Навіщо призначений документ «Замовлення покупця. Приклади оформлення замовлень покупців Звіт за кнопкою «Аналіз» у замовлення-покупцеві
» за допомогою підсистеми «Оперативне планування» реалізовано механізм, що дозволяє застосовувати різноманітні стратегії роботи з покупцями. Рішення щодо застосування тієї чи іншої стратегії з покупцями зазвичай застосовує керівництво компанії. У цьому розділі буде розглянуто кілька конкретних прикладів застосування різних стратегій під час роботи з покупцями. Приклади, наведені у цьому розділі, моделювалися у конфігурації «Управління торгівлею для України», редакція 2.3 (реліз 2.3.3.4). Ця методика застосовна також зміни " Управління виробничим підприємством для України " , редакція 1.2, реліз 1.2.7.8.
Приклад 1. Оформлення замовлення покупця з автоматичним резервуванням товарів різних складах компанії
Така стратегія зазвичай застосовується у випадках, коли покупець просить зарезервувати товар визначений термін і обіцяє протягом цього терміну оплатити виписаний йому рахунок (замовлення покупця).
Порядок оформлення:
- договорі контрагенту
- Взаєморозрахунки ведуться «За замовленнями» або «За договором загалом».
- Розмір передоплати на замовлення покупця …- вказується відсоток передоплати на замовлення (відповідно до встановлених умов у договорі покупця).
- Тримати резерв без оплати… - вказується кількість днів, яку покупець просив зарезервувати товар.
- У документі слід встановити передбачувану дату відвантаження на замовлення. Надалі ця дата використовується для складання графіка відвантаження товарів на замовлення покупців.
- Автоматичне заповнення схеми розміщення та резервування товарів на складах здійснюється при натисканні кнопки «Заповнити та провести». Ця кнопка доступна лише в оперативному режимі роботи.
- Для автоматичного розподілу та резервування товарів на складах необхідно встановити прапор «Автоматичне резервування».
- Після натискання кнопки «Заповнити провести» автоматично заповниться графа «Розміщення» у документі.
- Надалі може бути оформлений чи кілька рахунків на оплату покупцю.
Увага!
У тому випадку, якщо товар є в наявності на декількох складах, то пріоритетним складом при автоматичному розміщенні буде той склад, який зазначений у шапці документа. Тобто товар у першу чергу буде розміщений на тому складі, який зазначений у шапці документа, і тільки в тому випадку, якщо товару на цьому складі не вистачатиме, він буде розміщений на інших складах компанії.
У тому випадку, якщо товари треба пріоритетно зарезервувати на різних складах, їх можна вказати вручну у графі «Розміщення». Тоді при натисканні на кнопку «Заповнити та провести» буде заповнено розміщення лише за тими товарами, за якими графа «Розміщення» не була заповнена вручну.
Приклад оформлення договору та заявки при застосуванні такої стратегії наведено на рисунках 1 та 2.
Рис.1 Оформлення договору взаєморозрахунків при резервуванні товарів на кількох складах
Рис.2 Оформлення заявки покупця при резервуванні товарів різних складах
Приклад 2. Оформлення замовлення покупця з резервуванням товарів у рахунок майбутніх поставок товарів від постачальника
Така стратегія застосовується у разі, якщо товар покупцю відповідно до умовами договору, можна відвантажити пізніше: тоді коли надійде товар, раніше замовлений у постачальника. У цьому випадку звільняється вільний залишок товару на складі і його можна продати, наприклад, роздрібному покупцю. Передбачається, що у момент оформлення замовлення покупцю в інформаційної базі є оформлені раніше замовлення постачальнику , якими найближчим часом має надійти товар.
Дата передбачуваної поставки товару на замовлення постачальнику фіксується у замовленні постачальнику у полі «Надходження».
Порядок оформлення:
- Оформляється новий документ "Замовлення покупця".
