trang chủ > Thực vật > Báo cáo trước chuyến công tác. Giấy tờ chứng minh chi phí đi lại. Báo cáo trước có được lập nếu chi phí đi lại chỉ bao gồm phụ cấp hàng ngày không?


Báo cáo trước chuyến công tác. Giấy tờ chứng minh chi phí đi lại. Báo cáo trước có được lập nếu chi phí đi lại chỉ bao gồm phụ cấp hàng ngày không?




Các chuyến công tác của nhân viên là chuyện bình thường đối với cả các công ty lớn và nhỏ. Họ nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp và giải quyết các nhiệm vụ được giao. Mỗi người trở về cần phải lập báo cáo trước chuyến đi. Anh ta sẽ xác nhận các chi phí phát sinh và thực tế là đang đi công tác. Chúng ta hãy xem xét chi tiết các quy tắc điền vào tài liệu quan trọng này, thành phần chi phí, căn cứ và phản ánh của chúng trong kế toán năm 2020.

Đầu tiên, chúng ta hãy xem xét cơ chế chung về cách thức cách điền mẫu báo cáo trước chuyến công tác.

    1. Theo mẫu do phòng kế toán ban hành, nhân viên điền:
      • tên công ty;
      • Tên đầy đủ của bạn;
      • chức danh công việc;
      • phân khu kết cấu;
      • mục đích phát hành vốn (đi công tác).

Tuy nhiên, những chi tiết này thường đã được nêu rõ nếu công ty sử dụng phần mềm kế toán.

  1. Sau đó, nhân viên viết ngày báo cáo và điền vào các dòng trên tờ giấy khác của mình. Ở đó ông viết:
    • tên các tài liệu hỗ trợ;
    • số tiền chi tiêu cho họ.

Tức là để bộ phận kế toán tiếp nhận chứng từ, bạn chỉ cần lưu lại toàn bộ biên lai và thực hiện phép tính số học chính xác. Vì vậy, trong đó cách chuẩn bị báo cáo trước cho chuyến công tác bằng mẫu, không có gì phức tạp.

Trên trang web của chúng tôi có một mẫu báo cáo được đề cập.

Chi phí đi lại

Trước một chuyến công tác, một nhân viên sẽ biết gần đúng số tiền mình sẽ cần cho chuyến đi. Hoặc số tiền tạm ứng sẽ do bộ phận kế toán tính toán, phù hợp với chuẩn mực được doanh nghiệp phê duyệt và giá cả trước đây cho một chuyến công tác tương tự.

Ở nhiều tổ chức, bộ phận kế toán độc lập đặt vé thay mặt doanh nghiệp. Việc hạch toán các chi phí đó sẽ khác với trường hợp nhân viên tự mua vé.

Bất kể ai sẽ tính toán chi phí trong tương lai và quá khứ, thành phần được bao gồm trong Báo cáo chi phí đi lại trước sẽ không thay đổi. Bao gồm các:

  1. trợ cấp hàng ngày;
  2. du lịch;
  3. chỗ ở khách sạn;
  4. các khoản chi khác được phê duyệt theo quy chế nội bộ của tổ chức.

Chứng từ điện tử dưới dạng BSO

Trên thực tế, các biểu mẫu báo cáo chặt chẽ thực tế là những giấy tờ quan trọng nhất của một chuyến công tác: vé tàu, vé xe, vé máy bay, v.v.

Nhân viên (hoặc bộ phận kế toán đối với anh ta) có thể xuất vé qua Internet. Sau đó, nó sẽ được hình thành cho anh ta thẻ lên máy bay điện tử. Báo cáo trước sau đó phải kèm theo biên nhận này.

Pháp luật chỉ quy định một loại báo cáo chuyến công tác - tạm ứng (tiêu chuẩn này được quy định tại khoản 26 Quy định cụ thể về việc cử người lao động đi công tác, được Chính phủ phê duyệt tại Nghị định số 749 ngày 13 tháng 10 năm 2008). Bạn có thể đọc thêm về cách điền báo cáo tạm ứng cho chuyến công tác năm 2019 với các ví dụ, mẫu và hướng dẫn chi tiết trong bài viết “”.

