Чим займається архіваріус в архіві. Посадова інструкція архіваріуса - зразок. Яка професійна підготовка необхідна архівісту
На кожному підприємстві існує свій документальний архів, що вимагає ретельної систематизації та контролю. деякі важливі матеріали (Особисті досьє, кінострічки, накази, розпорядження) мають досить великий і важливо, щоб вся цінна інформація була правильно розфасована по папках, мала опису з датами. Потрібно це для того, щоб в разі необхідності людина могла швидко відшукати витребувана справа. У цьому питанні потрібні відповідальність, посидючість і правильний підхід. Допоможе впоратися з непростою роботою професійний архіваріус. Хто це? Цінний фахівець, який займається веденням всього архіву підприємства, відповідає за збереження і безпеку кожного папірця.
Запис - це інформація, яка зберігається у фіксованій формі, включаючи папір, фотографії, кіно - і звукозапис і електронні файли. Важливим для запису є її зміст, структура і контекст. Вміст - це вся інформація, що міститься в запису. Вміст записи фіксоване, тому його можна знову переглянути - його стабільність - ось що робить запис значущою для пам'яті. Структура запису - це фізична форма, в якій вона міститься, і організація її вмісту. Контекст - це всі умови, які оточують створення, зберігання чи використання записи - і контекст дуже важливий для архівістів.
Археологи неодноразово в ході розкопок знаходили стародавні писемності, які були зібрані особливим способом. Подібні знахідки виявляли в Ассирії, Греції, Стародавньому Єгипті і Римі. У літописах було чітко прописано про способи ведення всіх цінних матеріалів. Наявність таких приміщень, де зібрана важлива документація, свідчить про високу культуру соціуму. Архіви необхідні нам не тільки для збереження пам'яті минулих подій, але ще вони представляють якусь базу прикладного та наукового характеру.
Ми створюємо і використовуємо незліченні записи в нашій повсякденному житті, Але не кожен запис вважається архівної. Архіви просто не можуть зберігати всі записи будь-коли створених, тому однією з головних обов'язків архівіста є визначення того, чи слід зберегти запис, тому що вона має неминущу цінність.
Архівні записи документують дії свого творця - будь то індивідуум, група або організація - і ці записи є доказом діяльності творця. Оскільки зміст записів є доказом цих дій, вони мають неминущу цінність. Архівні записи мають на меті, відмінною від тієї, для якої вони були створені.
У ті роки, коли країною керував великий вождь пролетаріату В.І. Ленін, у всіх державних установах була чітка організація документообігу. Підлягали архівування матеріали націоналізованих садиб, монастирів, церков, а також справи, в яких зберігалася інформація про великих народних художників, Вчених, композиторів. Знищення таких архівів переслідувалося законом. За збереженням всіх матеріалів стежив одна людина - архіваріус. Хто це, запитаєте ви? незамінний державна особа будь-якої установи.
Термін «архіви» може ставитися до самих архівних матеріалів, організаціям, які збирають архівні матеріали, архівні професії і будівля, в якому зберігаються архівні матеріали. Слово «архіви» є і може використовуватися як взаємозамінні щодо будь-якого з цих визначень.
Які основні обов'язки архівіста? Робота архівіста включає в себе безліч різних частин управління архівною колекцією. Деякі архівісти виконують всі обов'язки, описані нижче, але архівісти в більших установах можуть зосередитися тільки на деяких з них.
професійні обов'язки
Займається архіваріус систематизацією всіх внутрішніх і вхідних матеріалів, які вийшли з документообігу. Також він відповідає за відповідність умовам, нормам і правилам зберігання. В обов'язки архіваріуса входить: правильне оформлення вихідних і документів, що надходять, складання описів, ведення облікових баз, маркування списків, видача довідок та розміщення інформації на спеціальних стелажах. Сьогодні на великих підприємствах практично вся робота здійснюється в електронному вигляді, Але дійсно важливі матеріали, що підлягають тривалому зберіганню, Додатково роздруковують на паперових носіях і передають в архів.