- Для того щоб контролювати оплату за рахунком та відвантажувати товар тільки на умовах передоплати, у договорі контрагенту, для якого оформляється замовлення, необхідно встановити параметри:
- Тримати резерв без оплати… - вказується кількість днів, яку покупець просив зарезервувати товар. Резервування товару відбудеться після оформлення надходження товару від постачальника.
- У документі в полі «Відвантаження» необхідно обов'язково вказати дату передбачуваного відвантаження на замовлення.
- Автоматичне заповнення схеми розміщення на замовлення здійснюється при натисканні кнопки «Заповнити та провести». Ця кнопка доступна лише в оперативному режимі роботи.
- Для автоматичного розміщення товарів у замовленнях постачальнику необхідно встановити прапорець «Автоматичне розміщення».
- Надалі може бути оформлений один або кілька рахунків на оплату покупцю.
Після натискання кнопки «Заповнити та провести» автоматично заповниться графа «Розміщення» у документі. У графі розміщення заповняться ті замовлення постачальнику, у яких дата надходження менша або дорівнює даті передбачуваного відвантаження за замовленням, що оформляється.
Увага!
При розподілі на замовлення постачальників можна для конкретного товару вказати пріоритетне замовлення постачальнику. Наприклад, це виправдано у разі, якщо той самий товар замовляється в різних постачальників. Ця інформація задається вручну у графі «Розміщення». Тоді при натисканні на кнопку «Заповнити та провести» буде заповнено розміщення тільки за тими товарами, за якими графа «Розміщення» не була заповнена вручну, а пріоритетне замовлення, вказане користувачем, не змінюватиметься.
Приклад оформлення замовлення покупцю наведено малюнку 3.
Мал. 3 Розподіл замовлення покупця за раніше оформленими замовленнями постачальників
Приклад 3. Оформлення замовлення покупця з наступним замовленням товарів постачальнику (стратегія роботи під замовлення)
Такий варіант оформлення застосовується в тому випадку, якщо в компанії застосовується стратегія роботи під замовлення. Покупець оформляє замовлення купівлю товару і під його замовлення товар замовляється в постачальника. Після надходження товару від постачальника товар резервується конкретного покупця.
Порядок оформлення:
- Оформляється новий документ "Замовлення покупця".
- Для того щоб контролювати оплату за рахунком та відвантажувати товар тільки на умовах передоплати, у договорі контрагенту, для якого оформляється замовлення, необхідно встановити параметри:
- Взаєморозрахунки ведуться "За замовленнями" ("За договором в цілому").
- Контроль передоплати на замовлення покупця …- вказується відсоток передоплати на замовлення (відповідно до встановлених умов у договорі покупця).
- Графу розміщення у документі «Замовлення покупця» заповнювати не треба. Тому в параметрах авторезервування прапори «Автоматичне заповнення» та «Автоматичне розміщення» також не потрібно встановлювати. Документ проводиться зазвичай при натисканні на кнопку «Провести» або «ОК».
- Надалі може бути оформлений один або кілька рахунків-фактур на відвантаження товарів на замовлення.
- Можна автоматично заповнити замовлення постачальнику. Для автоматичного наповнення використовується кнопка «Заповнити». У тому випадку, якщо замовлення постачальнику має бути оформлене за одним замовленням покупця, потрібно вибрати пункт меню «Заповнити на замовлення покупця». Якщо замовлення постачальнику оформляється на кілька замовлень покупців, то автоматичного заповнення треба використовувати кнопку «Додати на замовлення покупця».
- Надходження товару від постачальника фіксується документом надходження, який оформляється виходячи з документа «Замовлення постачальнику». При надходженні товар резервується тим замовлень покупців , які зазначені у документі «Замовлення постачальнику» у графі «Замовлення покупця».
Увага!
У документах «Замовлення постачальнику» та «Надходження товарів» не обов'язково мають бути зазначені однакові склади. Товар буде зарезервований на складі, на який він реально надійшов (склад, зазначений у документі «Надходження товарів») і зарезервований для замовлення покупця, зазначеного в документі «Замовлення постачальнику». Приклади оформлення замовлення покупцю та замовлення постачальнику за такої стратегії роботи наведено на рисунках 4 і 5.