Tất cả các loại báo cáo khác, hình thức, thủ tục và thời hạn nộp đều do người sử dụng lao động xác định một cách độc lập bằng các hành vi pháp lý quy định của mình.

Các tài liệu về kết quả công việc đã thực hiện

Tất cả tài liệu làm việc cho loại báo cáo này được người sử dụng lao động phát triển một cách độc lập, vì các quy định của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga không có quy định bắt buộc nhân viên phải cung cấp cho người sử dụng lao động các tài liệu về công việc anh ta đã thực hiện trong chuyến công tác.

Vì mục đích này, người sử dụng lao động, dựa trên quy định tại Điều 8 và 22 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, có quyền ban hành văn bản quy định bắt buộc nhân viên của mình phải chuẩn bị các tài liệu cần thiết khi họ trở về sau chuyến công tác. Khi giải quyết vấn đề này, tổ chức có thể xây dựng các loại văn bản riêng hoặc có thể sử dụng các mẫu thống nhất hiện có T-10 và T-10a đã được Nghị quyết số 1 của Ủy ban Thống kê Nhà nước thông qua ngày 5/1/2004.

T-10 trống

Mẫu T-10a

Báo cáo chuyến công tác: ví dụ điền mẫu T-10a

Trường hợp sử dụng mẫu T-10a thì kết luận về kết quả thực hiện nhiệm vụ công vụ hoặc mục đích chuyến đi do thủ trưởng đơn vị đưa ra, viết một bản ghi chú ngắn theo mẫu là công việc đã hoàn thành. đầy đủ.

Nếu mục đích của chuyến đi không đạt được thì sẽ lập biên bản rằng nhiệm vụ chưa hoàn thành. Những lý do và điều kiện không được đáp ứng sẽ được nhân viên nêu ra dưới dạng một bản ghi nhớ gửi cho tổng giám đốc, người sẽ đưa ra quyết định phù hợp:

  • về việc cử nhân viên đi công tác mới;
  • về sự không phù hợp của những chuyến đi mới;
  • về việc xử lý kỷ luật nếu nhân viên có lỗi, v.v.

Sự phát triển riêng

Nếu bạn tự phát triển các mẫu giấy tờ, nhà tuyển dụng phải quy định thủ tục điền và nộp chúng, cụ thể là:

  • những thông tin gì và ở mức độ nào người lao động phải cung cấp cho người sử dụng lao động khi trở về;
  • thời gian giao hàng;
  • nộp tài liệu cho ai, v.v.

Điều quan trọng là nhân viên của tổ chức phải quen với các yêu cầu của các văn bản quy định này đối với chữ ký.

Khi xây dựng tài liệu, người sử dụng lao động nên lưu ý rằng có những loại nhân viên không thể cử đi công tác. Bao gồm các:

  • phụ nữ mang thai;
  • người lao động dưới 18 tuổi.

Ngoài ra, còn có những nhân viên có quyền từ chối đi công tác:

  • cha mẹ đơn thân nuôi con dưới 5 tuổi;
  • cha mẹ của trẻ dưới 3 tuổi;
  • cha mẹ của trẻ khuyết tật;
  • chăm sóc người thân bị bệnh theo hồ sơ bệnh án.

Ví dụ về báo cáo chuyến công tác

Người sử dụng lao động có quyền sử dụng bất kỳ định dạng tài liệu nào, bao gồm cả việc yêu cầu nhân viên cung cấp các tài liệu được soạn thảo dưới dạng miễn phí. Tài liệu sau đây chứa ví dụ về cách điền báo cáo chuyến công tác và cơ hội tải xuống mẫu này.

Mẫu báo cáo chuyến công tác miễn phí

Tài liệu tài chính về các chuyến công tác của nhân viên trong tổ chức được lưu trữ trong bộ phận kế toán trong 5 năm, sau đó chúng có thể được tiêu hủy theo quy trình do doanh nghiệp thiết lập (theo quy định, các báo cáo sẽ được đốt và lập báo cáo về cái này).