Хоча архівні записи можуть коштувати грошей, архівна оцінка не стосується грошової вартості, а цінності змісту запису. Оцінка суб'єктивна, тому що частина процесу вибору виглядає, щоб побачити, чи відповідають записи в рамках місії і цілі архівів.
Якщо архіваріус вирішує, що збірник повинен бути частиною архівної установи, матеріали купуються і передаються через процес, званий приєднанням. Організація Архівісти організовують архівні матеріали для забезпечення доступу дослідників. За домовленістю архівісти інтелектуально організовують записи і переконуються, що фізична організація відображає це інтелектуальний пристрій. Особливо важливим для архівістів в ході цього процесу є концепції походження і первісного порядку.
Звичайно, автоматизована база значно прискорює і полегшує роботу і пошук, але техніка має властивість ламатися і виходити з ладу, ось тому, щоб уникнути втрати всіх даних потрібен архів. Бере участь в комісіях по знищенню та списання застарілих документів архіваріус. Професія також має на увазі стеження за протипожежною безпекою приміщення.
Походження - це взаємозв'язок між записом і окремими особами або організаціями, які створили, підтримували чи використовували її. Щоб зберегти походження, архівісти намагаються забезпечити, щоб записи зберігалися відповідно до їх походженням і не змішувалися з іншими колекціями. Оригінальний замовлення веде записи в тому ж порядку, в якому творець їх розмістив. Підтримка як походження, так і початкового порядку необхідно для збереження контексту записів. Цей контекст може мати вирішальне значення для дослідника, тому архівісти так намагаються його підтримувати.
Вимоги та якості
Взяти на можуть людини з вищою (або студента) освітою, який відучився за фахом «архівна справа», «історія», «педагогіка». Іноді необхідні навички отримують на спеціальних курсах. Майбутній співробітник повинен знати ПК (офісні програми), вміти працювати з технікою (ксероксом, факсом, принтером), володіти письмової та усної грамотою.
Опис В процесі опису архівісти намагаються створити точне уявлення вмісту архівної колекції і того, як вона влаштована фізично. Крім того, архівісти надають інформацію про творця і контексті створення записів. Ця інформація опису, як правило, об'єднується в допомогу для пошуку, яка служить в якості довідника дослідника для колекції. У більшості архівних колекцій матеріали не описуються на рівні предмета.
Архіваріуси збереження також полегшують фізичний збереження архівних записів. Це часто відбувається під час процесу розміщення. Наприклад, щоб паперові документи не погіршувалися, вони зберігаються в що не містять кислоти папках і поміщаються в вільні від кислоти коробки. Металеві предмети, такі як скріпки і скоби, можуть бути видалені, тому що вони будуть іржавіти, пошкодивши папір. Об'єкт, де зберігаються архівні записи, зазвичай має контроль температури і вологості.
Акуратністю, старанністю, аналітичним і скрупульозністю повинен володіти архіваріус. Хто це придумав і чим зумовлені вимоги? Протягом усього дня працівник стикається з величезним обсягом інформації, яку потрібно прочитати, зареєструвати і визначити її термін зберігання згідно з переліком документообігу. У цій справі потрібні уважність, посидючість, самоконтроль, розвинене мислення, терплячість і тонка моторика. Далеко не всі люди здатні щодня проробляти монотонну і копітку роботу.
Посилання та аутріч Всі описані вище кроки - оцінка, придбання, компоновка, опис і збереження - призначені для використання в сьогоденні і майбутньому архівах. Для того, щоб дослідники могли використовувати архіви в повному обсязі, їм часто потрібна довідкова допомога архівістів. Довідкова допомога може включати в себе то, як інтерпретувати методи пошуку, правильну обробку архівних матеріалів, а також якщо є архівні колекції, відмінні від того, який досліджує дослідник, який буде релевантним або корисним.
