,
  • هذا العام،
  • الشهر الماضي
  • الربع الأخير
  • العام الماضي.

يحدد هذا ما إذا كان يجب قبول هذا المستند للمحاسبة. نعم، يحدث أيضًا، على سبيل المثال، أن يحضروا فاتورة للفترة الماضية - الأمر متروك لك لقبولها للمحاسبة أم لا.

بشكل عام، بالطبع، أنت ملزم بقبول المستند للمحاسبة، ولكن إذا قبلته، فسيؤدي ذلك إلى ضرورة تعديل التقارير، بما في ذلك التقارير الضريبية.

ومع ذلك، إذا لم يكن من الصعب تصحيح تقارير الفترة الماضية من العام الحالي (الربع الأخير، الشهر الماضي)، فقد يكون من الصعب جدًا تصحيح تقارير العام الماضي. الخيار لك؛

ربما كان لديك (لديك) هذه الوثيقة بالفعل. فإما أنها نسخة (نسخة) مكررة، أو أن هذه الوثيقة أُخذت منك لشيء ما وتم إعادتها الآن. احرص على عدم نشر نفس المستند مرتين. سيؤدي ذلك إلى إنشاء دوران مزدوج، أي أنه سيؤدي إلى زيادة مبالغ معينة بشكل غير معقول.

6. تحديد قسم المحاسبة الذي تنتمي إليه الوثيقة.

أقسام المحاسبة:

  1. ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية،
  2. بنك،
  3. مواد،
  4. بضائع،
  5. أصول ثابتة،
  6. الأشخاص المسؤولين
  7. الموردين،
  8. المشترين، الخ.

كيفية العمل مع الوثائق الواردة

هناك تنظيم للمستندات حسب الأقسام المحاسبية. يمكنك قراءة هذا في أي كتاب مدرسي للمحاسبة. على سبيل المثال، كشف الحساب البنكي هو مستند موجود في قسم "البنك"، ويسمى أيضًا السجل الذي ستقدم فيه هذا المستند.

انه سهل. ولكن مع المستندات المتعلقة باستلام البضائع والمواد، فإن الوضع أكثر تعقيدا.

حدد ما هو المخزون المستلم لشركتك: مادة، منتج، أصول ثابتة، أصول غير ملموسة أو خدمة/عمل (وهذا يمكن أن يحدث)؟

مادة- وهذا ما يستخدم في العمل ويستهلك في نفس الوقت أي ينتهي. على سبيل المثال، هذا هو الورق والبنزين والأسمنت وما إلى ذلك. تغير المادة شكلها: لقد كانت أسمنتًا - وأصبحت منتجًا خرسانيًا.

المنتج، على عكس المادة، لا يستخدم في العمل، بل يتم شراؤه لمزيد من البيع، أي للبيع. وهذا هو الفرق الوحيد. لكن من الناحية العملية، يمكن أن يكون المنتج ورقًا أو بنزينًا أو أسمنتًا، اعتمادًا على ما نتاجر به.
يُطلق على دليل البضائع في برنامج 1C اسم "التسميات".

الشيء الرئيسي- هذا نوع من الأدوات المستخدمة في العمل، والتي، على عكس المادة، لا تغير شكلها المادي. أي أنها لا تنتهي ولا تستهلك.

على سبيل المثال، هذه طاولة وكمبيوتر وسيارة وما إلى ذلك. وبعد عدة سنوات من الاستخدام ستبقى طاولة وكمبيوتر وسيارة. فقط أثناء التشغيل يحدث استهلاك (تآكل) نظام التشغيل.

في برنامج 1C، تسمى أنظمة التشغيل الأصول الثابتة.

ويحدث أيضًا أن يتم إصدار مستند لخدمة معينة (عمل)، كما لو كانوا يبيعون لك منتجًا. على سبيل المثال، محطة خدمة تغير الزيت في محرك سيارتك، والفاتورة بدلاً من "تغيير الزيت" تقول "زيت محرك كذا وكذا وكمية كذا بسعر كذا وكذا".

اسأل نفسك سؤالاً: هل تلقينا هذا المنتج بين أيدينا بالفعل؟ لا. فهذه خدمة (عمل) ويجب استلام هذه الوثيقة وفقًا لذلك.