Nhân viên của mỗi tổ chức định kỳ đi công tác thay mặt người quản lý. Mỗi người trong số họ có một nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành. Sau khi trở về, nhân viên sẽ phải lập báo cáo về những việc đã làm trong chuyến công tác. Trong trường hợp này, mẫu chỉ định dịch vụ (Mẫu T-10a) sẽ hữu ích. Hãy cùng tìm hiểu những quy tắc đăng ký nào được áp dụng vào năm 2019.

Tại sao bạn cần phân công công việc?

Phân công công việc là một văn bản chính thức. Nhãn “Bắt buộc” đã bị xóa khỏi nó vào năm 2013. Kể từ thời điểm này, tất cả các hành vi đã được Roskomstat của Liên bang Nga phê duyệt theo Quy định số 1 ngày 05/01/2004 chỉ được khuyến nghị sử dụng. Giờ đây, người sử dụng lao động có thể độc lập phát triển các mẫu báo cáo chuyến công tác thuận tiện hơn, nhưng đồng thời phải tuân thủ tất cả các yêu cầu cần thiết của các văn bản quy định.

Để tránh những vấn đề gây tranh cãi, sau khi người lao động đi công tác về, người sử dụng lao động phải xem xét rõ ràng mọi điểm trong công việc. Được phép lập một lịch trình riêng cho biết ngày cụ thể để thực hiện các mệnh lệnh mà nhân viên biệt phái phải tuân thủ.

Ví dụ về phân công công việc

Việc chuẩn bị phân công công việc tại doanh nghiệp do các trưởng bộ phận thực hiện, dưới sự hướng dẫn của người lao động đi công tác. Gần đây, để cử một nhân viên đi công tác, người ta đã soạn thảo cả một gói tài liệu: lệnh của người quản lý, giấy chứng nhận du lịch, công việc chính thức.

Thủ tục đưa nhân viên đi công tác hiện được quy định bởi Chương 24 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, cũng như Nghị định số 749 của Chính phủ Liên bang Nga, với những sửa đổi, bổ sung có hiệu lực từ đầu. của năm 2019.

Và, do hậu quả của quy định pháp lý trên, giấy chứng nhận du lịch và công tác chính thức đã trở thành những tài liệu được mong muốn, nhưng không bắt buộc.

Nhiệm vụ chính thức khi hoàn thành sẽ được lưu trữ trong kho lưu trữ của cơ quan nhân sự của tổ chức trong 5 năm. Nếu một nhân viên được cử đi công tác ở nước ngoài, thời gian lưu trữ sẽ tăng lên gấp 2 lần.

Một nhiệm vụ dịch vụ đang được chuẩn bị thành 2 bản. Một cái dành cho kho lưu trữ, cái kia dành trực tiếp cho nhân viên. Bản sao nhiệm vụ không được nộp cho bộ phận kế toán vì tất cả dữ liệu để tính phụ cấp đi lại đều được ghi rõ trong lệnh đi lại của nhân viên.

Đầu tiên, các văn bản được người đứng đầu tổ chức và người đứng đầu bộ phận ký, sau đó nhân viên được cử đi công tác sẽ làm quen với họ. Và nếu anh ta đồng ý với tất cả các điều kiện được nêu trong nhiệm vụ thì anh ta sẽ ký tên bên dưới.

Một nhiệm vụ công tác được nhận trong một chuyến công tác có thể khiến ngay cả một nhân viên giàu kinh nghiệm cũng phải bối rối.

Bộ phận nhân sự đôi khi tự đặt ra câu hỏi: có nên đóng dấu của tổ chức lên mẫu phân công công việc hay không?

Không có câu trả lời rõ ràng ở đây. Dựa vào tầm quan trọng của thông tin trong tài liệu. Nhân viên của bạn có thể cần phải xuất trình mẫu đơn phân công công việc để hoàn thành đầy đủ các nhiệm vụ được giao. Và việc in ấn trong trường hợp này sẽ thêm đối số vào tài liệu.