Рис.4 Оформлення замовлення покупцю у разі застосування стратегії роботи «на замовлення».
Рис.5. Оформлення замовлення постачальнику у разі застосування стратегії роботи під замовлення.
Приклад 4. Оформлення замовлення покупця з попереднім резервуванням товарів та оформленням замовлення постачальнику на відсутні товари
У цьому прикладі передбачається поєднання всіх тих стратегій, які було розглянуто попередніх прикладах. Розглядається варіант, коли проводиться автоматичне резервування товарів на різних складах компанії, а також в оформлених раніше замовленнях постачальнику, а товар, що бракує, необхідно замовити у постачальника.
Порядок оформлення:
- Оформляється новий документ "Замовлення покупця".
- Для того, щоб контролювати оплату за рахунком та відвантажувати товар тільки на умовах передоплати, у договорі контрагенту, для якого оформляється замовлення, необхідно встановити параметри:
- Взаєморозрахунки ведуться "За замовленнями" ("За договором в цілому").
- Контроль передоплати на замовлення покупця …- вказується відсоток передоплати на замовлення (відповідно до встановлених умов у договорі покупця).
- Тримати резерв без оплати… - вказується кількість днів, яку покупець просив зарезервувати товар. Резервування товару відбудеться після оформлення надходження товару від постачальника.
- У документі в параметрах авторезервування (кнопка «Заповнити та провести») необхідно встановити прапори «Автоматичне заповнення» та «Автоматичне розміщення».
- У полі «Відвантаження» вказати дату передбачуваного відвантаження товару на замовлення.
- Автоматичне заповнення схеми резервування за складами та розміщення на замовлення проводиться при натисканні кнопки «Заповнити та провести». Ця кнопка доступна лише в оперативному режимі роботи.
- Для оформлення друкованої форми рахунку на оплату слід надалі ввести документ «Рахунок на оплату покупцю» на підставі документа «Замовлення покупця».
Після натискання кнопки «Заповнити провести» автоматично заповниться графа «Розміщення» у документі. У графі «Розміщення» заповняться ті склади, на яких є залишки товарів (з урахуванням раніше зарезервованих товарів) і ті замовлення постачальникам, у яких дата надходження менша або дорівнює даті передбачуваного відвантаження за замовленням, що оформляється. При цьому товар насамперед розміщуватиметься у замовленнях постачальників, а потім резервуватиметься на складах.
- Після оформлення замовлення покупця оформляється документ "Замовлення постачальнику".
- У документі «Замовлення постачальнику» у графі «Замовлення покупця» зазначається замовлення (або кілька замовлень), за якими має відбутися резервування на час вступу товару від постачальника.
- Можна автоматично заповнити замовлення постачальнику. Для автоматичного наповнення використовується кнопка «Заповнити». У тому випадку, якщо замовлення постачальнику має бути оформлене за одним замовленням покупця, потрібно вибрати пункт меню «Заповнити на замовлення покупця». Якщо замовлення постачальнику оформляється на кілька замовлень покупців, то автоматичного заповнення треба використовувати кнопку «Додати на замовлення покупця». Таблична частина замовлення буде заповнена лише тими товарами, які не зарезервувалися на складах та не були розміщені у раніше оформлених замовленнях постачальників. Тобто фактично тими, для яких за автоматичного заповнення графа «Розміщення» у документі «Замовлення покупця» залишилася не заповненою.
- Надходження товару від постачальника фіксується документом надходження, який оформляється виходячи з документа «Замовлення постачальнику». При надходженні товар резервується для замовлень покупців, які вказані у документі «Замовлення постачальнику» у графі «Замовлення покупця».
Приклади оформлення замовлення покупцю та замовлення постачальнику наведено на рисунках 6 та 7.
Перерозподіл резерву провадиться за допомогою документа «Резервування товарів». За допомогою цього документа можна легко змінювати застосовану схему стратегії резервування та розміщення товарів. Тобто, переміщувати резерви товарів зі складу на склад, резерв зі складу на замовлення постачальнику, скасовувати резервування на замовлення постачальнику або за складом.