7. في أي سجل (مجلة) سوف تقوم بإيداع هذه الوثيقة؟

حدد ذلك على الفور، ويفضل أن يتم ذلك مباشرة بعد المعالجة، قم بحفظ المستند في مكانه. صحيح أنه لا يمكن "إزالة" المستند بعد - فهو لا يزال يتطلب بعض التعديل أو توضيح بعض الظروف. من المستحسن أن يكون لديك مجلد منفصل لمثل هذه الأوراق أو صينية منفصلة.

من أسوأ العيوب التي يمكن أن يعاني منها المحاسب هو الكسل. يمكن أن تسبب الوثيقة الموضوعة جانبًا "لوقت لاحق" الكثير من المتاعب.

لذلك، من الأفضل معالجة المستندات في أسرع وقت ممكن عند استلامها. يجب الانتهاء من المستندات المؤجلة لأسباب موضوعية بمجرد ظهور الفرصة.

8. تحديد: هل سيكون هناك أي أحداث مستقبلية تتعلق بهذه الوثيقة؟

قد يكون لبعض الوثائق عواقب في المستقبل. على سبيل المثال، قد يؤدي إخطار لجنة الضرائب إلى عواقب غير سارة في المستقبل: إيقاف الحساب، وما إلى ذلك. لذلك، يجب التعامل مع هذه المستندات على الفور، وتأجيل جميع الأمور الأخرى.

هناك أيضًا مستندات يمكن أن يكون لها عواقب غير سارة بعد تأكيدك على صحتها. على سبيل المثال، تقرير تسوية يوضح حساباتك المستحقة الدفع - قد يكون هذا أساسًا لرفع دعوى قضائية ضد شركتك.

لذلك، إذا لم تكن متأكدا، فمن الأفضل ترك هذه المستندات لتقدير المدير. قد تتطلب المستندات الأخرى الحصول على مستندات أخرى.

على سبيل المثال، فواتير استلام البضائع بدون فاتورة. قد يكون من الثابت أن الطرف المقابل سيصدر لك لاحقًا فاتورة عامة لفترة معينة أو حجم معين من البضائع.

وفي هذه الحالة يجب تحصيل هذه الفواتير وتذكير المورد بالفاتورة مباشرة بعد انتهاء المدة أو استلام الحجم المتفق عليه.

من الضروري هنا ذكر ما يلي: يجب على المحاسب التحكم في استلام المستندات اللازمة في الوقت المناسب.

يجب طلب المستندات التي تعرف استلامها المتوقع من الطرف المقابل أو الموظف المسؤول إذا لم يتم استلامها خلال الإطار الزمني المحدد.

المصدر: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

الوثائق الأولية في المحاسبة

أساس الإدخالات في السجلات المحاسبية هي وثائق المصدر.

يتم قبول المستندات الأولية للمحاسبة إذا تم تجميعها وفقًا للنموذج الوارد في ألبومات النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية، وفقًا للوائح المحاسبة وإعداد التقارير المالية في الاتحاد الروسي، المعتمدة بأمر من وزارة المالية روسيا بتاريخ 29 يوليو 1998 رقم 34 ن (بصيغته المعدلة بتاريخ 26/03/2007 رقم 26 ن)

إذا لزم الأمر، يمكن تضمين أسطر وأعمدة إضافية في النموذج القياسي، ولكن يجب الحفاظ على جميع التفاصيل المنصوص عليها في النموذج المعتمد. يجب إضفاء الطابع الرسمي على التغييرات التي تم إجراؤها من خلال أمر (تعليمات) مناسب.

نماذج المستندات الخاصة بتسجيل المعاملات النقدية فقط هي التي لا تخضع للتغيير وفقًا لإجراءات استخدام النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية، المعتمدة بقرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 24 مارس 1999 رقم 20.

توفر النماذج المعتمدة من قبل لجنة الدولة للإحصاء في روسيا مناطق ترميز المعلومات التي يتم ملؤها وفقًا للمصنفات الروسية بالكامل.

تهدف الرموز التي لا تحتوي على روابط لجميع المصنفات الروسية (على سبيل المثال، الأعمدة التي تحمل اسم "نوع العملية") إلى تلخيص وتنظيم المعلومات عند معالجة البيانات باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر ويتم إدخالها وفقًا لنظام الترميز المعتمد في المنظمة .