Xin lưu ý rằng trên mẫu “M.P.” không được ghi nhận. Hơn nữa, con dấu không còn là điều kiện bắt buộc đối với toàn bộ tổ chức. Vì vậy, nếu tổ chức của bạn hoàn toàn không có con dấu thì bạn không nên lo lắng về việc điền vào con dấu đó.

Điền vào mẫu đơn nào?

Nếu có nhiều nhân viên đi công tác cùng một lúc, hãy dành thời gian điền thông tin phân công công việc cho từng người. Thứ tự cho một chuyến công tác có thể là một cho tất cả khách du lịch.

Tất cả các cột trong phân công công việc phải được hoàn thành. Điều tương tự cũng áp dụng cho cột “Báo cáo chuyến đi”. Bạn có thể viết báo cáo về công việc được thực hiện ở dạng miễn phí.

Báo cáo tóm tắt chuyến đi

Để lập báo cáo chuyến công tác, pháp luật thống nhất mẫu đặc biệt T-10a. Như đã nêu ở trên, theo yêu cầu của người quản lý, một phần hoặc một phần khác của mẫu T-10a có thể được sửa đổi. Nếu cần mô tả mở rộng về mục đích của chuyến đi hoặc báo cáo chuyến công tác thì tốt hơn nên phóng to các phần này trong biểu mẫu. Điều này sẽ cho phép bạn cung cấp tất cả các thông tin cần thiết.

Nếu tài liệu của báo cáo chuyến công tác có nhiều nội dung thì việc bổ sung một tờ thông tin vào mẫu T-10a không bị coi là vi phạm pháp luật. Không ai hủy bỏ hình thức báo cáo miễn phí.

Tuân thủ các yêu cầu điền đơn: bắt buộc hay không?

Đây là câu hỏi mà các nhân viên nhân sự hỏi khi họ nghi ngờ sự cần thiết phải chuẩn bị báo cáo chuyến đi. Trả lời: bắt đầu từ ngày 08/01/2019 không cần lập báo cáo.

Nhiều tổ chức, theo thói quen, sử dụng một bộ tài liệu đi kèm tiêu chuẩn (lệnh, nhiệm vụ và báo cáo). Nó thuận tiện và dễ hiểu hơn đối với họ. Nhưng bạn không cần phải điền vào báo cáo chuyến công tác - điều đó sẽ không vi phạm.

Khó khăn là khác: các cơ quan quản lý có thể sẽ kiểm tra tất cả các giấy tờ thông hành mà bạn đã gửi cho nhân viên của mình trong chuyến đi. Rốt cuộc, một nhân viên đi công tác sẽ được cấp tiền trong tài khoản. Và số tiền được chi cho nhu cầu của tổ chức và cho mục đích cá nhân sẽ bị đánh thuế khác nhau. Đây là lúc các tài liệu hỗ trợ (như séc) trở nên hữu ích. Và hình thức mà mọi thứ được nêu rõ ràng và rõ ràng sẽ hữu ích.

Danh sách các biểu mẫu thống nhất sử dụng tại doanh nghiệp do người quản lý biên soạn và phê duyệt. Tất cả thông tin này được phản ánh trong các hành vi pháp lý địa phương của một tổ chức cụ thể.

Nếu tổ chức sử dụng mẫu T-10a thì nhân viên phải hoàn thành báo cáo trong vòng 3 ngày.

Phải làm gì: nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ được giao

Hãy để chúng tôi nhắc bạn rằng nhân viên đi công tác vì lý do hoạt động. Và anh ta không có nghĩa vụ phải trả lại các khoản thanh toán theo yêu cầu của pháp luật về ăn, ở và đi lại. Nhưng tất cả số tiền mà nhân viên đã nhận trực tiếp để giải quyết các vấn đề trong chuyến đi sẽ phải được trả lại.