Чому архівісти роблять всю цю тяжку роботу? Щоб забезпечити відкриту демократію і уряд, громадяни повинні мати доступ до записів, створеним урядом. Як доказ діяльності уряду ці записи мають дуже специфічну неминущу цінність і повинні бути збережені. Це архівне призначення датується французькою революцією, Яка служить ключовою подією в історії архівів.
Зарплата архіваріуса
Оплата праці безпосередньо залежить від регіону, фінансового благополуччя компанії і обсягу обов'язків. На сьогоднішній день середня зарплата коливається в межах 20-35 тисяч рублів. Понад 40 000 руб. отримує досвідчений з багаторічним стажем архіваріус. Хто це і чим він займається, було описано вище. Професія досить затребувана, ось тільки називається вона трохи по-іншому - секретар або діловод.
Ще одна причина для архівної роботи - зобов'язання зберігати різні аспекти історії. Інституційні архіви збирають записи, які документують діяльність їх материнської організації, наприклад підприємств і університетів. Ці записи мають неминущу цінність, оскільки вони забезпечують необхідну інституційну історію для самої організації. Інші архіви збирають записи на основі конкретних тем або академічних дисциплін, таких як антропологія, історія афроамериканців або азіатське мистецтво.
Підводячи підсумок того, що робить архіваріус і чому. В принципі, архівіст забезпечує фізичний і інтелектуальний контроль записів, які мають неминущу цінність. Архіви не просто зберігають записи - архіви призначені для використання! Архівісти виконують всі ці обов'язки, щоб люди могли отримувати і використовувати записи.
Архівіст - хранитель або співробітник архіву, який відповідає за систематизацію та облік документів, довірених на зберігання.
Від лат. archivum, грец. archaios - древній.
архівіст - хранитель або співробітник архіву, який відповідає за систематизацію та облік документів, довірених на зберігання.
особливості роботи
Архівіст працює з так званими виконаними документами. Тобто з документами вже прийшли на зберігання (до цього ними займається фахівець з документознавства).
В архіві можуть зберігатися найрізноманітніші документи: накази і розпорядження дирекції, старі метричні книги, протоколи, відео- і аудіосведетесльва. Вміст архіву залежить від профілю організації, в якій діє архів.
Наприклад, в регіональних державних архівах знаходяться документальні свідчення про життя наших предків. І багато людей, намагаючись скласти свій родовід, звертаються в ці архіви.
Завдання архівіста - не тільки зберігання і систематизація. Він, як бібліотекар, отримує запити на зберігаються документи, знаходить їх видає для користування. Готує виписки з архівних документів, знімає копії.
Технологія пошуку документа залежить від поставленого завдання. У великих архівах з розгалуженою структурою пошук потрібної інформації або документа - це робота колективу. Замовник може і не знати заздалегідь, які саме документи він хоче знайти. Перед початком пошуку архіваріус-консультант намагається чітко сформулювати цілі і завдання роботи, максимально точно описати плановані результати, намалювати картинку передбачуваного «на виході» продукту. Тільки після цих пророблених кроків можна організовувати команду фахівців для реалізації проекту.
Архіви Смітсонівського інституту щорічно отримують десятки запитів від студентів і недавніх випускників про професії архіву і про те, як стати архівістом. Оскільки це така популярна тема, ми вирішили зробити наші відповіді на найбільш поширені питання, доступні широкій аудиторії. Хоча наведені нижче відповіді призначені для вирішення архівної професії в цілому, вони в кінцевому підсумку відображають мій власний досвід і мої безпосередні колеги.
Архівісти виконують безліч завдань. У невеликих архівах кілька людей можуть робити все, в той час як у великих архівах архівісти можуть спеціалізуватися на конкретних аспектах роботи. Традиційно архівіст працює з донорами або персоналом свого батьківського установи для придбання нових колекцій; організовує і збирає колекції; описує колекції і записує знахідки; і допомагає дослідникам у використанні колекцій. Деякі архівісти спеціалізуються на придбанні, управлінні, описі і збереженні фотографічних або аудіовізуальних матеріалів або електронних записів.