بالإضافة إلى ذلك، يتم قبول النماذج التي طورتها مؤسسة صغيرة بشكل مستقل والتي تحتوي على التفاصيل الإلزامية ذات الصلة المنصوص عليها في القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" للمحاسبة.

يمكنك تطوير تلك المستندات بشكل مستقل فقط غير الموجودة في ألبومات النماذج الموحدة.

تفاصيل المستندات المحاسبية الأولية

تشمل التفاصيل الإلزامية للمستندات المحاسبية الأولية ما يلي:

  • عنوان الوثيقة؛
  • تاريخ إعداده؛
  • اسم المنظمة التي تم إعداد الوثيقة نيابة عنها؛
  • محتوى المعاملة التجارية من الناحية المادية والنقدية؛
  • أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ المعاملة التجارية وصحة تنفيذها؛
  • التوقيعات الشخصية لهؤلاء الأشخاص.

يتم تنفيذ المستندات المحاسبية الأولية في الوقت المناسب وبجودة عالية، ونقلها إلى قسم المحاسبة ضمن الإطار الزمني المحدد للتفكير في المحاسبة، فضلاً عن موثوقية البيانات الواردة فيها من قبل الأشخاص الذين قاموا بتجميع هذه المستندات وتوقيعها.

تتم الموافقة على قائمة الأشخاص المخولين بالتوقيع على المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس المنظمة بالاتفاق مع كبير المحاسبين.

يتم التوقيع على المستندات المستخدمة لتوثيق المعاملات التجارية بالأموال من قبل رئيس المنظمة وكبير المحاسبين، وبدلاً من الرئيس وكبير المحاسبين، يجوز لمسؤولين آخرين التوقيع على المستندات الأولية، ولكن يجب أن تتم الموافقة على قائمتهم من قبل رئيس المنظمة و تم الاتفاق عليه مع كبير المحاسبين.

الوثيقة الأولية هي دليل مكتوب على إتمام معاملة تجارية (دفع ثمن البضائع، وإصدار نقد على الحساب، وما إلى ذلك) ويجب تحريرها في وقت المعاملة، وإذا لم يكن ذلك ممكنا، مباشرة بعد إتمامها .

أنواع الوثائق

يمكن تقسيم جميع المستندات الأولية إلى المجموعات التالية:

  1. التنظيمية والإدارية؛
  2. تبرئة
  3. المستندات المحاسبية.

الوثائق التنظيمية والإدارية هي الأوامر والتعليمات والتعليمات والتوكيلات وما إلى ذلك. تسمح هذه المستندات بإجراء بعض المعاملات التجارية.

تشمل المستندات الداعمة الفواتير والمتطلبات وأوامر الاستلام وشهادات القبول وما إلى ذلك. تعكس هذه المستندات حقيقة المعاملة التجارية ويتم إدخال المعلومات الواردة فيها في سجلات المحاسبة.

بعض الوثائق تسمح وتبريء على حد سواء. وتشمل هذه، على سبيل المثال، أمر نقدي، وكشوف المرتبات، وما إلى ذلك.

جدول تدفق المستندات في المنظمة

من أجل الصيانة السليمة للمحاسبة الأولية، يتم تطوير واعتماد جدول تدفق المستندات، والذي يحدد ترتيب وتوقيت حركة المستندات الأولية داخل المؤسسة واستلامها من قبل قسم المحاسبة.

يجب التحقق من المستندات الأولية الواردة إلى قسم المحاسبة (المحاسب):

  • حسب النموذج (اكتمال الوثيقة وصحتها، وملء التفاصيل)؛
  • حسابيا (عد المبالغ)؛
  • حسب المحتوى (ربط المؤشرات الفردية، وغياب التناقضات الداخلية).

سجلات المحاسبة

بعد القبول، يتم نقل المعلومات من المستند الأساسي إلى سجلات المحاسبة، ويتم وضع علامة على المستند نفسه لاستبعاد إمكانية استخدامه المزدوج (على سبيل المثال، يشار إلى تاريخ القيد في السجل المحاسبي).