Để làm điều này, nhân viên trở về sau chuyến công tác sẽ lập một bản báo cáo chuyến công tác bằng văn bản với mô tả chi tiết về từng số tiền chi tiêu. Đầu tiên là lời giải thích vì sao mục đích của chuyến đi không đạt được, nêu rõ nguyên nhân khách quan.

Những tài liệu tài chính nào nên được đính kèm với báo cáo?

Theo quy định của pháp luật, người lao động đi công tác sẽ được nhận tiền vào tài khoản. Chúng được phát hành ngay trước khi khởi hành. Khi đến sau chuyến công tác, nhân viên phải lập báo cáo trước. Một nhân viên kế toán giúp anh ta việc này.

Tất cả các tài liệu tài chính được chấp nhận cho kế toán; séc, vé, biên lai, hóa đơn đã thanh toán (bản chính có dán tem). Kế toán sẽ không tính đến bất kỳ ghi chú viết tay nào.

Ý kiến ​​chuyên gia

Maria Bogdanova

Hơn 6 năm kinh nghiệm. Chuyên ngành: luật hợp đồng, luật lao động, luật an sinh xã hội, luật sở hữu trí tuệ, tố tụng dân sự, bảo vệ quyền lợi của trẻ vị thành niên, tâm lý pháp luật

Nếu các quy định về đi lại có quy định rằng chuyến công tác của nhân viên phải đi kèm với nhiệm vụ công việc thì trong mọi trường hợp, mẫu đơn này phải được điền đầy đủ. Điều này cũng áp dụng khi thông tin được chỉ định trong đó về cơ bản trùng lặp thông tin từ các tài liệu khác đã được biên soạn.Mỗi nhiệm vụ công việc có một bộ chương được xác định nghiêm ngặt, cho phép bạn điền tài liệu chỉ cho một nhân viên.

Điều này có nghĩa là mẫu T-10a tiêu chuẩn không thể được sử dụng cho nhiều nhân viên. Vì vậy, một nhiệm vụ công việc cá nhân được soạn thảo cho mỗi du khách.

Tất cả các tài liệu mà kế toán cho là có thể giải thích được nhập vào các cột đặc biệt ở mặt sau của báo cáo chi phí.

Trường hợp cấp ngoại tệ cho người lao động đi công tác thì ghi vào mặt trước báo cáo (cột 1a) và mặt sau (cột 6, 8).

Sau khi đối chiếu với kế toán, báo cáo tạm ứng được người đứng đầu doanh nghiệp phê duyệt.

Dựa trên những tính toán cuối cùng, việc giải quyết sẽ được thực hiện giữa nhân viên đến và tổ chức. Nếu còn tiền chưa sử dụng, chúng sẽ được gửi vào quầy thu ngân của doanh nghiệp. Trong trường hợp nhân viên đã tiêu tiền cá nhân của mình, số tiền đã thỏa thuận sẽ được trả cho anh ta từ máy tính tiền của công ty hoặc vào tài khoản ngân hàng của anh ta.

Trách nhiệm của nhân viên nếu không tuân thủ

Theo pháp luật hiện hành, cả nhân viên và người quản lý đều phải tuân thủ các yêu cầu của quy định địa phương của công ty.Do đó, nếu một tổ chức có “Quy định về đi công tác” bao gồm phân công công việc trong danh sách của tổ chức đó thì nhân viên có nghĩa vụ điền vào các cột của tổ chức đó.Trong trường hợp từ chối hoàn thành nhiệm vụ của mình, người lao động, theo Điều 192 Bộ luật Lao động Liên bang Nga, có thể phải chịu trách nhiệm kỷ luật.Việc không điền đúng các dòng yêu cầu có thể được coi là không hoàn thành nhiệm vụ được giao trong chuyến công tác.

Nếu khi trở về, nhân viên bị ốm hoặc vắng mặt tại nơi làm việc vì lý do chính đáng khác, anh ta có nghĩa vụ cung cấp thông tin cần thiết về chuyến công tác vừa qua trong vòng ba ngày làm việc kể từ ngày trở lại làm việc.