У документі вказується замовлення покупця, яким необхідно відкоригувати розміщення, і навіть варіант вихідного розміщення та нового розміщення.
Так, наприклад, якщо покупець затримує оплату рахунку, то зарезервований йому товар можна передати іншому покупцю, а йому зарезервувати товар під майбутні поставки.
У цьому випадку необхідно оформити два документи. У документі «Резервування товарів» для першого покупця як вихідне розміщення вказується склад, який був раніше зарезервований товар, а нового розміщення - замовлення постачальнику, яким товар має надійти.
У документі «Резервування товарів» для другого покупця як вихідне розміщення вказується замовлення постачальнику, а як нове розміщення - склад, на якому товар повинен зарезервуватися.
Якщо нового розміщення нічого не вказується, то скасовується вихідна схема резервування і товар знімається з резервування.
Приклад оформлення документа «Розподіл на замовлення покупців» наведено малюнку 8.
Рис.8. Оформлення зміни схеми резервування товарів.
Аналіз виконання замовлень
Для аналізу поточного стану замовлень використовується кнопка "Аналіз" у формі документа "Замовлення покупця".
Отримати зведений графік відвантажень на замовлення покупців та поставок на замовлення постачальників можна за допомогою звіту «Оперативний товарний календар». На малюнку 9 наведено приклад сформованого звіту.
Рис.9. Зведений графік надходжень та відвантажень на замовлення.
Графік відвантаження товарів за покупцями можна сформувати за допомогою універсального звіту «Замовлення покупців». Приклад налаштування звіту та сформований звіт наведено на рисунках 10 та 11.
Width="608" height="294" border="0">
Рис.10. Налаштування універсального звіту "Замовлення покупців".
Width="568" height="273" border="0">
Мал. 11. Графік відвантаження товарів у розрізі дат передбачуваного відвантаження та замовлень покупців.
Інші матеріали
Запроваджуємо документи замовлення покупця, замовлення постачальнику, надходження товарів та послуг, реалізація товарів.
Ланцюжок замовлення покупця – реалізація
Введемо в систему управління підприємством 2.0 класичний ланцюжок руху товарів, що починається замовленням покупця і завершується реалізацією цього покупця.
У нашому ланцюжку братиме участь – замовлення постачальнику. Тобто буде запроваджено такі документи – замовлення покупця, далі замовлення постачальнику, надходження товарів та послуг, реалізація товарів та послуг покупцю.
Для оформлення замовлення покупцю перейдемо до розділу «Продажі». Виберемо пункт "Замовлення клієнтів". До речі, якщо у вас цього пункту немає, потрібно не забувати, що система управління підприємством налаштована, і можливо, цей пункт відключений у вашій системі. А налаштовується це в меню "Адміністрування" у розділі "і продажу". Тут є відповідна галочка - "замовлення клієнтів". У тому випадку, якщо її відключено, у нас у розділі «Продажі» - «Замовлення клієнтів» немає. Увімкнемо її назад.
Отже, повернемось до створення замовлень клієнтів. Створюємо новий документ. Вказуємо клієнта. Це буде "Світлий шлях". Нам потрібно вибрати таку ж угоду. І додати товар, який бажає придбати клієнт. Вкажемо кількість товару та його ціну. Також нам необхідно вказати бажану дату відвантаження. Дата документа маємо 9-е число. Нехай бажана дата відвантаження буде 14 число.
Також на закладці «Додатково» слід перевірити заповнення етапів оплати. Заповнимо їх автоматично. І виберемо варіант оплати – після відвантаження, інакше програма нам не дасть відвантажити даний товар без оплати, а оплату в даному уроці ми не розглядаємо. Натискаємо ОК.
І в принципі, документ у нас заповнений за винятком такого важливого моменту, як «Статус». Статус, також пункт, що налаштовується. Статуси можна вимкнути, але якщо вони включені, його потрібно обов'язково заповнювати, щоб документ коректно проводився. У цьому випадку у нас статус – «до забезпечення». Після натискання стрілки вгору програма автоматично встановлює максимально можливий статус документа. Натискаємо кнопку «Провести та закрити». І ми створюємо документ «Замовлення клієнтів».