سجلات المحاسبة- هذه أوراق معدلة خصيصًا لتسجيل بيانات الاعتماد وتجميعها. يتم الاحتفاظ بها في كتب خاصة (مجلات)، على أوراق وبطاقات منفصلة، ​​في شكل مخططات آلية تم الحصول عليها باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر، وكذلك على الأشرطة المغناطيسية والأقراص والأقراص المرنة ووسائط الكمبيوتر الأخرى.

يجب أن تنعكس المعاملات التجارية في السجلات المحاسبية بترتيب زمني ويتم تجميعها وفقًا للحسابات المحاسبية المناسبة.

في المظهر، سجلات المحاسبة هي:

  1. الكتب (سجل النقد، الرئيسي)؛
  2. البطاقات (محاسبة الأصول الثابتة، ومحاسبة المواد)؛
  3. المجلات (أوراق فضفاضة أو مبطنة).

وفقا لأنواع السجلات التي يتم إجراؤها، تنقسم السجلات إلى:

  1. زمني (سجل التسجيل)؛
  2. منهجي (دفتر الأستاذ العام للحسابات) ؛
  3. مجتمعة (أوامر المجلة).

حسب مستوى تفصيل المعلومات الواردة في السجلات المحاسبية فهي:

  1. الاصطناعية (دفتر الأستاذ العام للحسابات) ؛
  2. التحليلية (البطاقات)؛
  3. مجتمعة (مجلات النظام).

يجب أن تتم الإدخالات في المستندات الأولية بوسائل تضمن سلامة هذه الإدخالات خلال الفترة الزمنية المحددة لتخزينها في الأرشيف.

يمكن تجميع المستندات المحاسبية الأولية والموحدة على الورق ووسائط الكمبيوتر. في الحالة الأخيرة، تلتزم المنظمة بإنتاج نسخ من هذه المستندات على الورق، على نفقتها الخاصة، للمشاركين الآخرين في المعاملات التجارية، وكذلك بناءً على طلب السلطات التي تمارس الرقابة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي والمحكمة ومكتب المدعي العام.

لتقديمها إلى الأرشيف، يتم تحديد المستندات بترتيب زمني، وإكمالها، وتجميعها وحفظها في مجلدات. تقديم الوثائق إلى الأرشيف يكون مصحوبًا بشهادة.

عند تخزين السجلات المحاسبية، يجب حمايتها من التصحيحات غير المصرح بها. يجب تبرير تصحيح الخطأ في السجل المحاسبي وتأكيده بتوقيع الشخص الذي قام بالتصحيح مع الإشارة إلى تاريخ التصحيح.

يتعين على الأشخاص الذين لديهم إمكانية الوصول إلى المعلومات الواردة في السجلات المحاسبية وتقارير المحاسبة الداخلية الحفاظ على الأسرار التجارية. للكشف عنها يتحملون المسؤولية التي تحددها تشريعات الاتحاد الروسي.

تصحيح الأخطاء في المستندات الأولية والسجلات المحاسبية. وفقا للفن. 9 من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" لا يجوز إجراء تصحيحات على المستندات النقدية والمصرفية.

لا يمكن إجراء التصحيحات على المستندات المحاسبية الأولية الأخرى إلا بالاتفاق مع المشاركين في المعاملات التجارية، وهو ما يجب تأكيده من خلال توقيعات نفس الأشخاص الذين وقعوا على المستندات، مع الإشارة إلى تاريخ التصحيحات.

يتم شطب تفاصيل المستند الأساسي الخاضع للتصحيح بخط واضح ولكن رفيع، بحيث يظهر المعنى الأصلي (المحتوى) للتفاصيل المصححة. وبجانبه يتم عمل ملاحظة مكتوبة بخط اليد "صدق الشخص المصحح"، ويتم التصديق على التصحيح من خلال توقيع الشخص الذي قام بالتصحيح، مع الإشارة إلى اللقب والأحرف الأولى من اسمه.

فترات التخزين للمستندات المحاسبية الأولية

وفقا للفن. 17 من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" ، يُطلب من المنظمات تخزين المستندات المحاسبية الأولية والسجلات المحاسبية والبيانات المالية للفترات المحددة وفقًا لقواعد تنظيم شؤون أرشيف الدولة ، ولكن خمس سنوات على الأقل.