Người lao động phải cung cấp đầy đủ thông tin bằng văn bản theo mẫu số AO-1 “Báo cáo sơ bộ”, được Nghị quyết số 55 của Ủy ban Thống kê Nhà nước ngày 01/8/2001 thông qua.

Mẫu số AO-1 “Báo cáo trước”

Mẫu quy định được người lao động điền một bản và nộp cho bộ phận kế toán cùng với tất cả các tài liệu, thông tin được ghi trong mẫu số AO-1. Trong trường hợp này, nhân viên không điền toàn bộ mẫu đơn mà chỉ điền một phần mặt trước và mặt sau. Phần còn lại do bộ phận kế toán điền.

Nhân viên điền vào

Việc điền vào biểu mẫu bắt đầu như bình thường với “tiêu đề” của tài liệu.

1. Chúng tôi cho biết tên của tổ chức và mã OKPO gồm 8 chữ số

2. Tại cột “số” và “ngày” chúng ta nhập thông tin tương ứng

3. Tại cột “Báo cáo số tiền”, ghi rõ số tiền nhân viên đã chi tiêu trong chuyến công tác. Ví dụ: nếu anh ta được cho năm mươi nghìn rúp và anh ta đã tiêu sáu mươi, thì trong cột này anh ta chỉ ra sáu mươi nghìn. Hoặc ngược lại, nếu năm mươi nghìn được phát hành và hai mươi nghìn được chi tiêu, thì báo cáo sẽ là hai mươi nghìn rúp.

4. Nhập tên đơn vị kết cấu và mã số (nếu có)

5. Chúng tôi cho biết họ, tên, tên đệm của người báo cáo, mã số nhân sự và chức vụ của người đó

6. Tại cột “Mục đích tạm ứng” nhập mục đích chuyến đi

7. Trong cột “Đã nhận tạm ứng…” chúng tôi ghi chi tiết về lệnh nhận tiền mặt (nếu tiền được phát hành bằng tiền mặt tại quầy thu ngân, nếu chuyển khoản không dùng tiền mặt thì chúng tôi chỉ ghi số tiền) và số tiền phát hành

8. Trong cột “Tổng số tiền đã nhận”, hãy cho biết tổng số tiền bạn đã nhận được

10. Và nhập số dư tiền mà anh ta phải trả lại

Giả sử rằng một nhân viên đi công tác bằng máy bay, sống trong một khách sạn (các bữa ăn đã được bao gồm trong chi phí chỗ ở) và đi bộ đến nơi làm việc trong một chuyến công tác (một khách sạn gần nơi làm việc) .

11. Dòng đầu tiên chúng ta nhập thông tin chi tiết về giấy thông hành

13. Nhập thông tin về số tiền trợ cấp hàng ngày được cấp

14. Trong cột “Tổng cộng”, chúng tôi nhập số tiền đã chi tiêu, số tiền này phải tương ứng với số tiền được gửi báo cáo (xem đoạn 3)

Sau khi nhân viên nhập đầy đủ các thông tin cần thiết vào các cột, cột thì ký vào biên bản trước, đính kèm vào mẫu số AO-1 tất cả các tài liệu mình có mà mình đã đề cập đến, đánh số thứ tự, điền thông tin về số lượng tài liệu đính kèm vào phần thích hợp của mẫu đơn (nằm ở mặt trước) và chuyển toàn bộ hồ sơ này cho bộ phận kế toán.

Do phòng kế toán điền

Nhân viên kế toán phải kiểm tra kỹ báo cáo của nhân viên trước mặt mình xem có sai sót, thiếu chính xác không (nếu phát hiện sai sót, nhân viên sẽ phải điền lại biểu mẫu).