У самому замовленні ми можемо переглянути стан виконання цього замовлення. Цей звіт показує: скільки клієнт замовив, скільки потрібно забезпечити і якого числа, і скільки, власне кажучи, вже збирається складі, і скільки йому відвантажено. Тобто в даному звіті ви можете побачити повну картину виконання цього замовлення.
Введемо виходячи з цього замовлення клієнта – замовлення постачальнику. Натисніть кнопку «Створити на основі». І виберемо "Замовлення постачальнику". У нас відкриється нове замовлення постачальнику. Також замовлення постачальнику можна ввести через розділ "Закупівлі" - "Замовлення постачальникам".
Отже, у нас заповнений документ на підставі замовлення постачальнику. Нам потрібно зазначити постачальника. Також у нас заповнена таблична частина, де нам залишається вказати ціну замовлення. На закладці «Додатково» ми також повинні вказати етапи оплати постачальнику. Етапи оплати ми вказуємо, щоб бухгалтер зміг вчасно сплатити всі наші замовлення, для того щоб у нас була чітка картина за тими грошима, які до нас прийдуть і тими грошима, які ми повинні заплатити, щоб наша організація не мала касового розриву. З платежів та надходжень у нас складається так званий «платіжний календар». Натискаємо кнопку ОК. Також встановлюємо статус на замовлення постачальнику. Натискаємо кнопку "Провести".
І далі створимо «На підставі» прямо з форми цього документа «Надходження товарів та послуг». Система каже нам, що ми не можемо запровадити надходження товарів та послуг, оскільки статус цього документа не дозволяє нам зробити цього. Це можна зробити лише після того, як статус буде – до вступу. Для того, щоб статус був «До вступу», ми можемо його встановити «До вступу» та провести документ.
Тепер створюємо «На підставі» – «надходження товарів та послуг». Вказуємо дату документа – 10 число. Тут також ми можемо вказати, що отримано рахунок від постачальника. На закладці «Додатково» ми маємо вказати «Підрозділ». Вкажемо підрозділ - "Відділ закупівель". І натиснемо "Провести" документ. Документ проведеться. І в "Замовленні постачальнику" ми можемо побачити стан виконання цього замовлення. Ми бачимо, що замовлено 5 шт. та оформлено також 5 шт. У "Замовленні постачальнику" встановлюємо статус "Закрито". І проведемо його.
Тепер повернемось до нашого «Замовлення клієнта». І перевіримо його статус виконання. Як бачимо, він зараз не змінився. Введемо «На підставі» замовлення клієнта документ «Реалізація товарів та послуг». Система не дозволяє нам запровадити документ реалізації товарів та послуг доки документ перебуває у статусі «до забезпечення». Переведемо його у статус «до відвантаження». Проведемо. І введемо «На підставі» – «реалізація товарів та послуг». Тут нам також потрібно на закладці «Додатково» зазначити підрозділ. Вкажемо "відділ продажів". Також створимо рахунок-фактуру. І проведемо документ.
Повернемося до замовлення клієнта. Подивимося його статус виконання. Як бачимо, що у документі замовлено 5 прим., оформлено 5 прим. Таким чином, ми бачимо, що замовлення виконане. Встановимо статус замовлення клієнта - "Закрито". І проведемо його.
Таким чином, ми пройшли весь ланцюжок від замовлення клієнта до реалізації клієнта товару. Подивимося, як це вплинуло на діяльність підприємства. Перейдемо до розділу «Фінанси». Відкриємо пункт «Звіти з фінансів». І відкриємо звіт «Валовий прибуток підприємства». Натисніть кнопку "Сформувати".
Як бачимо, система показує нам виручку і собівартість у межах підрозділів, організації та менеджерів. Але в даному випадку собівартість не розрахована і програма показує нам 100-відсоткову рентабельність нашої операції. Із чим це пов'язано? Це з тим, що собівартість у цій програмі розраховується окремо.