استعادة الوثائق الأولية

لا يحتوي التشريع المحاسبي على قواعد محددة بوضوح تنظم إجراءات استعادة المستندات الأولية في حالة فقدانها.

يحدد عدد من اللوائح فترات تخزين المستندات المحاسبية الأولية فقط. لا يحدد التشريع ما يجب على المنظمة فعله في حالة فقدان المستندات لأسباب خارجة عن إرادتها. في خطاب إدارة الضرائب الروسية لموسكو بتاريخ 13 سبتمبر 2002 رقم 26-12/43411، أوصى رئيس المنظمة في حالة فقدان أو إتلاف المستندات الأولية:

  • بأمر، تعيين لجنة للتحقيق في أسباب فقدان أو تدمير الوثائق الأولية، للمشاركة فيها، حسب الضرورة، دعوة ممثلي سلطات التحقيق والأمن والإشراف على الحرائق الحكومية؛
  • اتخاذ التدابير اللازمة لاستعادة تلك الوثائق الأولية التي تخضع للترميم والتخزين للفترة التي يحددها القانون. على سبيل المثال، يمكن الحصول على نسخ من بيانات التدفقات النقدية على الحسابات المصرفية من البنوك المفتوحة فيها حسابات المنظمة؛ يمكن طلب العقود والأفعال والفواتير من الأطراف المقابلة وما إلى ذلك.

ولكن ليس من الممكن دائمًا الحصول على نسخ مكررة من جميع المستندات المفقودة، على سبيل المثال، إذا كان هناك عدد كبير من الأطراف المقابلة، بسبب غياب الموردين (المشترين) في عناوين معروفة مسبقًا، أو بسبب عدم وجود مثل هذه الاتصالات. وبالتالي، لأسباب موضوعية، لن تتمكن المنظمة من استعادة جميع المستندات الأولية المفقودة.

سؤال عملي: ماذا تفعل في هذه الحالة؟ هل يجب إخطار مصلحة الضرائب؟

وفقا لعدد من الخبراء، ليس من الضروري إخطار مفتشية الضرائب، خاصة وأن هذا لن يساعد في تجنب المسؤولية المحتملة، وقد يؤدي عدم وجود المستندات الأولية إلى غرامة وفقا للمادة. 120 قانون الضرائب للاتحاد الروسي.

وفي هذه الحالة، يمكن لدافع الضرائب الاختيار بين ثلاثة خيارات:

  1. إذا أمكن، قم باستعادة المستندات المفقودة (جزئيًا على الأقل).
  2. قم بإجراء إدخالات تصحيحية للنفقات غير الموثقة واعكس التصحيحات في إقرار ضريبة الدخل المحدث لسنة التقرير، لأنه لا يتم الاعتراف بالنفقات غير الموثقة كمصروفات في المحاسبة الضريبية.
  3. لتمكين ممثلي مصلحة الضرائب، في حالة التدقيق الضريبي، من تحديد المبالغ المستحقة للموازنة عن طريق الحساب بناءً على البيانات المتاحة لدافعي الضرائب، وكذلك على أساس بيانات عن دافعي الضرائب الآخرين المماثلين (البند 7) ، البند 1، المادة 31 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي).

حجز المستندات الأولية

ولا يجوز مصادرتها إلا من قبل هيئات التحقيق والتحقيق الأولي ومكتب المدعي العام والمحاكم وسلطات الضرائب وهيئات الشؤون الداخلية على أساس قراراتها وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي.

وافق خطاب وزارة المالية في جمهورية روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 26 يوليو 1991 رقم 16/176 على التعليمات الخاصة بإجراءات مصادرة مسؤول في مفتشية الضرائب الحكومية للمستندات التي تشير إلى إخفاء (تقليل) الربح (الدخل) أو إخفاء الأشياء الأخرى من الضرائب عن المؤسسات والمؤسسات والمنظمات والمواطنين.

يحق لكبير المحاسبين أو أي مسؤول آخر في المنظمة، بإذن وبحضور ممثلي السلطات التي تقوم بمصادرة المستندات، عمل نسخ منها تشير إلى سبب وتاريخ المصادرة.