15. Nếu kế toán hài lòng với mọi thứ thì ghi vào cột “Báo cáo đã xác minh” và ký tên thích hợp

16. Kế toán nhận tiền chưa tiêu của nhân viên tại quầy thu ngân (nếu phát bằng tiền mặt, nếu chuyển khoản không dùng tiền mặt thì số tiền này sẽ được giữ lại theo yêu cầu của nhân viên trên cơ sở báo cáo trước) , cho biết số tiền và chi tiết của chứng từ đã thực hiện hoàn tiền và ký lại

18. Ở mặt sau của phiếu, nhân viên kế toán nhập thông tin về số tiền được chấp nhận để hạch toán và ghi vào tài khoản thích hợp. Số tiền người lao động và kế toán nhập phải khớp nhau

19. Mặt trước bảng bên phải, kế toán nhập thông tin về số tiền chi, tài khoản

20. Tiếp theo, kế toán đính kèm mẫu đơn đi công tác của người lao động vào phiếu báo cáo và ký để kế toán trưởng kiểm tra lại toàn bộ thông tin, chứng từ, ký vào báo cáo và gửi tổng giám đốc. giám đốc phê duyệt

21. Tổng Giám đốc phê duyệt báo cáo và trả lại bộ phận kế toán, nơi nó được lưu trữ trong 5 năm cùng với tất cả các tài liệu kèm theo, sau đó nó sẽ bị tiêu hủy theo quy trình đã được thiết lập trong tổ chức.

Căn cứ thông tin ghi tại mẫu số AO-1, ​​bộ phận kế toán của tổ chức ghi sổ các khoản tiền theo đúng quy định của pháp luật.

Ban quản lý cũng có thể yêu cầu.

Việc cử nhân viên đi công tác bao gồm việc đưa ra mệnh lệnh thích hợp và ứng trước tiền để chi trả các chi phí. Lệnh, bản ghi nhớ và báo cáo trước được coi là bắt buộc - chi phí đi lại trong trường hợp này, với điều kiện mỗi biểu mẫu được điền chính xác, sẽ được đưa vào sổ sách kế toán. Cụ thể về thủ tục xác nhận chi phí đi công tác và chuẩn bị hồ sơ kèm theo được quy định tại Nghị quyết số 749 ngày 13/10/2008 của Chính phủ.

Phân công chuyến công tác - điền mẫu

Nếu bạn muốn sử dụng mẫu đơn phân công công việc khi đăng ký đi công tác (điều này không còn cần thiết nữa vì đoạn 6 của Quy chế đi công tác yêu cầu người sử dụng lao động phải soạn thảo tài liệu này đã hết hiệu lực kể từ tháng 1 năm 2015), thực tế này phải được phản ánh trong luật pháp địa phương. Bạn có thể sử dụng mẫu T-10a làm mẫu. Quy trình biên soạn một tác vụ bao gồm:

  • quyết định của cấp quản lý cử nhân viên đi công tác;
  • điền vào 11 cột đầu tiên của mẫu phân công công việc;
  • giúp du khách làm quen với mục đích của chuyến đi.

Báo cáo chuyến đi sẽ dựa trên dữ liệu được chỉ định trong bài tập. Trong số các thông tin nên phản ánh trong phân công công việc là:

  • thông tin chi tiết về công ty tuyển dụng;
  • thông tin về nhân viên cho biết vị trí của mình;
  • điểm đến;
  • thời gian của chuyến đi, bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc của chuyến đi;
  • chi tiết về trình tự chuyến công tác và mục đích của chuyến đi.

Cuối cùng, chữ ký được dán và khi kết thúc chuyến công tác, nhân viên sẽ điền kết quả - nhiệm vụ được giao đã hoàn thành hay chưa.

Cách viết báo cáo chuyến công tác - ví dụ và quy tắc định dạng

Báo cáo chuyến công tác là một tài liệu mẫu được lập dưới bất kỳ hình thức nào được cơ quan quản lý địa phương phê duyệt đối với doanh nghiệp. Mỗi tổ chức xác định nhu cầu sử dụng nó trong thực tế một cách độc lập. Kể từ năm 2015, một lần nữa, bạn có thể làm mà không cần biểu mẫu này.