Розрахуємо собівартість нашої операції. Для цього перейдемо до розділу «Закриття місяця» у меню «Фінанси». Натисніть кнопку "Розрахувати" навпроти пункту "Розрахунок собівартості". Собівартість розрахується.
Якщо ж у вас собівартість не розрахована, то, можливо, ви не налаштували облікову політику з розрахунку собівартості. Для цього вам потрібно перейти до «Налаштування та довідники». І вказати налаштування методів оцінки вартості товарів. У цьому випадку зазначена – середня за місяць. Але це може бути – ФІФО зважена чи ковзна оцінка. Також дуже важлива галочка – оновлювати вартість регламентним завданням. Вона означає, що собівартість буде перераховуватися автоматично раз на заздалегідь заданий проміжок часу.
Але повернемося до нашого звіту «Валовий прибуток підприємства». Сформуємо його. Ми побачимо, що собівартість розрахувалася. У нас вийшов валовий прибуток та рентабельність.
Ви знаєте, що в 1С можна швидко створювати замовлення постачальникам, виходячи з поточних потреб інтернет-магазину?
Процес забезпечення замовлень у конфігурації «1С: Управління торгівлею 11» підтримується стандартною обробкою «Формування замовлень з потреб».
Але!
Така обробка має один мінус, який зводить нанівець багато плюсів: всі її можливості тісно переплетені і користувач зобов'язаний вказувати всі необхідні параметри забезпечення потреб. А таких параметрів дуже багато, що ускладнює роботу користувача.
Обробка надто складна для сприйняття. І менеджери інтернет-магазинів роблять замовлення постачальникам вручну.
З наших клієнтів лише одиниці підтвердили, що вони певною мірою використовують можливості стандартної обробки, але й те – в дуже обмеженому обсязі.
Ми розробили інтуїтивний механізм автоматичного створення замовлень постачальникам. Це рішення у вигляді зовнішньої обробки "Створення замовлень постачальнику". У ньому участь користувача у циклі забезпечення замовлення зведена до мінімуму.
Можна за 3-4 кліки миші сформувати замовлення постачальникам за всіма замовленнями від покупців за день.
Наведемо приклад, як використовується така зовнішня обробка в інтернет магазині товарів для тварин ЮНІЗОО.
Особливості: у магазину багато замовлень покупців і широкий вибір постачальників, тому потрібно відправляти замовлення на товар різним постачальникам у різний час доби, в тому числі і по кілька разів на день, що забирало у менеджерів багато часу.
Етапи автоматизації та доопрацювання
1. У механізм проведення замовлення покупця додаємо автоматичний поділ товарів за варіантом забезпечення (зі складу/під замовлення).
Тут обробка автоматично, залежно від вільного залишку на складі, визначає кількість товару, яку необхідно замовити постачальнику на замовлення покупця.
Ті ж товари, які є складі організації, проставляються в резерв під конкретне замовлення покупця (відокремлений резерв).
Малюнок 1. Поділ варіантів забезпечення
2. Для кожного товару в магазині вказуємо список усіх постачальників та основного контрагента. Встановлюємо відповідність між найменуваннями товарів у клієнта та конкретного постачальника для автоматичної підстановки значень на замовлення постачальникам. Первинне введення інформації було виконано програмно на основі наданих прайс-листів постачальників.
Рисунок 2. Список номенклатурних позицій постачальників
Для актуальності інформації про наявність товару у постачальника для кожної номенклатури було встановлено реквізит «Наявність у постачальника». І зараз менеджери інтернет-магазину автоматично завантажують інформацію по прайс-листах постачальників один раз на день, витрачаючи на це лише 5 хвилин.
Рисунок 3. Номенклатура постачальника
У результаті системі підтримується актуальна інформація про наявність товару складі конкретного постачальника у конкретний день.