Робоче місце
Державні архіви, фонди зберігання відео- і аудіо-документів, великі організації і підприємства з великим документообігом.
важливі якості
Схильність до роботи з документацією, до роботи з великою кількістю інформації, хороша пам'ять, системне мислення, пунктуальність, акуратність.
Знання, навички
Архіваріус повинен володіти такими дисциплінами, як архівознавство, діловодство.
Знати відповідні нормативні правові акти, положення, інструкції.
Інші аспекти роботи можуть включати в себе оцифровку, публічну пропаганду, лист і навчання. Що вам найбільше подобається у вашій роботі? Мені подобається вивчати самі різні теми в рамках моїх колекцій. Мені також подобається ходити за лаштунками і досліджувати наші музеї і дослідницькі центри зсередини.
Які якості роботодавці шукають в архівіст? Багато роботодавців будуть шукати кандидатів, які можуть працювати як самостійно, так і в команді; демонструвати сильні дослідження і навички письма; проявляти увагу до деталей; є вирішувач творчих завдань; і показати природну цікавість. Багато позицій зажадають роботи з базами даних, оцифруванням, електронними записами, веб-сайтами або соціальними мережами, Тому істотний досвід роботи з основними навичками роботи з комп'ютером буде мати важливе значення.
Де вчитися на архівістів (архіваріуса)
Навчальний Центр «АРХІВ» проводить курси архіваріуса. Після закінчення навчання слухачі курсів проходять атестацію, яка проводиться в формі іспиту, заліку або співбесіди (залежить від спеціальності). У разі успішного проходження атестації, випускники отримують свідоцтво державного зразка з присвоєнням кваліфікації.
Деякі роботодавці можуть також шукати знання з певної теми, пов'язаної з їх збиранням, наприклад, в місцевій історії або в авіації. Стаж, добровольці або інші практичні навички часто будуть вирішальним фактором при прийнятті рішення про те, який претендент наймати.
Якою мірою вам потрібен архіваріус? Багато, але не все, роботодавці вимагають «Магістра бібліотечної науки» або еквівалент. Магістр бібліотечної науки був спільною ступенем для нових архівістів, але в міру розвитку традиційних програм шкільної школи багато університетів перейменували цю ступінь або створили окрему ступінь для архівів, записів і управління інформацією. Дуже обмежене число університетів навіть створили спеціальність для архівних досліджень. Роботодавці зазвичай визнають, що ці міри мають тенденцію бути схожими.
Середню спеціальну освіту
- Спеціальність «Документаційне забезпечення управління та архівознавство»
Вища освіта
- Історико-архівний інститутРосійського державного гуманітарного університетуа
факультет архівознавства
Спеціальність «Історико-архівознавство». Кваліфікація «Історик-архівіст».
При прийнятті рішення про навчання в аспірантурі вивчіть типи курсів, включених в навчальну програму, А не тільки назву пропонованої ступеня. Інші загальні дипломи випускників, що проводяться архівістами, включають публічну історію і музейні дослідження. На деяких посадах може знадобитися тільки ступінь бакалавра, але ступінь кандидата наук, швидше за все, буде «кращою».
Які інші предмети корисні у вашій роботі? Корисні дослідні та письмові навички, отримані в історії, англійською та іншими класах гуманітарних наук. Друга мова також може бути корисний в налаштуванні, де в колекціях знаходяться неанглійських документи. Архівні колекції можуть займатися будь-якою темою, тому немає можливості розповісти, які предмети можуть бути корисні пізніше. Деякі роботодавці можуть зажадати, щоб архівісти мали досвід роботи з конкретного предмета, а інші спочатку вивчали професійні навички і припускали, що предмет може бути вивчений на роботі.