Nếu bạn quyết định rằng bạn cần một báo cáo chuyến công tác, ví dụ về cấu trúc của nó sẽ bao gồm một số phần:

  • chi tiết của tài liệu cho biết nơi chuẩn bị, ngày tháng và số đăng ký;
  • khoảng thời gian điền vào mẫu báo cáo chuyến đi;
  • lý do làm căn cứ cử đi công tác;
  • những công việc phải hoàn thành trong chuyến công tác;
  • kết quả đạt được (tốt hơn là mô tả chúng càng chi tiết càng tốt).

Khi điền vào báo cáo chuyến công tác, ví dụ viết có thể chứa một bản tóm tắt ngắn gọn về kết quả của chuyến đi hoặc tiết lộ chi tiết hơn về tình hình hiện tại. Đôi khi không gian được phân bổ để phản ánh kết quả là không đủ. Trong trường hợp này, bạn được phép đính kèm một tờ A4 trống và tiếp tục trình bày thông tin trên đó.

Báo cáo chuyến công tác, một mẫu báo cáo đang được doanh nghiệp xây dựng, là cần thiết để chứng minh sự cần thiết của một chuyến công tác cụ thể với các cơ quan quản lý. Chính vì mục đích này mà câu trả lời chi tiết về kết quả của chuyến đi được đưa ra. Nếu không đạt được mục tiêu đã đề ra thì báo cáo chuyến đi phải giải thích lý do cản trở việc hoàn thành nhiệm vụ.

Cách chuẩn bị báo cáo trước chuyến công tác - mẫu

Sau khi đi công tác trở về, nhân viên có thời hạn ba ngày để chuẩn bị và nộp báo cáo trước kèm theo các tài liệu đính kèm. Việc lập báo cáo tạm ứng cho chuyến công tác là điều kiện tiên quyết để trang trải các chi phí liên quan ở mọi doanh nghiệp. Tài liệu này cần phải được soạn thảo. Sau khi kiểm tra chứng từ và nghiệm thu để hạch toán, khoản thanh toán cuối cùng sẽ được thực hiện cho người lao động. Làm thế nào để điền vào báo cáo trước cho một chuyến công tác? Mẫu phải chứa thông tin về:

  • dữ liệu cá nhân của nhân viên;
  • tài liệu mà bạn có thể xác nhận trước việc phát hành tiền cho chuyến đi;
  • ngày chi phí phát sinh và mục đích của chúng, nêu rõ các chi tiết chính của tài liệu hỗ trợ.

Làm thế nào để chuẩn bị báo cáo trước cho chuyến công tác?

Mẫu mẫu AO-1 trông như thế này:

Thuật toán hành động khi gửi báo cáo trước:

  1. Báo cáo trước chuyến công tác được điền bởi nhân viên sau chuyến công tác trở về.
  2. Trong thời hạn ba ngày sau khi trả lại, mẫu đơn đã điền đầy đủ thông tin đính kèm sẽ được nộp cho bộ phận kế toán để xác minh.
  3. Nếu tài liệu được hoàn thành chính xác, người quản lý sẽ ký vào báo cáo.
  4. Nếu có nhu cầu chính đáng để hoàn trả số tiền mà người lao động đã chi vượt quá số tiền tạm ứng trong chuyến công tác thì doanh nghiệp sẽ chi trả. Nếu số tiền tạm ứng còn dư chưa chi tiêu, số dư sẽ được chuyển cho thủ quỹ.

Báo cáo trước chuyến công tác được lập thành một bản. Biên lai có séc và các tài liệu khác xác nhận chi phí phải được dán vào một tờ giấy A4. Các bản gốc sau đây có thể được dùng làm tài liệu kèm theo:

  • giấy chứng nhận du lịch (không bắt buộc kể từ năm 2015);
  • séc và biên lai ghi lại số tiền chi cho chỗ ở tại điểm đến;
  • vé;
  • một báo cáo ngắn gọn về việc hoàn thành nhiệm vụ chuyến công tác.

Vật mẫubáo cáo đã hoàn thành