3. Для масового формування замовлень постачальникам було розроблено зовнішню обробку. На першому кроці відбираємо товари для замовлення та вказуємо дату доставки (період). За кнопкою «Заповнити» всі замовлення покупців за потрібні дати потрапляють у таблицю. Перемикаючи варіанти відображення замовлень («Тільки незабезпечені / Всі замовлення) та фільтр по менеджеру – можна налаштувати інтерфейс обробки індивідуально під кожного менеджера.
Малюнок 4. Крок 1. Відбір товарів для замовлення
У табличній частині обробки виводиться необхідна інформація: найменування та кількість замовленого товару у розрізі замовлень покупців, статус забезпечення кожної позиції (див. табл. нижче) тощо.
Після натискання «Проставити галки та кількість» відбувається автоматичний розрахунок необхідної кількості товару до замовлення по кожному рядку, з урахуванням наявності товару на складі та вже сформованих замовлень постачальникам (поле «Кількість» редагується вручну за потреби).
Малюнок 5. Крок 1. Розрахунок необхідної для замовлення кількості
Зверніть увагу: поля зі статусом "Не забезпечений" на малюнку 6 відповідають позиціям, позначеним галочкою на малюнку 5
Малюнок 6. Крок 1. Автоматичний вибір товарів до замовлення
4. Таблична частина другого кроку обробки – вибір постачальників – формується на основі інформації, вказаної на першому кроці. Користувач бачить інформацію про всі незабезпечені позиції, за якими потрібно сформувати замовлення постачальникам.
Як постачальник автоматично вибирається основний постачальник за цією позицією. За відсутності товару в основного постачальника, система пропонує вибір із тих постачальників, які поставляють даний товар, і є у них.
Малюнок 7. Крок 2. Вибір постачальників
Для будь-якої позиції вибір постачальника можна налаштувати вручну. Завершуємо крок, натискаючи кнопку «Сформувати замовлення».
5. Замовлення постачальникам формуються з урахуванням інформації, обраної другою кроці. Для кожного постачальника всі товари збираються на окреме замовлення. Тепер їх залишилося лише надіслати постачальникам.
Такий механізм дозволив скоротити трудовитрати менеджерів із закупівель у 4 рази порівняно з ручним створенням замовлень постачальникам.
Якщо ви хочете побачити, як автоматизувати створення замовлень постачальникам у 1С – замовте безкоштовну демонстрацію.
Замовлення клієнта- це документ, який фіксує наміри клієнтів придбати товар. Функціонал управління замовленнями розроблений Управління торгівлею 11.2, забезпечує підтримку у прийнятті управлінських рішень.
Використання Замовлень клієнтів стає можливим після включення функції в розділі НСІ та адміністрування → Продаж → Використання Замовлень клієнтів. Вказуємо варіант використання - Замовлення зі складу та на замовлення. Інші варіанти використання Замовлень вам підійдуть, якщо ви плануєте використовувати Замовлення тільки для друку Рахунки на оплату або якщо ви плануєте використовувати замовлення лише на товар, що є на складі. (Рис.1).
Крім того, в даному розділі є можливість:
- встановити заборони на закриття замовлень відвантажених не повністю;
- встановити заборони закриття замовлень оплачених в повному обсязі;
- вести перелік причин скасування замовлень;
- оформляти реалізації товарів на підставі кількох замовлень;
- створювати акти виконаних робіт з кількох замовлень клієнтів;
- зберігати у програмі виставлені рахунки на оплату.
Ми включаємо всі вищезазначені функції.
Створюємо Замовлення клієнтау розділі Продажі(Insert). У верхній частині форми знаходяться Статуси Замовлення, Пріоритет та Поточний стан . (Рис.2).
Статуси замовлення (Рис.3).
Рис.3
Вибір у документі статусу визначається стратегією використання замовлень, яку ми визначали вище. Якщо використовувати замовлення з варіантом Замовлення як рахунок, статуси в документі не доступні. Якщо використовувати замовлення зі стратегії Замовлення тільки зі складу, то доступні статуси:
.на узгодженні- замовлення не створює запису у регістрах, використовується для реєстрації непідтвердженого бажання клієнта;
. У резерві- замовлення резервує товар на складі;
. До відвантаження- Товар можна відвантажувати.
Якщо користуватись стратегією Замовлення зі складу та на замовлення, то можливі статуси:
.на узгодженні
. До виконання- Доступно керувати відвантаженням, а також резервувати товар по кожній позиції в документі.
Приоритет
Пріоритет використовується у програмі для визначення важливості Замовлення менеджера. Для нового замовлення за замовчуванням встановлюється середній пріоритет. Співробітник може змінити пріоритет замовлення, оцінюючи рівень важливості замовлення. Високий пріоритет у журналі замовлень буде виділено кольором. (Мал.4).
Рис.4
Поточний стан
Для замовлень клієнтів доступні такі стани:
Очікується узгодження;
Очікується аванс (до забезпечення);
Готовий до забезпечення;
Очікується передоплата (до відвантаження);
Очікується забезпечення;
Готовий до відвантаження;
У процесі відвантаження;
Очікується оплата (після відвантаження);
Готовий до закриття;
Закрито.
Заповнюємо закладку Основне.
Вибираємо клієнта, та угоду. З обраної угоди заповнюється Склад, порядок розрахунку і операція. Операція визначає варіант відвантаження (реалізація або передача на комісію). У Замовленні можна уточнити порядок розрахунків за документом, якщо є відхилення від зазначеного в угоді чи договорі. Варіанти порядку розрахунків: за договорами, на замовлення, а можливо і за накладними.
Переходимо на закладку Товари.
Список товарів можна додавати за кнопкою Додати або натиснувши Insert, копіювати рядок з товаром зручно клавішею F9 або через контекстне меню → Скопіювати. Але найзручніший варіант заповнення списку товарів через робоче місце підбір товарів. (Мал.5).
(Мал.5).
Для товару відображаються ціни на той вид ціни, який ми вибрали в Замовленні, а також залишки товарів на тому складі, який ми вказали. Щоб переглянути інші ціни товару використовуйте кнопку Ціни. Передбачена можливість встановлення відбору за ціною, задавши діапазон ціни від та до. Для підбору товарів, які є в наявності, потрібно активізувати прапор. Тільки у наявності на складі з документа.
У вікні підбору можна встановити різні фільтри для обмеження області пошуку товарів: за ієрархією номенклатури, за номенклатурою, за товарами іншої якості.
Вибираємо потрібний нам товар, вказуємо кількість, ціну, а за потреби і дату відвантаження кожного товару. Для перенесення вибраних товарів у документ натискаємо Перенести до документа. (Рис.6).
Рис.6
Варіант забезпечення замовлень(Мал.7). 
Рис.7
Для заповнення варіанта забезпечення товарами для замовлення необхідно виділити всі рядки замовлення (Ctrl-A), виконати команду Заповнити забезпечення. У вікні заповнюємо варіанти забезпечення, залежно від необхідних дій із товаром.
Для відокремленого забезпечення конкретного товару або замовлення в цілому, призначений варіант Забезпечувати окремо(Доступний тільки при включеній функціональній опції Відокремлене забезпечення замовленьу розділі НСІ та адміністрування → Склад та доставка → Забезпечення потреб.
Дату передбачуваного відвантаження на це замовлення заповнюємо в полі Бажана дата відвантаження. Для можливості відвантаження товарів однією датою додатково потрібне встановлення прапора Відвантажувати однією датою.
Закладка Доставка
Докладно ми описували керування доставкою в іншій статті. Можливість вказівки адреси доставки включається опцією Управління доставкою у розділі НСІ та адміністрування → Склад та доставка → Доставка. (Рис.8).
Рис.8
Закриття замовлення
У журналі Замовлень клієнтів два варіанти закриття замовлень:
Закриття у повністю відпрацьованих замовлень- якими пройшли реалізації товарів;
Закриття замовлень зі скасуванням невідпрацьованих рядків- програма аналізує та скасовує всі нереалізовані рядки на замовлення. Користувач повинен зазначити причину невиконання відвантаження товару на замовлення.
